Poststelle digitalisiert

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Anbieter & Bezugsquellen

Die Wallfahrtsstadt Kevelaer in Nordrhein-Westfalen treibt die Digitalisierung ihrer Einrichtungen und Behörden voran. Die Vorgabe des Bürgermeisters lautet: Was sinnvoll digitalisiert werden kann, muss digitalisiert werden.

Das jüngste Digitalisierungsprojekt der Wallfahrtsstadt Kevelaer ist die professionelle digitale Poststelle. Anfang 2021 digitalisierte die Stadt ihre Dokumente noch dezentral, zudem kamen verschiedene Scannertypen zum Einsatz: Flachbettscanner, Multifunktionsgeräte und Etagenkopierer verschiedenster Preisniveaus und von unterschiedlichen Herstellern. Die Folgeprobleme:

W Verfügbarkeit: Die Low-BudgetGeräte fielen immer wieder aus, mussten eingeschickt oder komplett ersetzt werden und standen dann tage- und wochenlang nicht zur Verfügung.

W Image-Qualität: Während manche Geräte annehmbare Bilder erzeugten, war auf anderen Scans oft nur wenig zu erkennen.

W Prozess-Qualität: Die gerätebedingten Unterschiede in den Arbeitsschritten ließen ein ersetzendes Scannen im Sinne von TR-Resiscan nicht zu.

W Kosten und Umwelt: Zwar günstig in der Erstanschaffung, mussten immer wieder Scanner entsorgt und neu angeschafft werden.

W Service: Es dauerte oftmals zu lange, bis qualifizierte Techniker erreichbar oder vor Ort waren.

Klare Anforderungen

„Bereits nach kurzer Zeit des dezentralen Scannens hatten wir verstanden: Um unsere Ziele zuverlässig zu erreichen, benötigen wir einen echten Produktionsscanner“, erläutert Anika Sestig von der Abteilung Zentrale Dienste. „Viele Budget-Scanner statt einem Profi-Gerät einzusetzen, spart weder Geld, noch führt es in der Tagespost-Digitalisierung zu annehmbaren Ergebnissen. Erst recht nicht, wenn man TR Resiscan-konform oder -nah scannen möchte.“

Die Anforderungen an den neuen Scanner waren deshalb klar definiert: Der Scanner sollte hochver- fügbar, einfach zu bedienen und langlebig sein. Zudem sollten sich grundlegende Arbeiten wie die Reinigung oder der Wechsel von Verschleißteilen ohne externe Techniker durchführen lassen.

„Wir wollten einen besonders nutzerfreundlichen, robusten und unkomplizierten Scanner. Denn das bedeutet aus der Sicht einer vergleichsweise kleinen Behörde ‚Leistungsstärke‘. Unser Hauptaugenmerk lag nicht auf höchstmöglichen Durchsätzen“, ergänzt Christian Cleve von der Abteilung Zentrale Dienste. „Was wir aber unbedingt wollten und auch dringend benötigten: einen Scanner, der zuverlässig funktioniert, und einfachste Prozesse ermöglicht. Dransetzen, draufdrücken, scannen, fertig.“

Die Wahl fiel auf den „SCAMAX® 601cd“ des Herstellers InoTec, der zunächst als Teststellung ausgiebig erprobt wurde. Der Scanner ist laut Anbieter TR-Resiscan-geeignet, bietet einen papierschonenden Bandtransport und ein 18 Zen- timeter großes Touch-Display. Um die Nutzerfreundlichkeit der neuen Scan-Lösung zu optimieren, entschied sich die Stadt außerdem für die Scan-Software „SCAMAX® scan+“. Nachdem der endgültige Scanner geliefert wurde, gab es durch InoTec noch eine Schulung für die Mitarbeiter der Poststelle. Der Scanner wird inzwischen für alle städtischen Abteilungen genutzt, die bereits an das Dokumentenmanagement-System angeschlossen sind. Weitere sollen sukzessive angeschlossen werden. „Wir sind mehr als zufrieden mit dem Scanner und der Software. Unsere Entscheidung, auf Qualität zu setzen, zahlt sich aus: Wir erreichen unsere Ziele, digitalisieren taggleich, und konnten viele Prozesse auf ein neues, digitales Level heben. Der Scanner ist ein echter Meilenstein auf unserem Weg zur komplett digitalen Stadtverwaltung“, resümiert Cleve. „Darum haben wir ihn auch bereits benachbarten Kommunen vorgestellt und empfohlen.“ su