Recuadro 2.2 Mapeo del proceso de la cadena de implementación de protección social (Diagramas de carriles): Concepción de la organización como sistema
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os mapeos del proceso de la cadena de implementación son herramientas de gestión útiles para trazar la secuencia de los procesos entre los diferentes actores. Se basan en los principios de los diagramas de carriles: herramientas comunes de gestión que distinguen visualmente los roles y responsabilidades para los procesos empresariales. A cada actor se le asigna un carril y, luego, los procesos principales de implementación se correlacionan en secuencias mediante esos carriles. El término «carriles» simboliza la idea de que «cada actor se mantiene en su propia senda» sin cruzarse a otro carril para evitar «colisiones» o confusiones de roles. Este mapeo ayuda a evaluar la solidez de la cadena de implementación identificando «quién hace qué» y «cuándo» en los procesos básicos que respaldan las funciones de las principales fases de implementación. La singularidad de las asignaciones de roles es fundamental para los principios de claridad y responsabilidad. Los mapeos del proceso de la cadena de implementación pueden trazarse de punta a punta para toda la cadena o para los procesos de las fases de implementación específicas dentro de esa cadena (por ejemplo, trazar un diagrama del proceso para la fase de pagos, sin el resto de las fases). Estas herramientas facilitan la eficiencia, la transparencia y la eficacia de los programas sociales y de los sistemas de implementación. Idealmente, el mapeo de procesos debe llevarse a cabo de manera participativa con la intervención de los actores principales. Así, cada actor comprende su propio rol y cómo este encaja en el sistema mayor, y puede identificar posibles mejoras y reformas. Además, el enfoque participativo ayuda a generar confianza, consenso, pertenencia y comprensión de los procesos básicos a lo largo de la cadena de implementación. Pueden usarse paquetes comunes de software de oficina para trazar y visualizar estos mapas del proceso de la cadena de implementación (también pueden trazarse de manera inicial y participativa en rotafolios). Los pasos básicos para el mapeo del proceso de la cadena de implementación son los siguientes:
nn Identificar a los actores: agencias centrales, otras agencias o proveedores, actores locales y beneficiarios. nn Discutir los roles y las responsabilidades de cada actor a lo largo de la cadena de implementación. nn Asignar un carril para cada actor (normalmente usamos carriles horizontales, con los actores centrales en el carril superior, seguidos de otras agencias o proveedores, luego los niveles subnacionales y locales y, finalmente, las personas). nn Identificar los pasos para llevar adelante las fases de implementación a lo largo de la cadena. nn Mapear los pasos en secuencias a lo largo de los carriles para cada actor. nn Revisar los procesos para evaluar su eficiencia y eficacia. ¿Son necesarios todos los pasos? ¿Cuáles son los pasos con «valor añadido»? ¿Puede eliminarse algún paso que no tenga valor añadido para descartar trámites innecesarios? ¿Puede automatizarse algún paso con sistemas informáticos? El mapeo del proceso de la cadena de implementación es una parte esencial en el desarrollo y el análisis de la implementación de los programas de protección social. Las herramientas de carriles para el mapeo del proceso de la cadena de implementación reemplazan los diagramas de espagueti que solemos ver en los manuales de operaciones de programas: esos con varios actores, con muchas líneas onduladas y con punto de partida, secuencia o final poco claros. Los mapeos del proceso de la cadena de implementación también ayudan a anclar e identificar los procesos y las funciones que pueden automatizarse mediante sistemas operativos e informáticos. En este capítulo se presentan ejemplos de mapeos del proceso de la cadena de implementación para dos situaciones hipotéticas. En otras partes de este libro de referencia, hay muchos más ejemplos del mundo real.
Fuentes: Rummler y Brache, 1990; Hammer y Champy, 2003; Karippacheril y Lindert, 2016, 2017, 2018; Karippacheril, Nishikawa Chávez y Rodríguez Caillava, 2019.
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F U N D A M E N TO S D E LO S S I S T E M A S D E I M P L E M E N TA C I Ó N D E P R OT E C C I Ó N S O C I A L : L I B R O D E R E F E R E N C I A
