6.4 Relatie met de ondernemingsraad

In het belang van “het goed functioneren van de onderneming in haar doelstellingen” heeft een onderneming met tenminste 50 medewerkers een ondernemingsraad. Dit is het – formele – medezeggenschapsorgaan28, wiens functie en bevoegdheden wettelijk zijn vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ingevolge art. 28 van de WOR heeft de OR als belangrijkste taken: - bevordering van de naleving van voorschriften op het gebied van de arbeidsvoorwaarden en de arbeidsomstandigheden ; - bevordering van het werkoverleg en de betrokkenheid van de werknemers bij

‘de regeling van de arbeid’ op de afdeling waar zij werken; - waken tegen discriminatie en bevordering van gelijke behandeling van mannen en vrouwen en de inschakeling van gehandicapten en minderheden. Met het oog op een adequate invulling van deze taken heeft de OR kort samengevat: - adviesbevoegdheden ten aanzien van een groot aantal in de wet genoemde, voorgenomen “belangrijke” besluiten met betrekking tot de organisatie van de onderneming, de zeggenschap daarover, haar werkterrein en financiering, belangrijke investeringen, uitbreidingen en inkrimpingen, enz. - een instemmingsrecht inzake voorgenomen besluiten op het gebied van de arbeidsomstandigheden en het personeelsbeleid in ruime zin; - een adviesbevoegdheid bij de benoeming van bestuurders en commissarissen en het ontslag van bestuurders; - recht op informatie en inlichtingen over alle onderwerpen die de OR redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak; - hebben OR-leden een beschermde rechtspositie en recht op scholing en ruimte voor intern overleg en beraad in werktijd.

De OR kan de nakoming door de ondernemer van diens verplichtingen via de Kantonrechter afdwingen en het oordeel van de Ondernemingskamer inroepen indien de ondernemer adviezen van de OR inzake de in de WOR genoemde onderwerpen niet opvolgt.

Het spreekt vanzelf dat OR en RvC niet om elkaar heen kunnen en er goed aan doen met elkaar een constructieve relatie te onderhouden. Als de RvC en de OR elkaar niet kennen of de relatie is verstoord, dan kan dit het besluitvormingsproces op diverse cruciale momenten bemoeilijken. Maar minstens zo belangrijk is de OR als waardevolle informatiebron voor de RvC

28 Terzijde merken we op dat er in de semipublieke sector ook andere medezeggenschapsorganen kunnen zijn: medezeggenschapsraden in het onderwijs, cliëntenraden bij zorginstellingen. Deze hebben een enigszins andere positie en deels andere, specifieke bevoegdheden mede doordat in medezeggenschapsraden en cliëntenraden de ‘klant’ (patiënt, leerling, ouder) is vertegenwoordigd. Op de specifieke rol en bevoegdheden van medezeggenschaps- en cliëntenraden gaan we in deze toolkit verder niet in. In de zorg en het onderwijs wordt een RvC overigens veelal aangeduid als Raad van

Toezicht. Veel van wat hier over de relatie tussen OR en

RvC wordt geschreven kan overigens ook worden betrokken op de relatie tussen RvT en MR of CR.

over het draagvlak onder de medewerkers voor de koers en de arbeidsverhoudingen in de onderneming en de wijze waarop deze wordt bestuurd. Ook in de NCGC wordt het medezeggenschapsorgaan expliciet genoemd als informatiebron voor de RvC. Al met al is investeren in de relatie tussen RvC en OR zeer aanbevelenswaardig.

De WOR regelt het volgende over de invulling van de relatie van de RvC met de OR: 1. De overlegvergadering. De RvC is verplicht om de overlegvergadering van de OR en de bestuurder bij te wonen wanneer: a) de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken, dit tenminste tweemaal per jaar; b) aan de orde is een voorgenomen besluit van de bestuurder waarover de OR adviesrecht heeft; c) een voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder wordt besproken.

Het is overigens niet nodig dat de RvC steeds voltallig een overlegvergadering bijwoont. Een delegatie van 2 of 3 leden is voldoende. Wel verdient het aanbeveling om te rouleren, zodat zoveel mogelijk RvC-leden zich op den duur uit eigen waarneming een beeld kunnen vormen van de opvattingen van de OR alsmede van de relatie tussen OR en bestuurder. Verder wordt hierbij aangetekend dat in concernverband met een Centrale OR (COR) of groepsondernemingsraden specifieke regels voor het bijwonen van de RvC gelden. Bij ondernemingen waarop de NCGC van toepassing is, wordt in de overlegvergaderingen waaraan de RvC deelneemt ook gesproken over gedrag en cultuur. De NCGC hecht hieraan grote waarde omdat de OR op dit punt een eigen taak en verantwoordelijkheid heeft (zie bijvoorbeeld art. 28 WOR over de stimulerende taken van de OR met betrekking tot onder meer het bevorderen van werkoverleg en het tegengaan van discriminatie).

Het sub b) hierboven genoemde adviesrecht van de OR bij de (her) benoeming of het ontslag van de bestuurder ziet uitsluitend op bestuurders in de zin van de WOR, dat wil zeggen degene(n) die “alleen dan wel tezamen met anderen in een onderneming rechtstreeks de hoogste zeggenschap uitoefent (uitoefenen) bij de leiding van de arbeid”. Hieronder vallen ook interim-bestuurders.

2. De OR kan de RvC uitnodigen voor een interne beraadslaging en voor een andere dan de formele overlevergadering met de bestuurder. Er is dan geen verschijningsplicht voor de RvC, maar daarmee wil niet worden gezegd dat dit voldoende is om aan zo’n uitnodiging geen gevolg te geven! Ook de bestuurder kan de RvC verzoeken een overlegvergadering bij te wonen of zich bij verhindering door een commissaris laten vervangen.

3. Voordrachtrecht OR. De OR heeft bij structuurvennootschappen een voordrachtrecht voor de benoeming van

RvC-leden. Hierover het volgende:

• Dit betreft een derde van de leden van de raad waarvoor volgens de WOR een “versterkt recht van aanbeveling” geldt. • De benoeming van alle commissarissen geschiedt door de AvA, die de voordracht alleen kan afwijzen met volstrekte meerderheid van de stemmen die een derde van het geplaatste aandelenkapitaal vertegenwoordigen. In dat geval moet er een nieuwe voordrachtprocedure plaatsvinden. • Voorafgaand aan de werving wordt de profielschets van de te benoemen commissaris(sen) door de RvC met de

OR besproken. • Om te bevorderen dat de voordrachtcommissaris past in het team van de raad ziet men in de praktijk regelmatig de RvC en OR samen optrekken bij de werving. Door een extern bureau de search te laten uitvoeren is de objectiviteit van de werving geborgd.

In ieder geval is het is zinvol om tijdig met de OR afspraken te maken over de feitelijke invulling van het voordrachtrecht. • Indien de voorgedragen kandidaat niet op instemming van de RvC kan rekenen, kan de RvC hiertegen gemotiveerd bezwaar maken. In dat geval overlegt de RvC met de OR om tot overeenstemming te komen.

In voorkomende gevallen kan de

Ondernemingskamer om een uitspraak worden gevraagd. • Naast het recht op voordracht voor een derde van de leden van de raad heeft de OR ook bij vacatures van de overige leden van de raad het recht om hiervoor personen aan te bevelen. • Ook over de door de RvC voorgedragen kandidaten communiceert de RvC vooraf met de OR, waarbij de voordracht “met redenen wordt omkleed”.

Gebruikelijk is dat de OR in de gelegenheid wordt gesteld kennis te maken met de kandidaat. • In de statuten kan van de voordrachtregeling worden afgeweken. Hiervoor is de voorafgaande goedkeuring van de RvC en de toestemming van de OR vereist. • De OR kan een verzoek indienen bij de

Ondernemingskamer om een lid van de RvC “wegens taakverwaarlozing of andere gewichtige redenen” te ontslaan. • Ook bij bv’s en nv’s waarop de structuurregeling niet van toepassing is en bij andere rechtspersonen, kan de OR een vergelijkbare rol vervullen bij de benoeming van een of meer commissarissen mits de statuten hiervoor een regeling bevatten.

Een op voordracht van de OR benoemde commissaris wordt doorgaans aangeduid als de werknemerscommissaris. Deze positie doet echter geen afbreuk aan de eigen verantwoordelijkheid en onafhankelijkheid van deze commissaris. Ook deze verricht zijn of haar functie “zonder last of ruggenspraak” en dient zich bij zijn taakvervulling te richten naar het belang van de onderneming. Wel wordt de werknemerscommissaris geacht meer in het bijzonder aandacht te hebben voor de positie van de werknemers en het werkklimaat in de onderneming en fungeert hij vaak als contactpersoon tussen RvC en OR. Dit vergt wel de nodige alertheid om de rol zuiver te blijven handelen.