Reseller Magazine TÉMA ČÍSLA | BEZPAPÍROVÁ KANCELÁŘ
BEZPAPÍROVÁ KANCELÁŘ:
MICHALA BENEŠOVSKÁ
BUDOUCNOST, NEBO Z NOUZE CTNOST? Ještě před pár lety se zdálo, že koncept bezpapírové kanceláře je utopie a že bez všudypřítomného tisku se nikdo neobejde. Jenže přišla pandemie a tradiční kanceláře a provoz v nich se dočkaly zásadních změn, které si jen málokdo dokázal představit. Největší změnou byla práce na dálku, která se masově rozšířila. A s prací na dálku přišlo také oproštění se od papíru. Nastala éra bezpapírových kanceláří?
Bezpapírová kancelář je pracovní prostředí, ve kterém se nepoužívá papír nebo se jeho používání výrazně omezuje. Toho se dosáhne převedením dokumentů a dalších materiálů v papírové podobě do digitální verze. Je to často také jakýsi první krok k digitální transformaci organizace. Papírové dokumenty a kartotéky sloužily po desetiletí jako hlavní prostředek organizace informací v každé firmě. To však neznamená, že fyzická, papírová dokumentace je vždy preferovanou variantou. Papírové dokumenty jsou spojeny se sníženou produktivitou, efektivitou a zpožďováním interních firemních procesů. Podle nedávného průzkumu stráví každý zaměstnanec v průměru jednu hodinu denně hledáním papírových dokumentů. Přechod na bezpapírovou dokumentaci znamená, že podniky a organizace omezí, ne-li zcela eliminují, používání papírových dokumentů ve svých obchodních operacích a místo toho se budou plně spoléhat na ty digitální. Řada společností samozřejmě nemůže zcela eliminovat papírové soubory kvůli procesům nebo požadavkům na dodržování předpisů, nicméně v mnoha kancelářích se donedávna tisklo nadbytečně. V uplynulých dvou letech se však ukázalo, že se dá docela dobře fungovat i „digitálně“.
na elektronický systém správy dokumentů, který digitalizuje soubory a ukládá je do centrálního úložiště. Další výhodou bezpapírové kanceláře je časová úspora. Správa papírových dokumentů může totiž zabrat spoustu času. Každý odeslaný dokument se musí vytisknout, podepsat a naskenovat, čímž dochází nejen k plýtvání papíru, ale i firemního času. Udržování dokumentů v digitální podobě tyto kroky eliminuje a umožní je odeslat na několik kliknutí. Každý provoz hledá vždy cenově nejefektivnější řešení. Provoz tiskáren a archivace tištěných materiálů není levná záležitost. Něco stojí papír, inkoust do tiskárny a kancelářské potřeby, nemluvě o potřebách pro archivaci a úložných řešeních. Eliminace papíru proto pomáhá snížit výdaje. Vzhledem k tomu, že se pracovní povinnosti řady kanceláří dnes odehrávají výhradně online, papírové procesy se rychle stávají neefektivním způsobem podnikání. Přechod na bezpapírové dokumenty pomůže zajistit, aby firma byla připravena na digitální budoucnost a zůstala konkurenceschopná díky efektivním procesům a produktivním pracovním postupům. Bezpapírová komunikace podporuje spolupráci mezi členy týmu. Zaměstnanci mohou digitálně sdílet soubory bez nutnosti tisku a prohlížet aktualizované a minulé verze dokumentů. Tím se minimalizuje počet kroků a optimalizuje pracovní postup při společné práci na dokumentech. Bezpapírový systém elektronické správy dokumentů také šetří čas, protože umožňuje mnohem efektivnější vyhledávání. Když se fyzické papírové dokumenty ztratí nebo je třeba je sdílet, je třeba vytisknout více kopií. Pomocí systému DMS (document management systém) lze dokumenty snadno vyhledávat a získávat pomocí příslušných klíčových slov, a to i v případě, že někdo soubor špatně označí. Prostřednictvím systému DMS
Cesta k digitalizaci
Pomineme-li, že řada provozů musela kvůli práci na dálku přejít na online komunikaci a spolu s tím došlo také k omezení používání papírových dokumentů, existuje spousta důvodů, proč by firma měla alespoň částečně přejít na bezpapírovou komunikaci (a stát se tzv. „paper-lite“). Pojďme si shrnout ty nejčastější argumenty, které se používají ve prospěch bezpapírové kanceláře: Omezení papíru pomáhá urychlit cestu organizace k digitální transformaci. Ta obvykle zahrnuje přechod
duben 2022 | www.rmol.cz
35
