Ganzheitliche Verwaltungsarbeit mit ELO

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SDG als Treiber der nationalen Implementierung

Mit ELO Public Sector hat die ELO Digital OfficeGmbHeinebeliebteundalltagserprobte E-Akte im Portfolio. Jetzt hat der Stuttgarter Hersteller mit über 25 Jahren Erfahrung auch eine dedizierte Software für Sitzungsmanagement entwickelt.

Wo mit der bewährten E-Akte die Effizienz im Alltag gesteigert wird und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen gemäß des EGovernment-Gesetzes (EgovG) und des OZG erfüllt werden, unterstützt das Sitzungsmanagement ergänzend bei der Organisation, Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Rats- und Verwaltungssitzungen.

Die E-Akte im Überblick

Viele Städte, Gemeinden und Verwaltungen vertrauen auf die digitale Vorgangsbearbeitung und die elektronische Aktenführung des ECM-Herstellers. Die ELO Software sorgt für Transparenz, stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und ermöglicht rechtssiche- res Verwaltungshandeln. Sie bietet Anwendern jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen und unterstützt die tägliche Arbeit mit praktischen Funktionen.

Die ELO E-Akte integriert sich perfekt in die vorhandenen Aktenstrukturen und die jeweilige Arbeitsumgebung. Anwender haben so die Möglichkeit, elektronische Akten nach bekannter Systematik zu bearbeiten und dabei alle Vorteile digitaler Arbeitsweisen zu nutzen. Dafür stehen unterschiedliche Vorlagen für Posteingangsszenarien, Vertrauensdienste oder projektbezogene E-Zusammenarbeit bereit. So bleiben Vorgänge übersichtlich und Fristen bzw. Bearbeitungszeiten immer im Blick.

Zudem werden Archivierungsvorschriften selbstverständlich problemlos eingehalten und die Verwaltungsarbeit signifikant erleichtert. Die abteilungs- und standortübergreifende Verfügbarkeit ermöglicht hierbei einen stetigen Zugriff auf benötigte Dokumente sowie eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit.

Sitzungsmanagement als sinnvolle Erweiterung

Verwaltungs- oder Ratssitzungen sind nicht vergleichbar mit „gewöhnlichen“ Meetings auf Abtei- mit anderen Projekten, wie digitalen Identitäten und dem OZG, vorangetrieben werden.

Once Only erfordert nicht nur die Digitalisierung und Vernetzung von Registern, auch Onlineverfahren müssen zur Datenverarbeitung ertüchtigt werden. Das ist die Basis, damit Ende-zu-Ende-Prozesse und auch cloudbasierte Plattformökosysteme etabliert werden können. Capgemini unterstützt seine Kunden im gesamten Prozess, um einen langfristigen Mehrwert für alle Nutzer:innen zu bieten.

Bis 2028 sollen in der Registermodernisierung weitere Komponenten umgesetzt und kontinuierlich rechtliche, technische und organisatorische Hürden ausgeräumt werden.

Es bleibt viel zu tun, bis das Ziel des proaktiven Verwaltungshandelns erreicht ist.

Die Autorin

Michaela Führer ist bei Capgemini Expertin für die Registermodernisierung und beschäftigt sich mit der Umsetzung von Once Only innerhalb Deutschlands und der Anbindung nach Europa im Rahmen der Single-DigitalGateway-Verordnung.

Weitere Informationen Mehr zu Capgemini finden Sie hier: [ https://voge.ly/vglnaBN/ ]

Strukturen aus der bisherigen Sitzungsorganisation übernommen und digital abgebildet.

ELO Meeting Premium passt sich ganz individuell an Verwaltungsbedürfnisse an. Mit einer Jahreskalenderfunktion können lungs- oder Teamebene. Die Vorbereitung ist zeitintensiv, komplex und an zahlreiche Vorgaben gebunden. Daher hat ELO Digital Office mit ELO Meeting Premium das Komplettpaket für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solcher formeller Sitzungen entwickelt. Speziell abgestimmte Tools und Funktionen helfen dabei, Sitzungen gut vorzubereiten und den strukturierten sowie übersichtlichen Ablauf zu gewährleisten. Hierbei werden rechtliche Vorgaben jederzeit eingehalten, bekannte

Termine langfristig geplant, Einladungen sowie Erinnerungen automatisiert verschickt und die Agenda gemeinsam mit allen Teilnehmern erstellt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Zeitfenster einzuplanen, TOPs einzureichen, Notizen anzulegen und diese als „privat“ oder „öffentlich“ zu markieren. Während der Sitzung erfolgt die Protokollierung direkt im Tool, darüber hinaus können Abstimmungen durchgeführt und die Ergebnisse festgehalten werden.

Eine moderne und übersichtliche Sitzungs-App sorgt dafür, dass die Teilnehmer immer im Bilde sind – egal ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice. Auch die Sitzungsmappen sind überall verfügbar und fassen die zentralen Unterlagen digital zusammen.

Im Zusammenspiel mit der Business Solution ELO Public Sector spielt ELO Meeting Premium seine Stärken voll aus: Medienbrüche werden damit vermieden und Papierberge reduziert – für eine zukunftssichere digitale Verwaltung.