6.3 Relatie met de accountant

RvC en AvA

Volgens best practice 4.1.1 van de NCGC omvat het toezicht van de raad op het bestuur mede het toezicht op de relatie van het bestuur met aandeelhouders. Aangenomen mag worden dat bij niet-beursvennootschappen hetzelfde geldt. Met het oog hierop heeft de raad van commissarissen de volgende taken en bevoegdheden: - bijeenroepen van de AvA; - de (vergaande en niet lichtvaardig uit te oefenen) bevoegdheid om agenderingsvoorstellen van aandeelhouders te weigeren op grond van zwaarwegende belangen van de vennootschap; - de informatieverschaffing en adequate voorlichting van aandeelhouders.

Verder is het feit dat de voorzitter van de raad altijd de AvA voorzit – uitzonderingen daargelaten – een belangrijk instrument om invulling aan deze taak te geven. Volledigheidshalve wordt hierbij gewezen op de uitzonderlijke situatie dat de raad met (het bestuur van) de vennootschap het gedrag en/of de handelwijze van aandeelhouders laat toetsen door de Ondernemingskamer.

Bemiddeling bij conflicten

De rol van de raad van commissarissen gaat volgens de rechtspraak niet zover dat bemiddeling in een conflict tussen het bestuur en de aandeelhouders tot een verplichte taak van de raad wordt gerekend. Dit laat echter onverlet dat de raad, al dan niet gevraagd, in die situatie een nuttige bemiddelende rol kan vervullen. Vanwege de verplichting om de belangen van de vennootschap te bewaken mag in zo’n situatie een zeker de-escalerend optreden van de raad c.q. diens voorzitter worden verwacht.

Hetgeen hierboven is gezegd over de relatie van de RvC met de AvA en zijn bemiddelende rol geldt mutatis mutandis ook bij andere rechtspersonen met een ledenvergadering, zoals bijvoorbeeld de coöperatieve vereniging. Naast de informatieverschaffing en het afleggen van rekening en verantwoording hebben commissarissen hier een raadgevende stem in de algemene vergadering van de rechtspersoon. Wanneer zij van oordeel zijn dat bepaalde ontwikkelingen of besluiten niet in het belang zijn van de rechtspersoon of resulteren in onrechtmatig handelen moeten zij dit ontraden en – in het uiterste geval – aftreden indien zij hiervoor geen verantwoordelijkheid willen of kunnen dragen.

Accountants zijn in feite de ogen en oren van de raad van commissarissen en als zodanig onmisbaar voor het toezicht van de raad. Objectief en onafhankelijk vervullen accountants een publieke, wettelijk verankerde en gereguleerde functie. De uitkomsten van hun werkzaamheden en bevindingen communiceren zij in de controleverklaring onder de Jaarrekening van de rechtspersoon.

Vertrekpunt is de verantwoordelijkheid voor en de verantwoording door het bestuur omtrent het financiële reilen en zeilen en de vermogenspositie van de onderneming. Voor het toezicht daarop maken commissarissen gebruik van de diensten van de accountant. Hoewel formeel de AvA de accountant op voordracht van commissarissen benoemt, fungeert feitelijk de RvC als diens opdrachtgever. De commissaris, en niet het bestuur, is leidend bij de selectie van de accountant. Ook heeft de RvC c.q. de auditcommissie een beslissende stem bij de vaststelling van het jaarlijkse controleplan van de accountant en rapporteert de accountant aan de RvC zijn bevindingen bij de controle. Ook de evaluatie van de accountant is een van de taken van de RvC die voortvloeit uit het mandaat van aandeelhouders aan bestuurders en hun aanstelling van commissarissen om toe te zien op die bestuurders. In de relatie tot deze drie partijen heeft de accountant een vitale rol. Het is immers de accountant die de betrouwbaarheid van de door het bestuur opgestelde cijfers controleert en daarover een verklaring afgeeft. Dit is essentieel zowel voor de toezichtfunctie van commissaris als voor het vertrouwen dat aandeelhouders in de leiding van de onderneming moeten kunnen stellen. In de governance driehoek van de vennootschap heeft de accountant dan ook een spilfunctie (figuur 9):

Figuur 9

Commissarissen

Bestuur Accountant

Aandeelhouders

Maar ook, en minstens net zo belangrijk, is deze spilfunctie buiten de driehoek voor het vertrouwen van externe stakeholders, de OR, de overheid, de bank, beleggers, klanten en opdrachtgevers, kortom de samenleving, in het getrouwe beeld van de jaarrekening van de vennootschap.

Bij de uitvoering van de controleopdracht maakt de accountant zoveel mogelijk gebruik van de Administratieve Organisatie en Interne Controle (de AO/IC) en – indien ingesteld – de interne accountant(sdienst27). Daarnaast is de in paragraaf 6.8 toegelichte in control statement van het bestuur randvoorwaarde voor de accountantsverklaring bij de jaarrekening (zie hieronder).

Kort samengevat omvat de toezichthoudende taak van commissarissen ten aanzien van de financiële verslaglegging de monitoring van: - het verslaggevingsproces, waaronder ook het jaarverslag van het bestuur; - de doeltreffendheid van de AO/IC; - de wettelijke controle van de

Jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening; - de onafhankelijkheid van de accountant en diens kantoor (waarbij ook aandacht wordt geschonken aan eventuele andere diensten en adviezen( de zogenaamde ancillary services). In verband met het vorenstaande dient de accountant hierover te rapporteren en aan te geven in hoeverre al deze processen en systemen op orde zijn. Dit wordt verder toegelicht bij de bespreking van het accountantsverslag.

De relatie van de raad van commissarissen en de accountant is niet alleen formeel en wettelijk gereguleerd met enkel jaarlijks terugkerende contacten. Als het goed is bestaat er een vanzelfsprekende, natuurlijke en open relatie waarin de accountant fungeert als de oren en ogen van de raad. De accountant heeft namelijk een veel ruimer inzicht in de positie en functioneren van de onderneming en de aansturing daarvan dan alleen maar een cijfermatig beeld. Het gesprek gaat dan niet alleen over onderwerpen die direct verband houden met de financiële verslaglegging, zoals veronderstellingen en aannames en schattingen, de controleaanpak, de reikwijdte van de controle en het definiëren van risico’s. Ook kan dan over de dienstverlening van de accountant en zijn kantoor worden gesproken en zaken als de samenstelling en deskundigheid van het controleteam en roulatie daarbinnen, alsook de relatie tot en bevindingen van de AFM. En verder kunnen meer algemene onderwerpen aan bod komen zoals het risicomanagement, de governance, de kwaliteiten van de CFO en zijn staf, enz.

Formele relatie

De wet bepaalt dat de accountant over zijn onderzoeksverslag uitbrengt aan het bestuur en de raad van commissarissen (RvC). Dit is het hierna te noemen accountantsverslag.

Bij geconstateerde onregelmatigheden in de financiële verslaglegging is de RvC voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Daarom woont hij in ieder geval de RvC vergadering bij waarin de jaarrekening wordt behandeld. In dat kader bepaalt de NCGC dat de RvC of de auditcommissie ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur overleg voert met de accountant (en zo vaak de raad of de accountant dit noodzakelijk acht). De geijkte vragen aan de accountant zijn dan of er zaken spelen die relevant zijn voor commissarissen maar niet in het accountantsverslag worden genoemd en of, en zo ja welke, bepaalde posten in de jaarrekening afwijken van het concept van het bestuur.

De OOB

Ingevolge Europese regelgeving publiceert de AFM jaarlijks een overzicht van accountantskantoren met een vergunning voor het uitvoeren van wettelijke controles bij Organisaties van Openbaar Belang (OOB). Hiertoe behoren onder meer beursgenoteerde nv’s, banken, verzekeraars, grote pensioenfondsen, woningcorporaties en netbeheerders. In 2020 waren er zes accountantskantoren met een vergunning en aldus voldeden aan de Beleidsregel Geschiktheid van de AFM. De regelgeving voor OOB’s bepaalt dat zij om de tien jaar van accountantskantoor moeten wisselen en dat na vijf jaar een andere lead partner van het kantoor moet aantreden. Verdere bespreking van de regelgeving voor de OOB’s valt echter buiten het bestek van deze toolkit.

Plan van aanpak

Met het oog op een efficiënte en effectieve inrichting van de werkzaamheden van de accountant wordt jaarlijks in eerste instantie in overleg met het bestuur c.q. de CFO een planning gemaakt voor de controle en de onderwerpen die in dat kader aan de orde zullen komen. Het gaat daarbij om zaken als het algemene beeld van de onderneming, de uitgangspunten voor de interne beheersing, het risicomanagement, de IT-audit, en aanvullend meer specifieke situaties en omstandigheden die van invloed zijn op de controle (zoals fraude, ontwikkelingen in (internationale) richtlijnen als IFRS en U.S. GAAP, de planning van de controle en de (tussentijdse) rapportage, en de kosten). Ook vermeldt de accountant de zaken die niet zijn inbegrepen bij zijn werkzaamheden. Dit plan van aanpak wordt vervolgens ter bespreking en goedkeuring voorgelegd aan de auditcommissie, die dan ook aanvullend onderwerpen voor de controle aan de orde kan stellen.

Accountantsverslag

Titel 9 van Boek 2 BW gaat onder meer over het onderzoek van de jaarrekening, het verslag van de accountant en de accountantsverklaring.

Het verslag bevat de toelichting van de accountant op zijn bevindingen tijdens de controlewerkzaamheden. Daarbij besteedt hij naast bovengenoemde onderwerpen in het plan van aanpak aandacht aan kritische waarderingsposten en schattingen, de fiscale positie, de kwaliteit van de jaarrekening, de compliance met wet en regelgeving en eventuele fraudekwesties. Verder wordt inzicht gegeven in de mate waarin de accountant zich onafhankelijk acht ten opzichte van de onderneming en haar leiding. Voordat het verslag met de accountant wordt besproken in de voltallige raad wordt het ook in aanwezigheid van de accountant besproken en beoordeeld in de auditcommissie (zie hierover paragraaf 6.6), die op haar beurt verslag doet aan de RvC van haar bevindingen. Zoals de wet voorschrijft mondt het verslag van de accountant uit in een goedkeurende of afkeurende verklaring, dan wel een verklaring met beperking of een verklaring van oordeelonthouding. Het behoeft hier verder geen toelichting dat met name bij de afkeurende verklaring, maar vaak ook bij de oordeelsonthouding, de vennootschap in zwaar weer belandt (zie paragraaf 4.3.3). Ook bij de verklaring met beperking is er alle aanleiding voor een kritische opstelling van de RvC.

Managementletter

Uitzonderingen daargelaten verstrekt de accountant naast zijn verslag ook een managementletter aan het bestuur. Deze gaat dieper in op de interne risicobeheersing en mogelijke verbeteringen daarvan, maar behandelt vaak ook andere zaken die de accountant van belang acht en als een soort early warning signal met het bestuur wil delen. Doorgaans is het goed gebruik dat het bestuur uit eigen beweging de RvC of de auditcommissie informeert over de managementletter en deze voorziet van haar commentaar daarop. Gebeurt dat niet dan is dit voor commissarissen een gerede aanleiding het bestuur hierover te bevragen.

Met enige nadruk wordt erop gewezen dat de managementletter geen formele status heeft en niet kan dienen als substituut voor het accountantsverslag. Dit laatste moet de accountant gelijkelijk delen met het bestuur en de RvC, die zich ervan dient te vergewissen dat er geen zaken van belang onbesproken blijven in het verslag.