5.5 Módulos funcionales de los sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios

Muchos países desarrollan sistemas independientes para cada programa social con el fin de automatizar procesos de gestión de las operaciones de los programas sociales. Idealmente, estos sistemas de información se diseñan y operan como sistemas cohesivos, dinámicos y modulares con circuitos de retroalimentación. A los sistemas que automatizan estos procesos se los suele llamar «MIS del programa». En el libro de referencia, empleamos el término «sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios» (SGOB) para referirnos a los sistemas de información que automatizan procesos funcionales y fundamentan las decisiones sobre elegibilidad, inscripción y nivel del paquete de beneficios/servicios, y sostienen la administración del programa. También utilizamos el término «registros integrados de beneficiarios» para referirnos a las bases de datos subyacentes de información sobre los beneficiarios gestionada por cada programa social. Los registros integrados de beneficiarios son plataformas de análisis de datos que ofrecen información sobre «quién recibe qué» beneficios y ayudan a identificar duplicaciones, brechas y superposiciones en todos los programas sociales (gráfico 5.5).

Los sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios respaldan varios procesos a lo largo de la cadena de implementación, y se centran en las etapas de inscripción, provisión y gestión. Se desarrollan con el fin de apoyar la implementación de un solo programa, aunque a veces apoyan a varios. Pueden estar diseñados con una arquitectura modular o de microservicios y focalizarse en distintos procesos o funciones. Además de los procesos de decisión para determinar la elegibilidad y la inscripción, estos sistemas también sostienen las funciones de administración de pagos (analizadas en el capítulo 6) y las de gestión de las operaciones de los beneficiarios (analizadas en el capítulo 8), así como la medición del desempeño de la implementación (analizada en el capítulo 9). Estas funciones descendientes también se abordan a continuación, dada la dificultad inherente de dividir los sistemas en sus fases componentes y distribuirlas entre los distintos capítulos correspondientes a cada fase de la cadena de implementación.

l Procesos de decisión sobre la elegibilidad, la inscripción y la determinación de niveles de paquetes de beneficios o servicios. A través de la inscripción, los solicitantes elegibles se convierten en beneficiarios conforme a los criterios de elegibilidad establecidos por cada programa. El sistema de gestión de las operaciones de los beneficiarios permite generar una lista de beneficiarios y tarjetas de identificación de beneficiarios (véase el análisis de la gestión de datos del beneficiario en el capítulo 8). También

Gráfico 5.5 Módulos funcionales de los sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios

PROGRAMA 3

PROGRAMA 2

PROGRAMA 1

REGISTRATION & ASSESSMENT SYSTEM REGISTRATION &

ASSESSMENT SYSTEM Registro y evaluación

BENEFICIARY OPERATIONS MANAGEMENT SYSTEM

BENEFICIARY OPERATIONS MANAGEMENT SYSTEM

Gestión de las operaciones de los beneficiarios

Fuente: Banco Mundial, de próxima publicación: Interagency Social Protection Assessment (ISPA) Tool on Integrated Social Information Systems, Banco Mundial, Washington, DC. Véase también el gráfico 2.5 del capítulo 2.

permite la toma de decisiones sobre los niveles de paquetes de beneficios o servicios de acuerdo con las normas del programa. l Procesos de administración de pagos que incluyen la conciliación. El sistema de gestión de operaciones de los beneficiarios (SGOB) genera listas de los beneficiarios a quienes se pagan los respectivos importes de beneficios. Finalizado el pago, el sistema también facilita el proceso de conciliación recibiendo datos de los pagos efectivamente realizados y los importes desembolsados. (Véase el capítulo 6). l Procesos de gestión de datos de los beneficiarios.

Aquí se incluye la actualización y rectificación de información, como cambios en la composición del hogar (nacimientos, fallecimientos o integrantes que se incorporan o abandonan el hogar), el monitoreo de la provisión de beneficios y servicios, y la gestión de reclamos y decisiones de salida. l Monitoreo de corresponsabilidades o de participación en medidas de acompañamiento. Si el programa incluye corresponsabilidades (generalmente relacionadas con la salud y la educación), el sistema de gestión de las operaciones de los beneficiarios almacena datos sobre su cumplimiento. Los SGOB también posibilitan los procesos relacionados con las consecuencias del incumplimiento, que podrían derivar en notificaciones o advertencias, o en la reducción o suspensión de los beneficios que recibe el hogar. Si el programa incluye medidas de acompañamiento (como sesiones sobre nutrición y desarrollo de la primera infancia o visitas a domicilio), el sistema almacenará los datos de la participación en estas sesiones. (Véase el capítulo 8). l Panel de análisis de datos. Los sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios también generan, suman y analizan datos útiles para el monitoreo general de un programa y para el análisis general de políticas y el apoyo a la visión estratégica para los programas sociales. Estos sistemas generan indicadores de monitoreo básicos. (Véase el capítulo 9).

Los sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios recopilan, almacenan y procesan datos de monitoreo específicos del programa y datos básicos sobre el hogar, que incluyen al destinatario designado de los beneficios y servicios, el nivel de beneficios, la provisión de beneficios y servicios, el cronograma de pagos, el control del cumplimiento de las corresponsabilidades o la participación en medidas de acompañamiento, visitas al hogar y reclamos.

A medida que se crean o mejoran diferentes programas de protección social, la operación de sistemas de información independientes para cada uno genera deficiencias derivadas de la fragmentación, que se convierten en una carga para quienes intentan acceder a ellos, para los administradores y trabajadores sociales, así como para los organismos sociales, de planificación y de finanzas. Cuando estos sistemas operan en paralelo, respaldan varias de las funciones antes mencionadas, entre ellas, los módulos para la determinación de la elegibilidad, la inscripción, la determinación del paquete de beneficios y servicios, y la administración de los pagos. Esto conlleva la duplicación de funciones y la falta de integración de los sistemas, donde múltiples sistemas paralelos realizan las mismas funciones.

La fragmentación puede resultar frustrante, costosa e ineficiente. Integrar los datos de distintos sistemas de gestión de las operaciones de los beneficiarios que respaldan programas sociales individuales dentro de los registros integrados de beneficiarios ayudaría a solventar muchas de estas dificultades que afectan a las personas, a los administradores de programas y a los programas sociales (tabla 5.4).

Los registros integrados de beneficiarios ofrecen una herramienta de «servicios auxiliares» útil para coordinar, controlar, planificar, analizar y lograr eficiencia en la administración de los beneficios. También permiten el monitoreo y la coordinación para saber «quién recibe qué beneficios», y la identificación de duplicaciones intencionales o no intencionales entre los programas. Dado que los registros integrados de beneficiarios vinculan información sobre los beneficiarios de programas sociales, estos pueden ser una señal de los posibles «suministros» de los programas sociales. Un registro integrado de beneficiarios opera como un almacén de datos que recopila información de diferentes programas sociales y sus sistemas de administración de beneficios,