5.5 Secretaris raad van commissarissen De secretaris wordt, bij voorkeur op instigatie van de raad van commissarissen, benoemd/aangesteld en pas ontslagen/ uit zijn functie ontheven door het bestuur na verkregen goedkeuring door de raad van commissarissen. Dit laatste is mede afhankelijk van de situatie of het secretariaat de hoofdfunctie is van de betrokkene of dat die ook andere taken heeft. Soms is hij ook de secretaris van het bestuur of wordt de functie vervuld door de bedrijfsjurist. Maar evenzogoed is de secretaris extern in te huren. Omdat de secretaris dus meestal ‘meer heren moet dienen’ stelt deze functie hoge eisen aan diens prudentie en vertrouwelijkheid. Van het bestuur mag worden verwacht dat het de secretaris hiervoor de nodige ruimte laat en hem niet als zijn ‘vooruitgeschoven post’ in het domein van de raad van commissarissen beschouwt. De secretaris ondersteunt de voorzitter RvC bij de organisatie en de logistiek van de raad (informatie, planning, agendering, evaluatie, opleidingsprogramma, enz.). Daarbij heeft hij veelal ook tot taak procedures en reglementen te bewaken en te letten op de naleving van wettelijke en statutaire verplichtingen en vooral ook de NCGC (indien van toepassing). Veelal heeft de secretaris ook een ondersteunende functie bij de organisatie van de evaluatie van bestuur en raad van commissarissen.
Takenpakket secretaris:
• het zorgen voor een concrete en heldere formulering in de agenda van de besluiten die de raad van commissarissen moet nemen; • het tijdig inschakelen van functionarissen die bij de besluitvorming zijn betrokken; • het bewaken van quorumvereisten; • het signaleren van voorgeschreven advies- of goedkeuringsbevoegdheden van de AvA en de ondernemingsraad; • het informeren van externe partijen, zoals de beurs, banken, externe toezichthouders en overheden die op grond van afspraken, wet- of regelgeving geïnformeerd dienen te worden over te nemen of genomen besluiten; • de archivering van notulen en besluitenlijsten. Mits goed en praktisch ingevuld en uitgevoerd, zal de secretaris veel formele en operationele zaken uit handen van de raad van commissarissen en de voorzitter kunnen nemen, waardoor deze de voor de uitoefening van hun functie nu eenmaal beperkte tijd zo efficiënt mogelijk kunnen besteden. In dit verband kan de secretaris de raad ook van dienst zijn door het samenvatten en vergaren van interne en externe informatie.
69
