19 | Relevante Veranstaltungen für den Public Sector.
Impressum Seite 28
30.Mai 2023
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Zentrales Bürgerkonto für alle
Best Practice
Wissensmanagement auf Open-Source-Basis für das Sozialministerium SchleswigHolstein.
BundID wird Schlüssel zu Verwaltungsleistungen
Deutschlandweit sollen sich Bürger künftig über das digitale Bürgerkonto BundID identifizieren und Anträge stellen können. Was aber ist in puncto Nutzerfreundlichkeit geplant?
Der CIO der Bundesregierung, Dr. Markus Richter, twitterte kürzlich über die BundID, das Nutzerkonto des Bundes,: „Wer‘s hat, behält’s in aller Regel und nutzt‘s intensiver denn je“. Wer es hat – das sind in jedem Fall die über 2,5 Millionen Studierenden, Fachschülerinnen und -schüler, die seit März die Energiepreispauschale beantragt haben, denn die BundID wird für diese Anträge zwingend benötigt. Für eine weitere Nutzung braucht es Optionen – derzeit ist die BundID in über 50 Onlinedienste eingebunden – und auch das Nutzererlebnis sollte stimmen. Im Falle der Energiepreispauschale zieht der Parlamentarische Staatssekretär Dr. Jens Brandenburg aus dem zuständigen Bundesbildungsministerium ein positives Fazit: Die Beantragung funktioniere sicher, schnell und unkompliziert und das Geld sei in den meisten Fällen innerhalb von zwei Werktagen auf dem Konto.
Nur ist der rasante Anstieg der Erstnutzer in diesem Fall der Tatsache geschuldet, dass den An-
Grünes Licht für das Dateninstitut
Im Koalitionsvertrag ist es festgeschrieben: das Dateninstitut. Es soll die Verfügbarkeit und Standardisierung von Daten vorantreiben sowie Datentreuhandmodelle und Lizenzen etablieren. Mit dem Institut soll laut Bundeswirtschaftsministerium (BMWK) ein „schlagkräftiger nationaler Akteur“ entstehen, der als zentrale Anlaufstelle die interdisziplinäre Expertise bündelt. Ziel soll sein, Methodenkompetenz und
tragstellenden keine andere Wahl blieb. Was aber ist geplant, um insgesamt ein gutes Nutzererlebnis zu erreichen und die BundID zu einer anerkannten und weitverbreiteten Lösung zu machen? eGovernment hat im Bundesinnenministerium nachgefragt.
„Das Bundesministerium des Innern und für Heimat evaluiert die bestehenden Angebote kontinuierlich anhand des Feedbacks der Bürgerinnen und Bürger und arbeitet gemeinsam mit den jeweiligen Projektpartnern an weiteren Verbesserungen“, heißt es. Das gelte auch für den Online-Ausweis, die AusweisApp2, den PinRücksetz- und Aktivierungsdienst und die BundID. „Bei der Weiterentwicklung der BundID fließen Ergebnisse von Tests mit Nutzenden ein.“
Das Vorhaben „Digitale Identitäten“ spielt dabei eine zentrale Rolle – im Grunde kein einzelnes Projekt, sondern eine komplexe, umfassende Infrastrukturmaßnahme. Zu den wesentlichen Aufgaben dieses Vorhabens gehöre es, bestehende Komponenten der Infra-
struktur auf Skalierbarkeit hin weiterzuentwickeln und zu härten, um eine beständig hohe Verfügbarkeit der Infrastruktur zu erreichen. „Zu den Herausforderungen zählt, dass die einzelnen Komponenten, wie bspw. der eIDClient, weiterentwickelt werden müssen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass alle Komponenten wesentlich höhere Transaktionsraten bedienen“, erläutert eine Sprecherin des BMI. Zudem will das Ministerium noch 2023 eine bundesweite, crossmediale Kommunikationskampagne zur Bewerbung der BundID und auch des Online-Ausweises in Verbindung mit konkreten Anwendungsmöglichkeiten bei Bürgerinnen und Bürgern umsetzen. „Die Kampagne denkt alle Berührungspunkte der Bürgerinnen und Bürger mit dem Online-Ausweis mit, wozu der Erstkontakt in Bürgerämtern gehört.
An der Fokussierung auf eine digitale Identifizierung mit der eID gibt es dennoch Kritik – etwa vom Bitkom oder von der bayerischen Digitalministerin Judith Gerlach.
SPEZIAL
Hintergründe und Lösungen rund um das Thema Verwaltungsmanagement und Anwendungen.
Markus Richter, Staatssekretär im Bundesministerium des Inneren und für Heimat und CIO der Bundesregierung: „BundID ist die modernste und sicherste ID im Netz“
Sie plädiert dafür, die Elster-Zertifikate als Brückenlösung zur Identifizierung zu erhalten. Wichtig sei ein einfach zu nutzendes und für alle verfügbares Authentifizierungsmittel. Der Bund müsse seine Hausaufgaben machen und die Smart eID mit einfacher Handhabung verfügbar machen, sagte sie im Interview mit eGovernment. nh
Weitere Informationen
Die „Eckpunkte für eine moderne und zukunftsgerichtete Verwaltung“ des Bundesinnenministeriums finden Sie online hier:
[ https://voge.ly/vglw2oM/ ]
Mehr über die bayerische Sicht auf die BundID lesen Sie im Interview mit Staatsministerin Judith Gerlach auf Seite 10 in dieser Ausgabe.
Lösungen für Verwaltung, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Wissenschaft zur Verfügung zu stellen. Die Haushaltsmitttel für das Institut wurden jüngst freigegeben, der Aufbau kann also starten. „Mit der Freigabe der Mittel durch den Haushaltsausschuss können wir nun schnell ins Handeln kommen“, freut sich Bundes-CIO Dr. Markus Richter. Er sehe das Institut als „Think- und Do-Tank“. Auch Anna Christmann, Beauftragte für Digitale Wirt-
schaft und Start-ups im BMWK, freut sich über die Budgetfreigabe und den Start mit zwei konkreten Use Cases. „Aus den Pilotprojekten lernen wir und treiben parallel den Aufbau des Instituts voran. Damit folgen wir dem agilen Ansatz, den die Gründungskommission für das Dateninstitut im Dezember 2022 auf dem DigitalGipfel vorgestellt hat“, erläutert Christmann. Richter ergänzt: „Die Orientierung an den Use-Cases wird dabei nicht nur den involvierten Sta-
keholdern zugutekommen, sondern auch und vor allem wichtige Erkenntnisse für den weiteren Aufbau des Instituts liefern. Wir werden die Umsetzung der Use Cases daher eng begleiten.“
Für den Aufbau des Instituts hat der Haushaltsausschuss für das Jahr 2023 zehn Millionen Euro freigegeben. Zudem stehen jeweils weitere zehn Millionen für die Jahre 2024 und 2025 zur Verfügung. su www.bmi.bund.de/ dateninstitut
Rückblick auf die Frühjahrstagung des Nachwuchsnetzwerks N3GZ.
„Genauso einfach, nutzerzentriert und flexibel wie Online-Shopping“
Bayern ist beim eGovernment ganz vorne dabei. Mit Digitalministerin Judith Gerlach haben wir über den Status quo, die weiteren Pläne des Bundeslands rund um die Verwaltungsmodernisierung und über die Koordinierung auf Bundesebene gesprochen.
Wie bewerten Sie den Status quo der Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung bundesweit – und speziell in Bayern?
Gerlach: Bayern liegt seit Monaten im Ranking des Bundes auf Platz 1 bei der Verwaltungsmodernisierung. Mit der BayernApp haben wir ein Ausrufezeichen bei Mobile Government gesetzt. Wir haben zudem vergangenen Sommer das deutschlandweit erste Digitalgesetz auf den Weg gebracht. Und wir haben mit der byte als erstes Bundesland eine Digitalagentur zur Verwaltungsdigitalisierung geschaffen. Bayern steht also schon gut da.
Auch im Bund setzen wir immer wieder wichtige Akzente, wie beispielsweise mit dem deutschlandweit einheitlichen Unternehmenskonto, entstanden unter der gemeinsamen Federführung von Bayern und Bremen. Aber wir können erst zufrieden sein, wenn alle Menschen von den Fortschritten der Digitalisierung profitieren. Da sehe ich durchaus noch Verbesserungsbedarf.
In Deutschland sind wir oft zu zögerlich, ängstlich und perfektionistisch bei der Digitalisierung. Statt pragmatisch technische Lösungen zu entwickeln und anzuwenden, diskutieren wir gerne lange in Stuhlkreisen und wälzen alle denkbaren Probleme. So funktioniert Digitalisierung aber nicht. Wir brauchen pragmatische Lösungen.
Bayern hat vor wenigen Wochen eine ambitionierte Digitalstrategie mit über 200 Einzelmaßnahmen vorgelegt. Welche Projekte liegen Ihnen
persönlich am meisten am Herzen?
Gerlach: Mit dem Digitalplan gehen wir die aktuell drängendsten Herausforderungen im Digitalen für Bayern an und bieten konkre
W Bayern als moderner, digitaler Staat: Uns ist nicht nur die Leistungsfähigkeit unserer Strukturen wichtig, sondern auch, wie bürgerorientiert und nutzerfreundlich wir aufgestellt sind.
te Lösungsansätze. Das lässt sich an vier wesentlichen Feldern des Digitalplans festmachen: W Erstens Digitale Bildung – nur wer sich auskennt, kann auch Gestalter sein und sich selbstbestimmt in der digitalen Welt bewegen. Wir nehmen deshalb alle bei der digitalen Transformation mit – unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft oder Wohnort. Dazu gehen wir auch direkt vor Ort in die Gemeindeund Stadtzentren: Ganz unkompliziert können sich die Menschen an BeratungsTheken in ihrer Stadtbücherei, im Rathaus oder an anderen Orten des Alltags persönlich zu ihren Fragen rund um das Thema Digitalisierung beraten lassen.
Das Fundament für digitale Innovationen!
Deshalb entwickeln wir schon jetzt in unseren Innovationslaboren die Services gemeinsam mit den Nutzerinnen und Nutzern. Neue Verfahren werden konsequent digital gedacht und umgesetzt. So stellen wir sicher, dass der virtuelle Gang aufs Amt in Zukunft genauso einfach, nutzerzentriert und flexibel ist wie OnlineShopping.
W Neue und offene Datenkultur: Daten sind der Schlüssel für Innovation und nachhaltiges Wachstum und müssen deshalb klug genutzt werden. Wir wollen mehr Daten verfügbar und nutzbar machen, um Kommunen, Unternehmen, aber auch Wissenschaft und Zivilgesellschaft neue Projekte zu ermöglichen.
W Einsatz von Technologie für besseren Klimaschutz: Effektiver Klimaschutz erfordert umweltfreundliche und nachhaltige Technologien. Hierauf reagieren wir beispielsweise mit dem Bavarian Green Data Center, unserem Rechenzentrum der Zukunft. 2,8 Millionen Euro investieren wir in das Modellprojekt, um verschiedene Technologien zusammenzuführen: Von Photovoltaik über energieeffiziente ServerKühlung bis zur Nutzung der Abwärme der Server für den Anbau zum Beispiel von Gemüse oder Obst.
Im Digitalplan ist auch eine Cloud-Strategie für Bayern vorgesehen. Was sind hier die geplanten Inhalte?
Gerlach: Um auf der Höhe der Zeit und der Technologie zu bleiben, erarbeiten wir zur Weiterentwicklung der staatlichen ITLandschaft eine CloudStrategie für den Freistaat Bayern. Damit ermöglichen wir innovative Anwendungen für die Verwaltung und erhöhen gleichzeitig die Sicherheit und Resilienz der ITInfrastruktur. Der zentrale Betrieb von Softwaresystemen in der Cloud ermöglicht beispielsweise eine unmittelbare Bereitstellung von Updates an alle Nutzerinnen und Nutzer. Solche plattformbasierten Systeme schöpfen zudem die Potenziale der skalierbaren Nutzung von Rechenkapazität aus, können also im Bedarfsfall schnell um zusätzliche Anwenderkreise erweitert werden.
Bayern verleiht das Prädikat „Digitales Amt“ an engagierte Kommunen. Was müssen Kommunen vorweisen, um diese Auszeichnung zu bekommen?
Gerlach: Das Prädikat „Digitales Amt“ wird seit 2021 vom Bayerischen Staatsministerium für Digitales an Kommunen vergeben, die bei der Digitalisierung ihrer Ver
Warum die Digitalisierung der Verwaltung noch nicht stattfindet.
waltung bereits besonders weit sind. Gemeinden, Städte und Landkreise müssen dafür mindestens 50 rein kommunale oder zentrale OnlineVerfahren im BayernPortal, dem zentralen OnlineZugang zur Öffentlichen Verwaltung, verlinkt haben.
Hoffen Sie durch diese Auszeichnung auf einen Nachahmungseffekt in anderen Kommunen?
Gerlach: Ja, die Auszeichnung motiviert Kommunen, sich schneller um digitale Verwaltungsdienstleistungen zu kümmern. Ich freue mich sehr, mit dem Prädikat bereits über 250 „Digitale Ämter“ ausgezeichnet zu haben – übrigens sowohl in der Stadt als auch auf dem Land. Das zeigt, dass wir die Digitalisierung in die Fläche bringen. Mit dieser Auszeichnung würdigen wir aber nicht nur das Engagement der Kommune. Wir zeigen auch den Bürgerinnen und Bürgern: Schaut her, hier könnt Ihr viele Eurer Anliegen schon online erledigen.
Auch mit „TwinBy“ unterstützt Bayern die Kommunen – in diesem Fall beim Aufbau digitaler Zwillinge. Kommen alle bayerischen Kommunen in den Genuss einer solchen Förderung?
Gerlach: Im Rahmen des Projekts „TwinBy – Digitale Zwillinge für Bayern“ fördert das Bayerische Staatsministerium für Digitales insgesamt 18 Vorhaben von 14 Einzelkommunen und 4 kommunalen Verbünden. Die Kommunen konnten sich mit einem konkreten Anwendungsfall für einen digitalen Zwilling um die Teilnahme bewerben. Insgesamt bis zu einer Million Euro stehen den teilnehmenden Kommunen dafür zur Verfügung. Das Projekt soll dabei aber weit über die Fördernehmer hinaus fortwirken. Dazu wird in dem Projekt großer Wert auf die Grundlagen gelegt, um den Aufbau individueller digitaler Zwillinge auch bei anderen Kommunen Schritt für Schritt zu unterstützen. Die Ergebnisse des TwinByProjekts werden zudem für alle bayerischen Kommunen als Open Source sichtbar und nutzbar gemacht.
> Lesen Sie weiter auf Seite 10
Judith Gerlach ist seit November 2018 bayerische Staatsministerin für Digitales
Ungeschönter Austausch bei der N3GZ-Frühjahrstagung
Veränderungsfähigkeit, Auftraggeberkompetenz und Mainstreaming von Digitalisierung – das sind drei Themen, die sich durch die Barcamp-Sessions der N3GZ-Frühjahrstagung Anfang April in Frankfurt am Main zogen.
Das N3GZ Nachwuchsnetzwerk
Digitale Verwaltung ist ein selbstorganisierter Arbeitskreis des Nationalen E-Government Kompetenzzentrums, in dem sich Young Professionals und Junggebliebene der Verwaltungsdigitalisierung vernetzen. Der offene und ehrliche Austausch zwischen Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft knüpft extrem nützliche persönliche Kontakte. Er schafft aber auch einen ungeschönten Überblick über Entwicklungen und Stolpersteine der Digitalisierung der deutschen Verwaltung. Das Nachwuchsnetzwerk ist seit 2019 aktiv und veranstaltet seit 2021 Frühjahrstagungen für Mitglieder und Interessierte. Während die erste Frühjahrstagung an der Universität Speyer noch klassisch als Abfolge wissenschaftlicher Vorträge strukturiert war, setzen die Organisator:innen seit 2022 auf das Barcamp-Format. Dabei bringen alle Teilnehmenden Input oder Fragen ein, die auf der Tagung gemeinsam und flexibel über die verfügbaren Räume und Zeitslots verteilt werden.
Die UAS Frankfurt, an die Professor Tobias Krause die Frühjahrstagung dieses Jahr geladen hatte, bot hierfür viel Platz. Zwei volle Tage plus ein Vorabendempfang in den Räumen der FITKO gaben
zudem ausreichend Zeit, kompetent ehrenamtlich organisiert und durchmoderiert von Hendrik Stier.
Veränderungsfähigkeit
Das Thema Veränderungsfähigkeit der Verwaltung adressierten mehrere Sessions, etwa zu Change Management in der Kommunalverwaltung, dem Zusammenspiel von Personal- und Organisationsentwicklung in Behörden sowie der Veränderung von Aufgabenwahrnehmung durch die Digitalisierung. Dabei kristallisierte sich schnell ein gemeinsames Verständnis der Verwaltung als ein soziotechnisches System heraus, in dem menschliches Verhalten und die Eigenschaften von Soft- und Hardware zusammenwirken. Um die eigenen technischen Strukturen zwischen Leistungsversprechen an die Gesellschaft und den internen Anforderungen der Verwaltung abzuwägen, braucht es die Fähigkeit zur Reflexion: Wann ist es angebracht, Änderungen in der Organisation zu forcieren, wann nicht? Hierzu braucht die Verwaltung die Kompetenzen in der eigenen Belegschaft, um Veränderungsprojekte auch jenseits von technischen und politischen HypeWellen langfristig zu verfolgen. Um solche Kompetenzen aufzubauen,
braucht es eine eigene Organisations- und Personalentwicklung in der Verwaltung, die Gelegenheit für derartige Überlegungen sowie den nötigen Handlungsspielraum. Eine Session zu Partizipation und
jektfortschritt zu sichern. Ein Austausch zu den Aufsichtsstrukturen öffentlicher IT-Dienstleister ließ auch hier vermuten, dass die nötige Kompetenz zur wirkungsvollen Steuerung rar gesät ist. Allein angesichts der Herausforderungen zur Durchsetzung von Standards und Interoperabilität ist eine solche Steuerungsfähigkeit jedoch strategisch geboten. Das Mainstreaming von Digitalisierung war in mehrfacher Hin-
aufflammenden Fragen zur Registermodernisierung. Die eindeutige Identifikation von Datensätzen und die darauf aufbauende Verknüpfung nach dem Muster Subjekt-Prädikat-Objekt erlaubt ein elegantes Arbeiten mit Daten, das auch bisher Uneingeweihte sofort überzeugte.WieeinsolcherLinkedData-Ansatz in der Verwaltung eingeführt und gemainstreamt werden könne, führte die Diskussion schnell wieder zu Fragen der politischen Einflussnahme.
Ausblick
In der Abschlussrunde wurde klar: Die Stärke der N3GZ-Frühjahrstagung liegt im Austausch, und das Barcamp-Format eignet sich dafür hervorragend. Die Sessions bieten Gelegenheit, zumindest punktuell tief in die Perspektiven anderer
Community-Building in einem Bürger:innen-Dialog verdeutlichte zudem den Stress, den ein Auseinanderfallen von Selbstverständnis und nach außen vermitteltem Leistungsversprechen von Behörden erzeugen kann. Wie unterschiedlich Veränderungsfähigkeiten in vermeintlich gleichen Verwaltungen ausgeprägt sein können, zeigte eine Session zu einem Forschungsprojekt der interkommunalen Zusammenarbeit, in dessen Rahmen mehrere Gemeinden die arbeitsteilige Erbringung von Bürgerleistungen erproben. Die Offenheit für Neues schwankt hier – nachdem rechtliche Bedenken ausgeräumt wurden – von Rathaus zu Rathaus, unabhängig von der finanziellen Ausstattung.
Auftraggeberkompetenz
Das Thema Auftraggeberkompetenz kam immer wieder zum Gespräch. Anschaulich machten dies etwa zahlreiche Beispiele, in denen IT-Dienstleister vertraglich zugesicherte Leistungen nicht erbringen. Zugleich scheuen öffentliche Auftraggeber in solchen Situationen regelmäßig die Konfrontation, um „die gute Arbeitsbeziehung nicht zu gefährden“. Ein kompetent steuernder Auftraggeber würde sich hier hingegen einer langsam eskalierenden Klaviatur an Sanktionen bedienen, um den Pro-
sicht Thema. Eine Session zur politischen Einflussnahme in der Verwaltungsdigitalisierung verdeutlichte, dass sich diese zunehmend als eigenes Politikfeld etabliert.
Mainstreaming
Gleichzeitig sind hier viele Strukturen noch im Werden. Wen gilt es eigentlich zu beeinflussen? Welche Medien und Veranstaltungen sind angemessene Debattenorte? Welche Akteure gelten für welche Zwecke als legitim? Das DINWhitepaper zur Normung und Standardisierung in der Verwaltungsdigitalisierung bot hier ein gutes Beispiel. Eine weitere Session diskutierte das Ansinnen des IT-Planungsrats, enger mit den ressortspezifischen Fachministerkonferenzen zu arbeiten und so Fragen der Verwaltungsdigitalisierung zurück in die Fachlichkeiten zu geben. Diesem angestrebten „Mainstreaming“ von Digitalisierungsfragen steht die Idee eines eigenen E-GovernmentSilos gegenüber. Inwiefern andere Querschnittsthemen Lektionen für den IT-Planungsrat bereithalten, konnte auf der Tagung nicht abschließend geklärt werden. Auch eine Frage des Mainstreamings eröffnete eine Session zu Linked Open Data (am anschaulichen Beispiel von Wikidata) in Verbindung mit den immer wieder
einzutauchen. Die Themenauswahl spiegelt stets den Puls der deutschen Verwaltungsdigitalisierung. So bot sich angeregter Diskussionsstoff, der vom morgendlichen Kaffeetisch über den abendlichen Apfelweinkeller bis in die nächtliche Hotel-Skybar reichte. N3GZ steht dabei für den vertrauensvollen Austausch, das gemeinsame und gegenseitige Lernen, sowie offene, hierarchielose Kontakte. So entstehen persönliche Netzwerke, die Nachwuchskräfte – und die deutsche Verwaltungsdigitalisierung – voranbringen. Die Frühjahrstagung 2024 liegt fest im Blick. Das N3GZ setzt auf noch viel mehr Teilnehmende. Und freut sich über die Einladung zu einem Barcamp-geeigneten Veranstaltungsort mit erzeugbarem Klassenfahrt-Feeling!
Die Autoren Basanta Thapa, Geschäftsführer des Nationalen E-Government Kompetenzzentrums Hendrik Stier, Produktmanager FITKO
[ www.negz.org ]
Die Frühjahrstagung bot Raum für offenen Austausch
Wir geben einen Einblick in unser erprobtes und agiles Zusammenspiel aus Prozess-Design, Change-Management und Stakeholder-Kommunikation und zeigen auf, wie wir gemeinsam mit den Behörden-Mitarbeitenden nachhaltige Veränderungenschaffen.
Neue,digitaleServicesundProzesseführenunausweichlich zu Veränderungen – sowohl in den jeweiligenRollenalsauchbeidenWegenderZusammenarbeit. Damit der damit verbundene Change nicht nureinweiteres»vonOben«auferlegtes»Erlebnis« wird,sondernzualspositivempfundenen,nachhaltigen Veränderungen der Arbeitsabläufe führt, bedarfeseinerfrühzeitigen,informativenundtransparentenKommunikationzudengeplantenVorhaben sowieeinesmotivierendenLeitbildes.Dieindiesem Zusammenhang stattfindende, zusätzliche Befähigung der Anwender*innen in neuen Arbeitsmethoden bildet ein Fundament für echten Wandel. Die Methode der IBM Garage integriert agiles ProzessDesign,umdenkomplexenHerausforderungender Digitalisierungsvorhabengutgewappnetentgegentreten zu können. In unserem Webcast zeigen wir Behördenmitarbeitenden die Mehrwerte unserer PhilosophieundMethodeauf.
SusanneEhness RedaktionsleitungeGovernment
Konferenz-Hotline: 08212177-174
Verwaltung
Warum Digitalisierung noch nicht stattfindet
Für eine moderne Verwaltung birgt die Digitalisierung enorme Potentiale, eine überbordende Bürokratie und damit verbundene Fehlentwicklungen zu korrigieren. Doch zum Leidwesen aller ist davon in der Verwaltung immer noch nicht viel zu sehen.
Würde in Deutschland eine Umfrage durchgeführt, wo die Schwerpunkte deutscher Politik für eine zukunftsorientierte Ausrichtung des Landes liegen sollten, wären Klimaschutz und Energiewende sehr weit vorne, aber auch der Digitalisierung wäre eine Spitzenposition sicher. Eine Wirtschaftsnation wie Deutschland benötigt eine leistungsfähige Verwaltung, um seine bisherige Position behaupten oder ausbauen zu können. Vergleicht man jedoch Erwartungen und Ergebnisse, liegt Deutschland abgeschlagen hinter der Spitzengruppe und verschlechtert seine Position jährlich, in europäischen Vergleichen rangiert Deutschland regelmäßig im hinteren Drittel. Doch was läuft schief und warum ist mit den enormen Investitionen, die bereits in die vermeintliche Digitalisierung geflossen sind, noch nichts erreicht worden? Eine komplexe Frage, auf die es einige einfache Antworten gibt, und die sich hauptsächlich in der strategischen Bewertung der bisherigen Maßnahmen begründet sehen.
Das OZG hatte nie das Ziel einer digitalen Verwaltung
In der Politik ist immer noch die Vorstellung existent, dass Digitalisierung darin besteht, Bürger oder Wirtschaft über Online-Formulare einen elektronischen Zugang zur Verwaltung anzubieten. Wie die Verwaltung jedoch mit diesen Anträgen umzugehen hat, war bisher ohne größere Relevanz. Die Realität zeigt jedoch, dass in den meisten Fällen nach dem Eingang des Antrags verwaltungsintern genauso wie jeher analog weitergearbeitet wird. Über das OZG wird nur der Zugang bzw. das dabei verwendete Papier digitalisiert. Für die Antragssteller ist es damit in einigen Fällen etwas komfortabler geworden, einen Vorgang in der Verwaltung zu starten. In den meisten Konstellationen jedoch ist das Ausfüllen dieser Formulare immer noch ein hoch bürokratischer Vorgang, der digitale Optionen für einen vereinfachten Zugang nicht unterstützt. Die Eingabefelder sind nicht mit vorhandenen Informationen vorbefüllt, eine bidirektionale Kommunikation während der Dateneingabe findet nicht statt usw. Die bisherige Vorgehensweise einer Antragsstellung wurde damit nahezu deckungsgleich ins Internet übertragen, wobei alle Nachteile übernommen, aber auch noch neue hinzugefügt wurden. Viele Zielgruppen haben mit der Amts-
sprache erhebliche Probleme, so dass sie den elektronischen Zugang selten oder gar nicht nutzen oder oft falsche Informationen eingeben. Um die für die Verarbeitung notwendige Qualität zu erreichen, entsteht ein hoher interner Zusatzaufwand. Daher existieren in einigen Ämtern Bestrebungen, den Online-Zugang nicht mehr zu unterstützen und die Personen wieder ins Amt zu holen. Es war und ist ein großer Fehler, die digitalen Bedarfe der Verwaltung bei den OZGZielsetzungen unbeachtet zu lassen und den Schwerpunkt nicht auch auf die Digitalisierung der internen Abläufe zu setzen.
Potentiale werden immer noch nicht verstanden
Die Potentiale der Digitalisierung sind enorm, und wir stehen erst am Anfang der technologischen Entwicklungen. Anstatt eine nachhaltige Vision zu verfolgen, wie eine zukünftige moderne Verwaltung nach einer digitalen Transformation aussehen könnte, wird weiterhin versucht mit Online-Formularen zu arbeiten, statt die Prozesse in einem modernen, bürgerzentrierten und weitgehend automatisierten System serviceorientiert abzubilden, so dass intelligente Maschinen die routinemäßige Arbeit für die Menschen übernehmen können. Man verharrt somit weiter in Denkmustern und Strukturen des letzten Jahrtausends. Für das digitale Zeitalter muss Verwaltung jedoch komplett neu sowie gänzlich anders gedacht und eine ausufernde Bürokratie gegen eine kundenzentrierte Serviceorientierung ausgetauscht werden. Wo heute noch persönlich ein Antrag gestellt werden muss, sollte morgen das neue Zielbild vorherrschen, dass der „Kunde“ von der Verwaltung automatisch seine Leistungen ohne Antrag erhält, weil diese aufgrund von gespeicherten Daten errechnet und ihm direkt zugewiesen werden können. Auch besteht immer noch die Vorstellung, dass der gesamte technologische, organisatorische und regulatorische Aufwand von jeder Verwaltungseinheit einzeln und selbst erbracht werden soll. Diese Erwartungshaltung zeigt, dass keine realistische Vorstellung davon existiert, wie komplex dieses Unterfangen ist. Es wird auch weiterhin damit geplant, dass unterschiedliche Akteure einzelne isolierte digitale Leistungen erstellen wie z.B. beim EfA-Prinzip, die sich am Ende ohne jegliche Planung oder Steue-
rung wundersam zu einem harmonischen digitalen Umfeld zusammenfügen sollen, welches nahtlos ineinandergreift. Die Realität zeigt, dass dieser „by Magic“-Ansatz noch nie funktioniert hat. Es wird langsam Zeit, auf ein professionelles Niveau in Planung, Steuerung und Umsetzung umzuschalten, welches sich durch eine hohe Ziel- und Ergebnisorientierung nach marktüblichen Standards auszeichnet, allein schon aus rein wirtschaftlichen Gründen.
Keine bundesweite Digitalstrategie
Eine durchgängige Digitalstrategie für Deutschland gibt es immer noch nicht, einzelne Ministerien habe erste Ansätze, die jedoch partikulär und wenig visionär ausfallen. Eine zielführende und durchdachte Strategie ist jedoch unabdingbar, wenn in einem so komplexen Umfeld eine erfolgreiche Umsetzung angestrebt wird. Eine Strategie stellt sicher, dass man zuerst die richtigen Dinge tut, bevor man die Dinge richtig tut. Aufgrund der fehlenden strategischen Grundlage passen schon jetzt absehbar wesentliche Teile nicht zusammen und haben, wenn überhaupt, einen überschaubaren Nutzen. Es ist kennzeichnend für den Zustand in Deutschland, dass man sich auf den politischen Ebenen noch immer vermeintlich ziel- und orientierungslos im digitalen Zeitalter bewegt und dabei von Verdiensten und Erfolgen aus der Vergangenheit zehrt, die jedoch absehbar und immer schneller aufgebraucht sein werden.
Die aktuelle Verwaltung ist so nicht digitalisierbar
Vor der Digitalisierung der Verwaltung muss erst die digitale Transformation derselben stehen, welche wesentliche Inhalte außerhalb der reinen Technologie adressiert. Das aktuelle System und die Strukturen der Verwaltung sind in der heutigen Form nicht zielführend digitalisierbar. Das bisherige bürokratische System einfach online zu stellen, sollte nicht das Ziel der Digitalisierung sein. Gesetze, die sich teilweise widersprechen oder eine digitale Umsetzung ausschließen, Überregulierung, völlig überzogene Standards usw. verhindern, dass eine ausreichende Grundlage gefunden werden kann, damit intelligente Maschinen diese
DominikMulthaupt
DirectorPublic IBMiXDACH
MelanieKlein BusinessOwnerinGovernment IBMiXDACH
IHRE REFERENTEN
bürokratische Konfusion überhaupt digital umsetzen könnten. Vor einer großflächigen Digitalisierung ist es daher unumgänglich, dass alle relevanten Prozesse überprüft und für die digitale Umsetzung optimiert werden. Dies ist auch der eigentliche Grund, warum sich die bisherige deutsche Scheindigitalisierung lediglich auf Online-Formulare reduziert, da das bisherige System nicht digitalisierbar ist. Eine nicht unerhebliche Zahl von Verwaltungsprozessen ist im Kern darauf ausgelegt, dass sich die Verwaltung selbst absichert und nicht darauf, dass das Ergebnis oder die Prozesslaufzeit optimiert werden. In der deutschen Bürokratie ist es wesentlich wichtiger, sich selbst rechtssicher im Prozess zu bewegen, als einen hohen Nutzen für Bürger oder ein gutes Ergebnis zu erzielen. Diese veraltete Denk- und Handlungsweise verschlingt inzwischen unglaubliche Mengen an Ressourcen, die damit für andere wichtige Themen nicht zur Verfügung stehen.
Prioritäten setzen
Ein Overkill des OZG war der wohlgemeinte, aber wenig durchdachte Ansatz, über 500 Leistungen gleichzeitig zu realisieren. Optimistisch ist man davon ausgegangen, dass bisher wenig innovative und statische Strukturen in Behörden ohne jegliche Erfahrungen in der Digitalisierung alles gleichzeitig angehen und erfolgreich umsetzen können, ohne dass dafür jemals eine ausreichende Planung oder Aufwandsschätzung gemacht wurde. Die Chance, dass ein solcher Ansatz funktionieren kann, auch wenn man dies zusätzlich noch in ein Gesetz verpackt, war von vornherein nahe Null. Der für die Politik einfache Ansatz, dass die Verwaltung es aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung schon richten wird, ist wenig nachvollziehbar, vor allem wenn man das System und die dahinter liegenden Strukturen kennt. Ein professionelles und zentrales Management wäre mehr als nur angemessen und erforderlich gewesen, zum Leidwesen aller Beteiligten zeichnet es sich jedoch auch für die Zukunft immer noch nicht ab.
Es gibt immer noch keinen Plattformansatz
Eine zentrale Plattform für alle öffentlichen Leistungen, mit einem einfachen und benutzerzentrierten Zugang sowie einem möglichst hohen Automatisierungsgrad, ist der Traum aller, die mit öffentlichen Institutionen zu tun haben. Nur über einen solchen Ansatz ist es denkbar, eine konsistente zukunftsfähige digitale Verwaltung aufzubauen. Statt ohne ein zielführendes professionelles Management Aufgaben an viel zu viele Akteure zu verteilen und dann zu hoffen, dass diese Konstellation irgendwie schon zusammenpassen wird, wäre es zielführender, wenn sich alle Beteiligten auf verbindliche Rahmenbedingungen einigen und die Umsetzung auf Basis einer Plattformstrategie zentral koordiniert und gesteuert wird. Die Ar-
gumentation, dass ein solches Vorgehen im deutschen Föderalismus nicht machbar ist, kann dabei nicht ernst genommen werden. In Wahrheit ist alles durch politische Vorgaben inzwischen viel zu kompliziert oder komplex ausgestaltet, was nicht nur die Verwaltungen nachhaltig lähmt. Auch macht man sich auf den politischen Ebenen keine ausreichenden Gedanken, wie ein solches Vorhaben insgesamt strukturiert sein muss, um es erfolgreich umzusetzen. Der Ansatz, über EfA-Leistungen nur einzelne Prozesse Ende zu Ende zu automatisieren, ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass man immer noch nicht gelernt hat, in Maßstäben des digitalen Zeitalters zu denken, sondern sich weiter an den
Standards und IT-Architekturen des letzten Jahrtausends orientiert.
Kaum Besserung in Sicht
Bürokratie fängt dort an, wo die Kosten den Nutzen übersteigen. Die Bestrebungen der Politik, die Rahmenbedingungen durch Gesetze oder Formalismen immer komplexer zu machen statt zu vereinfachen, wird dazu führen, dass auch in Zukunft keine nachhaltige digitale Verwaltung entstehen kann. Mit den Inhalten, welche sich bisher im OZG 2.0 abzeichnen, werden bereits bekannte Probleme weiterhin nicht angegangen. Die daraus resultierende Folge ist, dass man auch zukünftig größtenteils ziel-, plan- und orientierungs-
los einen hohen Aktionismus entwickeln wird, der zu einer Art Pseudo-Digitalisierung führt. Damit ist absehbar, dass weiter enorme Ressourcen in wenig zielführende Maßnahmen investiert werden. Stattdessen wird dadurch eine ineffiziente Verwaltung mit enorm ansteigendem Ressourcenbedarf vorangetrieben, die immer weniger leistungs- und handlungsfähig ist und deren Effektivität kontinuierlich abnehmen wird. Eine dringend notwendige Digitalisierung interner Abläufe ist ebenfalls nicht absehbar, daher können sich interne Strukturen nicht verändern und modernisieren, wie es im wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Umfeld bereits fortlaufend erfolgt. Die mangelnde Bereit-
SIE SORGEN DAFÜR, DASS DAS
LÖSUNGEN IN DIE DIGITALE ZUKUNFT.
In der Verwaltung sind digitale Lösungen der Weg, um den öffentlichen Auftrag optimal zu erfüllen. DATEV bietet dafür leistungsstarke und rechtssichere Software für Finanz-, Personalwesen und Verwaltungsprozesse. Das macht DATEV und die steuerlichen Berater zu verlässlichen Partnern an Ihrer Seite.
schaft, aus Fehlern zu lernen und das Beharren auf (gemeinsame) Entscheidungen, um den Konsens zu wahren, führt direkt dazu, dass viele Verwaltungsbereiche demnächst aufgrund kontinuierlicher Überlastung kollabieren könnten. Für eine erfolgreiche Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung wäre eine bekannte Weisheit ein sehr guter Ansatz, um es in Zukunft deutlich besser zu machen: Einfachheit lässt sich auf zwei Dinge reduzieren – das Wesentliche bestimmen, alles andere weglassen.
Der Autor
Thomas Bönig ist Leiter des Amts für Digitalisierung, Organisation und IT sowie CDO und CIO der Stadt Stuttgart
eGovernment Summit 2023
Gemeinsam in die digitale Zukunft
Beim 16. eGovernment Summit kommen Experten aus Politik und Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft in diesem Jahr auf dem Bonner Petersberg zusammen. Unter dem Motto „Mission (im)possible? Deutschland.Zukunft.Digital“ diskutieren sie aktuelle Themen rund um die digitale Transformation der Verwaltung.
Ziel des Summits ist die Erarbeitung gemeinsamer Ansätze und Handlungsmodelle zur Bewältigung der aktuellen politischen, gesellschaftlichen und administrativen Herausforderungen durch die IT – und mithilfe der IT
Das OZG wurde zwar nicht wie geplant umgesetzt, die Verwaltungsdigitalisierung angestoßen hat es jedoch auf jeden Fall. „Durch die bisherige Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist bereits vieles ins Rollen gekommen. Wir haben ebenenübergreifend neue, innova-
Prof. Thomas Popp, CIO Sachsens. Auch Prof. Meyer-Falcke, CIO von Nordrhein-Westfalen, spricht sich für optimierte Strukturen wie etwa IT-Konsolidierung und ein digitalfreundliches Recht aus. „Nur so können wir den Ballast abwerfen, der einen nutzerfreundlichen
„Digitalisierung funktioniert vor allem dann besonders effizient, wenn damit auch Standardisierung und Verantwortung einhergehen“, Prof. Meyer-Falcke, CIO NRW
tive Strukturen geschaffen. Jetzt geht es darum, daran anzuknüpfen und die Verwaltungsdigitalisierung weiter kooperativ und zielgerichtet zu gestalten“, bringt Fedor Ruhose, CIO von RheinlandPfalz, den Status quo auf den Punkt. „Neben digitalen und komfortablen Angeboten für Bürger und Unternehmen brauchen wir modern gestaltete interne Bearbeitungsprozesse. Dazu müssen digital-taugliche Rechtsvorschriften erlassen und beispielsweise moderne Authentifizierungsmethoden wie die Online-Ausweisfunktion zugelassen werden“, erklärt
Wandel der ‚Papierwelt’ in die digitale Welt so herausfordernd macht. Der Gedanke ‚Was wir vorher analog gemacht haben, bilden wir jetzt einfach digital ab’ ist nicht mehr zeitgemäß. Wir müssen ‚echte’ digitale Leistungen schaffen.“
Daher sei die Digitalisierung der Öffentlichen Hand mit einem Appell verbunden: „Digitalisierung lebt von neuen Ideen und manchmal radikalen Ansätzen“, erklärte er. Dies bedeute auch, Ansätze frühzeitig zu erproben und nicht erst, wenn die Lösung „perfekt“ erscheint – „kurzum: mehr Agilität, weniger Bedenken“.
„Die zwei größten Aufgaben der Verwaltungsdigitalisierung in den kommenden Jahren sind Ende-zuEnde digitalisierte Prozesse und die Registermodernisierung sowie deren funktionale Integration in die Online-Dienste“, ergänzt Christian Pfromm, CDO Hamburg. Der Umfang dieses Projektes bringe allerdings Herausforderungen mit sich, die nur bewältigt werde können, wenn die bestehenden Strukturen, die in den letzten fünf Jahren geschaffen wurden, genutzt und bewahrt werden können, so Fedor Ruhose. „Genauso müssen alle Dienstleistungen der Verwaltung intelligent vernetzt werden“, fügt Meyer-Falcke hinzu. So sei es beispielsweise offensichtlich, dass bei Geburt eines Kindes nicht nur eine Geburtsurkunde ausgestellt werden müsse, sondern auch gleich ein Antrag auf Kindergeld von den Eltern gestellt werden sollte. Eine weitere Herausforderung liegt laut Martin Schallbruch, CEO der govdigital eG, im Bereich Skalierung. „Wir schaffen es bislang nicht ausreichend, vorhandene Lösungen in die Fläche zu bringen. Wir brauchen dazu rechtlich-organisatorische Vereinfachungen und eine einheitlichere Infrastruktur“, fasst er zusammen. Hier spielen sicherlich auch die EfA-Leistungen eine entscheidende Rolle. „EfA-Leistungen können zum Erfolgsbaustein für die digitale Verwaltung in Deutschland werden. Dazu müssen aber die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Nachnutzung praktikabel ausgestaltet sein“, erklärt Popp. Die Vorteile der Digitalisierung liegen jedenfalls klar auf der Hand: „Bedürfnisorientierte Verwal-
rokratische Alltagsaufgaben zur Erbringung von Verwaltungsleistungen sollen vollautomatisiert und damit wirklich digital sein“, fasst Meyer-Falcke zusammen. Das bedeute im Endeffekt eine No Stop Agency, die 24/7/365 ohne direkte Betreuung durch Verwaltungsbeschäftigte zur Verfügung steht, während die Verwaltung ihre Beschäftigten an anderer Stelle effizienter einsetzen kann.
Über alle Ebenen hinweg
Allein wird es den Verwaltungen jedoch nicht gelingen, dieses Mammutprojekt zu stemmen. Dafür braucht es eine ebenenübergreifende Zusammenarbeit. Diese gelinge am wirkungsvollsten durch gemeinsame Teams, erklärt Schallbruch. „Erfolgreiche gemeinsame Projekte schaffen Vertrauen. Vorgaben, Standards und Gremienbeschlüsse sind hierfür ein wichtiger Rahmen, aber sie können die praktische Zusammenarbeit nicht ersetzen.“
tungsdigitalisierung bietet enormes Potential: sei es im Umgang mit dem demografischen Wandel, beim Ausbau des transparenten Dialogs in der Gesellschaft, der Förderung von Start-Ups und KMU, der Stärkung der Krisenresilienz oder als Möglichkeit klimapositiver Entwicklungen“, so Meyer-Falcke. „Jeder Bürger, der sein Anliegen und die nötigen Unterlagen digital einreicht, entlastet die Beschäftigten in der Verwaltung von aufwändigen Doppelerfassungen“, ergänzt Popp und folgert: „Die ohnehin schwindenden Personalressourcen können dann konzentriert für die notwendige Bearbeitung der Anliegen eingesetzt werden. Das gilt auch für die Verwaltungen in den Kommunen.“
„Damit ist die Zielsetzung der digitalen Transformation klar: Bü-
Der Wille dazu sei auch vielerorts vorhanden, ist sich Popp sicher. „Das zeigen unsere bisherigen Umsetzungserfolge, beispielsweise bei der EfA-Leistung ‚Online-Anzeige’, für die der Freistaat Sachsen im Themenfeld ‚Recht und Ordnung’ verantwortlich ist. Statt selbst etwas Neues zu entwickeln, haben wir die im Saarland und Rheinland-Pfalz seit Jahren erfolgreich genutzte Lösung ‚OnlineWache’ gemeinsam mit diesen beiden Ländern angepasst.“ Seit Jahresbeginn werde sie nun als bundesweite EfA-Lösung eingesetzt und bereits von zehn Bundesländer genutzt – für ein weiteres Land ist der Anschluss geplant. „Diese hohe Akzeptanz erreichen wir nur durch gemeinsames Handeln und transparente Kommunikation“, so Popp. Ähnlich sieht es Pfromm: „Die Digitalisierung der Verwaltung hat vielfältige Kooperationen zwischen den Ländern und mit dem Bund
Martin Schallbruch, CEO der govdigital eG: „Die wichtigste Maßnahme gegen erfolgreiche Cyberangriffe ist ein exzellenter IT-Betrieb“
hervorgebracht, die es zuvor so nicht gegeben hat.“ Die Kommunikationswege mussten erst mal etabliert werden, inzwischen verfüge man jedoch über gemeinsame Datenbestände für den Informationsfluss und Zusammenarbeitsplattformen für die Kommunikation.
„In diesem Jahr sind auch wieder viele Live-Treffen hinzugetreten, die die Zusammenarbeit noch weiter verbessern.“
Man müsse aber auch sagen, dass es ein Fehler war, die Rolle der Kommunen etwa bei der OZG-Umsetzung nicht von Anfang an berücksichtigt zu haben, gesteht Ruhose. „Der IT-Planungsrat hat diese Probleme erkannt. Wir haben uns darauf verständigt, einen Kommunalpakt auf den Weg zu bringen. Ein zentraler Bestandteil wird die Sicherstellung eines ebenenübergreifenden Informationsflusses sein.“ Auch in RheinlandPfalz lege man ein besonderes Augenmerk darauf und habe sich daher mit den Kommunalen Spitzenverbänden frühzeitig auf ein gemeinsames Vorgehen geeinigt, das
bedeutend, Wissenstransfer zu schaffen und Kommunikation zu fördern, um gemeinsam übergreifende Ziele zu verfolgen und von funktionierenden Ideen zu lernen.
Gemeinschaftsprojekt IT-Sicherheit
Das gilt auch für das Thema Datenschutz. „Digitale Verwaltungsangebote werden vom Bürger nur akzeptiert, wenn sie sicher funktionieren und die sensiblen Daten wirkungsvoll vor Missbrauch geschützt werden“, ist Popp überzeugt. Mit der zunehmenden Digitalisierung würden jedoch neue Konzepte und Strategien zum Absichern von Daten und Informationen erforderlich, ergänzt Pfromm. „Blicken wir auf die Gesamtsituation in der Bundesrepublik, rücken die Länder und der Bund immer enger zusammen. Die vertiefte Kooperation mit dem Bund bietet den Ländern Zugriff auf das Fachwissen der Bundesbehörden (BSI) und damit Unterstützung in verschiedenen Kompetenzfeldern.“
auch den Informationsfluss bis auf die kommunale Ebene sicherstellen soll. Der oftmals verschriene Föderalismus habe aber auch seine Vorteile, ist Meyer-Falcke sicher: „Der Föderalismus und die kommunale Selbstverwaltung sind verfassungsrechtlich geschützte Güter, deren Vorzüge beträchtlich sind. Dezentrale Machtverteilung wirkt ausgleichend und stabilisierend, sorgt für wechselseitige Kontrolle, gegenseitige Rücksichtnahme und Kompromisszwang. Doch darüber hinaus werden auch vielfältige wirtschaftliche, politische und kulturelle Kraftzentren ermöglicht, die letztendlich Aufgaben- und Bürgernähe bedeuten und der Politik damit Zugang zu regionalen Herausforderungen schaffen. Nicht zuletzt bedeutet Vielfalt auch einen Wettbewerb um die besten Lösungen.“ Natürlich sei es in Folge
Auch Meyer-Falcke sieht beim Thema Datenschutz Kompetenz- und Zuständigkeitsfragen als eine der größten Herausforderungen: „Bund, Länder und Kommunen haben jeweils verschiedenartige Rechte und Pflichten. Innerhalb des Bundes und der Länder gilt zudem das Ressortprinzip und für die Kommunen das Recht auf Selbstverwaltung“, begründet er dies. In NRW setze man daher auf interkommunale und ebenenübergreifende Handlungsansätze, die auf Expertise vor Ort mit gezielten Entlastungen und zentralen Initiativen der Landesebene paaren. „In Informationssicherheitsfragen existiert beispielsweise in beratender Funktion das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik“, bringt auch er die Sicherheitsbehörde ins Spiel. Im IT-Planungsrat habe man sich geeinigt, die BSIGrundschutzkonzepte verbindlich
„Der Cyberraum eröffnet große Chancen, macht Staat und Gesellschaft aber gleichzeitig auch angreifbar“, Fedor Ruhose, CIO von Rheinland-Pfalz
in Bund und Ländern umzusetzen. Darüber hinaus seien die föderalen Strukturen jedoch gut und sinnvoll. „Sie müssen jedoch eng miteinander vernetzt werden“, so Meyer-Falcke. „Ein Beispiel: Für einen digitalen Behördengang benötigen Sie als Bürger lediglich ein Smartphone und Ihren Personalausweis. Auf Seiten der Behörden aber benötigen Sie ein zentrales digitales Identitätsmanagement, Zugriff auf diverse digitale Register und die vollständige Kompatibilität verschiedener heterogener IT-Strukturen, die mitunter seit Jahrzehnten zum Teil völlig unabhängig voneinander gewachsen sind.“ Über alle diese Ebenen müsse in jedem Schritt sichergestellt werden, dass die Informationen zu jeder Zeit vollständig sicher verarbeitet werden. Bei der Informationssicherheit gelte daher – wie beim OZG – das EfAPrinzip. „Wir benötigen hierzu Standards und ein ganzheitliches Konzept“, folgert der CIO NRWs. „Ziel muss es sein, Informationssicherheit in sämtlichen Bereichen der Verwaltungsdigitalisierung zu verankern und von Anfang an mitzudenken“, ist auch Ruhose überzeugt. Das gehe jedoch nicht ohne entsprechende Investitionen. „Jedes IT-Projekt sollte ein eigenes Budget für diese Zwecke einplanen und entsprechende Personalressourcen vorhalten“, schließt er. Neben den rein technischen Maßnahmen müsse man jedoch auch den Menschen im Blick behalten, ergänzt Meyer-Falcke. Die meisten Beschäftigten seien keine Experten für Informationssicherheit. „Hier helfen nur verbessertes Onboarding sowie gezielte Kampagnen oder Trainings zur Verbesserung der Awareness.“
Über die Landesgrenze hinaus
Die Digitalisierungsbestrebungen hören jedoch nicht an der Grenze auf. Auch auf EU-Ebene spielen
daher digitale Kompetenzen eine wichtige Rolle.
„Eine europäische Digitalpolitik muss den Anspruch haben, weltweite Standards und Maßstäbe zu definieren: für den internationalen Datenverkehr und in der Digitalwirtschaft, im Bereich der Cybersicherheit und beim Datenschutz“, fasst Ruhose zusammen. Ähnlich sieht es Pfromm: „Für eine digitale Wirtschaft und Gesellschaft wird dabei insbesondere die Nutzung und der Schutz von Daten eine essenzielle Grundlage des Handelns sein. Hier brauchen wir gemeinsame europäische Verabredungen, um auch zukünftig das Vertrauen der Menschen und Märkte zu erhalten.“
Man brauche die europäische Perspektive aber auch für eine offene, demokratische Gestaltung des digitalen Raums und den Schutz der Bürgerrechte im digitalen Zeitalter, so Ruhose. „Grundlage einer solchen demokratischen Digitalisierung sind der Ausbau von Digi-
talkompetenzen und die Förderung der digitalen Bildung. Denn eine digital souveräne Gesellschaft ist auch widerstandsfähiger gegen Cyberangriffe, Manipulation und Desinformation.“
Auch Popp rückt die digitale Souveränität in den Fokus: „Open Source ist ein Handlungsfeld, das bislang zu wenig Beachtung erfahren hat. Um die digitale Souveränität zu stärken, muss die Verwaltung selbstbewusster am Markt agieren und mit den Anbietern auf Augenhöhe verhandeln.“ Das erreiche man, indem man sich besser untereinander abstimmt und die Interessen gemeinsam am Markt vertritt.
Überregulierung gilt es dabei zu vermeiden. „Die letzten Jahre waren geprägt durch eine Fülle neuer Digitalregulierung auf EU-Ebene. Hier sollte die EU eine Pause einlegen und die nächsten Jahre vor allem der Infrastruktur und der Innovation widmen“, so Schallbruch.
Die gezielte Förderung von digitalen Schlüsseltechnologien müsse stattdessen weiter ausgebaut und der Aufbau modernster europäischer Infrastrukturen höher priorisiert werden.
Fazit
„Herausforderungen meistert man am besten gemeinsam und dafür ist ein intensiver Austausch ein ganz wichtiger Faktor“, so Pfromm. Dies sei auf dem eGovernment Summit möglich. „Die Veranstaltung gibt eine Plattform, um über die gemeinsame Gestaltung von Strukturen zu diskutieren, unsere Vernetzung zielorientiert auszubauen und das Ziel zu verfolgen, über alle Ressortgrenzen hinweg modern, effizient und standardisiert zu handeln“, so MeyerFalcke. na
„Neben digitalen und komfortablen Angeboten für Bürger und Unternehmen brauchen wir modern gestaltete interne Bearbeitungsprozesse“, Prof. Thomas Popp, CIO des Landes Sachsen und Staatssekretär für Digitale Verwaltung
Exklusivpartner
Christian Pfromm, CDO der Hansestadt Hamburg: „Mit der zunehmenden Digitalisierung werden neue Konzepte und Strategien zum Absichern von Daten und Informationen erforderlich“
DieDigitalisierungstellthoheAnforderungenan öffentliche Einrichtungen, Daten zu sichern und zuschützen.Backup-StrategieundAutomatisierunghelfen,Cyber-Risikenzureduzieren,dieVerfügbarkeit zu erhalten und KRITIS-Auflagen zu erfüllen.
Am Beispiel Veeam Backup und Replication und ergänzenden Lösungen wird gezeigt, wie moderne Datensicherung – Backup, Replikation und Wiederherstellung – sowie Disaster Recovery einheitlich organisiert und automatisiert werden können; wie öffentliche Einrichtungen ihre Notfallpläne organisierenundOrganisationenderkritischenInfrastrukturzentraleKRITIS-Anforderungenerfüllenkönnen. Es wird dargestellt, wie diese Aufgaben mit moderner Software abgebildet, implementiert und vor allem auch automatisiert werden können, um den administrativen Aufwand von IT-Teams zu reduzieren, Ressourcen effizient einzusetzen und auch externeDienstleisterzielführendeinzubinden.
IhreVorteile:
•Datensicherung wird zuverlässig organisiert und automatisiert
•SchnelleWiederherstellungsichertdenlaufenden Betrieb
Die Länder Bayern und Schleswig-Holstein wollen OZG-Leistungen künftig schneller ausrollen. Zentrales Werkzeug dieser „Nord-SüdKooperation“ ist die Cloud.
Schleswig-Holstein und Bayern werden künftig eng zusammenarbeiten, um die Digitalisierung in den Verwaltungen zu beschleunigen. Hierfür wollen die Länder Cloud-Techniken nutzen. „Die Digitalisierung der Verwaltung ist bei der Umsetzung des OZG der nächste Schritt. Dazu leistet die Cloud einen wichtigen Beitrag", kommentiert Schleswig-Holsteins Digitalisierungsminister Dirk Schrödter und verweist damit auf eine in seinem Bundesland entwickelte Lösung. Mit der „OZG-Cloud“ können Kommunalverwaltungen online gestellte Anträge und Anfragen von Bürgern und Unternehmen bündeln und anschließend digital zügig bearbeiten. Wie Schrödter betont, sei die OZGCloud aus einer breiten Initiative mit vielen Akteuren in SchleswigHolstein entstanden und werde bereits in vielen Kommunen eingesetzt. „Um zu zeigen, dass diese Lösung nicht nur im Norden, sondern auch in anderen Ländern und
kommunalen Verwaltungen angewendet werden kann, haben wir mit Bayern eine strategische Partnerschaft vereinbart", so Schrödter. Damit werde auch der föderale Charakter dieser Lösung betont: „Beide Länder erfüllen so die Idee des ,Einer-für-Alle'-Prinzips bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes mit Leben.“ „Es kommt nicht nur darauf an, dass Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ihre Anträge online erledigen. Zu einer vollständigen Digitalisierung des Verwaltungsprozesses ist es erforderlich, dass diese Daten digital bearbeitet und auch digital beschieden werden können", erklärt Schrödter. Aber vielen Kommunen fehle hierfür die entsprechende Technik. Die OZG-Cloud schließe diese Lücke, indem den Verwaltungen eine dafür entwickelte spezialisierte Software bereitgestellt werde. Und: Die Cloud lasse sich auch für weitere Fachanwendungen oder Querschnittsdienste nutzen.
Auch in Bayern ist man von der Lösung überzeugt. Digitalministerin Judith Gerlach sagte: „Wir müssen in Deutschland endlich Schluss machen mit der Zettelwirtschaft! Deshalb ist wichtig, dass wir alle Kräfte bündeln, um die Digitalisierung der Verwaltungen gerade auch in den Kommunen voranzubringen. Mit der OZG-Cloud wollen wir gemeinsam mit Schleswig-Holstein die Kommunikation der Bürgerinnen und Bürger mit ihrer Kommune verbessern, beispielsweise über die Bayern-ID.“ Gerlach erklärte, wie die Zusammenarbeit nun weitergeht: „Wir werden in Bayern jetzt die bisherigen Funktionen der OZG-Cloud einbinden und dann gemeinsam weitere Anwendungen entwickeln.“ Auch andere Bundesländer seien als Partner herzlich willkommen. „Die Verwaltungsdigitalisierung ist eine Gemeinschaftsaufgabe, die alle betrifft –Bund, Länder und Kommunen: Bayern und Schleswig-Holstein gehen hier gerne voran.“ su
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ELSTER statt ePA
Sie haben sich dafür ausgesprochen, ELSTER als sichere Identifizierung gegenüber Behörden weiterhin zu nutzen, statt nur auf den elektronischen Personalausweis zu setzen. Warum?
Gerlach: Unser Ziel muss sein, den Bürgerinnen und Bürgern einen einfachen und unkomplizierten Zugang zur digitalen Verwaltung zu ermöglichen. Behördengänge müssen so schnell und einfach wie Online-Shopping sein. Dafür brauchen wir eine einfache Möglichkeit, sich digital auszuweisen. Die Bundesregierung wollte hier exklusiv auf den elektronischen Personalausweis setzen, obwohl dieser aufgrund seiner umständlichen Handhabung nur äußerst unzureichend akzeptiert wird. Deshalb ist mir wichtig, dass wir weiterhin ELSTER nutzen können, bis wir eine nutzerfreundliche, deutschlandweite Bürger-ID haben.
Wie schätzen Sie in diesem Zusammenhang die Erfolgsaussichten der BundID ein?
Gerlach: Sehr groß. Denn für mich führt kein Weg an einer nutzerfreundlichen und deutschlandweit einheitlichen Bürger-ID vorbei. Das Fundament dafür ist bereits mit dem Nutzerkonto Bund vor-
handen – welches übrigens auf bayerischer Technologie basiert. Das muss nun mit den Ländern zusammen weiterentwickelt werden. Bayern steht gerne bereit, auch weiterhin seine Erfahrungen im Bund einzubringen. Wichtig ist, dass die einheitliche Bürger-ID auch ein einfach zu nutzendes, sicheres und für alle verfügbares Authentifizierungsmittel erhält – die ELSTER-Zertifikate sollten hierzu eine Brückenlösung bleiben. Der Bund muss seine Hausaufgaben erledigen und die lange angekündigte Smart-eID für alle Geräte und mit einfacher Handhabung verfügbar machen.
Bayern hat ein eigenes Digitalministerium, während auf Bundesebene die Digitalisierung im Verkehrsministerium angesiedelt ist. Ist die bayerische Lösung smarter?
Gerlach: Ja, denn mein Haus ist klar zuständig und treibt für die Staatsregierung die Digitalisierung an, über Ressortgrenzen hinweg. Das beschleunigt die effektive Umsetzung der Ziele. In der Bundesregierung fehlt leider diese klare Zuständigkeit. Das Digitale ist dort nur ein Anhängsel an das Bundesverkehrsministerium, die Verwaltungsdigitalisierung läuft dagegen im Bundesinnenministerium. Die
Verantwortung ist also vollkommen zerfasert und keiner ist wirklich zuständig. Hier sollte dringend nachgebessert werden. Denn aktuell geht auf Bundesebene beim wichtigen Zukunftsthema Digitalisierung einfach zu wenig voran. Deutschland verspielt seine Zukunftsfähigkeit. Das Interview führte Susanne Ehneß
Digitalplan Bayern
Der„Digitalplan Bayern“ ist online als PDF abrufbar:
[ https://voge.ly/vgl7K5s/ ]
Übersicht aller Einzelmaßnahmen des Digitalplans:
[ https://voge.ly/vglqpTP/ ]
SusanneEhness RedaktionsleitungeGovernment
Felix Wandhoff Senior Systems Engineer Technical Sales Veeam Software GmbH
IHRE REFERENT
Zum Gutachten der OSB Alliance
Vorrang für Open-SourceSoftware – per Gesetz?
Auf Bundesebene fehle bis heute eine Regelung, um den Vorrang von Open-Source-Software bei der Beschaffung auch gesetzlich zu verankern, kritisiert die Open Source Business Alliance – und legt ein eigenes Rechtsgutachten und einen Vorschlag dazu vor.
„Für öffentliche IT-Projekte schreiben wir offene Standards fest. Entwicklungsaufträge werden in der Regel als Open Source beauftragt, die entsprechende Software wird grundsätzlich öffentlich gemacht.“ So steht es im Koalitionsvertrag der Bundesregierung. Noch sei das aber nur eine Absichtserklärung, kritisiert die Open Source Business (OSB) Alliance, denn es fehle die gesetzliche Verankerung. „Bisher gibt es noch keine Initiative der Bundesregierung, den Vorrang für Open-Source-Software in der Fläche umzusetzen, obwohl in zahlreichen Beschlüssen der Bundesregierung und des ITPlanungsrats immer wieder bekräftigt wird, dass Open Source der Schlüssel für digitale Souveränität und eine schnellere und nachhaltigere Verwaltungsdigitalisierung ist“, sagt Peter Ganten, Vorstandsvorsitzender der Open Source Business Alliance.
Während auf Länderebene der Vorrang quelloffener Software und offener Standards in eGovernmentGesetzen (Thüringen, SchleswigHolstein) oder in den Verwaltungsvorschriften (Baden-Württemberg)
verankert sei, gebe es auf Bundesebene keine entsprechenden Regelungen. Es sei aber für digitale Souveränität der Verwaltung zentral, so Ganten, dass eine gesetzliche Regelung noch in dieser Legislaturperiode angegangen werde. Um einen Impuls zu setzen, hat die Open Source Business Alliance Prof. Dr. Andreas Wiebe von der Georg-August-Wiebe-Universität Göttingen mit einem juristischen Gutachten beauftragt. Zu untersuchen war, „wie das im Koalitionsvertrag formulierte Ziel der Bundesregierung, zur Stärkung der digitalen Souveränität auf OpenSource-Software und offene Standards zu setzen, mit Blick auf Vergabe-, Wettbewerbs-, Kartell- und Verfassungsrecht rechtssicher umgesetzt und in Gesetzesform gegossen werden kann“.
Die Stärkung der digitalen Souveränität sei ein legitimes Ziel für den Gesetzgeber und rechtfertige eine vorrangige Beschaffung quelloffener Software zur Innovationsförderung im Rahmen der gesetzlich möglichen strategischen Beschaffung – so der Schluss des Gutachters.
Im weiteren Schritt folgte eine Analyse der Umsetzungsoptionen. Grundsätzlich sah der Gutachter die Möglichkeiten der Verankerung: W in § 97 GWB, W im 2. Abschnitt des Kartellvergaberechts, W in der Vergabeverordnung für öffentliche Aufträge, W im E-Government-Gesetz, W als Haushaltsgrundsatz oder aber W durch Erlass allgemeiner Verwaltungsvorschriften
Vorschlag des Gutachters
Von diesen Möglichkeiten wird die Verankerung in der Vergabeverordnung oder im E-GovernmentGesetz als am besten geeignet beschrieben. Der Formulierungsvorschlag für eine mögliche gesetzliche Regelung schließlich lautet:
1. Zur Gewährleistung einer weitreichenden Interoperabilität sind neue Anwendungen und Technologien mit offenen Schnittstellen sowie Standards auszustatten und hierüber nutzbar zu machen. Neue Anwendungen und Technologien sol-
Hintergrund
Open-Source-Software: Was der Bund unternimmt Zu den Lösungsansätzen, die in der „Strategie zur Stärkung der Digitalen Souveränität für die IT der Öffentlichen Verwaltung“ (2021) formuliert werden, gehört auch die Fokussierung auf Open-Source-Software (OSS) – ebenso wie die rechtliche Ausgestaltung. Es sei zu prüfen, „inwiefern die rechtliche Verankerung einer Bevorzugung von OSS bei gleichem Funktionsumfang und Wirtschaftlichkeit zu proprietären Lösungen möglich ist“. In der Folge konzentrieren sich die Anstrengungen aber auf die Förderung und den Aufbau entsprechender Strukturen – was zweifellos wichtig ist. 2022 wurden 51 Millionen Euro zur Unterstützung von Open Source bewilligt, um Projekte wie das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDis), den Sovereign Tech Fund, den souveränen Arbeitsplatz und die Open-CoDE-Plattform zu fördern. Die Digitalstrategie der Bundesregierung widmet dem Thema Souveränität einen eigenen Punkt, so heißt es: „Gemeinsam mit Ländern und Kommunen minimieren wir die Abhängigkeiten von Technologieanbietern mit Hilfe von Open-Source, offenen Schnittstellen und offenen Standards und entwickeln eine Multi Cloud Struktur“. Messen lassen will man sich u.a. daran, ob ZenDis aufgebaut, der souveräne Arbeitsplatz bereitgestellt und Multi-Cloud-Struktur realisiert wurden. Und hier könnte sich der Kreis schließen bzw. die Frage nach der gesetzlichen Verankerung der vorrangigen Beschaffung von OSS erneut stellen, denn auch für die Beschaffung im Rahmen der Multi-Cloud-Strategie braucht es Regeln.
len möglichst abwärtskompatibel sein.
2. Der Einsatz von Open-SourceSoftware soll vorrangig vor solcher Software erfolgen, deren Quellcode nicht öffentlich zugänglich ist und deren Lizenz die Verwendung, Weitergabe und Veränderung einschränkt sowie Anwendungen und Technologien eingesetzt werden, die über ihren gesamten Lebenszyklus nachhaltig sind.
3. Bei neuer Software, die von der Verwaltung oder speziell für diese entwickelt wird, ist der Quellcode unter eine geeignete Freie-
Software- und Open-Source-Lizenz zu stellen und zu veröffentlichen, soweit keine sicherheitsrelevanten Aufgaben damit erfüllt werden und dies lizenzrechtlich zulässig ist. Das Gutachten solle einen Impuls geben, „wie Open-Source-Software im Sinne des Koalitionsvertrages tatsächlich gestärkt werden kann“, so Ganten. nh
Weitere Informationen
Zum Gutachten von Prof. Dr. Andreas Wiebe kommen Sie hier: [ https://voge.ly/vglnihZ/ ]
Tipps zu Auswahl, Umsetzung und Strategie des Dokumentenmanagements.
Best Practice
Virtuelles Wissensmanagement
Ob Rundschreiben, Erlasse oder die FAQ – die Kommunikation dieser läuft meist per Mail. Wichtige Informationen gehen da auch mal verloren. Das Sozialministerium Schleswig-Holstein hat daher eine Open-Source-Lösung für virtuelles Wissens- und Kommunikationsmanagement implementiert.
Beim Wissensmanagement stehen der Erwerb, die Speicherung sowie die Nutzung von Wissen und Informationen im Vordergrund
Die anhaltend hohe Anzahl an Geflüchteten geht an den hiesigen Verwaltungen nicht spurlos vorüber. Gerade die Zuwanderungsverwaltung hat alle Hände voll damit zu tun, Fragen aus den nachgelagerten Behörden in Kreisen und Kommunen zu beantworten. Hinzu kommt, dass teilweise sehr kurzfristig ändernde Erlasse und Rundschreiben kommentiert und an alle nachgelagerten Behörden weitergeleitet werden müssen. Das macht sich auch in Schleswig-Holstein bemerkbar. „In Schleswig-Holstein gab es keinerlei zentrale Stelle, weder digital noch analog, an der all diese Informationen gesammelt werden. Alles wurde per E-Mail kommuniziert“, erklärte Isa Latta, Director Consulting bei bimoso Consulting. Wie jeder weiß, verliert man in der täglichen E-MailFlut jedoch schnell den Überblick darüber, welche Informationen man von wem erhalten hat und was überhaupt die aktuelle Fassung bestimmter Schreiben ist.
Wanted: eine Wissensmanagement-Plattform
Deswegen hat das Ministerium für Soziales, Jugend, Familie, Senioren, Integration und Gleichstellung des Landes Schleswig-Holstein (MSJFSIG) im Rahmen des Digitalisierungsprogramms 2021/
2022 den Aufbau einer virtuellen Wissensmanagement-Plattform beschlossen. Ziel sollte eine „zentralisierte, digitale Datenbasis zur Unterstützung einer rechtssicheren und effizienten Aufgabenerledigung durch die Dienststellen und Aufgabenträger und Aufgabenträgerinnen der Leistungs- und Zuwanderungsverwaltung“ sein. Auch ein behördenübergreifender Austausch von Best Practices war angedacht.
„Es geht dabei also nicht nur darum, Dokumente als PDFs irgendwo abzulegen, wo alle zugreifen können“, so Latta. Gefordert war vielmehr eine Plattform, die drei funktionale Bereiche abdeckt:
W Eine allgemein zugängliche Wissensbasis, auf der alle Informationen abgelegt werden können.
W Einen Bereich, in dem Fragen an die Fachaufsicht gestellt und von dieser beantwortet werden können.
W Eine Community, in der sich die nachgelagerten Behörden miteinander austauschen können.
„An die Plattform wurden auch technische Anforderungen hinsichtlich deren Zukunftsfähigkeit gestellt. Sie sollte beispielsweise auf Open Source basieren, OnPrem im eigenen Rechenzentrum laufen und natürlich alle erforderlichen Sicherheitsanforderungen – etwa im Bereich Datenschutz –
vaten Cloud sitzt in Deutschland, die Vorgaben der DSGVO werden also gewahrt“, so Latta. Auch das Sozialministeriums befand die Cloud-Alternative für gut. „Deshalb bleiben wir jetzt auch mit dem Produktivsystem dort.“
Administration?
Kein Problem!
AKTUELL
KI in Schleswig-Holstein
erfüllen.“ Die Projektleitung übernahm das Hamburger Beratungshaus bimoso Consulting, das sich auf die Beratung und das Management komplexer Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.
Tschüss On Prem, hallo Cloud
Erste Marktrecherchen ergaben jedoch nicht viel. „Wir haben erstaunt festgestellt, dass auf dem Markt fast gar nichts verfügbar ist, das den Ansprüchen der Verwaltung genügt“, fasst Latta die Ausgangssituation zusammen. Lediglich zwei Lösungen waren vielversprechend. Die Ausschreibung gewonnen hat schlussendlich auch einer dieser Anbieter: eXo. Die französische Firma verfügt über große Erfahrung mit der Öffentlichen Verwaltung.
Positiv hervorgestochen habe dabei vor allem die Tatsache, dass die Lösung On-Prem installierbar ist, so Latta – auch wenn dieser Aspekt irrelevant wurde. „Eigentlich sollte die Plattform im Rechenzentrum gehostet werden, das hat sich allerdings schwieriger gestaltet als gedacht, so dass zu Testbeginn das Hosting noch nicht realisiert war.“ Übergangsweise sollte schließlich die private Cloud von eXo genutzt werden. „Der Anbieter dieser pri-
Grundlage für die Wissensmanagement-Plattform ist eine OpenSource-basierte Kollaborationsplattform, die alle Tools, die für die Zusammenarbeit benötigt werden, bündelt. „Innerhalb der Plattform lassen sich verschiedene Arbeitsräume eröffnen und mit Apps –von OnlyOffice über Kalender- und Notizfunktionen – individuell gestalten. Selbst Gmail oder Outlook könnten eingebunden werden.“ Möglich sei dies aufgrund der flexiblen Schnittstellen. So lässt sich die Lösung schnell an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Das Praktische: Dafür braucht es weder Programmier-Kenntnisse noch Änderungen im Code; die meisten Anpassungen können stattdessen über Konfigurationen im Front-End realisiert werden. „Das braucht es in den Verwaltungen: Modelle, die sich leicht und problemlos an die Gegebenheiten aller Behörden anpassen lassen. So kann beispielsweise auch die gesamte Landesverwaltung die Lösung nutzen und jede Unterbehörde hat ihren eigenen Raum“, bestätigte Latta. Durch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen könne jeder Nutzer dabei nur auf für ihn relevante Inhalte zugreifen. „So entstehen einerseits Bereiche, die für alle zugänglich sind, andererseits gibt es Räume, die beispielsweise nur für einzelne Referate gedacht sind.“ Jeder Raum könne dabei wieder an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. „Da es sich um ein Mietmodell handelt, ist die Lösung auch nicht nach wenigen Jahren veraltet“, so Latta. Mittlerweile würden bei vielen Lösungen schließlich bereits nach zwei Jahren oft keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt. Nutzer müssen dann die neue Version kaufen und sämtliche Personalisierungen neu vornehmen. „Durch das Mietmodell erwirbt man jedoch eine Lizenz der Plattform, in der automatisch alle Updates und Upgrades enthalten sind. Die Konfigurationen bleiben dabei erhalten.“ Für kleinere Kommunen hat dies den Vorteil, dass sie keinen eigenen Administrator bereitstellen müssen.
Zur Nachnutzung geeignet
Das Projekt scheint anzukommen. Es gebe bereits mehrere Anfragen von Behörden in Schleswig-Holstein, wie Latta weiter berichtet. „Deswegen wird aktuell diskutiert, die Lösung auch anderen zugute kommen zu lassen. Dafür könnte die Plattform auch um weitere Funktionalitäten erweitert werden. Die aktuelle Lösung des Ministeriums ist diesbezüglich sehr minimalistisch gehalten.“ na
Der „KI-Spirit“ in SchleswigHolstein beeindruckt den Digitalisierungsminister des Landes – genug, um in Künstlicher Intelligenz gar eine Revolution der Verwaltung zu sehen. „Das Bewusstsein für die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist im Land vorhanden. Jetzt wollen wir gemeinsam die nächsten Schritte gehen, um auch die Verwaltungsarbeit mit Hilfe von KI zu revolutionieren“, sagte Dirk Schrödter. Der Minister gab – unter Berücksichtigung des ITEinsatz-Gesetzes – sein Go für den Einsatz von KISprachmodellen wie ChatGPT. „Diese KI-basierten Modelle steigern die Effizienz und die Qualität von Prozessen in der Verwaltung“, sagte Schrödter. Um das Potenzial dieser Modelle voll auszuschöpfen und auch für Mitarbeitende mehr Freiräume für ihre eigentlichen Fachaufgaben zu schaffen, solle man künftig auf digital souveräne Sprachmodelle setzen. Basis dieser sollten geprüfte und sichere Daten in entsprechenden Datenräumen der Verwaltung sein. Außerdem thematisierte Schrödter ein mögliches KIÖkosystem und in diesem Zusammenhang auch die KIStrategie des Landes. Diese wirke als Boden, auf dem ein solches Ökosystem „wächst und Früchte trägt“. cm
BSI-Award für eGovernment-Tool
Im Rahmen des 19. Deutschen IT-Sicherheitskongresses wurde der „BSI Best Student Award“ verliehen. Die Studentin Luise Dorenbusch aus Leipzig konnte sich mit ihrer Studie zur Vertrauensniveaubestimmung in der kommunalen Verwaltung durchsetzen. Ihre Konkurrenten waren Benedikt Bastin von der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, der eine Arbeit mit dem Thema „Vergleich von Multi-Faktor-Authentisierungsverfahren“ einreichte, und Jan Merlin Stottmeister von der HochschuleNiederrhein,der sich mit einer Studie zum Thema „Teilautomatisierung der Recherche und Aggregation nach IT-Sicherheitsinformationen durch Threat Intelligence Informationen aus dem Clearnet, Deepweb und Darknet“ beworben hatte. jk
Dokumentenmanagement
DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 2
Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt (Ausgabe 5). Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild ab.
Nach der Anforderungsanalyse bzw. Evaluierungsphase folgt in der Regel die Auswahl bzw. Beschaffung einer verwaltungsweit tauglichen DMS-Lösung. Nicht immer muss eine DMS-Auswahl mit einem formellen Vergabeverfahren verbunden sein. Wird während der DMS-Bestandsaufnahme festgestellt, dass in der Verwaltung bereits eine DMS-Lösung (z. B. als Archivlösung) eingesetzt wird, kann anhand einer Marktrecherche und einer damit verbundenen Funktionsüberprüfung festgestellt werden, ob lediglich eine Nachbeschaffung ausreichend ist. Ist die Verwaltung beispielsweise in einem Dachverband bzw. Zweckverband organisiert, kann geprüft werden, ob die DMS-Lösung ohne formelle Ausschreibung über den Dach-/Zweckverband bezogen werden kann.
Ist keine dieser Möglichkeiten gegeben, dann ist eine öffentliche Ausschreibung unumgänglich. Ein DMS-Auswahlverfahren ist grundsätzlich abhängig von der Art des Betreibermodells und gestaltet sich daher unterschiedlich. Neben dem klassischen Eigenbetrieb einer Lö-
satzleistungen wie das Betriebsmanagement, die präventive Wartung und auch das Einspielen von Software-Updates.
Ist der Eigenbetrieb der DMS-Lösung im Rechenzentrum der Verwaltung geplant, sind das zentrale Kriterium bei der Bestimmung der Vergabeform die zu erwartenden Gesamtkosten. Wird die aktuelle Wertgrenze von 215.000 Euro netto, also die Gesamtkosten für Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen, kumuliert auf 48 Monate, überschritten, wird eine EU-weite Ausschreibung notwendig. Für kleine Kommunen mit wenig DMSArbeitsplätzen ist meist ein nationales Vergabeverfahren ausreichend.
Als EU-weites Vergabeverfahren hat sich das „Verhandlungsverfahren“ mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb und bei einer nationalen Vergabe die „beschränkte Ausschreibung“ mit oder ohne Teilnahmewettbewerb bewährt. Da öffentliche Auswahlverfahren formell sehr anspruchsvoll sind und nachvollziehbar gestaltet werden müssen, ist es ratsam, hier auf vorhandene Werkzeuge zurückzu-
Umsetzungsprojekte) sind mit möglichst hohem Detaillierungsgrad beschrieben, sodass ein DMS-Anbieter die Umsetzungsvorhaben genau versteht und diese auch preislich im Auswahlverfahren fixieren kann.
W Die Preisabfrage: Basierend auf den in der oben genannten Leistungs-/Projektbeschreibung dokumentierten Anforderungen wird ein strukturiertes und detailliertes Preisabfragedokument erstellt. Hier werden zum einen die notwendigen Software-Lizenzen inklusive Wartungskosten und zum anderen die Dienstleistungen erfragt.
W Der Anforderungskatalog: Der Anforderungskatalog ist ein Dokument, in dem ein Großteil der für das Projekt relevanten Informationen zum angebotenen System abgefragt wird. Bei den abgefragten Informationen handelt es sich um Angaben zur technischen Basis des Systems und zu den Anwendungsfunktionen. Die Art der Fragen ist hier entscheidend, um Unterschiede der verschiedenen Lösungen zu identifizieren. Sind Fragestellungen zu
sung im eigenen Rechenzentrum der Verwaltung (On-Premises-Lösung) gibt es mittlerweile alternative Betreibermodelle z. B. in den kommunalen Rechenzentren oder über die DMS-Lösungsanbieter selbst. Typischerweise handelt es sich um Managed Services bzw. Cloud-Lösungen. Der technische Betrieb der DMS-Lösungen erfolgt hierbei nicht mehr über die Verwaltung selbst, sondern in einem externen Rechenzentrum. Erfahrungsgemäß wird nicht nur die Hardware vom Service-Anbieter bereitgestellt, sondern auch Zu-
greifen und nicht von „Null an“ zu beginnen. Es hat sich bewährt, bereits während der Anforderungserhebung zumindest drei wesentliche Dokumente zu erstellen, die für eine eventuelle Markterkundung, aber spätestens für das DMSAuswahlverfahren direkt genutzt werden können:
W Die Projekt-/Leistungsbeschreibung: In der Projekt-/Leistungsbeschreibung werden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen des Kunden beschrieben. Auch erste Umsetzungsprojekte (in der Regel 2-3
Das Projektteam muss auch dokumentieren
Leistungsfähigkeit des DMS-Anbieters notwendig. Auch hier muss auf die Fragestellungen und die Gewichtung der Ergebnisse ein besonderes Augenmerk geworfen werden, um im Verfahren nicht angreifbar zu werden.
DMS-Strategie und Umsetzungsplanung
Bereits während der Auswahlphase, besser noch früher, sollte sich das Projektteam Gedanken über die eigentliche Umsetzungsplanung der DMS-Lösung machen.
Eine zumindest grobe Gesamtumsetzungsstrategie sollte der Verwaltung vorliegen, um eine verwaltungsweite DMS-Einführung nicht zu einem Endlosprojekt werden zu lassen. Folgende Merksätze sollten zum Thema Strategie beachtet werden:
W Eine DMS-Strategie ist eine langfristig gültige Orientierungshilfe.
W Sie definiert übergeordnete Ziele und Zeitvorgaben.
W Sie ist keine Ausformulierung von Fachkonzepten für Einzelprojekte in den Ämtern und kein taktischer Maßnahmenkatalog.
W Ziele der Strategie müssen erreichbar sein, innerhalb der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen (finanzielle und personelle Ressourcen) sowie innerhalb realistischer Zeitvorgaben/-planungen.
DMS-Strategieziele sind daher:
W Die Abdeckung der unterschiedlichen Anforderungen in den einzelnen Organisationsbereichen der Verwaltung im Sinne der Verwaltungsziele (Nutzen-/Erfolgsorientierung, Fach-/Funktionsanforderungen, IT-Rahmenbedingungen…).
oberflächlich, dann sind nachher alle Systeme gleich und wesentliche Unterschiede nicht erkennbar.
Zusätzlich ist ein schlüssiges Bewertungsschema notwendig, um das Ausschreibungsverfahren transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Hier sind die Art der Bewertung und die prozentuale Gewichtung der einzelnen Bewertungskategorien von großer Bedeutung.
Bei einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb wird zusätzlich ein Dokument zur Überprüfung der
W Eine vorgeplante Einführungsreihenfolge einzelner Teilprojekte für eine verwaltungsweite DMS-Einführung (Roadmap).
Die Strategie ist abhängig von Rahmenbedingungen, die in der Verwaltung vorherrschen. Es gibt nicht DIE eine Einführungsstrategie. Sie variiert in der Regel aufgrund folgender Einflüsse:
W Größe und geografische Verteilung der Gesamtverwaltung; wie viele Organisationseinheiten (zum Beispiel Ämter oder Sachgebiete) müssen verwaltungsweit in unterschiedlichen Lokationen an das DMS angebunden werden?
W Wie viele Personen sind in diesen Organisationseinheiten von der DMS-Einführung betroffen?
W Wie positioniert sich das DMS zu Fachverfahren, die evtl. selbst ein eAkten-Modul besitzen?
W Welche Aktenarten sind in einer Organisationseinheit vorhanden (Sach-/Fallakten) und wie viele?
W Wie und welche Akten bzw. Dokumente werden heute unter den Organisationseinheiten ausgetauscht?
W Welche Workflows sind innerhalb der DMS-Lösung sinnvoll?
W Welche Aufgaben liegen in den Organisationseinheiten zu welchem Zeitpunkt an; wie hoch ist also die personelle Auslastung in diesen Bereichen (haben die überhaupt Zeit für das DMS-Projekt)?
W Unvorhergesehene Faktoren (z.B. die Flüchtlingskrise, die in den Sozialämtern zu Verschiebungen von DMS-Einführungsprojekten geführt hat).
W Der zu erzielende Nutzeneffekt mit Einführung einer DMS-Lösung in den Organisationsbereichen.
Es ist auch nicht untypisch, dass die Verwaltungsleitung die Strategie mitbestimmt und evtl. eine Zielvorgabe für eine verwaltungsweite DMS-Einführung vorgibt, nach dem Motto „in 5 Jahren sollen alle Organisationseinheiten mit dem DMS ausgestattet sein“. In diesem Fall bleibt dem DMS-Projektteam häufig nur die Wahl:
W die Anzahl der anzubindenden Organisationseinheiten zu ermitteln,
W daraus schließend, die Anzahl der Umsetzungsprojekte in einem Zeitraum (z.B. in einem halben Jahr) zu identifizieren, W die fachlichen Anforderungen, also die Komplexität der Umsetzung, zu verstehen (z.B. sind Projekte zur Einführung einer standardisierten Sachakte schneller und einfacher umzusetzen als Projekte mit einer tiefen Fachverfahrensintegration), W die notwendige Anzahl der Projektbeteiligten zu ermitteln, mit der die verwaltungsweite DMSEinführung im vorgegebenen Zeitraum überhaupt machbar ist. Zugegebenermaßen ist das kein einfaches Unterfangen, welches aber für Gesamtumsetzung und Zielsetzung notwendig wird.
Wallfahrtsstadt Kevelaer
Poststelle digitalisiert
Die Wallfahrtsstadt Kevelaer in Nordrhein-Westfalen treibt die Digitalisierung ihrer Einrichtungen und Behörden voran. Die Vorgabe des Bürgermeisters lautet: Was sinnvoll digitalisiert werden kann, muss digitalisiert werden.
Das jüngste Digitalisierungsprojekt der Wallfahrtsstadt Kevelaer ist die professionelle digitale Poststelle. Anfang 2021 digitalisierte die Stadt ihre Dokumente noch dezentral, zudem kamen verschiedene Scannertypen zum Einsatz: Flachbettscanner, Multifunktionsgeräte und Etagenkopierer verschiedenster Preisniveaus und von
unterschiedlichen Herstellern. Die Folgeprobleme:
W Verfügbarkeit: Die Low-BudgetGeräte fielen immer wieder aus, mussten eingeschickt oder komplett ersetzt werden und standen dann tage- und wochenlang nicht zur Verfügung.
W Image-Qualität: Während manche Geräte annehmbare Bilder
erzeugten, war auf anderen Scans oft nur wenig zu erkennen.
W Prozess-Qualität: Die gerätebedingten Unterschiede in den Arbeitsschritten ließen ein ersetzendes Scannen im Sinne von TR-Resiscan nicht zu.
W Kosten und Umwelt: Zwar günstig in der Erstanschaffung, mussten immer wieder Scanner entsorgt und neu angeschafft werden.
W Service: Es dauerte oftmals zu lange, bis qualifizierte Techniker erreichbar oder vor Ort waren.
Klare Anforderungen
„Bereits nach kurzer Zeit des dezentralen Scannens hatten wir verstanden: Um unsere Ziele zuverlässig zu erreichen, benötigen wir einen echten Produktionsscanner“, erläutert Anika Sestig von der Abteilung Zentrale Dienste. „Viele Budget-Scanner statt einem Profi-Gerät einzusetzen, spart weder Geld, noch führt es in der Tagespost-Digitalisierung zu annehmbaren Ergebnissen. Erst recht nicht, wenn man TR Resiscan-konform oder -nah scannen möchte.“
Die Anforderungen an den neuen Scanner waren deshalb klar definiert: Der Scanner sollte hochver-
BESCHAFFT!
fügbar, einfach zu bedienen und langlebig sein. Zudem sollten sich grundlegende Arbeiten wie die Reinigung oder der Wechsel von Verschleißteilen ohne externe Techniker durchführen lassen.
„Wir wollten einen besonders nutzerfreundlichen, robusten und unkomplizierten Scanner. Denn das bedeutet aus der Sicht einer vergleichsweise kleinen Behörde ‚Leistungsstärke‘. Unser Hauptaugenmerk lag nicht auf höchstmöglichen Durchsätzen“, ergänzt Christian Cleve von der Abteilung Zentrale Dienste. „Was wir aber unbedingt wollten und auch dringend benötigten: einen Scanner, der zuverlässig funktioniert, und einfachste Prozesse ermöglicht. Dransetzen, draufdrücken, scannen, fertig.“
Die Wahl fiel auf den „SCAMAX® 601cd“ des Herstellers InoTec, der zunächst als Teststellung ausgiebig erprobt wurde. Der Scanner ist laut Anbieter TR-Resiscan-geeignet, bietet einen papierschonenden Bandtransport und ein 18 Zen-
timeter großes Touch-Display. Um die Nutzerfreundlichkeit der neuen Scan-Lösung zu optimieren, entschied sich die Stadt außerdem für die Scan-Software „SCAMAX® scan+“. Nachdem der endgültige Scanner geliefert wurde, gab es durch InoTec noch eine Schulung für die Mitarbeiter der Poststelle. Der Scanner wird inzwischen für alle städtischen Abteilungen genutzt, die bereits an das Dokumentenmanagement-System angeschlossen sind. Weitere sollen sukzessive angeschlossen werden. „Wir sind mehr als zufrieden mit dem Scanner und der Software. Unsere Entscheidung, auf Qualität zu setzen, zahlt sich aus: Wir erreichen unsere Ziele, digitalisieren taggleich, und konnten viele Prozesse auf ein neues, digitales Level heben. Der Scanner ist ein echter Meilenstein auf unserem Weg zur komplett digitalen Stadtverwaltung“, resümiert Cleve. „Darum haben wir ihn auch bereits benachbarten Kommunen vorgestellt und empfohlen.“ su
Es ist höchste Zeit umzustellen – und sich zu freuen: Die MACH live! E-Beschaffung als Teil der MACH Finanzlösung steigert das Tempo, reduziert Fehler und entlastet alle! Mehr schaffen? E-beschaffen!
Christian Cleve und Anika Sestig (Zentrale Dienste, Wallfahrtsstadt Kevelaer) mit dem neuen Produktionsscanner
Der neue InoTec-Scanner wird in Kevelaer für alle ans DMS angeschlossenen städtischen Abteilungen genutzt
Geschützte Daten kollaborativ nutzen
Daten gemeinsam nutzen, ohne sie auszutauschen, verschlüsselte Daten analysieren? Was fast magisch klingt, ist machbar – und birgt großes Potenzial für den Public Sector. Eine neue Studie hat die Technologien dafür unter die Lupe genommen.
Nicht erst der Startschuss für das bundesweite Dateninstitut im Mai hat das Thema Datennutzung in den Fokus gerückt, auch der Digital-Gipfel Ende letzten Jahres stand unter dem Motto: „Daten –Gemeinsam digitale Werte schöpfen“. Tatsächlich ist der öffentliche Sektor in einer privilegierten Situation durch den Zugriff auf eine Fülle von Daten aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Die Verknüpfung dieser Daten ermöglicht Voraussagen und fundierte Entscheidungen ebenso wie neue Erkenntnisse.
Wäre da nicht die andere Seite: Es geht oft um sensible Daten, die nicht in die falschen Hände gelangen dürfen. Datenschutz, Geheimschutz und Informationssicherheit müssen gewährleistet sein. In diesem Dilemma zwischen kollaborativer Datennutzung und Datenschutz stecken öffentliche Verwaltungen häufig fest. Wenig bekannt und vor allem kaum genutzt ist eine Gruppe von Technologien, die hierfür Lösungen bieten: Privacy-Enhancing Technologies, kurz: PETs. „Beim Einsatz von PETs im öffentlichen Sektor hakt es oft daran, dass viele Verwaltungen noch kein klares Bild über die Potenziale und Grenzen der Technologien für den eigenen Anwendungsfall besitzen“, sagt Jakob Kollotzek, Research Lead bei PUBLIC. Er ist Co-Autor des Reports „Privacy-Enhancing Technologies für die Verwaltung“. In diesem Bericht erläutern Experten von Sopra Steria und PUBLIC Funktionsweisen, Einsatzfelder, aber auch Grenzen der Technologien. PETs gemeinsam ist, dass sie die Nutzung von Daten ermögli-
Fortsetzung von Seite 14
chen, indem sie die mit dem Datenmanagement und besonders der Kollaboration verbundenen Risiken vermindern. Das klingt noch recht abstrakt und tatsächlich unterscheiden sich die einzelnen Technologien in ihren jewei-
Grad der Marktreife und mit 46 Prozent den höchsten Marktanteil unter den im Report beschriebenen Technologien.
W Federated Learning ermöglicht es mehreren Parteien, mit ihren jeweils dezentralen Daten
ligen Ansätzen, Anwendungsszenarien und auch in der Marktreife. Im Report werden daher zunächst sechs grundlegende Technologien vorgestellt und bewertet:
W Differencial Privacy: Bei diesem Verfahren werden die Daten mit „Rauschen“ (noise) angereichert. Dadurch sollen Rückschlüsse auf Personen erschwert werden, während die statistischen Eigenschaften der Daten erhalten bleiben.
W Synthetische Daten: Diese künstlich erzeugten Daten werden mit Hilfe von Machine-Learning-Algorithmen nach dem Muster echter Daten generiert oder durch Veränderung aus echten Daten gewonnen. Synthetische Daten werden zum Training für KI bereits eingesetzt, die Technologie hat einen mittleren
ein gemeinsames Machine-Learning-Modell zu trainieren, ohne die lokalen Daten auszutauschen. Als möglicher Anwendungsfall wird die Nutzung von Datensilos bei Polizeibehörden zur Früherkennung von Straftaten beschrieben.
W HomomorpheVerschlüsselung: Mit dieser Kryptographiebasierten Technologie können Daten während des Transfers, der Verarbeitung oder Speicherung verschlüsselt gehalten, aber dennoch analysiert werden. Die Autoren bescheinigen der homomorphen Verschlüsselung großes Potenzial gerade im Bereich des Cloud Computing. Allerdings erfordert die Technologie sehr große Rechenleistungen und ist aufgrundderKostenundRechenzeiten noch nicht effizient.
Ausblick
Handlungsempfehlungen
Aus den Erkenntnissen des Berichts, in dem auch vier Fallstudien ausgewertet werden, leiten die Autoren Empfehlungen ab, wie der Einsatz von PETs in der Öffentlichen Verwaltung gefördert werden kann – auf Bundes- wie auf Landesebene:
Auf Bundesebene:
W PETs in die Architekturrichtlinie des Bundes aufnehmen
W mit dem Bundesprogramm Privacy-Enhancing Technologies Leuchtturmprojekte fördern
W durch Standardisierung und Bewertung (etwa durch das BSI) Vertrauen schaffen
Auf Landesebene:
W mit PET-Trainingsprogrammen aufklären
W mit Innovationswettbewerben Co-Creation ermöglichen
W Trusted-Execution-Environment (TEE) kombiniert Hardund Software-Komponenten: Teile des Codes oder Daten werden vom Betriebssystem abgetrennt und in einem isolierten Teil des Prozessors abgelegt, vergleichbar einem sicheren Raum. Die Rolle der Software-Komponenten wird mit der einer Aufsichtsperson innerhalb dieses Raumes verglichen. Die Autoren des Reports sehen die besondere Bedeutung der Technologie für die Öffentliche Verwaltung beim Outsourcen auf externe Server oder Clouds. Innerhalb des isolierten Bereiches kann mit unverschlüsselten Daten gearbeitet werden, das spart Rechenleistung. Die Marktreife ist fortgeschritten: TEE sind bereits in vielen Smartphones integriert.
W Secure Multiparty Computation: Nach dem Prinzip des „Secret Sharing“ wird ein geheimer Wert in mehrere Anteile zerlegt, die dann auf die Teilnehmer verteilt werden. So können gemeinsame Daten analysiert werden, ohne dass die Beteiligten den eigenen Input offenlegen müssen. Die Technologie ist noch in einem frühen Entwicklungsstadium und hat mit 2,4 Prozent den geringsten im Report ausgewiesenen Marktanteil.
W Zero-Knowledge-Proof: Ein kryptografisches Protokoll, ermöglicht eine Verifizierung, ohne das Beweismittel selbst offenzulegen. Ein Beispiel aus der Öffentlichen Verwaltung wäre,
zesse zu übernehmen (z. B. eine persönliche Paraphe mit grüner Tinte auf dem Papier).
wenn BürgerInnen ihren Anspruch auf bestimmte Sozialleistungen nachweisen können, ohne dabei sensible Informationen, etwa zu ihrer finanziellen Situation, offenzulegen.
Startpunkt: der konkrete Anwendungsfall
In der Praxis werden meist mehrere PETs kombiniert. Ausgangspunkt für die Anwendung im öffentlichen Sektor sollte ohnehin nicht eine bestimmte Technologie sein, sondern immer der jeweilige Anwendungsfall. Die Autoren empfehlen, zunächst „ein präzises Verständnis für den eigenen Bedarf zu entwickeln“. Auch wenn die grundlegenden Funktionen einzelner PETs bekannt seien, falle es oft nicht leicht, die passenden Lösungen auszuwählen. Der Report stellt dafür einen Entscheidungsbaum als Raster zur Verfügung. Anhand von Fragen, etwa zum gewünschten Ergebnis oder der Art der Daten, kann der eigene Anwendungsfall eingeordnet werden. Die am Ende resultierenden Empfehlungen für bestimmte Technologien sollen Klarheit über geeignete PETAnwendungen schaffen. nh
Weitere Informationen
Der Report„Privacy-Enhancing Technologies für die Verwaltung“ basiert auf Desk-Research, einer Marktanalyse und begleitenden Interviews mit Start-ups, die PET-Lösungen anbieten. Den kompletten Report finden Sie unter dem Link:
[ https://voge.ly/vgllABe/ ]
Blaupause für die Umsetzungsprojekte entwickeln
Zur DMS-Einführungsstrategie wird die Entwicklung einer „Blaupause“ zur Planung und Umsetzung der einzelnen DMS-Teilprojekte empfohlen. Es beginnt damit, ein einheitliches Projektvorgehen für jedes Teilprojekt zu definieren, wie beispielsweise in der Abbildung auf Seite 14 zu sehen ist. Die entwickelten bzw. eingesetzten Projektwerkzeuge für die einzelnen Arbeitspakete in den Umsetzungsprojekten sollten wieder-
verwendbar gestaltet werden. Beispiel aus der Praxis hierfür sind u. a. Projektpläne, Vorlagen für Fach-/Feinkonzepte, Testfälle-/ dokumentationen, Schulungsunterlagen für verschiedene Anwendergruppen, Anwenderdokumentationen, Dienstanweisungen und auch technische Vorlagen zur Verschlagwortung und zu Berechtigungen.
Change-Management
Nicht nur über Teilprojekte hinweg muss sich das DMS-Projekt-
team auch mit Aufgaben wie dem Change-Management, Risikoanalysen (was wäre, wenn folgendes im Projekt eintritt), der Dokumentation für das Gesamt-/Teilprojekt und auch der verwaltungsweiten Projektkommunikation beschäftigen. Häufig wird der Aufwand für das Thema Change-Management, also die Überführung alter, gewohnter Abläufe in die digitalisierten Prozesse, unterschätzt. Es ist nicht sinnvoll und in einigen Fällen nur schwer möglich, aktuelle Papierprozesse 1:1 in elektronische Pro-
Das Abschneiden „alter Zöpfe“ von papiergebundenen Prozessen im Verwaltungsalltag ist typischerweise notwendig, um das volle Potential einer modernen DMSLösung auszuschöpfen.
Kommunikation
Internes Marketing für die verwaltungsweite DMS-Einführung fällt unter das Thema Kommunikation. Das Projektteam sollte verwaltungsweit aufklären und aktives Marketing zum Thema DMS betreiben: Wozu ist das System gut, welche Probleme werden gelöst, wo sind die Grenzen, was ändert sich in der Organisation, was
kommt Neues auf die Verwaltung zu? Auch kann es nur von Vorteil sein, wenn dem Verwaltungspersonal aktuelle Projektfortschritte und die nächsten geplanten Aktivitäten offen kommuniziert werden. Neue Ideen, Rückkopplungen und Verbesserungsvorschläge durch die betroffenen Verwaltungseinheiten an das DMS-Umsetzungsteam sollten aufgegriffen werden, um die Verwaltungsaufgaben der einzelnen Organisationseinheiten optimal mit der DMSLösung zu unterstützen.
Um eRezepte zu bearbeiten, sollten Apotheken die Telematikinfrastruktur (TI) auf dem neuesten Stand halten. Verhandlungen mit den Krankenkassen zur Kostenerstattung für die TI sind jedoch gescheitert. Jetzt ist das Bundesgesundheitsministerium am Zug.
Nach einem holprigen Start nahm die Nutzung des eRezepts zuletzt Fahrt auf: Seit September 2022 müssen die Apotheken elektronische Rezepte bearbeiten können; Anfang Mai meldete die Gematik über 1,7 Millionen eingelöste digitale Verschreibungen. Wenn diese nun ab Mitte 2023 zusätzlich auch mit der elektronischen Gesundheitskarte eingelöst werden können, werde das „den Weg für ein medienbruchfreies Einlösen von eRezepten in der Apotheke ebnen“, wie Gematik-Geschäftsführer Dr. Markus Leyck Dieken gegenüber der Healthcare-DigitalRedaktion erklärte.
Ebenfalls zur Jahresmitte, ab 1. Juli 2023, sollen die Apotheken die Kosten für die notwendige Telematik-Infrastruktur (TI) über eine Pauschale von den Krankenkassen erstattet bekommen. Über die Höhe dieser Pauschale sollten sich der Deutsche Apothekerverband (DAV) und der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) bis 30. April einigen – das gelang nicht. Laut DAV betrafen die Meinungsverschiedenheiten die Höhe der monatlichen Pauschale, Art und Umfang der notwendi-
gen TI-Komponenten sowie die Behandlung von Alt- und Neufällen. Der Apothekerverband wirft den Krankenkassen vor, diese wollten zwar den Versicherten moderne Versorgungsangebote machen, jedoch kein Geld für notwendige Investitionen und Betriebskosten ausgeben: „Die Krankenkassen blockieren die Apotheken, beim eRezept auf dem neuesten Stand zu bleiben, und treffen damit vor allem ihre eigenen Versicherten“, so DAV-Vorstand Anke Rüdinger. Vom GKV-Spitzenverband heißt es dazu: „Wir bedauern sehr, dass es bei der neuen Finanzierungs-
vereinbarung zur Telematikinfrastruktur aufgrund der zum Teil sehr unterschiedlichen Positionen zu keiner Einigung bei den Verhandlungen gekommen ist, zumal die Verhandlungen zunächst durchaus konstruktiv verliefen.“ Entsprechend der gesetzlichen Regelung (§379 Sozialgesetzbuch V) ist nun das Bundesgesundheitsministerium in der Pflicht, den Vereinbarungsinhalt innerhalb von zwei Monaten festzulegen. Eine bislang geltende TI-Refinanzierungsvereinbarung zwischen Krankenkassen und Apotheken läuft Ende Juni aus. nh
„Wenn Dokumententation schlecht gemacht ist, wird sie zur Bürokratie“
Verbindliche IT-Standards gefordert
Der Marburger Bund formuliert eine klare Forderung Richtung Politik: IT-Hersteller brauchen verpflichtende IT-Standards. „Alle Dokumentationen, die den Standards nicht entsprechen, sind auszusetzen“, heißt es von der Interessensvertretung der Ärzte.
Der Marburger Bund hat in einem Beschluss der 141. Hauptversammlung den Gesetzgeber aufgefordert, zur Dokumentation von administrativen und medizinischen Daten im Gesundheitswesen verbindliche Standards für IT-Hersteller vorzugeben. Demnach sollte jede Information, die nicht einem zeitlichen Wandel unterworfen sei, während eines Behandlungsfalles nur einmal eingegeben werden müssen. Und: Gesetzgeberische Vorgaben zur Qualitätssicherung dürften nur dann umgesetzt werden, wenn diese IT-Standards erfüllt seien.
„Krankenhausinformations- (KIS) und Praxisverwaltungssysteme (PVS) müssen über geeignete, vom Hersteller zu erfüllende Maßnahmen, wie z. B. digitale Automatisierung von Abläufen, so gestaltet sein, dass innerhalb des Systems Daten ohne erneute Eingabe ausgetauscht werden können. Subsysteme müssen Informationen über Schnittstellen beziehen“, fordern die Delegierten im Beschluss. Dafür sei es erforderlich, dass Informationen auf „Feldebene“ komplett standardisiert werden. „Ärztinnen und Ärzte sind sich bewusst, dass durch die Dokumen-
Task Force
Entbürokratisierung
Softwareanbieter seien gesetzlich auf eine Datenarchitektur mit standardisierten Schnittstellen zu verpflichten: In ihrem ersten Zwischenbericht führt die Task Force „Entbürokratisierung“ des Marburger Bundes weitere Maßnahmen zum Bürokratieabbau auf.
tation von Daten eine wichtige Grundlage für Transparenz, Wissen und neue Erkenntnisse geschaffen wird. Wenn Dokumentation aber schlecht gemacht ist, wird sie zur Bürokratie“, heißt es vom Marburger Bund. su
Ergebnisse und Vorschläge
Der Zwischenbericht der Task Force„Entbürokratisierung“ ist online als PDF abrufbar:
[ https://voge.ly/vglc2fl/ ]
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Mirko Bülles Director TAM Armis
IHRE REFERENT
NicolaHauptmann RedakteurinHealthcareDigital
NeueEU-RichtlinieNIS2:WieSiejetzthandelnmüssen!
NeueHerausforderungen fürdenGesundheitssektor
DieneueNIS2RichtliniestelltdasSicherheitsgesetz3.0 vorerst zurück und stellt Kritische Infrastrukturen, ZuliefererundDienstleistervorneueHerausforderungen -wasbedeutetdiesfürSie?
Die NIS2 Richtlinie und die Auswirkungen auf den Gesundheitssektor: In diesem Fachvortrag von SonicWall erfahren Sie, welche Herausforderungen nicht nur auf den Bereich kritischer Infrastrukturen, sondern auch auf die Zulieferbetriebe, Dienstleister und den Bereich Security zukommen. Bislang fanden die Voraussetzungen für KRITIS nur für bestimmte Bereiche Anwendung, ab 2024 gelten diese jedoch durch NIS2 auch für Unternehmen, die Kritische Infrastrukturen beliefern, Servicedienstleistungen erbringen odermitdieseninandererWeisezusammenarbeiten.Dabei istzubeachten,dassdieRichtlinieeineHolschulddarstellt, d.h. jede Institution/Unternehmen muss sich selbstständig informieren,obundwiedieRichtlinieanzuwendenist.Indiesem Vortrag erfahren Sie, wen NIS2 im Detail betrifft und erhaltenkonkreteHandlungsempfehlungen. IhreVorteile
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Die Cloud im Gesundheitswesen
Eine intersektorale Gesundheitsversorgung hat zum Ziel, die einzelnen Regionen und Akteure zu vernetzen. Die Digitalisierung ist hier der geeignete Hebel – und ganz konkret die Cloud.
Die Cloud ist nichts Neues, doch längst nicht überall Standard. Gründe hierfür sind nicht zuletzt gewisse Vorbehalte hinsichtlich der Datensicherheit. Eine Studie von Flying Health in Zusammenarbeit mit Atos und VMware hat diesen Umstand, aber auch die Bedeutung der Cloud für das Gesundheitswesen, unter die Lupe genommen. Dabei wurden Interviews und eine Online-Umfrage mit Personen sowohl aus dem stationären als auch aus dem ambulanten Sektor sowie mit Vertretern von Krankenkassen und der Bundesärztekammer durchgeführt.
Eines der zentralen Ergebnisse überrascht zunächst einmal nicht: Die Rahmenbedingungen für eine funktionierende intersektorale Versorgung sind nicht genügend ausgebaut. Die Gründe hierfür sind komplex und nicht ausschließlich auf fehlendes technisches Knowhow zurückzuführen:
W 84 Prozent der Befragten gaben „mangelnde Kommunikation zwischen den Stakeholdern“ als Hürde an.
W 77 Prozent halten die finanziellen Anreize für unzureichend.
W 36 Prozent nennen als Hinderungsgrund eine „unzureichende technische Kompetenz“. „Intersektorale Kommunikation findet noch nicht in dem Maße statt, wie man es sich wünschen würde“, sagt Dr. Carsten Giehoff, Leiter IT bei der Schwester Euthymia Stiftung, der unter den Befragten war. Dr. Klaus Reinhardt, Präsident der Bundesärztekammer, ergänzt, dass intersektorale Versorgung nur dort funktioniere, wo sich Ärzt:innen und Organisationen selbst auf den Weg machten, um geeignete Strukturen zu entwickeln. „Die Überwindung von Schnittstellen zwischen den Sektoren und das Vernetzen von Daten befördert gutes ärztliches Handeln“, betont Reinhardt. Konkret wurden drei Erfolgsfaktoren für intersektorale Versorgung genannt: versorgungsrelevante Anwendungsfälle, Nutzerfreundlichkeit und klare Standards.
„Cloud ist alternativlos“
Bei den Antworten gab es ein klares Bekenntnis zur Cloud. „Wie in vielen anderen Bereichen wird es auch im Gesundheitswesen eine Verlagerung zu einer ortsunabhängigen Leistungs- und Arbeitswelt geben. Um dies zu ermöglichen, kommt man um die Nutzung von gewissen Cloud-Diensten nicht herum“, sagt zum Beispiel Nils Dehne, Geschäftsführer der Allianz kommunaler Großkranken-
häuser. Bei den Kassen sieht man das ebenso: „Wir laufen bei der Betrachtung der Vorteile auf eine Alternativlosigkeit zur Cloud hinaus“, meint Roland Bruns, Bereichsleitung IT Barmer. Dr. Christian Ullrich, stellvertretender Vorstand und Bereichsleiter IT der Siemens Betriebskrankenkasse (SBK), betont, dass die Kassen die Vorteile bereits erkannt haben: „Kundenorientierte Krankenkassen müssen ihren Versicherten Online-Services mit einer 24/7-Verfügbarkeit zur Verfügung stellen.
Dabei bietet sich die Nutzung von Cloud-Diensten an. Das ist sicherlich ein Grund, warum die Krankenkassen bei der Nutzung von Cloud-Diensten weiter sind als zum Beispiel die Leistungserbringer selbst.“
Nahezu alle Befragten glauben, dass Cloud-Lösungen die intersektorale Versorgung verbessern können. Und viele davon (62 Prozent) nutzen die Cloud bereits, aber eben vorrangig im nicht-medizinischen Bereich – also beispielsweise Microsoft Teams. Nur 32 Prozent haben eine umfassende CloudStrategie.
Der Wille ist da
Gleichzeitig sind den Befragten aber die Vorteile bewusst: 89 Prozent denken zum Beispiel, dass durch eine Cloud-Nutzung das Personal entlastet werden kann. Die Kommunikation werde durch den ortsunabhängigen Zugriff erleichtert. Und: Die IT-Sicherheit könne besser gewährleistet werden. „Security-Spezialisten sind sehr rar auf dem Markt, und mit einer gehosteten Lösung verpflichtet man sich auch, einen gewissen Standard an Security einzukaufen. Dies entlastet das eigene Team“, bestätigt Sebastian Polag, Vorstand der Agaplesion gAG. Und weshalb wird sie dann nicht genutzt? Auch darauf gibt die Umfrage Antworten: 71 Prozent sehen das Fehlen an qualifizierten Fachkräften in der IT als Hürde für die Nutzung der Cloud, und für 55 Prozent ist die Skepsis hinsichtlich des Datenschutzes das größte Hindernis. Diesem Argument widerspricht Polag. Er sagt, dass „ein Hauptgrund für die Skepsis gegenüber Cloud das Bedürfnis ist, die Daten bei sich selbst liegen zu haben, wohlwissentlich, dass der Serverschrank im Keller eines Krankenhauses wahrscheinlich viel mehr Risiken birgt als eine gut abgesicherte Cloud-Lösung“. Als weiteres Hindernis wurde genannt, dass zwar die Beschaffung von Cloud-basierten Kapazitäten
flexibler sei – aber schwerer budgetierbar. Flexible Finanzierungsmodelle, wie Leasing oder Pay-peruse, die die Vorteile der Cloud im Bereich Skalierung ermöglichten, seien in der klassischen Budgetplanung im Krankenhaus wie auch im KHZG nicht abgebildet, wie Stefanie Kemp, Chief Transformation Officer der Sana Kliniken AG, betont. Ein krankenhausübergreifender Roll-out sei eine „große ökonomische Herausforderung“. Im Falle der Sana Kliniken müssten laut Kemp bei einer konzernweiten Implementierung alle der 19 im Betrieb befindlichen KIS-Systeme einzeln über Schnittstellen angeschlossen werden. „Damit wäre das ökonomische Prinzip und die Effizienzsteigerung der Digitalisierung nicht erfüllt“, betont Kemp. Eine harmonisierte Infrastruktur oder eine Zentralisierung durch eine Plattform würden hier bedeutende Vorteile bieten und Produktivität schaffen.
Das Potenzial wird also hoch eingeschätzt, aber ebenso die Hürden. Transparenz dürfte hier eines der Schlüsselwörter sein, um Vertrauen zu schaffen und die Nutzung zu befeuern. Hier ist laut Reinhardt bereits ein Umdenken zu spüren. Man habe „mittlerweile realisiert, dass Datenschutz und -sicherheit nur durch überprüfbare Standards und deren Kontrolle gewährleistet werden kann“.
Die Befragten der Studie fordern ebendiese klaren, einheitlichen Standards für den Austausch von Daten und die Kommunikation im Gesundheitswesen. Außerdem müsse die jeweilige, individuelle Cloud-Lösung bedarfsorientiert aus den verschiedenen Public-, Private- und Hybrid-Cloud-Konzepten ausgewählt werden. „Die SBK fährt dabei eine Multi-VendorStrategie, bei der die Hersteller mit der jeweils höchsten Kompetenz zu einem Use-Case beauftragt werden“, erklärt Dr. Ullrich das Vorgehen seiner Kasse. Auch die Sana Kliniken setzen auf Vielfalt. „In Zukunft wird ein eigener Cloud Broker im Haus gebraucht werden, um die verschiedenen Anbieter und Systeme managen zu können, denn es wird nie die eine Cloud für alle Lösungen sein“, erläutert Kemp. Unter den Beteiligten der Umfrage herrschte Konsens, dass der Umbau auf eine moderne Infrastruktur inklusive Cloud nicht nur eine technische Herausforderung sei, sondern auch eine von „People and Culture“. Es brauche eine „Bereitschaft zur Veränderung“. Nur so könne das Zielbild einer intersektoralen Versorgung erreicht werden. su
Der E-Rechnungs-Gipfel 2023 steht vor der Tür. In diesem Jahr dreht sich alles um den Themenbereich VAT in the Digital Age (ViDA) und wie dessen geplante Umsetzung in Deutschland aussieht.
Zum zweiten Mal in Folge findet der E-Rechnungs-Gipfel in Berlin statt. Kernthema ist dabei der Richtlinienentwurf der Europäischen Komission „VAT in the Digital Age (ViDA)“ der vorsieht, dass spätestens ab Januar 2025 für alle in der EU verkauften Produkte und Dienstleistungen nur einmalig – geplantermaßen in dem Mitgliedsstaat, in dem das Produkt oder die Dienstleistung zum ersten Mal unter EU-Recht fällt – zentral und digital nachvollziehbar die Mehrwertsteuer entrichtet werden muss. Beim diesjährigen E-Rechnungs-Gipfel finden zahlreiche Veranstaltungen und Keynotes unter anderem zu folgenden Themenbereichen statt:
W Aktuelle Herausforderungen der Umsatzsteuer – Dr. Armin Rolfink (Bundesministerium der Finanzen),
W Die Einführung eines elektroni-
schen Meldesystems bzw. der ERechnung aus Sicht der Finanzverwaltung – Dr. Theresa Grün (Bundesministerium der Finanzen),
W Digitalisierung öffentlicher Einkaufs- und Beschaffungsprozesse – u. a. Dr. Lars Rölker-Denker (Koordinierungsstelle für ITStandards Bremen).
Begleitend werden auch moderierte Panel-Diskussionen unter anderem zu den Themen
W Einführung eines elektronischen Meldesystems für Rechnungen in Deutschland mit Vertretern u. a. der Bundessteuerberaterkammer und der DATEV,
W ViDA als Blaupause für eine erfolgreiche flächendeckende Einführung der E-Rechnung in Deutschland mit Vertretern aus dem hessischen Finanzministerium und dem Verband elektronische Rechnung (VeR),
Neue Ideen und
W Anforderungen des Mittelstands im Zuge der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung mit Vertretern der DIHK und aus dem Bereich Steuerrecht angeboten. jk
Überblick
E-Rechnungs-Gipfel 12. und 13. Juni 2023
Pullmann Berlin Schweizerhof Budapester Straße 25 10787 Berlin
Veranstaltungszeiten: 8.30 bis 22 Uhr inklusive Abendveranstaltung (Tag 1) bzw. 8 bis 16.30 Uhr (Tag 2)
Veranstalter: Vereon AG
Eintrittspreise: Regulär: 2.195 Euro Anwender: 695 Euro
[ www.e-rechnungsgipfel.de ]
IHRE REFERENTEN
Nichtnur,abervoralleminderöffentlichenHandwerdendieVorteilevonOpenSourceSoftwaregepriesen. NebendemKostenvorteilgegenüberEnterprise-Software-Produkten werden vor allem die totale TransparenzdurchdieHoheitüberdenSourceCodesowiedie damit einhergehende Flexibilität geschätzt. Doch neben diesen klaren Pluspunkten gibt es vor allem im KontextgeschäftskritischerAnwendungenaucheinigeNachteile,diebeiderEntscheidungfürdierichtige Plattformbetrachtetwerdensollten.
In unserem Webinar möchten wir sowohl die Vor- als auchdieNachteilevonOpenSourceSoftwareimKontextvonBehördenundVerwaltungenbeleuchten.Zudem möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über dieEnterpriseOpenSourcePlattformLiferayDXPgebenundzeigen,inwieferndiesezumTreiberihrerdigitalenTransformationwerdenkann–unddasganzohneSicherheitsbedenken.
Bei vielen staatlichen Organisationen ist die Liferay PlattformübrigensbereitsimEinsatz:Soauchbeider Konrad-Adenauer-Stiftung (KAS), die mit Liferay eine Multisite-Plattform für alle internen und externen Touchpoints umgesetzt hat, bei BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN, die ihr Mitgliederportal mit Liferay realisiert habensowiebeiderStadtWien,dieaufihremWegzur SmartCityaufLiferayvertraut.
Konzepte:
Der Hauptstadtkongress 2023
In diesem Jahr finden der jährliche Gesundheitsmanagementkongress, der Pflegemanagementkongress sowie das Ärzteforum im Rahmen des HSK zum ersten Mal im Hub 27 der Messe Berlin statt.
Der Hauptstadtkongress ist ein wichtiger Treffpunkt für Entscheider aus dem Bereich des Gesundheitswesens. Die Veranstalter rechnen, wie auch schon in den vergangenen Jahren, mit tausenden Besucherinnen und Besuchern. Neben zahlreichen Keynotes und Fachvorträgen gibt es an allen drei Kongresstagen die Möglichkeit, Diskussionsrunden im „Ethischen Café“ beizuwohnen. Dort trifft beim diesjährigen HSK23 der Gesundheitsunternehmer Professor Heinz Lohmann unter anderem auf Robert Möller, den CEO der Klinik GmbH, auf Heike Penon, Geschäftsführerin Finanzen der Ge-
sundheit Nord gGmbH, sowie auf Barbara Maier, Abteilungsvorständin der gynäkologisch-geburtshilflichen Abteilung der Klinik Ottakring. Als Diskussionsgrundlage wird die These „Gesundheitswirtschaft ist Vertrauenswirtschaft“ herangezogen. Als Sprecher werden unter anderem Dr. Karl Broich vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukt, der über Gesundheitsapps sprechen wird, Christina Claußen von Pfizer, die über den „Masterplan Pflege“ referieren wird, sowie Ronni Gamzu vom Tel Aviv Medical Center, der vom digitalen Krankenhaus berichten wird, erwartet. jk 14. bis 16. Juni 2023
Überblick
Hauptstadtkongress 14. bis 16. Juni
HUB27 Messe Berlin Jafféstraße 2 14055 Berlin
Veranstaltungszeiten: 10 bis 18 Uhr (Tag 1+2) bzw. 10 bis 14 Uhr (Tag 3)
Veranstalter: WISO S.E. Consulting GmbH
Preise: GMK: 849 Euro / PMK: 329 Euro Ärzteforum: 329 Euro [ www.hauptstadtkongress.de ]
IhreVorteile:
•Die Vorteile von Enterprise Open Source auf einen Blick
Unsere Stärke liegt in der Lösung komplexer Aufgabenstellungen für unsere Kunden. Seit über 20 Jahren realisieren wir erfolgreich große IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft. Neben der Beratung, der Entwicklung und dem Betrieb sind die fachlichen Schwerpunkte • Digitalisierung, • eHealth, • Finanzen/ePayment, • eGovernment, • eRechnung.
Nortal AG
Ansprechpartner: Martin Rebs
Knesebeckstraße 1 10623 Berlin Tel. 030/31 80 509-00 info.de@nortal.com www.nortal.com/de
Mit der Lösungsplattform VIS-Suite zählt die PDV GmbH zu den renommiertesten E-Akte-Anbietern in Deutschland. Die mit dem E-Akte-Award bereits 7-mal ausgezeichnete Produktfamilie hält Module gemäß dem Organisationskonzept E-Verwaltung bereit und ist in Bundesbehörden, Landesund Kommunalverwaltungen sowie im kirchlichen Umfeld, in der Polizei und in der Justiz erfolgreich im Einsatz. Das standardbasierte System erlaubt eine schnelle und allen voran wirtschaftliche Umsetzung der E-Verwaltung.
xSuite Group GmbH
Ansprechpartner: Torge Link Hamburger Str. 12 22926 Ahrensburg Tel. 0162/1069592 info@xsuite.com www.xsuite.com
Als Softwarehersteller der SAP-zertifizierten xSuite® bieten wir für öffentliche Auftraggeber eine standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Angesprochen werden die SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie der Kommunalmaster Finanzen. Es können alle Rechnungsformate wie Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, etc. verarbeitet werden.
OPTIMAL SYSTEMS Hannover ist seit 1997 die treibende Kraft für ein optimales Enterprise Content Management System in Öffentlichen Verwaltungen. In dem ECM enaio® werden Dokumente digital erfasst, ausgewertet, verwaltungsweit für alle berechtigten Mitarbeiter*innen bereitgestellt und rechtssicher archiviert. Dank der ausgeprägten Schnittstellenvielfalt zu kommunalen Fachverfahren ist ein reibungsloser Datentransfer möglich.
Seit über 30 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH innovativer Partner der öffentlichen Verwaltung für einfaches, sicheres und intelligentes Informationsmanagement. Die E-Akte-Lösung nscale eGov ist passgenau auf die Anforderungen der digitalen Verwaltung abgestimmt. Sie gibt den Pulsschlag des abteilungsübergreifenden Informationsflusses vor und führt Städte, Kommunen und Länder ins digitale Zeitalter.
Interessiert?
Hier können Sie sich in die Liste der Lösungspartner eintragen lassen: Tel. 0821/2177-212 oder -182
E-GOVERNMENT & DIGITALISIERUNG
Form-Solutions ist seit mehr als 20 Jahren der Digitalisierungspartner deutscher Behörden bei der Errichtung von Onlinediensten. Mit der Produkt- & Servicewelt rund um das Antragsmanagement 4.0 werden medienbruchfreie Prozesse von der Antragstellung bis zum archivierten Bescheid problemlos möglich.
Form-Solutions GmbH
Ansprechpartner: Olaf Rohstock Bahnhofstraße 10 76137 Karlsruhe Tel 0721/7540550 Fax 0721/754055-717 info@form-solutions.de www.form-solutions.de
FORMCYCLE (XIMA MEDIA GmbH) Sudhausweg 9 01099 Dresden
FORMCYCLE ist eine Low-Code-Lösung, die Verwaltungen dabei hilft, ihre Verwaltungsdienstleistungen zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit FORMCYCLE können Verwaltungen, mit nur wenigen Klicks und ohne Programmierkenntnisse, PDF-Formulare durch digitale Formulare ersetzen, Daten weiterverarbeiten und Prozesse automatisieren. Testen Sie FORMCYCLE unverbindlich oder vereinbaren Sie einen kostenfreien Präsentationstermin unter www.formcycle.eu!
ELEKTRONISCHE VERWALTUNGSARBEIT
Fabasoft
Deutschland GmbH THE SQUAIRE 13, Am Flughafen 60549 Frankfurt/Main
KOMPLETT-DIENSTLEISTER
AKDB
Hansastraße 12-16, 80686 München Tel. 089/5903-1533 Fax 089/5903-1845 presse@akdb.de www.akdb.de
Der Marktführer für kommunale Software: Die AKDB bietet Entwicklung, Pflege und Vertrieb qualifizierter Lösungen für alle Bereiche der Kommunalverwaltung. Zur Angebotspalette gehören im BSI-zertifizierten Rechenzentrum gehostete Fachverfahren für das Finanz-, Personal-, Verkehrs-, Sozial- und Grundstückswesen. Das BürgerservicePortal ist die bundesweit modernste und reichweitenstärkste E-Government-Plattform für Online-Verwaltungsdienste
Governikus KG
Ansprechpartner: Stefan Rauner
Die Governikus KG ist ein führender Anbieter von ITLösungen für den gesamten Zyklus elektronischer Kommunikation von der Authentisierung über den sicheren Datentransport bis hin zur Beweissicherung elektronischer Daten. Gesetzeskonformität, Sicherheit und Innovation stehen für das in Deutschland und EU agierende Unternehmen im Vordergrund.
Fabasoft ist als Produktanbieter und bei der erfolgreichen Umsetzung der Partner für die öffentliche Verwaltung. Nahezu drei Jahrzehnte Erfahrung in Sachen E-Government-Lösungen machen die Fabasoft eGov-Suite zu einem führenden Produkt im deutschsprachigen Raum. Flexible Nutzungsformen und die Integration in den Standardarbeitsplatz sorgen für hohe Anwenderzufriedenheit. Die Fabasoft eGovSuite unterstützt alle Module des Konzepts E-Verwaltungsarbeit.
29,1 Millionen Kunden in Deutschland vertrauen bereits auf PayPal, denn sie bezahlen weltweit einfach, sicher und schnell. Bieten auch Sie Ihren Bürgern ein neues Maß an Service und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter. Mit PayPal können Dienstleistungen im Verwaltungsbereich online, mobil und rund um die Uhr bezahlt werden.
IT-SICHERHEITSTECHNOLOGIE
procilon – Technologie für Informationssicherheit und Datenschutz
Der Name procilon steht seit mehr als 20 Jahren für sichere Softwaretechnologie in der öffentlichen Verwaltung. Heute nutzen mehr als 850 Kommunen, Landes- und Bundesbehörden procilonSoftware und strategische Beratungsleistungen für sicheres E-Government
procilon GmbH
Ansprechpartner: Falk Gärtner Leipziger Straße 110 04425 Taucha
Ansprechpartner: Sandro Leinzinger Türltorstr. 16-20 85276 Pfaffenhofen an der Ilm Tel. +49 8441/5044 59 sle@toolhouse.de www.toolhouse.de
Seit 1994 unterstützt toolhouse Behörden und Firmen bei der revisionssicheren Löschung von Datenträgern. Mit toolstar®shredder löschen Sie Festplatten, SSDs, NVMEs und USB-Medien unwiederbringlich nach BSI, DSGVO, NIST oder internationalen Standards - mit Zertifikat. Wir beraten Sie gerne zu Ihrem geplanten Einsatzbereich, sprechen Sie uns an.
Mit innovativen Lösungen, praxisorientierter Qualifizierung und hoher Beratungskompetenz ist PROSOZ Herten seit über drei Jahrzehnten das führenden Softwareund Beratungshaus für kommunale Verwaltungen. Als Vordenker für die Digitalisierung in den Kommunen stehen wir Ihnen als strategischer Partner zur Seite.
Telecomputer ist Ihr Komplett-Dienstleister für Software und IT-Projekte im kommunalen Umfeld. Als einer der Marktführer im Bereich Verkehrswesen bieten wir flexible, zuverlässige IT- und eGovernment-Lösungen mit einem hohen Maß an Integration und Interoperabilität – für eine moderne, schnelle und zukunftssichere Sachbearbeitung.
DATEV eG
Die DATEV eG unterstützt Kommunen, Versorgungs- und Entsorgungsbetriebe, Kurverwaltungen, Kirchen, Kammern sowie weitere öffentliche Einrichtungen mit Lösungen rund um Finanzwesen und Personalwirtschaft, mit Cloud-Lösungen sowie mit einem auf die jeweiligen Prozesse abgestimmten Dokumenten-Managementsystem.
Beim Menschen dauert eine Schwangerschaft ungefähr 40 Wochen – im deutschen eGovernment wartet man etwa sechs Semester auf Nachwuchs.
Man wächst mit seinen Aufgaben. Glaubt man dieser Binsenweisheit, stellen Herausforderungen eine Chance dar und versprechen der deutschen Verwaltung so, mit dem Fachkräftemangel gar nicht vor einer Krise zu stehen, sondern viel mehr vor einer Renaissance.
Dass Künstliche Intelligenz (KI) dabei eine entscheidende Rolle spielen kann, zeigen mittlerweile zahllose Studien und Fallbeispiele – und sorgen so nicht nur dafür, dass das Thema wohl kaum jemandem nicht zu den Ohren heraushängt, sondern auch dafür, dass scheinbar vergessen wird, dass sie trotz allem, die Arbeit eines Menschen in Vielem nicht ersetzen kann.
Wie aber gewinnt die Öffentliche Hand neue Mitarbeiter? Durch Studienangebote wie an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW) oder an der Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung (HS Bund), werden Verwaltungsmitarbeitende ausgebildet, die durch ihren Abschluss einen enormen Beitrag für das deutsche eGovernment leisten können.
„Eine moderne, effiziente und zukunftsträchtige öffentliche Verwaltung geht einher mit der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen; ein hoher Digitalisierungsgrad erfordert von den Mitarbeitenden digitale Kompetenzen. Dementsprechend haben Studiengänge im Verwaltungsmanagement eine wichtige Bedeutung für den Erfolg der Digitalisierung der Öffentlichen Hand“, so die Kooperationspartner der HAW Hamburg zur Bedeutung entsprechender Studienangebote.
Um angehende Fachkräfte optimal auf künftige Tätigkeiten vorzubereiten, umfassen die Studienangebote Module aus unterschiedlichen Fachdisziplinen. So setzt die HS Bund in ihrem Studiengang Verwaltungsmanagement auf einen Dreiklang aus juristischen, wirtschaftswissenschaftlichen und psychologischen Inhalten, um die nötigen Fach-, Sozial- und Methodenkompetenzen zu vermitteln. Ähnlich sieht auch das Curriculum des Studiengangs E-Government an der HAW Hamburg rechts-, wirtschafts- und sozialwissenschaftliche Lehrveranstaltungen sowie Module aus der Informatik und intersdisziplinäre sowie projektorientierte Veranstaltungen vor.
Der Mensch als Ressource „Wenn ich groß bin, werde ich Beamter in der Öffentlichen Verwaltung.“ Warum scheint dieser Satz so ironisch? Während sich die meisten jungen Menschen für einen Studiengang wie Betriebswirtschaftslehre (BWL), Medizin oder
Jura entscheiden, hört man eher selten von Studierenden im Verwaltungsmanagement oder eGovernment. Gerade diese Studiengänge bieten jedoch die Möglichkeit, die deutsche Verwaltung voranzutreiben.
Die Kooperationspartner der HAW Hamburg erklären dazu: „Jede Mitarbeiterin beziehungsweise jeder Mitarbeiter ist zugleich Bürgerin und Bürger – hierbei aber mit der Möglichkeit, aktiv die Verwaltungsmodernisierung zu forcieren beziehungsweise mitzugestalten, sodass Verwaltungsangelegenheiten für alle beteiligten Personen einfacher, flexibler und transparenter werden.“ Die Hochschule ergänzt: „Die Studiengänge qualifizierenunteranderemzurSteuerung von Veränderungsprozessen sowie zum kritischen Denken für innovative Problemlösungen.“
Innovationstreiber werden
Obwohl es bei der Verwaltungsdigitalisierung noch einige Mängel zu beseitigen gilt und Studiengänge diese durch ihren Praxisbezug auch den Studierenden aufzeigen,
novationen sowie neue Ansätze in ihre Arbeitsbereiche hineinzutragen.“
Ähnlich sieht das auch Dr. iur. Sabine Leppek, Dekanin des Fachbereichs Allgemeine Innere Verwaltung an der HS Bund. Wie sie erklärt, wirkten Absolventen der Studiengänge mit, die Digitalisierung in Bundesbehörden strategisch und operativ zu steuern und voranzubringen. Dazu gehöre, beurteilen zu können, an welchen Stellen die Digitalisierung in der deutschen Verwaltung bereits gut laufe. Andererseits müssten Studierende, beziehungsweise Absolventen, aber eben auch erkennen, wo noch nachjustiert werden müsse. „Genau diese Kompetenz wollen wir unseren Studierenden vermitteln. Davon profitieren unsere Abnehmerbehörden, denn unsere Absolventinnen und Absolventen bringen so neue Impulse in die Verwaltungspraxis ein.“
Gerade mit Hinblick auf den Fachkräftemangel ist es daher wichtig, neue und optimal qualifizierte Verwaltungsmitarbeitende auszubilden. Dabei können Weiter- und Fortbildungen sowie weiterführen-
Studienangebote
Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung (HS Bund):
Die HS Bund bietet im Fachbereich „Allgemeine Innere Verwaltung“ (AIV) den Studiengang „Verwaltungsmanagement“ an. Das dreijährige duale Studium ist klassisch in sechs Semester aufgeteilt. Das Dritte und Fünfte sind als berufspraktische Studienzeit vorgesehen, in der Digitalkompetenzen vermittelt und vor allem praktisch angewendet werden.
Die Absolventen erhalten den akademischen Grad Diplom-Verwaltungswirt/in (FH) und sind befähigt, als Sachbearbeiter im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst in den Behörden des Bundes im gesamten Bundesgebiet zu arbeiten.
Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg):
Erstmalig für das Wintersemester 2023/24 können sich Studienanwärter für den Studiengang „E-Government“ an der HAW Hamburg bewerben. Innerhalb von sieben Semestern lernen Studierende IT-gestützte Verwaltungsprozesse zu initiieren, um so den digitalen Kulturwandel in der deutschen Verwaltung voranzutreiben.
Praxispartner sind die Freie und Hansestadt Hamburg sowie das Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern – sie haben die Hochschule dabei unterstützt, den Studiengang so zu entwickeln, dass Absolventen die interdisziplinären Kompetenzen besitzen, die in der Praxis tatsächlich benötigt werden. Abgeschlossen wird das Studium mit dem Bachelor of Science (B.Sc.).
Etwas mit Sinn bewirken
Da für die jetzigen Studienanfänger eine Welt ohne Internet und Online-Zugang kaum noch vorstellbar sei, hole der Studiengang E-Government die Lernenden in ihrer Lebenswirklichkeit ab, wie die HAW Hamburg erklärt. Um mehr Studierende für diese Studiengänge zu begeistern, könne der
könne dennoch nicht von einer abschreckenden Wirkung der Angebote ausgegangen werden, betonen die Praxispartner der HAW Hamburg. „Vielmehr ergeben sich in diesem Tätigkeitsspektrum spannende Herausforderungen mit zugleich großem Gestaltungspotenzial.“
Und auch die Hochschule schließt sich dem an. Sie sieht im Praxisbezug der Studiengänge mehr Potenzial, Studierende zu motivieren, als die Gefahr, sie womöglich abzuschrecken: „Hochschulen greifen in Lehre und Forschung immer aktuelle Entwicklungen und Diskussionen in ihren Fachdisziplinen auf. Der offene, kritische Diskurs gehört zur Hochschule. Absolventinnen und Absolventen sollen die Kompetenz erwerben, bestehende Problemlösungsmuster kritisch zu hinterfragen und In-
„Die Studiengänge qualifizieren unter anderem zur Steuerung von Veränderungsprozessen sowie zum kritischen Denken für innovative Problemlösungen“ Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg
de Qualifikationen durchaus eine entscheidende Rolle spielen. Die HAW Hamburg betont jedoch die Bedeutung eines tiefen Verständnisses der wichtigsten Theorien, Prinzipien und Methoden und der in einem Hochschulstudium erworbenen Professionalität bei der Anwendung dieser.
Die digitale Transformation solle nicht auf technische Aspekte reduziert, sondern als ganzheitlicher Prozess verstanden werden. „EGovernment-Absolventinnen und Absolventen sollen in ihrer Schlüsselrolle als Übersetzerinnen und Übersetzer zwischen Informatikund Verwaltungsbereichen Impulse geben, reflektieren, kritisch hinterfragen, gestalten, steuern und mit internen und externen Dienstleistern ‚auf Augenhöhe‘ kommunizieren und Digitalisierungspotenziale erkennen können.“
Beitrag der Absolventen für die Gesellschaft als Ganzes also stärker in den Fokus gestellt werden. „Die Verwaltung erfüllt keinen Selbstzweck, sondern agiert für Bürgerinnen und Bürger und Gesellschaft: Die Studierenden können etwas mit Sinn bewirken.“ Von Seiten der Kooperationspartner heißt es dazu außerdem: „In der Verwaltung geht es dabei nicht um eine Prozessoptimierung zur Gewinnmaximierung, sondern vielmehr um eine wertschaffende Optimierung von Verwaltungsabläufen und von Lösungen für die Gesellschaft.“ Zielführend sind diese Studiengänge jedoch nur, wenn Absolventen auf die Realität in den Behörden vorbereitet werden. „Die Digitalisierung gewinnt auch in öffentlichen Bereichen mehr und mehr an Bedeutung. Die diesbezüglichen
Anforderungen an die Absolventinnen und Absolventen des Studiengangs ‚Verwaltungsmanagement‘ am Fachbereich AIV werden in der Berufspraxis daher künftig weiter wachsen“, erklärt die HS Bund. Deshalb müssen die Lehrpläne in diesen Studiengängen entsprechend der Bedürfnisse der Verwaltungen, deren Mitarbeiter und der Bürger ausgerichtet werden. Die Verwaltungsdigitalisierung ist ein fortschreitender Prozess. Neue Studienangebote an Hochschulen, wie der E-Government-Studiengang, sind die Reaktion auf die aktuellen Entwicklungen. Doch auch klassische Studiengänge im Verwaltungsmanagement berücksichtigen diese in unterschiedlichem Umfang bei der Entwicklung ihrer Curricula.
So hat die HS Bund zusammen mit ihrer Aufsichtsbehörde, dem BMI, anhand eines Fragebogens ermittelt, welche Digitalkompetenzen bereits an Studierende vermittelt werden und welche Anforderungen es seitens der Bundesbehörden an die Alumni gibt. Das Ergebnis dieses Soll-Ist-Abgleichs bietet wertvolle Erkenntnisse für die Reform des aktuellen Curriculums und des Modulhandbuchs der Hochschule.
Vom Beamten-Mikado zum -Twister
Absolventen der Studiengänge haben die Möglichkeit, die Verwaltungsdigitalisierung sichtlich zu beeinflussen. Die Branche braucht innovative Ideen und Lösungsansätze, die Alumni als Innovationstreiber entwickeln und umsetzen. Auch mit dem Klischee des Beamten-Mikado (Wer sich zuerst bewegt, hat verloren) kann so gebrochen werden.
Die Arbeit im eGovernment gestaltet sich eher wie ein Twister-Spiel. Zwar wirkt vieles verzwickt, verdreht und verknotet – letzten Endes könnte durch eine kleine Hilfestellung aber vieles erleichtert werden. cm
5G – Booster für die Digitalisierung
Das deutsche Mobilfunknetz ist gut und es wird immer besser – im europäischen Vergleich steht es in puncto Konnektivität auf Platz vier. Das sind beste Voraussetzungen, um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben. Bund, Länder, Kommunen und Behörden mit Sicherheitsaufgaben (BOS) benötigen eine moderne, resiliente und sichere Kommunikationsinfrastruktur. 5G ist der Schlüssel dazu.
Verwaltung, Wirtschaft und Gesellschaft befinden sich mitten in einem gigantischen digitalen Transformationsprozess. Der Grad der Digitalisierung entscheidet, wie leistungsfähig und nachhaltig Industrie, Wirtschaft und die öffentliche Verwaltung in Zukunft sein werden. Die Telekommunikationsbranche hat in den vergangenen Jahren in Deutschland Milliarden von Euro investiert, um die Netze auszubauen. Resultat: Bereits heute versorgt O2 Telefónica mehr als 82 Prozent der Bevölkerung mit 5G, bis spätestens 2025 sind 100 Prozent erreicht.
Mobile digitale Technologien machen das Leben einfacher und sicherer
Die 5G-Netze sind ein Booster für die Digitalisierung, weil sich in kürzester Zeit sehr große Datenmengen weitgehend in Echtzeit übertragen lassen. 5G ist bis zu 100-mal schneller als der 4G-Standard und die Latenzzeit beträgt gerade einmal eine Millisekunde. DadurchsindvieleneueAnwendungen möglich: Das Internet of Things vernetzt Geräte und Maschinen. Industrieprozesse werden so nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger. Smart-City-Anwendungen helfen Kommunen bei einer bedarfsgerechten Verkehrsplanung, bei der Einhaltung von Umweltstandards und sie erhöhen den Service für Bürger und Unternehmen durch Onlineangebote. Schnelle und unbürokratische Verwaltungsabläufe und Genehmigungen sind ein wichtiger Standortfaktor für die insgesamt rund 3 Millionen Unternehmen hierzulande. Digitale Technologien helfen also, das Leben einfacher und sicherer zu machen. Die Einsatzfelder reichen von der Dekarbonisierung bis zum Schutz kritischer Infrastrukturen.
5G-Netze sind leistungsfähig und flexibel Was die 5G-Netze so besonders macht, ist nicht nur ihre Leistungsfähigkeit,siesindauchhochflexibel. Je nach Bedarf können sie in verschiedenen Varianten genutzt und betrieben werden. Neben dem öffentlichen bundesweiten Netz ist es möglich, private 5G-Netze – beispielsweise in Form von Campusnetzen – einzurichten. Bereits heute betreibt O2 Telefónica solche lokalen Infrastrukturen für
Unternehmen, Verwaltungen oder Forschungseinrichtungen. Die Helios-Kliniken, Dataport, die TU München oder der österreichische Papierhersteller Prinzhorn Group zählen zu den Nutzern der 5GCampusnetze. Daneben gibt es Mischformen bis zum Network Slicing. Dabei stellt O2 Telefónica Behörden, Verwaltungen oder Unternehmen eigenständige virtuelle Netze innerhalb des 5G-Netzes zur Verfügung. Diese lassen sich individuell auf die speziellen Ansprüche des Nutzers konfigurieren, beispielsweise im Rettungswesen oder im Bereich Sicherheit. Und die Entwicklung geht weiter: Nach den Plänen der Bundesregierung soll bis 2030 das neue 6GNetz zur Verfügung stehen – mit Datenraten, die noch schneller sind und einer Latenz von Mikrosekunden. O2 Telefónica arbeitet hierfür mit dem neu eröffneten 6G Health Institute im sächsischen Markkleeberg zusammen. Ziel ist der Aufbau eines Technologieclusters, das Mobilfunk und Medizintechnik zu einem innovativen Ökosystem verbindet.
Drohnen im Einsatz für die Sicherheit
Sie liefern spektakuläre Luftaufnahmen, sie transportieren Pakete, vermessen und inspizieren Gelände und Landschaften: Drohnen sind Alleskönner. In Verbindung mit 5G-Mobilfunknetzen können sie auch Polizei und Rettungskräfte effektiv unterstützen – vor allem, wenn jede Sekunde zählt. Mit 5G ist der Datenaustausch sicher und die Latenzzeit so gering, dass alle Informationen in Millisekunden übertragen werden. Einsatzkräfte können sich also sofort ein Bild der Lage machen und wenn nötig eingreifen. Die Zentrale der Telefónica Gruppe in Madrid wird rund um die Uhr von zwei Spezialdrohnen überwacht. Die Filmaufnahmen gehen in Echtzeit an die Einsatzzentrale, die so unmittelbar reagieren kann. Damit ist die Sicherheit des Geländes rund um die Uhr gewährleistet und es gibt deutlich weniger unnötige Einsätze aufgrund von falschem Alarm. Ein zusätzlicher Erfolg: Die Kosten für die Überwachung sind um ein Drittel gesunken. Telefónica stellt das Netz bereit – Drohnen und Steuerungsplattform kommen von unserem Partnerunternehmen Unmanned Life, dem führenden
Anbieter von Softwareplattformen für die Orchestrierung autonomer Robotik.
Schnelle mobile Daten retten Leben
Ultraleichte Roboter führen in Rettungswagen selbständig Ultraschalluntersuchungen durch und senden die Ergebnisse direkt an die Klinik; mit Virtual- und Augmented-Reality-Brillen ausgestattete Sanitäter kommunizieren während der Notfallversorgung mit Ärzten – auch über weite Distanzen – und ferngesteuerte Drohnen sollen in Zukunft Defibrillatoren schnell zu Ersthelfern bringen. Das Projekt Rettungskette 5G im Ostalbkreis untersucht, wie digitale Technologien die Notfallrettung verbessern können.
O2TelefónicastelltalsTechnologiepartner des Forschungsprojektes das dafür notwendige 5G-Netz zur Verfügung. Ziel des Projekts Rettungskette 5G ist es, eine Blaupause für die Digitalisierung der Notfallversorgung zu entwickeln, die sich auf ganz Deutschland übertragen lässt.
Mobility Insights – RealTime-Informationen für die Einsatzplanung
Im Schnitt befinden sich 130.000 Besucher gleichzeitig auf der Fest-
wiese des Oktoberfestes, zwischen 19 Uhr und 20 Uhr sind es dagegen mit rund 190.000 Personen deutlich mehr; beim deutschlandweiten Streik im März war der Verkehr in typischen Stoßzeiten nur vier Prozent geringer als an regulären Tagen und im Kölner Karneval feiern vor allem junge Menschen zwischen 18 und 25 Jahren auf den Straßen. Bewegungsanalysen auf Basis aggregierter und anonymisierter Mobilfunkdaten können auch Polizei und Rettungskräften wichtige Informationen für die Einsatzplanung liefern. Kommunale Behörden und Verwaltungen können auf Basis der Daten Verkehrskonzepte entwickeln und für den reibungslosen Ablauf von Events sorgen. Mit der Data Anonymization Platform (DAP) hat O2 Telefónica basierend auf einem der weltweit strengsten Datenschutzstandards eine Methode entwickelt,
mit der diese Daten über ein mehrstufiges Verfahren verlässlich anonymisiert werden. Die Analyse der Daten übernehmen Partnerunternehmen wie Teralytics oder Invenium Data Insights. O2 Telefónica betreut allein im Mobilfunk in Deutschland mehr als 44,9 Millionen Anschlüsse. Kein Netzbetreiber verbindet hierzulande mehr Menschen.
Mehr Informationen zu den Lösungen für den Öffentlichen Sektor von O2Telefónica unter:
[ https://voge.ly/vgl5Fa4/ ]
Bürgerservices schnell und OZG-konform bereitstellen
Der einfache Weg – das Acta Nova Dialog Portal
Mit dem Acta Nova Dialog Portal können digitale Bürger- und Kundenservices, aber auch interne Prozesse aus der Geschäftsbearbeitung, einfach und schnell digital angeboten werden.
Bürger:innen und Kund:innen wollen ihre Behördenwege bequem und zeitsparend online erledigen. Barrierefrei, rund um die Uhr und vor allem: entsprechend den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes. Das Acta Nova Dialog Portal adressiert die Themen Portal, gesichertes Kommunikations und Nachrichteninterface sowie die fachbezogene Geschäftsabbildung in einem System. Dadurch werden die OZGAnforderungen in einem optimal aufeinander abgestimmten System zur Verfügung gestellt –einfach, nachvollziehbar und unkompliziert. So gestalten Sie die Abläufe in der Bürger:innen/Kunden:innenKommunikation nicht nur effizienter, sondern auch transparenter. Das spart Zeit und Kosten. Es kann mittels entsprechender Umsetzung schnell und einfach auf neue
Daten behördenübergreifend nutzbar machen
Drei Aspekte der Registermodernisierung
Während das OZG bisher den größten Fokus auf die Bürgersicht gelegt hat, wird der Blick nun zunehmend auf die internen Verwaltungsabläufe ausgeweitet. Der Schlüssel zu smarten verwaltungsübergreifenden digitalen Prozessen liegt in der Modernisierung der Registerlandschaft. Materna sieht drei wichtige Aspekte für die Registermodernisierung.
Melderegister, Personenstandsregister, Handelsregister, Vereinsregister, Grundbücher, Waffenregister, Emissionshandelsregister, Klageregister, Arztregister, Binnenschiffsregister uvm. Große Mengen an Daten von Personen und Organisationen liegen mehrfach in Registern wie diesen. Nur durch die behördenübergreifende Nutzbarmachung von Registerdaten lässt sich die Verwaltung ganzheitlich modernisieren.
Die Registermodernisierung schafft die technische Basis für die verlässliche Vernetzung zwischen Behörden und der EU sowie längerfristig gesehen auch für die potenzielle Einbindung der Wirtschaft. Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) gibt dabei den Rahmen für die Einführung eines registerübergreifenden Iden
titätsmanagements vor. Hier ist festgelegt, dass die SteuerID als eindeutiges übergreifendes Ordnungsmerkmal dienen soll, um Daten zu einer Person abrufen zu können. Auf dieser Grundlage erfolgt vor der Datenweitergabe von einem Register in Richtung einer datenabrufenden Stelle der Identitätsdatenabgleich (IDA). Essentiell ist, dass die Bürger:innen ihre Datenhoheit behalten, d. h., ihre Daten nicht ohne ihr Einverständnis abgerufen oder weitergegeben werden. Die Einführung eines Datenschutzcockpits gewährleistet diese Datenhoheit und schafft Transparenz über die Datenwege. Auf einer zentralen Plattform sollen zukünftig Genehmigungen für die Nutzung von Daten erteilt und eine Historie eingesehen werden. Der große Vorteil für Antragstel
Anforderungen reagiert werden. Optimal im Sinne der digitalen Transformation.
Vorteile des Acta Nova Dialog Portals hinsichtlich des OZG-Umsetzungskatalogs:
W Digitalisierung mit Strategie: Das Acta NovaTeam blickt auf eine langjährige Erfahrung zurück. Dadurch erfüllt das Dialog Portal gezielt die Vorgaben des OZGUmsetzungskatalogs.
W Einfache Handhabung: Mit dem Dialog Portal haben Sie einen einfachen Weg, um Bürgerservices digital bereitzustellen.
W Mehrwert für Bürger:innen: Die Servicequalität steht klar im Fokus, um gemäß den Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes die Akzeptanz digitaler Lösungen bei Bürger:innen zu erhöhen.
W Mit dem Dialog Portal stärken Sie die Strategie zur digitalen Transformation Ihrer Organisation. Services können vollständig digital gedacht und medienbruchfrei in die Praxis umgesetzt werden.
So gelingt die Umsetzung des OZG
Das Modernisierungsprojekt im Zuge des Onlinezugangsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland ist ein Meilenstein hinsichtlich der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Die Servicequalität und
die Verfügbarkeit von Leistungsangeboten für Bürger:innen wird durch digitale Lösungen kontinuierlich erhöht. Zentral für eine gelungene Umsetzung sind Lösungen, welche einfach in der Handhabung sind und somit zu einer hohen Akzeptanz in der Bevölkerung führen. Ein wesentlicher Faktor ist hierbei die Rücksichtnahme auf die Lebenslagen der Konsument:innen, damit Services auch einfacher, schneller und vor allem logischer für die Nutzer:innen im Zugriff sind. Mit dem flächendeckenden Einsatz des Acta Nova Dialog Portals werden diese Ziele ganz einfach erreicht.
Zukunftsfähig durch Erfahrung
Für die Umsetzung eines Digitalisierungsvorhabens dieser Größe braucht es jedenfalls einen erfahrenen und starken Partner. Das Acta NovaTeam von RUBICON und dessen Partner kennen sich mit der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bestens aus und stellen OZGkonforme Lösungen bereit, die über hohe Konnektivität verfügen. Dadurch ist das System neben der einfachen Bedienung vor allem besonders zukunftsfähig.
lende liegt im OnceOnlyPrinzip: Sie können nach nur einmaliger Registrierung ihre Daten überall einfach nutzen. Vom kommenden OZGFolgegesetz erwarten wir eine enge Verzahnung mit den Zielen der Registermodernisierung. So könnten die organisatorischen Grundlagen für erfolgreiche EndezuEnde digitalisierte Prozesse gelegt werden. Neben den im OZG priorisierten Lebenslagen sollten aus Sicht des Registermodernisierungsgesetzes zuerst die Prozesse um die Top 18Register im Mittelpunkt stehen. Dazu zählen z. B. Melde, Personalausweis und Gewerbezentralregister, die Versichertenkonten der Rentenversicherungsträger und das zentrale Fahrzeugregister. Auf der technischen Seite sollten einheitliche Strukturen sowie
Standards und Schnittstellen für den Datenaustausch geschaffen werden. Eine Art Datenautobahn ist bereits mit dem OnceOnlyTechnicalSystem (OOTS) im Aufbau. Neben den Voraussetzungen für die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Registern können die Behörden dann ihre jeweiligen Register auf Basis eigener Technologien digitalisieren oder modernisieren und um relevante Informationen für den Datenaustausch ergänzen. Der dritte Aspekt betrifft die fachliche Seite. Jede Behörde sollte zunächst entscheiden, welche Prozesse relevant sind und diese Prozesse als erstes durch die Anbindung an den Identitätsdatenabgleich IDA modernisieren. Das Ziel sind durchgängige EndezuEndeProzesse, die für die Bürger:innen kürzere Wartezeiten bedeuten, aber auch die Verwaltungsarbeit in Zukunft vereinfachen. Dank der digitalen Prozesse lassen sich Fachkräftemangel und Folgen des demografischen Wandels in der Verwaltung abmildern und Mitarbeiterressourcen effektiver einsetzen. Materna hat in den vergangenen Jahren ein umfassendes Verständnis für die Anforderungen an Register aufgebaut. Zum Portfolio gehören neben der Entwicklung und Modernisierung von Registern insbesondere die Entwicklung und Modernisierung von Fachverfahren – gerade im Zusammenhang mit vielen OZGDienstleistungen –, die Einführung von PortalLösungen sowie die Integration von EAkten.
Once-Only-Prinzip
SDG als Treiber der nationalen Implementierung
Laut Markus Richter ist die Registermodernisierung wichtiger als die Umsetzung des OZG. Bis Ende 2023 liegt der Schwerpunkt auf der Umsetzung der SDG-Verordnung. Durch die Frist kommt die nationale Umsetzung von Once Only in Schwung. Eine Vielzahl von Herausforderungen muss noch gelöst werden.
Noch immer müssen Nutzer:innen für viele Verwaltungsprozesse Termine vor Ort wahrnehmen. Oder sie müssen erst einmal Informationen, die die Verwaltung über sie hat, bei verschiedenen Stellen beantragen, um diese dann in einem Antrag wieder an die Verwaltung zu senden. Jedoch erwarten immer mehr Menschen eine schnelle, unkomplizierte und effektive Abwicklung von Verwaltungsangelegenheiten.
Dafür hat die Bundesregierung im Koalitionsvertrag hohe Ziele gesetzt: „Wir werden proaktives Verwaltungshandeln durch antragslose und automatisierte Verfahren gesetzlich verankern.“
In der Registermodernisierung ist das Once-Only-Prinzip zentral: Daten sollen von Bürger:innen und
Unternehmen nur einmal erhoben und innerhalb der Verwaltung ausgetauscht werden. Somit muss der Bürger nicht dieselben Informationen erneut bereitstellen. Durch Once Only und die Vernetzung von Registerdaten werden Ende-zuEnde-Digitalisierung, Automatisierung, antragslose Verfahren und proaktives Verwaltungshandeln ermöglicht.
Neben einer kooperativen Verantwortung von Bund und Ländern setzt die stufenweise Programmumsetzung für 2023 den Schwerpunkt auf die Anforderungen, die sich aus Artikel 14 der Single-Digital-Gateway-Verordnung ergeben. Hier soll ein grenzüberschreitender Datenaustausch zwischen den EU-Mitgliedstaaten ermöglicht werden.
Neu im Portfolio: Software für Sitzungsmanagement
NordrheinWestfalen leitet den Programmbereich OZG-EUOOTS und implementiert mit der intermediären Plattform und einem Access Point zentrale Infrastrukturkomponenten, um den Anschluss an europäische Mitgliedsstaaten zu ermöglichen. NRW kooperiert hier in Pilotprojekten mit den Niederlanden und Österreich und gewinnt zudem Erkenntnisse für die nationale Umsetzung. Genauso wichtig für Once Only in Deutschland sind einheitliche Standards sowie eine eindeutige und sichere Identifikation und Authentifizierung der Nutzer:innen auf Seiten von Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung, um eine eindeutige Zuordnung sowie
Datenanfrage- und -verarbeitung zu ermöglichen. Wichtig ist auch die Datensparsamkeit, damit die Verwaltung nur benötigte Daten austauscht und alle betroffenen Akteure durch ein effizientes Wissensmanagement an Bord holt. Die Herausforderungen dabei sind: Die Datenfelder in Anträgen und Fachverfahren Daten liegen oft in dezentralen Registern mehrfach, veraltet und nicht digital vor, es fehlen einheitliche Standards und es ist unklar, welches das führende Register für bestimmte Datensätze ist. Der rechtliche Rahmen muss in bestimmten Verwaltungsbereichen angepasst werden. Der langfristige Betrieb der Komponenten muss geklärt und Synergien
Ganzheitliche Verwaltungsarbeit mit ELO
Mit ELO Public Sector hat die ELO Digital OfficeGmbHeinebeliebteundalltagserprobte E-Akte im Portfolio. Jetzt hat der Stuttgarter Hersteller mit über 25 Jahren Erfahrung auch eine dedizierte Software für Sitzungsmanagement entwickelt.
Wo mit der bewährten E-Akte die Effizienz im Alltag gesteigert wird und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen gemäß des EGovernment-Gesetzes (EgovG) und des OZG erfüllt werden, unterstützt das Sitzungsmanagement ergänzend bei der Organisation, Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Rats- und Verwaltungssitzungen.
Die E-Akte im Überblick Viele Städte, Gemeinden und Verwaltungen vertrauen auf die digitale Vorgangsbearbeitung und die elektronische Aktenführung des ECM-Herstellers. Die ELO Software sorgt für Transparenz, stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und ermöglicht rechtssiche-
res Verwaltungshandeln. Sie bietet Anwendern jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen und unterstützt die tägliche Arbeit mit praktischen Funktionen.
Die ELO E-Akte integriert sich perfekt in die vorhandenen Aktenstrukturen und die jeweilige Arbeitsumgebung. Anwender haben so die Möglichkeit, elektronische Akten nach bekannter Systematik zu bearbeiten und dabei alle Vorteile digitaler Arbeitsweisen zu nutzen. Dafür stehen unterschiedliche Vorlagen für Posteingangsszenarien, Vertrauensdienste oder projektbezogene E-Zusammenarbeit bereit. So bleiben Vorgänge übersichtlich und Fristen bzw. Bearbeitungszeiten immer im Blick. Zudem werden Archivierungsvorschriften selbstverständlich
problemlos eingehalten und die Verwaltungsarbeit signifikant erleichtert. Die abteilungs- und standortübergreifende Verfügbarkeit ermöglicht hierbei einen stetigen Zugriff auf benötigte Dokumente sowie eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit.
Sitzungsmanagement als sinnvolle Erweiterung
Verwaltungs- oder Ratssitzungen sind nicht vergleichbar mit „gewöhnlichen“ Meetings auf Abtei-
mit anderen Projekten, wie digitalen Identitäten und dem OZG, vorangetrieben werden. Once Only erfordert nicht nur die Digitalisierung und Vernetzung von Registern, auch Onlineverfahren müssen zur Datenverarbeitung ertüchtigt werden. Das ist die Basis, damit Ende-zu-Ende-Prozesse und auch cloudbasierte Plattformökosysteme etabliert werden können. Capgemini unterstützt seine Kunden im gesamten Prozess, um einen langfristigen Mehrwert für alle Nutzer:innen zu bieten. Bis 2028 sollen in der Registermodernisierung weitere Komponenten umgesetzt und kontinuierlich rechtliche, technische und organisatorische Hürden ausgeräumt werden. Es bleibt viel zu tun, bis das Ziel des proaktiven Verwaltungshandelns erreicht ist.
Die Autorin
Michaela Führer ist bei Capgemini Expertin für die Registermodernisierung und beschäftigt sich mit der Umsetzung von Once Only innerhalb Deutschlands und der Anbindung nach Europa im Rahmen der Single-DigitalGateway-Verordnung.
Weitere Informationen Mehr zu Capgemini finden Sie hier: [ https://voge.ly/vglnaBN/ ]
lungs- oder Teamebene. Die Vorbereitung ist zeitintensiv, komplex und an zahlreiche Vorgaben gebunden. Daher hat ELO Digital Office mit ELO Meeting Premium das Komplettpaket für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solcher formeller Sitzungen entwickelt. Speziell abgestimmte Tools und Funktionen helfen dabei, Sitzungen gut vorzubereiten und den strukturierten sowie übersichtlichen Ablauf zu gewährleisten. Hierbei werden rechtliche Vorgaben jederzeit eingehalten, bekannte
Strukturen aus der bisherigen Sitzungsorganisation übernommen und digital abgebildet. ELO Meeting Premium passt sich ganz individuell an Verwaltungsbedürfnisse an. Mit einer Jahreskalenderfunktion können Termine langfristig geplant, Einladungen sowie Erinnerungen automatisiert verschickt und die Agenda gemeinsam mit allen Teilnehmern erstellt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Zeitfenster einzuplanen, TOPs einzureichen, Notizen anzulegen und diese als „privat“ oder „öffentlich“ zu markieren. Während der Sitzung erfolgt die Protokollierung direkt im Tool, darüber hinaus können Abstimmungen durchgeführt und die Ergebnisse festgehalten werden. Eine moderne und übersichtliche Sitzungs-App sorgt dafür, dass die Teilnehmer immer im Bilde sind – egal ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice. Auch die Sitzungsmappen sind überall verfügbar und fassen die zentralen Unterlagen digital zusammen. Im Zusammenspiel mit der Business Solution ELO Public Sector spielt ELO Meeting Premium seine Stärken voll aus: Medienbrüche werden damit vermieden und Papierberge reduziert – für eine zukunftssichere digitale Verwaltung.
Weitere Informationen zu ELO Meeting Premium finden Sie auf unserer Website:
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Verwaltungsmanagement
Onlinezugangsgesetz
Digitalisierung –Einfach. Machen.
Die Umsetzungsfrist für das OZG Ende letzten Jahres konnte bundesweit nicht eingehalten werden. Bei der Fortführung der OZG-Umsetzung geht es nun vorrangig um den flächendeckenden Online-Zugang zu Verwaltungsleistungen.
Effiziente digitale Prozesse erfordern eine lückenlose Verbindung – vom Online-Portal über die Bearbeitung im Fachverfahren bis hin zur abschließenden Bescheidübermittlung.
Dafür müssen Daten von Anfang an in einer sinnvollen Form generiert, Datentransportwege definiert und erfasste Daten an die Sachbearbeitung weitergeleitet werden. Ziel ist eine Prozesskette, die alle Stationen einer digitalen Antragsbearbeitung berücksichtigt und einen bruchlosen Datenfluss ermöglicht. Ein echter „Ende-zu-Ende-Prozess“ beginnt beim Zugang zu Verwaltungsportalen und endet
Künstliche Intelligenz
mit der Übermittlung des bearbeiteten Anliegens in ein Nutzerpostfach. Die wichtigsten Komponenten dabei sind die Bürgerportale, die Online-Antragsformulare, die gesicherte Datenübertragung an die zuständigen kommunalen Stel-
schlussfähigkeit der verschiedenen Plattformen sowie die richtigen Datenformate. Ein Instrument im Bereich der Sozialen Sicherung stellt zum Beispiel die Lösung NEO.Connect XOEV.Exchange von Prosoz dar.
Es ist einfach, Dinge schwierig zu machen, aber es ist schwierig, etwas einfach zu machen.
len, die Datentransformation für die Weiterbearbeitung in den jeweiligen Fachverfahren sowie die digitale Dokumentenerstellung und -übermittlung. Besonders wichtig sind dabei auch die An-
ChatGPT braucht Regeln
Das Thema ChatGPT hat seit der Einführung im November 2022 die Aufmerksamkeit massiv auf die Themen KI und Sprachmodelle gelenkt. Eine Studie zeigt die Möglichkeiten und Gefahren der Nutzung.
Im Auftrag des Bundestagsausschusses für Bildung, Forschung und Technikfolgenabschätzung hat das vom Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betriebene Büro für Technikfolgen-Abschätzung beim Deutschen Bundestag (TAB) eine Studie zu ChatGPT durchgeführt. Untersucht werden sollte, inwiefern das Computermodell der Firma OpenAI die deutsche Bildungs-, Forschungs- und Verwaltungslandschaft beeinflussen kann. Nun liegen die Studienergebnisse vor.
„Es ist sinnvoll, jetzt eine breite Debatte darüber zu führen, wie wir mit KI-Systemen umgehen wollen“, sagt Dr. Steffen Albrecht vom Institut für Technikfolgenabschätzung und Systemanalyse (ITAS) des KIT, das auch das TAB betreibt. Albrecht ist Autor der rund 100 Seiten starken Studie „ChatGPT und andere Computermodelle zur Sprachverarbeitung – Grundlagen, Anwendungspotenziale und mögliche Auswirkungen“. „Die Gesellschaft“, so Albrecht, „muss sich klarmachen, auf was sie sich da einlässt und welche Regeln wir ver-
einbaren wollen. Das System birgt ebenso zahlreiche Chancen wie Risiken. Unsere Studie liefert ein Nebeneinander von Pro und Contra, das lässt sich im Moment noch nicht vermeiden. Für eine klare Bewertung ist es derzeit noch zu früh.“
Eloquente KI
Das scheinbar grenzenlose Wissen der Dialog-KI und ihre immer wieder verblüffende Eloquenz führt Soziologe Albrecht auf zwei technologische Durchbrüche zurück: „Diese neue Art künstlicher neuronaler Netzwerke, die sogenann-
ten Transformermodelle, ermöglicht erstens eine besonders effiziente Umwandlung von Sprache in mathematische Parameter. Dadurch können zweitens die Komplexität dieser Computermodelle und die Menge der für ihr Training verwendeten Daten enorm vergrößert werden.“ So greife ChatGPT zugrundeliegende Computermodell auf 175 Milliarden Parameter und auf ein Trainingsmaterial von 300 Milliarden Textbestandteilen zurück.
Albrecht sieht für ChatGPT einige plausible Einsatzmöglichkeiten: „Viele menschliche Tätigkeiten, die
Dieses Modul transportiert und transformiert Daten aus und von den verschiedenen Serviceportalen und Übertragungswegen und sichert deren Kompatibilität für die weitere Bearbeitung. Damit
mit der Verarbeitung von Texten verbunden sind, lassen sich nun zumindest teilweise automatisieren. Weitere Perspektiven ergeben sich durch die multimodale Ausdehnung auf Bilder und Töne.“ Solche Entlastungseffekte betreffen demnach künftig nicht nur Bereiche wie Dialoge mit Kunden, sondern auch Tätigkeiten wie Programmierung und Rechtsberatung. Positive Effekte könnten sich Albrecht zufolge auch für die Inklusion behinderter Menschen ergeben: „Noch immer sind erst wenige Texte in leichte Sprache übersetzt, hier könnte künftig ChatGPT einen Beitrag leisten.“
Bildung und Forschung
wird eine fachgerechte Anbindung übergreifender EfA-Entwicklungen in den kommunalen Fachämtern erzielt. Im Geschäftfeld Bauen und Umwelt bietet Prosoz die einheitliche Anbindung an die EfA-Lösung zur digitalen Baugenehmigung an und erfüllt damit gleichzeitig die geforderten Kriterien vom XBau-Standard und dem XTA-Transport. Mit Prosoz elan comfort hält Prosoz darüber hinaus eine Komplettlösung für das digitale Bauamt bereit.
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Auch für Bildung und Forschung sieht Albrecht Einsatzmöglichkeiten. Den Hoffnungen von Lehrkräften auf Entlastung von Routineaufgaben und auf eine Erweiterung didaktischer Möglichkeiten stehen der Studie zufolge Befürchtungen eines Verlusts von Bildungskompetenzen, missbräuchlicher Verwendungen in Prüfungen sowie Datenschutzbedenken gegenüber. „Ich kann mir gut vorstellen“, sagt Albrecht, „dass Schulkinder und Studierende künftig nicht mehr nur einen fertigen Text abgeben, sondern dass sie sich schon viel früher mit ihren Lehrkräften darüber auch austauschen. Etwa über die Entwicklung einer Fragestellung, über die Suche nach Quellen oder den Aufbau einer Argumentation. Gerade im Umgang mit Quellen kann ein KI-System wie ChatGPT nur sehr bedingt helfen.“ In der Wissenschaft könnten ChatGPT & Co. die Zahl der Betrugsfälle steigen lassen: „Schon heute herrscht ein hoher Druck, möglichst viel zu publizieren. Es ist also leicht vorstellbar, dass sich Forschende dazu verleiten lassen, ein KI-System ihre Studien schreiben zu lassen. Gleichzeitig deutet sich aber an, dass das System beim wissenschaftlichen Schreiben auch hilfreich sein könnte, zum Beispiel wenn es darum geht, die relevante Literatur zusammenzufassen oder in einer anderen als der Muttersprache zu publizieren“, stellt Albrecht fest. su
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Die Studie kann hier im Volltext heruntergeladen werden:
[ https://voge.ly/vglt8R4 ]
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Dr. Steffen Albrecht geht in Episode 7 unseres Podcasts„Unbürokratisch“ näher auf die Ergebnisse der ChatGPT-Studie ein: [ https://voge.ly/vgl92JR ]
Die nächste Ausgabe der eGovernment erscheint am Montag, den 26. Juni 2023. Das SPEZIAL dieser Ausgabe widmet sich dem Thema Digital Education. Anzeigenschluss ist der 12. Juni 2023.
Die integrierte PDF-Bearbeitung macht den enaio Webclient zum Verwaltungs-DMS für alle Anwendungsfälle.
Eine effektive Verwaltung erfordert eine moderne, digitale Infrastruktur. Optimal Systems Hannover bietet mit der Softwarelösung enaio ein umfassendes System für das Verwaltungsmanagement. Die Lösung ist für jedes Endgerät geeignet und funktioniert unkompliziert, ob als lokale Installation, im Webbrowser oder als App für iOS und Android.
Speziell der browserbasierte Webclient ermöglicht eine wichtige Funktion, die das Arbeiten mit Dokumenten noch effizienter und komfortabler gestaltet.
PDF-Bearbeitung ohne Zusatzprogramm
Das PDF-Format ist zu Recht einer der beliebtesten Dokumenttypen – das liegt nicht zuletzt daran, dass es überall nutzbar, hochkompatibel und sicher ist. Lediglich die Bearbeitung von geschlossenen PDF-Dateien ist bisher umständlich gewesen. Hier kommt der Webclient von enaio ins Spiel: Er bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es einfach macht, PDF-Dokumente zu bearbeiten und zu verwalten.
E-Rechnungspflicht im B2B als Gamechanger
Katalysator für die
Digitalisierung
Dank der Integration der Software „Embedded Documents“ von ECMind können Dokumente schnell und einfach geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden, ohne dass eine separate Anwendung benötigt wird. Die PDF-Bearbeitungsfunktionen ermöglichen es den Nutzern, Seiten hinzuzufügen, zu entfernen, zu verschieben und zu drehen sowie Anmerkungen und Kommentare hinzuzufügen.
Mobile Office dank Webclient
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit zur mobilen Nutzung. Immer mehr Mitarbeitende arbeiten auch außerhalb des Büros. Der Zugriff auf wichtige Dokumente, auch
Mit dem EU-Richtlinien-Entwurf ViDA dürfte E-Invoicing in der Privatwirtschaft noch schneller kommen – Auswirkungen auf den öffentlichen Sektor sind absehbar.
Technisch müssen öffentliche Auftraggeber gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits jetzt in der Lage sein, zumindest im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen anzunehmen. Tatsache ist, dass die meisten noch nicht besonders viele Belege in einem strukturierten XML-Datenformat erhalten. Der jüngste EU-Richtlinien-Entwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) dürfte dies ändern, denn er läuft faktisch auf eine E-Rechnungspflicht auch im B2B-
Sektor hinaus. Ein E-Rechnungsanteil von nahezu 100 Prozent erscheint damit nicht mehr wie eine ferne Vision – je nachdem, wie die gesetzlichen Regelungen am Ende genau aussehen werden. ViDA soll transnationale Hürden wie die lokale MehrwertsteuerRegistrierung überwinden und bedingt eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. Auch in Deutschland bewegt sich etwas.ErstimAprilhatdasBundes-
ministerium der Finanzen zahlreiche Verbände um eine Stellungnahme zu einer möglichen Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze gebeten. Für die Einführung vorgeschlagen wurde der 1. Januar 2025. Eine schrittweise Einführung, gestaffelt nach Rechnungssumme oder Unternehmensgröße, wird ebenfalls diskutiert. E-Invoicing bedeutet, elektronische Rechnungen in einem struk-
von zu Hause aus und von unterwegs, ist heute deshalb Standard. Durch den mobilen Webclient können Informationen auch ohne stationären PC schnell und einfach abgerufen und bearbeitet werden.
Benefits für Bürger:innen und Verwaltung
Dank der intuitiven Oberfläche und der hohen Sicherheitsstandards arbeitet die Verwaltung effizienter und bietet somit mehrere Vorteile: W Zeit und Kosten werden gespart W der Service für Bürger:innen wird beschleunigt.
Gleichzeitig erhöht ein Tool zum mobilen Arbeiten auch die Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeberin.
Optimal Systems Hannover: Digital-Profi für Behörden
Der Softwarespezialist aus der Niedersächsischen Landeshauptstadt ist ein erfahrener Anbieter von Softwarelösungen für das Verwaltungsmanagement und spezialisiert auf die Zusammenarbeit mit Öffentlichen Verwaltungen. Die Softwarelösungen von Optimal Systems Hannover zeichnen sich durch hohe Qualität und Schnittstellenstärke zu allen gängigen Fachverfahren aus. Service und Support kommen direkt vom Hersteller.
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Die DMS-Suite enaio bildet vielerorts das Kernstück der Verwaltungsdigitalisierung – viele tausend Mal bewährt.
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turierten XML-Datenformat (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) auszustellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann. Dafür benötigt er eine Softwarelösung, welche die elektronischen Rechnungen in seine ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme übernimmt. Die xSuite Group ist Spezialist in diesem Bereich:
Mit ihrer Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP arbeiten bereits zahlreiche öffentliche Auftraggeber in Deutschland sowie Unternehmen weltweit.
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Kostenfreie Public Sector-Webinarreihe zu den Themen Digitalisierung und Automatisierung:
Redaktionsbeirat Jon Abele, BearingPoint Dirk Arendt, Trend Micro GmbH Reinhard Geigenfeind, Director Public Sector Deutschland bei dxc Franz-Reinhard Habbel, Publizist
Prof. Dr. Dirk Heckmann, Ordinarius für Internet- und Sicherheitsrecht, Passau Prof. Peter Parycek, Leiter von ÖFIT bei Fraunhofer FOKUS
Abonnement Preis des Jahresabonnements: 108,- inkl. MwSt. und Versand
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eGovernment ist die Zeitung für die Digitalisierung der Verwaltung und Öffentliche Sicherheit. Sie informiert ITEntscheider in Bund, Land, Kommune und in den Öffentlichen Einrichtungen über alle fachlich relevanten Bereiche der digitalen Informationsverarbeitung im Public Sector. Das Onlineportal www.eGovernment.de stellt maßgeschneiderte Services für IT-Entscheider der Öffentlichen Hand dar und bietet ein umfangreiches, exklusives Webangebot mit hohem Nutzwert. Das Stammhaus Vogel IT-Medien, Augsburg, ist eine 100prozentige Tochtergesellschaft der Vogel Communications Group. Der führende deutsche Fachinformationsanbieter mit rund 100 Fachzeitschriften und 60 Webseiten sowie zahlreichen internationalen Aktivitäten hat seinen Hauptsitz in Würzburg. Die wichtigsten Angebote des Verlages sind IT-BUSINESS, eGovernment, Healthcare-digital.de, BigData-Insider. de, CloudComputing-Insider.de, DataCenter-Insider.de, Dev-Insider.de,
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