FORSIKRING > NR. 3 > SEPTEMBER 2020
TEMA: FORANDRING
Med udgangspunkt i erfaringerne, har personaleforeningen i Topdanmark skrevet otte gode råd til andre, der står foran at gennemføre større omrokeringer og flytninger.
af Mette Jensen, personaleforeningsformand i Topdanmark
Sådan kan en rokade blive en succes:
Godt på plads! En større fysisk rokering af medarbejdere kræver i lige så høj grad brugbar kommunikation som indretningstegninger og flyttekasser. Her er otte gode råd til, hvordan man kan gøre en flytning til en god oplevelse. Hvis der er noget, som kan give medarbejderne et kulturchok og påvirke dem hårdt i en hverdag, som i forvejen er fyldt med forandringer, så er det ændring af de fysiske rammer, man kender så godt: At skulle arbejde et andet sted. Et nyt arbejdssted, selv inden for virksomhedens sædvanlige rammer, kan udløse bekymringer om, hvor der fx er varmt, hvor det trækker, hvem der taler højt og hvilke pladser som forstyrres mindst. For medarbejderne i Topdanmark var hele 2019 et år, hvor et internt ”fysisk rokade-projekt” gjorde, at mange medarbejderes fysiske placering blev anderledes end før. Og det gav arbejde i personaleforeningen, som jo er Forsikringsforbundets repræsentation i Topdanmark.
Bekymringer og spørgsmål Personaleforeningen, ledelsen og forvaltningen var ansvarlige for projektet og måtte sande, at fysisk rokering af medarbejdere langt fra er problemfri. De tre parter blev overdynget med spørgsmål, bekymringer og negative kommentarer, da planerne blev meldt ud. Allerede før projektet startede, gik mange bekymringer på, om forvaltningen havde hu-
14
Otte gode råd
sket at tænke over diverse scenarier: Er der p-pladser nok, når man flytter mange folk fra en lokation til en anden? Er der toiletter nok? Hvor kan vi samles og spise fødselsdagskage? Er der et skrivebord til os alle? Efter at omrokeringerne startede, begyndte flere af de flyttede medarbejdere at kommentere på, at ”vi sidder alt for tæt sammen og uden afskærmning, hvilket gør, at vi bliver bombarderet med larm og visuel støj fra alle sider. Det er blevet svært at koncentrere sig om sit arbejde, hvilket betyder, at der bliver
1. Erkend, at alle ikke har de samme ønsker, behov og krav til en arbejdsplads, og sørg for, at informationen før og under er i højsædet. 2. Sørg for støjdæmpning – både hvad angår øjen- og ørestøj. Synlige forstyrrelser fra gangarealer er lige så reelle som egentlig støj. 3. Vær opmærksom på, hvor tæt man sidder og hvilken type afdeling, man sidder i nærheden af. En stille afdeling ved siden af en telefontung afdeling er nok ikke en god idé. 4. Indfør kun free-seating, hvor det giver mening fx afdelinger, hvor mange er til møde hver dag. Free-seating er, når der fx er 10 pct. færre borde end medarbejdere, og ingen har faste pladser. Man finder blot et ledigt bord om morgenen og rydder helt op efter sig selv om eftermiddagen. 5. Indret ”her-må-man-gå-arealer”, der er nemme og tydelige at se, så man ikke forstyrrer andre ved at gå gennem på steder, hvor man ikke noget ærinde. 6. Aftal lokale leveregler for, hvordan man agerer hensynsfuldt – både i afdelingen og på de omkringliggende arealer. Det kan handle om brug af mobiltelefon, privat snak, brug af køkkener, gangarealer, mødelokaler osv.
lavet flere fejl. Og rigtig mange kollegaer klager nu over spændinger i nakken/skuldre og ondt i hovedet, hvilket opstår i løbet af arbejdsdagen”.
7. Find ud af hvad bygningen kan tilbyde eller hvad der ikke er kontrol over med hensyn til varme, kulde, lys, mørke, træk fra trapper osv. Fortæl medarbejderne, hvad der kan ændres på, og hvad der er givet.
Personaleforeningen noterede sig kommentarerne, og til et møde med ledelsen og forvaltningen kunne man fremlægge hele syv sider med kommentarer fra medarbejderne. Normalt får personaleforeningen input på, hvad der svarer til en halv side. Langt hen ad vejen har mange udfordringer været mulige at løse, men nogle gange har ledelsen måtte sige: ”Desværre, det kan vi ikke ændre på”, som oftest på grund af begrænsninger i bygningens tekniske formåen.
8. Kommuniker, kommuniker og kommuniker. Hellere for meget end for lidt: Fortæl om alle overvejelser, når man flytter sammen eller flytter til et andet sted: ”Ja, der er plads nok i kantinen til alle, toiletter kan godt holde til flere mennesker. Nej, der er ikke p-pladser nok pt, men dem får vi bygget. Vi har fjernet skillevægge for at skabe mere samarbejde afdelingerne i mellem osv”. Som medarbejder skal man være sikker på, at lederne har tænkt over de udfordringer, som man selv kan se.
