Bezpapírová kancelář: Budoucnost, nebo z nouze ctnost?

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Ještě před pár lety se zdálo, že koncept bezpapírové kanceláře je utopie a že bez všudypřítomného tisku se nikdo neobejde. Jenže přišla pandemie a tradiční kanceláře a provoz v nich se dočkaly zásadních změn, které si jen málokdo dokázal představit. Největší změnou byla práce na dálku, která se masově rozšířila. A s prací na dálku přišlo také oproštění se od papíru. Nastala éra bezpapírových kanceláří?

Bezpapírová kancelář je pracovní prostředí, ve kterém se nepoužívá papír nebo se jeho používání výrazně omezuje. Toho se dosáhne převedením dokumentů a dalších materiálů v papírové podobě do digitální verze. Je to často také jakýsi první krok k digitální transformaci organizace.

Papírové dokumenty a kartotéky sloužily po desetiletí jako hlavní prostředek organizace informací v každé firmě. To však neznamená, že fyzická, papírová dokumentace je vždy preferovanou variantou. Papírové dokumenty jsou spojeny se sníženou produktivitou, efektivitou a zpožďováním interních firemních procesů. Podle nedávného průzkumu stráví každý zaměstnanec v průměru jednu hodinu denně hledáním papírových dokumentů.

Přechod na bezpapírovou dokumentaci znamená, že podniky a organizace omezí, ne-li zcela eliminují, používání papírových dokumentů ve svých obchodních operacích a místo toho se budou plně spoléhat na ty digitální. Řada společností samozřejmě nemůže zcela eliminovat papírové soubory kvůli procesům nebo požadavkům na dodržování předpisů, nicméně v mnoha kancelářích se donedávna tisklo nadbytečně. V uplynulých dvou letech se však ukázalo, že se dá docela dobře fungovat i „digitálně“.

Cesta k digitalizaci

Pomineme-li, že řada provozů musela kvůli práci na dálku přejít na online komunikaci a spolu s tím došlo také k omezení používání papírových dokumentů, existuje spousta důvodů, proč by firma měla alespoň částečně přejít na bezpapírovou komunikaci (a stát se tzv. „paper-lite“). Pojďme si shrnout ty nejčastější argumenty, které se používají ve prospěch bezpapírové kanceláře:

- Omezení papíru pomáhá urychlit cestu organizace k digitální transformaci. Ta obvykle zahrnuje přechod na elektronický systém správy dokumentů, který digitalizuje soubory a ukládá je do centrálního úložiště.

- Další výhodou bezpapírové kanceláře je časová úspora. Správa papírových dokumentů může totiž zabrat spoustu času. Každý odeslaný dokument se musí vytisknout, podepsat a naskenovat, čímž dochází nejen k plýtvání papíru, ale i firemního času. Udržování dokumentů v digitální podobě tyto kroky eliminuje a umožní je odeslat na několik kliknutí.

- Každý provoz hledá vždy cenově nejefektivnější řešení. Provoz tiskáren a archivace tištěných materiálů není levná záležitost. Něco stojí papír, inkoust do tiskárny a kancelářské potřeby, nemluvě o potřebách pro archivaci a úložných řešeních. Eliminace papíru proto pomáhá snížit výdaje.

- Vzhledem k tomu, že se pracovní povinnosti řady kanceláří dnes odehrávají výhradně online, papírové procesy se rychle stávají neefektivním způsobem podnikání. Přechod na bezpapírové dokumenty pomůže zajistit, aby firma byla připravena na digitální budoucnost a zůstala konkurenceschopná díky efektivním procesům a produktivním pracovním postupům.

- Bezpapírová komunikace podporuje spolupráci mezi členy týmu. Zaměstnanci mohou digitálně sdílet soubory bez nutnosti tisku a prohlížet aktualizované a minulé verze dokumentů. Tím se minimalizuje počet kroků a optimalizuje pracovní postup při společné práci na dokumentechBezpapírový systém elektronické správy dokumentů také šetří čas, protože umožňuje mnohem efektivnější vyhledávání. Když se fyzické papírové dokumenty ztratí nebo je třeba je sdílet, je třeba vytisknout více kopií.

- Pomocí systému DMS (document management systém) lze dokumenty snadno vyhledávat a získávat pomocí příslušných klíčových slov, a to i v případě, že někdo soubor špatně označí. Prostřednictvím systému DMS lze tyto dokumenty také snadno a bezpečně sdílet se zaměstnanci a klienty, takže tisk fyzické podoby se může provádět jen když je to nezbytné.

- Důležitým argumentem je také zlepšení zabezpečení informací. Přístupová práva lze přidělovat a odebírat podle úrovně uživatele a typu dokumentu. Díky granulárnímu nastavení zabezpečení lze sledovat důvěrné a citlivé informace a chránit je před zneužitím a neoprávněnými změnami. Tím se také snižuje riziko ztráty a krádeže.

Jak přejít na „bezpapír“

Přechod na bezpapírovou komunikaci se může zdát poněkud skličující, zejména pokud jde o firmu řízenou tradičním způsobem. Jak tedy přejít na bezpapírovou komunikaci? To je otázka, kterou ještě před dvěma lety nikdo nedokázal uspokojivě zodpovědět a už vůbec nikdo si nedokázal představit, jak snadné a přirozené vlastně oproštění se od papíru je. Pandemická situace v přijímání filozofie bezpapírové kanceláře sehrála zcela klíčovou roli. Přechod na bezpapírovou komunikaci, který by byl za normálních okolností velice pozvolný, jelikož zkrátka má svá úskalí, byl urychlen. Společnosti musely prakticky ze dne na den kompletně přepracovat stávající procesy a nové technologie přijaly tak rychle, než by člověk vytiskl jednu A4 textu. A je pravda, že ne všude probíhala transformace hladce.

Navzdory tomu, že se zdá být bezpapírová kancelář „zelenější“, udržitelnější, ekologičtější i efektivnější, existují zde výzvy a překážky, které je zapotřebí brát v úvahu.

Tak například čtení dlouhých dokumentů na obrazovce počítače je náročné a vyčerpávající. Dlouhý dokument se lépe čte na papíře a mnoho lidí mu obecně dává přednost. Řada pracujících z domova si proto pořídila i do své domácí kanceláře tiskárnu.

Jak bylo řečeno, digitální dokumenty posilují bezpečnost informací, ale to platí pouze v případě, kdy je důsledně spravována kontrola přístupu uživatelů, což je také něco, s čím se společnosti v průběhu pandemie hojně potýkaly. Zkrátka není dobré, když mají všichni zaměstnanci přístup ke všem dokumentům. Nejen, že to není dobré, ale je to přímo katastrofa. Špatná správa uživatelských privilegií je problém, který ohrožuje plno společností.

S digitálním zpracováním práce jsou spojeny právní důsledky, jelikož nejde jen o sdílení a digitalizování poznámek, ale veškeré firemní komunikace a dokumentů. Navíc převod těch stávajících do digitální podoby vyžaduje čas a někdy je potřeba počítat s jistými náklady.

Další nevýhodou přechodu na bezpapírovou komunikaci je, že technologie a systémy, které firma zvolí, mohou být náchylné k poruchám a selháním. To ostatně všichni dobře známe – software selhává a hardware zastarává nebo se opotřebovává. Malware, výpadky proudu, havárie sítě a podobně mohou náhle odstavit celou společnost, pokud se spoléhá pouze na digitální informace.

Volba správného systému pro správu dokumentů je pro fungován bezpapírové kanceláře zcela zásadní. Platforma, kterou společnost zvolí, by měla řešit a vyřešit jedinečné obchodní potřeby firmy a výzvy, přičemž by se měla pružně přizpůsobovat změnám a škálovat s růstem.

A v neposlední řadě jsou pro bezpapírovou kancelář velkou výzvou lidé, respektive zaměstnanci. Sice jim v mnoha ohledech zefektivní a usnadní práci, ale jak je známo, lidé se často brání novým technologiím, místo aby se s nimi seznámili. Důvodem je často nedůvěra. Lockdowny sice udělaly své a s přesunem podnikání do domácích kanceláří ztratili zaměstnanci přístup k tiskárně a zásobám grafického papíru, který jim poskytl zaměstnavatel. Když neměli jinou možnost, většina přestala tisknout, což vedlo k tomu, co zpráva společnosti McKinsey z roku 2020 nazývá „drastickým snížením spotřeby kancelářského papíru“. Je otázka, zda se podaří zachovat tento model a přístup i v případě, že se lidé opět vrátí do kanceláří.