Efektivní a moderní správa dokumentů Zapomeňte na šanony

JANA MICHLOVÁ

Představa úředníka s klotovými rukávy sedícího za hradbou papírů a namáčejícího pero do lahvičky s inkoustem je pro nás všechny ztělesněním dob, které už jsou dávno pryč. Přesto hodně společností stále ještě bojuje s horami papírů, zakládá dokumenty do šanonů a předává si klíče od zaprášených archivů. A přitom existuje spousta nástrojů, které umožňují spravovat dokumenty způsobem pro 21. století mnohem důstojnějším.

Specializovaná řešení pro firemní správu dokumentů se schovávají zejména pod zkratkami DMS – Document Management System (systém pro správu dokumentů) a ECM – Enterprise Content Management (správa podnikového obsahu). Obě řešení se od sebe poněkud liší a jsou určena pro různé typy organizací, ale jejich základ je společný: je jím smysluplná správa dokumentů v organizaci.

Každá společnost pro svoje fungování potřebuje kvanta dokumentů. To máte smlouvy, faktury, objednávky, účty, výpisy, dodáky, potvrzení, prohlášení, přihlášení, odhlášení... prostě spousty dokumentů, v nichž je potřeba udržovat systém, mít je k dispozici přesně ve chvíli, kdy je potřebujete a dostupné pro lidi, kteří s nimi mají pracovat. Zejména v posledních letech došlo k radikální změně a překotnému přesunu do online světa. Spousta dokumentů tedy existuje v papírové i digitální podobě. Tím spíš je třeba mít v tom všem systém.

Dokumenty a procesy jako základní stavební materiál

Kvalitní správa dokumentů ve společnosti znamená pro zaměstnance zejména vylepšení a automatizaci práce, snadnou spolupráci online i offline a bezpečné sdílení informací. Když říkáme dokumenty, myslíme tím obecně nejen papíry, ale také soubory v elektronické podobě. Ty mohou být v různých formátech – nejčastěji jde samozřejmě o soubory pocházející z dílny kancelářského software a PDF soubory, ale pracujeme i s e-maily, videi, audio soubory, výkresy a obrázky.

Základními stavebními kameny kvalitního systému správy dokumentů ve firmě jsou právě tyto dokumenty ve všech podobách a procesy, prostřednictvím nichž se s nimi pracuje. Každý dokument je nositelem dat, které se ve firmě zpracovávají, a pro správný běh firmy je důležité správně nastavit, kdo a jak bude s těmito daty pracovat, kam se budou ukládat a jak se s nimi bude zacházet. Tento proces, pracovní postup neboli workflow, patří mezi nejdůležitější součásti systému správy dokumentů.

Pravidla a přístupová práva pro pracovníky

Každý dokument, který vstupuje do firmy, má konkrétní životní cyklus daný přesnými aktivitami. Veškerá činnost týkající se každého typu dokumentu musí mít předem pevně nastavená pravidla a pracovníci musejí mít přidělená práva k užívání. V praxi potom každý člověk ví, kde dokumenty hledat, které se týkají jeho práce a co s nimi má dělat – a nemusí přitom vůbec nic tušit o dokumentech ostatních kolegů. Ideálně nastavený systém nepřetěžuje jednotlivé zaměstnance a současně jim dává dostatek informací i prostoru k vlastní práci.

V praxi to pak znamená, že například k důležitým partnerským smlouvám mají přístupová práva pouze někteří lidé z vedení firmy, ke smlouvám zaměstnanců zase HR oddělení a do systému s podklady k nabídkám smí pouze obchodní oddělení. Všichni zaměstnanci mají všeobecný přehled o struktuře dokumentů, ale přístup mají pouze k těm, které souvisejí s jejich náplní práce.

Je důležité mít systém

Každá společnost se vyvíjí a roste, zpočátku si vystačí s několika šanony a správu dokumentů řeší jaksi mimochodem, ať už v papírové formě nebo pomocí cloudu. V zájmu budoucího rozvoje firmy (a zachování zdravého rozumu zúčastněných) je však důležité nastavit systém správy dokumentů co nejdříve, ideálně tak, aby mohl růst společně s firmou. Vývoj posledních let ukázal, že není důležité jen moci pracovat na dálku, ale také smysluplně a bezpečně skladovat a sdílet dokumenty online. Práce s cloudem a různými online sdílenými úložišti však bývá kamenem úrazu. Společnosti, zejména ty menší, často volí spíše živelný způsob práce, který se jim obvykle nakonec vymstí – administrativa jim prostě a jednoduše nakonec přeroste přes hlavu.

Proto je tak důležité nastavit – nebo si nechat nastavit – systém co nejdříve. Jakmile přibudou zakázky a zákazníci, nároky na administrativu se rapidně zvýší. V mnoha případech se bez výrazného zásahu, který znamená buď dát zaměstnancům více práce, nebo přijmout další zaměstnance, stane práce příliš komplikovanou a zmatená administrativa jen zbytečně zvyšuje náklady firmy.

V čem může pomoci profesionální správa dokumentů?

Firma, která se chce pustit sama do profesionálního řešení správy dokumentů, si ideálně potřebuje nejprve vypracovat analýzu, která zjišťuje, s jakými dokumenty vlastně společnost pracuje. Podle typů dokumentů (obchodní, neobchodní, strukturované, nestrukturované) a práce s nimi (úprava, schvalování, klasifikace, likvidace atd.) je pak potřeba se poradit s odborníky a rozhodnout, jaký systém pro správu zvolit.

Nastavovat systém si nemusí každá firma sama, i když pro ty menší to bude levnější. Existuje spousta společností, které nabízí kompletní profesionální správu dokumentů. Kvalitně nastavený systém a podpora ze strany vývojářské společnosti mohou pomoci snadno a přehledně zorganizovat dokumenty, včetně jejich potenciálního smysluplného řízení verzí a revizí. Součástí takového systému je i možnost vyhledávání v dokumentech, samozřejmostí je nastavení přístupových práv a v neposlední řadě i podpora vytváření standardizovaných dokumentů. Celá firma pak snadno pracuje s dokumenty v jednotné podobě. Díky standardizaci se také minimalizuje počet potenciálně vznikajících chyb.

Součástí firemních řešení správy dokumentů je samozřejmě také podpora digitalizace dokumentů – ať už jde třeba o skenování papírových materiálů a jejich skladování v rámci systému v cloudu, nebo přímo o vytváření elektronických dokumentů. Příjemným bonusem online práce s dokumenty je evidence historie práce s dokumenty – každý krok, každá změna jsou automaticky zaznamenány. V procesu zjednodušení práce s dokumenty hraje také obrovskou roli možnost implementace elektronických podpisů, které najdou svoje využití třeba v případě vytváření a uzavírání smluv anebo jako součást procesu digitálního schvalování interních procesů ve společnosti.

Výhodou nákupu hotového řešení správy dokumentů je také stálé zajištění funkcionality a bezpečnosti. Společnosti, které poskytují tyto systémy, dokážou nastavit systém zabezpečení tak, aby mohli všichni bez problémů přistupovat ke svým dokumentům vzdáleně, aby probíhaly pravidelné zálohy, a současně aby systém bez potíží stále běžel.

Přehled a lepší produktivita práce

Každá společnost, která má kvalitně nastavený systém správy dokumentů, tak usnadní svým zaměstnancům vyhledávání informací i přístup k aktuálním dokumentům. Správně zvolené řešení správy dat tedy každé firmě pomáhá zvýšit produktivitu práce a díky kvalitní práci s dokumenty podporuje také práci s obchodními partnery i zákazníky.