Direttiva di Gruppo - Protocollo di rientro Gruppo Mediobanca

DIRETTIVA DI GRUPPO PROTOCOLLO DI REGOLAMENTAZIONE DELLE MISURE PER IL CONTRASTO E IL CONTENIMENTO DELLA DIFFUSIONE DEL VIRUS COVID-19 NEGLI AMBIENTI DI LAVORO

Codice

Data di emanazione

Stato

HRO 016/21

13/10/2021

In vigore

HRO 013/21

02/08/2021

Abrogata

HRO 007/21

27/04/2021

Abrogata

Versione Introduzione Green Pass e aggiornamento degli allegati

Direttiva di Gruppo relativa al Protocollo di Regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro Documento riservato.

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Indice 1 2 3 4 5

Premessa ed obiettivi del documento ................................................................................................. 3 Definizioni ................................................................................................................................................. 5 Comitato di Crisi e Comitato COVID-19 ............................................................................................... 6 Disposizioni per i dipendenti .................................................................................................................. 8 Criteri di rientro progressivo del personale in sede .......................................................................... 10 5.1.

Accesso ai luoghi di lavoro .......................................................................................................... 11 Personale di sede ................................................................................................................................. 12 Consulenti esterni ................................................................................................................................. 13 Visitatori ................................................................................................................................................. 13 Clienti ..................................................................................................................................................... 13 Fornitori .................................................................................................................................................. 13

5.2.

Corsi di formazione, riunioni ed eventi interni ............................................................................ 13 Corsi di formazione ............................................................................................................................... 13 Riunioni................................................................................................................................................... 14 Eventi interni ed esterni ........................................................................................................................ 14

5.3.

Trasferte .......................................................................................................................................... 15 Trasferte presso società/filiali/sedi italiane del Gruppo Mediobanca ............................................ 15 Trasferte presso Cliente/Controparte corporate .............................................................................. 15 Trasferte estere ...................................................................................................................................... 15

6 7

8 9

Dispositivi in dotazione ......................................................................................................................... 16 Riorganizzazione degli ambienti lavorativi delle sedi ...................................................................... 17 7.1.

Reception ....................................................................................................................................... 17 7.2.

Spazi di lavoro – Uffici ................................................................................................................... 17

7.3.

Sale riunioni .................................................................................................................................... 17

7.4.

Locali comuni Es. Kitchenette ed aree break con e senza consumazione pasti ................. 17

7.5.

Consumazione pasti ..................................................................................................................... 17

7.6.

Aree fumatori al chiuso ................................................................................................................ 18

7.7.

Servizi igienici.................................................................................................................................. 18

Pulizia e Sanificazione........................................................................................................................... 19 Manutenzioni.......................................................................................................................................... 20 9.1.

Impianto di trattamento dell’aria ............................................................................................... 20 9.2.

Interventi di manutenzione ordinaria .......................................................................................... 20

10 Gestione del lavoratore sintomatico in azienda ............................................................................... 21 11 Sorveglianza Sanitaria .......................................................................................................................... 22 12 Vigilanza sulla corretta applicazione del Protocollo ........................................................................ 24 Allegati ........................................................................................................................................................... 25

Direttiva di Gruppo relativa al Protocollo di Regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro 2

1 Premessa ed obiettivi del documento Il presente protocollo, rivolto ai dipendenti del Gruppo Mediobanca, comprende le misure predisposte per garantire condizioni di salubrità e sicurezza negli ambienti di lavoro in relazione all’emergenza sanitaria Covid-19.

La presente Direttiva si applica a tutte le Società del Gruppo Mediobanca ivi incluse le Branch estere della capogruppo Mediobanca1. È responsabilità della Società Controllata estera e del Responsabile delle Branch estere rispettare la normativa locale tempo per tempo vigente in materia. Eventuali disposizioni specifiche, anche in deroga a quanto previsto dal protocollo di Gruppo, possono essere formalizzate in documenti validi per la singola Controllata o Succursale.

Il documento, unitamente alle istruzioni operative disponibili presso le sedi di lavoro sottoforma di cartellonistica e leaflet descrive le regole a cui conformarsi.

La presente Direttiva di Gruppo risulta coerente con le indicazioni comunicate dalle Autorità al momento della sua pubblicazione e con le indicazioni previste dal “Protocollo condiviso di aggiornamento delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus SARS-CoV2/COVID-19 negli ambienti di lavoro” sottoscritto il 06 aprile 2021, al fine di contenere e contrastare la diffusione del virus COVID-19 negli ambienti di lavoro ed è adottata dal Gruppo a tutela della salute dei lavoratori e della collettività. È obiettivo prioritario garantire e coniugare la prosecuzione delle attività produttive con la garanzia di condizioni di salubrità e sicurezza degli ambienti di lavoro e delle modalità lavorative.

Quanto definito all’interno del Protocollo deve essere rispettato da tutto il personale, dipendenti ed esterni, in ogni sede del Gruppo Mediobanca.

Le Società Controllate recepiscono integralmente la Direttiva avendo cura, ove necessario, di adattarla solo per tener conto di eventuali restrizioni locali aggiuntive o più stringenti (es. per le filiali) tempo per tempo vigenti.

Le Controllate Estere, come sopra indicato, nel recepimento della Direttiva possono definire disposizioni anche in deroga al protocollo di Gruppo, purché sia sempre garantito il rispetto della normativa locale applicabile.

Eventuali variazioni o integrazioni rispetto a quanto contenuto nella presente Direttiva, dovute a nuovi provvedimenti governativi con entrata in vigore immediata e/o di breve periodo, potranno essere gestite attraverso comunicazioni specifiche lato Group HR/Group Safety& Physical Security aventi effetto immediato, che faranno parte integrante della Direttiva.

In allegato alla presente Direttiva sono inoltre incluse delle indicazioni specifiche da seguire per il personale delle filiali: “Protocollo di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus COVID-19 nelle filiali”. Con particolare riferimento a tale Protocollo per le Filiali:

1 Con riferimento alle “Disposizioni sull’impiego di certificazioni verdi in ambito lavorativo privato”, allegato del presente Protocollo, il perimetro di applicazione è definito all’interno dell’allegato stesso.

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è compito del Responsabile della Filiale/Ufficio dislocato sul territorio indirizzare verso le unità Compliance di riferimento (in cc l’indirizzo missafety@mis.mediobanca.com) eventuali ordinanze comunali se maggiormente stringenti e restrittive. L’evoluzione della normativa nazionale e regionale sarà invece monitorata dalla Funzione Compliance di riferimento con il supporto dell’unità Group Safety & Physical Security; le misure da attuare per rispettare tali ordinanze, se maggiormente restrittive, saranno comunicate tempestivamente tramite mail alle Filiali interessate con specifiche informative inviate dall’unità HR di riferimento/Group Safety & Physical Security; le predette misure saranno inoltre recepite tempestivamente a cura dell’Organizzazione nella normativa interna pubblicata in recepimento della Direttiva di Gruppo, anche prevedendo allegati ad hoc, e comunicate alle Filiali /Uffici interessati.

Il mancato rispetto delle disposizioni contenute nella presente Direttiva e nei relativi allegati può comportare l’attivazione di un procedimento disciplinare.

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2 Definizioni Lavoratore: si intendono i lavoratori con qualsiasi forma contrattuale e le risorse legate da altre tipologie di contratto quali ad esempio collaboratori, stagisti e somministrati.

Consulente: si intendono i professionisti normalmente in appoggio presso le sedi del Gruppo che erogano prestazioni continuative necessarie allo svolgimento dei processi lavorativi Distanziamento Sociale: l’insieme delle misure ritenute necessarie a contenere la diffusione di un’epidemia o pandemia, come per esempio il divieto o la limitazione degli assembramenti.

Stato di Emergenza: Stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all'insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili dichiarato dallo Stato Italiano in conseguenza della dichiarazione di emergenza internazionale di salute pubblica per il coronavirus.

Certificazione verde COVID-19 – GREEN PASS: È una certificazione digitale e stampabile (cartacea), che contiene un codice a barre bidimensionale (QR Code) e un sigillo elettronico qualificato. In Italia, viene emessa soltanto attraverso la piattaforma nazionale del Ministero della Salute e nasce con l’obiettivo di agevolare la libera circolazione in sicurezza dei cittadini nell'Unione europea durante la pandemia di COVID-19.

La Certificazione attesta una delle seguenti condizioni: aver fatto la vaccinazione anti COVID-19 (in Italia viene emessa sia alla prima dose sia al completamento del ciclo vaccinale); essere negativi al test antigenico rapido nelle ultime 48 ore o al test molecolare nelle ultime 72 ore; essere guariti dal COVID-19 negli ultimi sei mesi.

APP Verifica C19: applicativo di verifica nazionale, installata su un dispositivo mobile. Tale applicazione consente di verificare l’autenticità e la validità delle certificazioni senza la necessità di avere una connessione internet (offline) e senza memorizzare informazioni personali sul dispositivo del verificatore.

Contatto stretto: una persona che vive nella stessa casa di un caso COVID-19 una persona che ha avuto un contatto fisico diretto con un caso COVID-19 (per esempio la stretta di mano) una persona che ha avuto un contatto diretto non protetto con le secrezioni di un caso COVID19 (ad esempio toccare a mani nude fazzoletti di carta usati) una persona che ha avuto un contatto diretto (faccia a faccia) con un caso COVID-19, a distanza minore di 2 metri e di durata maggiore di 15 minuti una persona che si è trovata in un ambiente chiuso (ad esempio aula, sala riunioni, sala d'attesa dell'ospedale) con un caso COVID-19 in assenza di DPI idonei Direttiva di Gruppo relativa al Protocollo di Regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro 5

Un operatore sanitario od altra persona che fornisce assistenza diretta ad un caso di COVID19 oppure personale di laboratorio addetto alla manipolazione di campioni di un caso di COVID-19 senza l’impiego dei DPI raccomandati o mediante l’utilizzo di DPI non idonei; Una persona che abbia viaggiato seduta in treno, aereo entro due posti in qualsiasi direzione rispetto a un caso di COVID-19; sono contatti stretti anche i compagni di viaggio e il personale addetto alla sezione dell’aereo/treno dove il caso indice era seduto (qualora il caso indice abbia una sintomatologia grave od abbia effettuato spostamenti all’interno dell’aereo, determinando una maggiore esposizione dei passeggeri, considerare come contatti stretti tutti i passeggeri seduti nella stessa sezione dell’aereo o in tutto l’aereo).

Fornitori/Visitatori/Clienti: Tutti coloro che non rientrano nella categoria di Dipendenti e Consulenti.

Medico Competente Coordinatore: medico avente funzione di coordinamento dei medici competenti incaricati dall’Azienda per l’effettuazione della sorveglianza sanitaria sui lavoratori prevista dal Dlgs 81/08.

RSPP: Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione come previsto dal Dlgs 81/08

3 Comitato di Crisi e Comitato COVID-19 È stato costituito presso la Capogruppo il Comitato di Crisi che è composto da: Direttore Generale Mediobanca Group HR and Organization Group C.O.O. Direzione Centrale Risorse Umane CheBanca! S.p.A. e Compass banca S.p.A. Group Safety, Physical Security & Facility Management Group Legal, General Counsel & Institutional Relations Group Communication & Institutional Relations Group Risk Management Compliance & Group AML Audit di Gruppo Il Comitato si riunisce periodicamente su iniziativa del Direttore Generale che lo presiede. Esso analizza, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’andamento della situazione epidemiologica Direttiva di Gruppo relativa al Protocollo di Regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro 6

Covid a livello di Gruppo incluse le criticità emerse o prospettiche, l’evoluzione normativa, le scelte organizzative, gestionali e di comunicazione da adottare, le eventuali indicazioni emerse dalle verifiche delle Funzioni di controllo2 con i necessari interventi da adottare. In caso di decisioni operative rilevanti, viene verbalizzata la decisione assunta.

Sono inoltre costituiti, presso ciascuna Società del Gruppo, Comitati COVID-19 che recepiscono le indicazioni del Comitato di Crisi. I Comitati COVID-19 delle Società sono composti da: Group Safety, Physical Security & Facility Manager Medico Competente Coordinatore RSPP di Gruppo RLS delle singole Società Unità Contenzioso e Relazioni Sindacali Segnalazioni e richieste possono essere indirizzate a Group Safety & Physical Security all’indirizzo missafety@mis.mediobanca.com. In ogni sede centrale delle Società del Gruppo è presente un referente interno COVID-19, che si coordina con Group Safety & Physical Security per la gestione dei rispettivi adempimenti ai sensi della Direttiva.

2 Il Comitato è informato dei controlli pianificati (vd. sezione 12 per dettagli) e, periodicamente, degli esiti di tali verifiche.

Informativa immediata è garantita in caso di violazioni gravi al Protocollo.

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4 Disposizioni per i dipendenti Il Gruppo Mediobanca, attraverso le modalità più idonee ed efficaci, informa tutti i lavoratori e chiunque entri nelle proprie sedi delle disposizioni anti-contagio predisposte, consegnando e/o affiggendo all’ingresso e nei luoghi maggiormente visibili dei locali aziendali, appositi dépliant informativi.

In particolare: l’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (almeno 37.5°) e altri sintomi influenzali attivandosi tempestivamente con il proprio Medico di Medicina Generale e seguendo quanto indicato nell’Allegato “Casistiche emergenza COVID-19; il divieto di permanere in azienda laddove subentrino condizioni di pericolo (temperatura di almeno 37.5°) oppure in caso di contatto stretto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc). In questi casi corre l’obbligo di informare tempestivamente il proprio Responsabile, il referente COVID-19 (tramite l’indirizzo mail missafety@mis.mediobanca.com) e il proprio Medico di Medicina Generale. Si rimanda per gli opportuni approfondimenti a quanto indicato nell’Allegato “Casistiche emergenza COVID-19; l’obbligo di rispettare tutte le disposizioni delle Autorità e del Datore di lavoro nell’accedere in azienda (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene delle mani e tenere comportamenti corretti sul piano dell’igiene); l’obbligo di informare tempestivamente e responsabilmente il Referente interno COVID-19 (tramite l’indirizzo mail missafety@mis.mediobanca.com) della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad una adeguata distanza dalle persone presenti; l’obbligo di sottoporsi, attraverso gli appositi strumenti presenti all’entrata, alla misurazione della temperatura corporea prima dell’ingresso in sede3; l’obbligo di possedere un Green Pass valido per l’accesso in Azienda; l’obbligo di evitare contatti fisici (es. no strette di mano) e di toccarsi con le mani gli occhi, naso e bocca; l’obbligo di adottare tutte le precauzioni igieniche, in particolare la pulizia frequente delle mani con acqua e sapone (come da informative esposte all’interno dei servizi igienici) o in alternativa ricorrere all’uso, ove indicato dall’Azienda, di detergenti igienizzanti per mani; l’obbligo, per i dipendenti che si recano presso la propria sede di lavoro utilizzando mezzi pubblici, di attenersi scrupolosamente ai regolamenti emanati dalle Aziende di trasporto locali e di pulizia/sanificazione delle mani, prima di recarsi alla propria postazione, utilizzando gli appositi dispenser presenti all’ingresso; l’obbligo di utilizzo esclusivo dei dispositivi di protezione (es. mascherine) forniti dall’Azienda; il divieto di accedere in azienda con mascherine provviste di valvola;

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Per la misurazione della temperatura corporea c/o le filiali si rimanda all’”Allegato Protocollo anticontagio di Filiale”.

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si suggerisce di evitare, se non strettamente necessario, le colazioni di lavoro con clienti e fornitori. Anche i momenti di pausa con i colleghi dovranno essere impostati sul rispetto delle regole di distanziamento sociale previste dalla normativa vigente e, in ogni caso, si suggerisce di limitare i momenti di convivialità anche all’esterno del luogo di lavoro l’obbligo di effettuare ricambi d’aria completi degli uffici più volte al giorno (p.e. aprendo porte e/o finestre per almeno 10 minuti ogni ora); il divieto di utilizzare nella job rotation il pc fisso e le attrezzature annessi alla postazione di lavoro (tastiera, mouse, telefono fisso, ecc) di altri colleghi.

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5 Criteri di rientro progressivo del personale in sede Al fine di garantire il distanziamento sociale ed evitare assembramenti nelle sedi delle Società del Gruppo è necessario attivare un piano di rotazione del personale presente negli spazi aziendali, al fine di limitarne la concentrazione.

Il lavoro a distanza continua ad essere favorito anche nella fase di progressiva riattivazione del lavoro in quanto utile e modulabile strumento di prevenzione e in ogni caso il rientro del personale dovrà essere basato su effettiva e comprovata esigenza lavorativa che ogni Responsabile dovrà valutare.

Ogni responsabile di unità deve definire e formalizzare un piano di turnazione condiviso con il proprio responsabile, nel rispetto delle percentuali di occupazione di seguito dettagliate. È altresì compito di ogni responsabile verificare costantemente il corretto svolgimento delle attività in carico alla propria area. In ogni momento si dovrà garantire una limitata presenza negli spazi comuni, specie per le unità dislocate negli open space.

In Allegato è stata predisposta una matrice (tabella scenari COVID) che definisce, in base alla zona in cui si trova la sede di lavoro4 (differenziata tra sedi centrali e filiali), la percentuale di occupazione massima delle postazioni di lavoro5, nel rispetto del distanziamento sociale e con un margine di tolleranza massimo (per le sedi) del 5% rispetto alle % riportate in tabella.

L’adeguamento alle nuove percentuali (specie se inferiori) può essere raggiunto entro 3 giorni dall’entrata in vigore della nuova zona.

La percentuale massima di occupazione è valida per singola direzione compresi gli uffici singoli.

Rispetto alle percentuali definite nella tabella scenari COVID, eventuali variazioni (in aumento o in diminuzione) saranno possibili e rese effettive previa comunicazione alla sede/società impattata con le specifiche da attuare, da parte del Group Hr e Safety, Physical Security & Facility Management. Ciò al fine di consentire un rientro correttamente tarato in base all’andamento epidemiologico ed eventuali integrazioni/variazioni normative.

Le % massime consentite sono sempre soggette a verifica preliminare della garanzia delle distanze di sicurezza (come da piano preventivamente concordato con il Group Safety, Physical Security & Facility Management).

Viene confermato lo space planning (lay-out con i desk utilizzabili6 contemporaneamente nel rispetto del distanziamento sociale di sicurezza) elaborato dal Group Safety, Physical Security & Facility Management e comprendente gli open-space e gli uffici singoli per definire le risorse di competenza (interne e/o esterne) di ogni direzione che possono contemporaneamente essere presenti.

Nell’ambito della scelta delle risorse alle quali permettere l’accesso in ufficio, si prevede che fino alla conclusione dello Stato di Emergenza:

4 Le zone di riferimento sono quelle definite dalla normativa nazionale e locale. Per le Succursali e le Controllate estere, la % è definita in base alle restrizioni locali, in coordinamento con Group HR e Safety, in maniera coerente con il principio di variabilità della percentuale in presenza in funzione dei livelli di restrizione adottati dalle autorità locali.

5 Tale percentuale non include il personale dei servizi di gestione degli immobili e servizi in appalto (manutentori, pulizie, servizio fotocopie, portinerie e reception, ecc.).

6 Non è prevista la multi-condivisione di un desk con PC fisso nella logica di rotazione del personale.

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è comunque fortemente raccomandato il lavoro da remoto per le risorse che il Medico Competente Coordinatore segnalerà all’Azienda nel rispetto della privacy con situazioni di particolare fragilità e patologie attuali o pregresse e patologie immunodepressive; è comunque fortemente raccomandato il lavoro da remoto per le gestanti. Nel caso in cui la lavoratrice non possa essere adibita a lavoro da remoto, vengono applicate le seguenti misure di protezione aggiuntive: utilizzo di mascherina FFP2, utilizzo guanti, e raccomandazione di limitazione dell’utilizzo di mezzi pubblici per gli spostamenti casa/lavoro; in previsione dell’aumento progressivo degli accessi, se necessario, saranno comunicate dalle funzioni competenti, modalità operative di accesso – ingressi scaglionati, orari; i responsabili dovranno prediligere (per quanto l’organizzazione e la composizione del proprio reparto lo consenta), il rientro presso il luogo di lavoro dei lavoratori che non devono necessariamente utilizzare i mezzi di trasporto pubblici per lunghi tragitti; per i lavoratori che dovranno spostarsi necessariamente con i mezzi pubblici, è fatto obbligo di attenersi rigorosamente ai protocolli di sicurezza delle Aziende di trasporto locale; In caso di soggiorno e/o transito in Paesi Esteri, si raccomanda il continuo aggiornamento mediante i siti istituzionali (Ambasciate, Consolati, Viaggiare Sicuri oltre al sito del dipartimento di prevenzione territoriale locale) al fine di rispettare gli obblighi eventualmente in vigore per il contenimento del contagio da Covid19. Per i casi di rientri dall’Estero assoggettati ad effettuazione del tampone rino-faringeo, il rientro in Azienda è consentito esclusivamente e successivamente ad esito negativo e nullaosta del medico competente coordinatore.

La riammissione al lavoro dopo l’infezione da virus SARS-CoV-2/COVID-19 avverrà secondo le modalità previste dalla normativa vigente (circolare del Ministero della salute del 12 ottobre 2020 e dell’11 agosto 2021 ed eventuali istruzioni successive). I lavoratori positivi oltre il ventunesimo giorno saranno riammessi al lavoro solo dopo la negativizzazione del tampone molecolare o antigenico effettuato in struttura accreditata o autorizzata dal servizio sanitario. Per maggiori dettagli si rinvia all’allegato “Casistiche emergenza Covid – 19”.

Qualora, per prevenire l’attivazione di focolai epidemici, nelle aree maggiormente colpite dal virus, l’autorità sanitaria competente disponga misure aggiuntive specifiche, come ad esempio, l’esecuzione del tampone per i lavoratori, il datore di lavoro fornirà la massima collaborazione.

5.1. Accesso ai luoghi di lavoro Il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro deve: sottoporsi al controllo della temperatura corporea Se la temperatura risulterà superiore ai 37,5°, non sarà consentito l’accesso ai luoghi di lavoro e dovrà essere prontamente preallertato il Referente interno COVID-19 (tramite l’indirizzo mail missafety@mis.mediobanca.com) che, nel rispetto delle prescrizioni sulla normativa privacy, provvederà ad isolare momentaneamente in un locale dedicato diverso dall’infermeria il lavoratore fornendolo di mascherina (se in quel momento sprovvisto), ed invitandolo a contattare il proprio medico di medicina generale affinché gli vengano impartite le opportune indicazioni.

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Non devono intervenire addetti primo soccorso aziendali per la gestione di tale casistica Esibire il Green Pass7.

Personale di sede Al personale si richiede di: mantenere le distanze sociali di sicurezza già in ingresso ed ai tornelli, ove presenti, per evitare assembramenti; utilizzare, ove previste, porte di entrata e di uscita differenziate; limitare l’utilizzo degli ascensori (in accordo con le linee guida operative/cartellonistica disponibile in prossimità) e privilegiare le scale ad eccezione delle persone con disabilità; indossare la mascherina: sempre durante il transito per aree comuni sia al chiuso che all’aperto; quando e dove non sia possibile rispettare le distanze sociali di sicurezza; in linea generale, in accordo con le regole aziendali, puntualmente aggiornate in base alle disposizioni di legge. limitare gli spostamenti tra le sedi del Gruppo ed all’interno della propria sede, privilegiando le comunicazioni tramite telefono, e-mail e video meeting; nel caso di spostamento tra i vari piani prediligere le scale agli ascensori e, ove adibite a senso unico, rispettare la segnaletica presente in modo da evitare incontri con persone che transitano in direzione opposta; utilizzare la fotocopiatrice rispettando le distanze sociali di sicurezza; liberare completamente, al termine dell’attività lavorativa, la scrivania e tutte le superfici di lavoro per agevolare le pulizie da parte del personale addetto; evitare ogni forma di assembramento.

Inoltre, nell’Allegato tabella scenari COVID sono definite, in base alla zona in cui si trova la sede di lavoro, regole sulla possibilità di effettuare attività di formazione in presenza, riunioni e incontri con i clienti. Qualora tali attività siano possibili, deve sempre essere garantito il distanziamento sociale e devono essere rispettati eventuali limiti definiti all’uso delle sale riunioni così come dettagliato negli allegati “LINEE GUIDA UTILIZZO SALE RIUNIONI – MEETING” e LINEE GUIDA FORMAZIONE INTERNA

7 Per l’operatività si rimanda al Documento “DISPOSIZIONI SULL’IMPIEGO DI CERTIFICAZIONI VERDI IN AMBITO LAVORATIVO PRIVATO”.

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Consulenti esterni L’ingresso ai consulenti esterni ivi compresi gli outsourcer è permesso, qualora ritenuto essenziale allo svolgimento dei processi lavorativi. L’accesso in sede dovrà seguire tutte le regole Aziendali previste per il personale interno comprese la misurazione della temperatura corporea e l’esibizione del Green Pass. La presenza dei consulenti è da considerarsi nel calcolo del parametro della forza lavoro8 prevista.

Le disposizioni relative alla misurazione della temperatura corporea si applicano anche alle Branch estere.

Visitatori L’ingresso ai visitatori è permesso previa acquisizione, a cura delle portinerie, dell’Autodichiarazione che il soggetto possieda i requisiti previsti per l’accesso ai locali della Banca e si impegni a rispettare le regole Aziendali esposte per il personale compresa la misurazione della temperatura corporea. Non è prevista l’esibizione del Green Pass. Allegato “Autodichiarazione Covid –19”.

Clienti I clienti per l’accesso alle le Sedi si impegnano a rispettare le regole Aziendali esposte per il personale compresa la misurazione della temperatura corporea. Non è prevista l’esibizione del Green Pass.

Fornitori L’ingresso ai fornitori è permesso previo invio tramite PEC a cura del team Safety del Regolamento personale esterno. Si precisa che per chi accede con badge giornaliero non nominativo è comunque necessaria l’acquisizione dell’Autodichiarazione a cura delle portinerie con cui dichiara il possesso dei requisiti previsti per l’accesso ai locali della Banca e si impegna a rispettare le regole Aziendali comprese la misurazione della temperatura corporea e l’esibizione del Green Pass come disposto dagli allegati “Regolamento personale esterno” e “Autodichiarazione Covid –19”.

5.2. Corsi di formazione, riunioni ed eventi interni Tutte le attività riprendono fermo restando l’adozione di specifiche procedure di seguito dettagliate.

Corsi di formazione Si consiglia sempre ove possibile di privilegiare le modalità a distanza. Per le tipologie di corsi per i quali non è ammessa la modalità in remoto, ne è ammesso il riavvio in presenza con le seguenti modalità: Sessioni interne:

8 La percentuale di occupazione della forza lavoro non include il personale dei servizi di gestione degli immobili/servizi in appalto (i.e. manutentori, pulizie, servizio posta/fotocopie, portinerie/reception etc.).

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rispettare sempre le indicazioni riportate nella cartellonistica presente all’esterno della sala, in cui, in funzione della superficie e configurazione dello spazio è indicato il numero max delle persone che possono accedervi rispettando sempre l’interdistanza di sicurezza prevista pulire/sanificare sempre le mani prima di accedere alla sala Essere dotati di mascherina chirurgica che dovrà essere indossata per tutta la durata del corso di formazione in considerazione della prolungata condivisione del medesimo ambiente Attenersi alle indicazioni del docente ai fini della registrazione delle presenze.

Per maggiori dettagli si rimanda all’Annex “Linee guida formazione interna”.

Sessioni esterne: o

Rispettare il Protocollo adottato dall’ente erogatore e/o dall’ente ospitante.

Sessioni esterne a cui partecipa il singolo lavoratore9: o

Il Dipendente che intende partecipare alla formazione deve attenersi al Protocollo adottato dall’ente erogatore e/o dall’ente ospitante.

Riunioni

Si consiglia sempre ove possibile di privilegiare le modalità a distanza, laddove necessaria l’organizzazione in presenza è consentito con le seguenti prescrizioni: o

rispettare sempre le indicazioni riportate nella cartellonistica presente all’esterno della sala, in cui, in funzione della superficie e configurazione dello spazio è indicato il numero max delle persone che possono accedervi rispettando sempre l’interdistanza di sicurezza prevista;

o

pulire/sanificare sempre le mani prima di accedere alla sala;

o

indossare la mascherina chirurgica per tutta la durata della riunione in considerazione della prolungata condivisione del medesimo ambiente.

Per maggiori dettagli si rimanda all’Annex “Linee guida riunioni-meeting”.

Eventi interni ed esterni È ammessa la ripresa, fermo restando che il soggetto organizzatore, con la collaborazione di Group Safety, Physical Security & Facility Management e RSPP, provvede alla definizione di specifiche disposizioni operative di dettaglio in funzione delle particolarità di ogni singolo evento (es. con previsione di attività di ristorazione, intrattenimento, ecc.).

Per maggiori dettagli si rimanda all’Annex “Linee guida gestione eventi”

9 Questa previsione si applica ai singoli Dipendenti che intendono partecipare nell’ambito della propria attività lavorativa a corsi/iniziative organizzate da enti terzi (es. corsi ABI) non coordinati da un Soggetto Organizzatore a livello aziendale.

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5.3. Trasferte Gli spostamenti fra le sedi del Gruppo e le trasferte devono essere svolti solo se strettamente necessario per motivi operativi e commerciali non rimandabili10 e sono ammessi nelle situazioni definite nella tabella scenari COVID, in funzione dell’andamento epidemiologico.

Ove siano possibili, gli spostamenti e le trasferte devono seguire le indicazioni dei paragrafi successivi.

Trasferte presso società/filiali/sedi italiane del Gruppo Mediobanca Le trasferte presso società/filiali/sedi italiane del Gruppo Mediobanca, ove consentite, devono comunque rispettare i seguenti criteri: mantenimento del rispetto di tutte le indicazioni comportamentali riportate all’interno del protocollo anti-contagio aziendale e dalla normativa localmente applicabile; obbligo di concordare preventivamente con i colleghi della società/filiale/sede di destinazione della trasferta il giorno di arrivo e periodo di permanenza, affinché vengano rispettate le indicazioni del protocollo anti-contagio in atto nella sede di destinazione.

Quanto sopra per permettere il rispetto della occupazione massima degli spazi e la garanzia del rispetto del distanziamento sociale.

Trasferte presso Cliente/Controparte corporate Ove ammesse, le trasferte presso Cliente/Controparte corporate devono rispettare le seguenti condizioni: rispettare sempre le norme comportamentali previste dal protocollo anti-contagio aziendale del Gruppo Mediobanca e dalla normativa localmente applicabile (indossare mascherina, distanziamento sociale, distanziamento nei mezzi di trasporto pubblici e privati etc.) ed effettuare la trasferta in un numero contenuto di persone, strettamente necessarie alle attività commerciali; accertarsi preventivamente con la controparte della presenza di protocolli anti-contagio da essi adottati da rispettare e adottare in loco comportamenti allineati alle loro previsioni; in caso di richiesta da parte del cliente/controparte di esibire preventivamente le regole aziendali del protocollo anti-contagio del Gruppo Mediobanca, è disponibile una dichiarazione scaricabile dalla intranet aziendale (consigliato portarlo con sé in occasione di trasferta)11.

Trasferte estere Ove ammesse, le trasferte estere sono soggette alle seguenti condizioni: in caso di viaggi all’estero presso branch e/o Società del Gruppo, oppure presso clienti/controparti estere vige il rispetto dei protocolli sia del Gruppo in generale, sia di quelli

10 11

Direzione Commerciale, Group Safety Physical Security & Facility Management, Compliance e Group Audit.

Allegato “Informativa per trasferte cliente controparte”.

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localmente adottati dalle branch/società o dai clienti/controparti corporate con necessità di loro verifica preventiva da parte del lavoratore con la controparte; in caso di necessità di effettuare viaggi all’estero è fatto obbligo al lavoratore di verificare le normative applicabili relativamente alla possibilità di accedere/circolare/rientrare nei paesi coinvolti come previsto dalla normativa italiana e da quella del paese di destinazione (sito del Ministero degli Esteri italiano e siti omologhi dei paesi di destinazione); in caso di peggioramento della situazione epidemiologica potrà essere richiesto il rilascio di preventiva autorizzazione da parte dell’Ufficio HR competente in collaborazione con il team Safety, Medico Competente e RSPP; si rammenta che eventuali conseguenze legate a restrizioni individuali causate dalla mancata osservanza e rispetto di divieti/limitazioni alla circolazione già di dominio pubblico, restano unicamente in capo al lavoratore.

6 Dispositivi in dotazione Al fine di garantire la massima tutela possibile, sono state adottate le seguenti misure, fermo restando il rispetto delle misure generali di tutela imposte dalle Autorità: predisposizione nelle aree comuni di dispenser con soluzione gel idroalcolica idonea e in misura sufficiente (in zone “critiche”, ingresso, sala mensa, ecc.) a disposizione dei lavoratori, ospiti, clienti, ecc. Permane l’indicazione primaria a tutti i lavoratori di lavarsi frequentemente le mani con acqua e sapone; consegna periodica del kit di 20 mascherine chirurgiche12 monouso per ogni lavoratore; consegna periodica di guanti monouso alle filiali a disposizione del personale da utilizzare in particolare nella manipolazione di documenti del cliente e del contante; Messa a disposizione di prodotti igienizzanti per la detersione delle auto di pool.

Resta inteso, come specificato dal Ministero della Sanità, che l’uso della mascherina aiuta a limitare la diffusione del virus ma deve essere adottata in aggiunta ad altre misure di igiene respiratoria e delle mani.

All’interno delle aree comuni delle Sedi centrali sono opportunamente identificati i contenitori appositi “ecobox” per smaltimento delle mascherine ed in generale di rifiuti a rischio infettivo (es. fazzolettini e guanti) di cui all’art. 2, comma 1, lettera d) del DPR 15 luglio 2003, n. 254 Codice CER 180103. Si rammenta a tal proposito, che non possono essere gettati rifiuti negli ecobox diversi da quanto opportunamente indicato.

12 Sono considerati dispositivi di protezione individuale (DPI), ai sensi dell’articolo 74, comma 1, del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, le “mascherine chirurgiche” di cui all’articolo 16, comma 1, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, il cui uso è disciplinato dall’articolo 5-bis del medesimo decreto-legge.

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7 Riorganizzazione degli ambienti lavorativi delle sedi 7.1. Reception Nelle Reception sono stati installati divisori in plexiglass con feritoia per passaggio documenti, ecc.

Predisposizione di zona segregata scarico pacchi e posta.

Predisposizione di Termoscanner per il rilevamento della temperatura corporea.

Dotazione di dispositivi mobili per la verifica della validità del Green Pass (APP VerificaC19).

7.2. Spazi di lavoro – Uffici È ridefinita la capienza massima dei vari ambienti di lavoro (sia uffici che open-space) per garantire la presenza contemporanea dei lavoratori garantendo sempre il distanziamento sociale con disposizione a scacchiera delle postazioni occupabili.

7.3. Sale riunioni Esposizione delle nuove capacità massime delle sale con indicazione delle postazioni da utilizzare per mantenere la distanza.

7.4. Locali comuni Es. Kitchenette ed aree break con e senza consumazione pasti L’accesso a tali aree è contingentato in base alle dimensioni dei locali e alle rispettive capienze come da informativa dedicata esposta in loco.

Il personale è tenuto nell’accesso a tali aree a: utilizzare i distributori automatici di caffè/snack e bevande (compresi i dispenser d’acqua potabile) igienizzandosi le mani prima di utilizzare le pulsantiere; rispettare le regole esposte a parete nonché la segnaletica a terra; usufruire delle attrezzature con un tempo ridotto di sosta all’interno di tali spazi e sempre nel rispetto del mantenimento della distanza sociale di sicurezza tra le persone.

Qualora tali misure non venissero rispettate l’Azienda si riserva la possibilità di sospendere il servizio disalimentando i distributori automatici ed i dosatori di acqua.

7.5. Consumazione pasti Le postazioni a sedere occupabili per la consumazione del pasto sono opportunamente contrassegnate e ove, possibile, disposte a scacchiera garantendo tra i tavoli una distanza di almeno 1 metro.

I tavolini a muro (ove presenti), vista l’esigua profondità, devono essere utilizzati da una persona per volta.

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L’utilizzo dell’area per la consumazione dei pasti è previsto su turnazione della pausa pranzo secondo regole stabilite dall’Azienda. Nei cambi turno è garantito l’intervento dell’addetto alle pulizie per detergere e igienizzare le superfici e le pulsantiere dei distributori automatici.

Si raccomanda il rispetto degli orari per consentire a tutti i lavoratori che desiderino pranzare in azienda, di usufruire dell’area per la consumazione del pasto.

I lavoratori che effettuano pausa pranzo al di fuori dei locali aziendali preposti, devono attenersi alle stesse regole comportamentali, ed a quelle del locale/bar fast food se maggiormente restrittive.

In considerazione dell’incremento delle presenze all’interno delle sedi è ammessa la consumazione del pasto presso la propria postazione di lavoro avendo cura di mantenere la postazione pulita.

7.6. Aree fumatori al chiuso Permane la chiusura temporanea, ove presenti.

7.7. Servizi igienici Nell’utilizzo dei servizi igienici deve essere sempre garantito il distanziamento sociale e l’utilizzo dei dispositivi di sicurezza (es. mascherina).

Sono predisposti portasciugamani per carta usa e getta e rabbocco quotidiano dei dosatori di sapone.

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8 Pulizia e Sanificazione È mantenuta l’attività di pulizia giornaliera degli ambienti dell’Azienda, con prodotti e modalità previste secondo le norme imposte dall’Autorità intervenendo in particolare sulle superfici di lavoro e attrezzature annesse (scrivanie e apparecchi telefonici), punti di contatto (maniglie, pulsantiere, interruttori, ecc.) e pavimenti.

Presso le sedi è garantito un presidio di pulizia (mattina prima dell’ingresso negli uffici o il pomeriggio dopo l’orario uffici) in base alla sede. Durante la giornata lavorativa sono garantiti passaggi continuativi dei servizi igienici e delle aree comuni qualora si rendesse necessario.

Presso le sedi Il sabato è previsto un passaggio più approfondito secondo capitolato e sono programmati interventi settimanali di sanificazione completa.

Nel caso di presenza di una persona positiva al COVID-19 all’interno dei locali aziendali, si procede alla pulizia e sanificazione dei suddetti secondo le disposizioni della Circolare del Ministero della Salute n.17644 del 22 maggio 2020 nonché alla loro ventilazione. Durante l’attività di sanificazione potranno essere date disposizioni specifiche agli abituali occupanti degli spazi (inclusa la temporanea sospensione delle attività lavorative).

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9 Manutenzioni 9.1. Impianto di trattamento dell’aria Prosegue il piano integrativo di interventi manutentivi per gli impianti di trattamento aria (pulizia filtri UTA, pulizia filtri CDZ, ecc.).

Per garantire ricambi d’aria completi degli uffici e di tutte quelle zone ove sono presenti lavoratori, si raccomanda di aprire porte e finestre più volte al giorno.

9.2. Interventi di manutenzione ordinaria Gli interventi di manutenzione all’interno degli stabili proseguono secondo il piano di manutenzione previsto adottando tutte le misure di sicurezza che mirano a tutelare la salute dei lavoratori e a prevenire ogni forma di contagio. L’addetto alla manutenzione deve pertanto: essere in possesso dei dispositivi di sicurezza (mascherina); intrattenere rapporti solo con il referente; accedere esclusivamente ai locali identificati per lo svolgimento delle proprie attività e sempre rispettando il criterio di mantenimento della distanza sociale di sicurezza.

Le società di manutenzione sono informate preventivamente sulle misure messe in atto dall'Azienda e sulle notifiche di situazioni critiche per il proprio personale13.

13

Allegato “Regolamento personale esterno“.

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10 Gestione del lavoratore sintomatico in azienda Nel caso in cui un lavoratore presente in azienda sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria quali la tosse, lo deve dichiarare immediatamente al Referente interno COVID-19 tramite indirizzo mail missafety@mis.mediobanca.com, si dovrà procedere al suo isolamento in base alle disposizioni dell’autorità sanitaria.

Il lavoratore sarà pertanto accompagnato nel locale specifico a ciò dedicato e debitamente attrezzato (sedia non imbottita, poche suppellettili) opportunamente segnalato e tenuto sempre libero e provvisto di presidi di protezione come guanti, mascherine, termometro, gel.

Saranno quindi attivate le procedure sanitarie previste per allertamento del medico di medicina generale da parte del lavoratore e dell’Autorità sanitaria attività in carico al referente COVID-19. Saranno previsti nel “locale isolamento” i numeri di emergenza e del Medico Competente Coordinatore.

Terminato l’isolamento del lavoratore all’interno del locale, lo stesso andrà chiuso e sanificato subito.

L’Azienda collabora con le Autorità sanitarie per la definizione degli eventuali “contatti stretti” di una persona presente in azienda che sia stata riscontrata positiva al tampone COVID-19, anche con il coinvolgimento del Medico Competente Coordinatore, ciò al fine di permettere alle autorità di applicare le necessarie e opportune misure di quarantena. Nel periodo dell’indagine, l’azienda potrà chiedere agli eventuali possibili contatti stretti di lasciare cautelativamente l’Azienda, secondo le indicazioni dell’Autorità sanitaria. Lo svolgimento di tutte le attività avverrà nel rispetto della normativa in tema di privacy e con l’adozione di criteri di riservatezza da parte delle persone coinvolte.

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11 Sorveglianza Sanitaria La sorveglianza sanitaria deve proseguire, rispettando le misure igieniche contenute nelle indicazioni del Ministero della salute (cd. decalogo).

Devono quindi essere effettuate le seguenti: visite preventive (nuova assunzione/cambio mansione); visite periodiche; visite per rientro assenza superiore a 60 giorni comprese assenze per causa COVID-19; visite per le gestioni degli stati di gravidanza; visite ritenute necessarie in caso di particolari limitazioni/prescrizioni per i casi critici.

La sorveglianza sanitaria rappresenta una ulteriore misura di prevenzione di carattere generale: sia perché può intercettare possibili casi e sintomi sospetti del contagio, sia per l’informazione e la formazione che il medico competente può fornire ai lavoratori per evitare la diffusione del contagio. La sorveglianza sanitaria deve tendere al completo, seppur graduale, ripristino delle visite mediche previste, a condizione che sia consentito operare nel rispetto delle misure igieniche raccomandate dal Ministero della salute e secondo quanto previsto dall’OMS, previa valutazione del medico competente che tiene conto dell’andamento epidemiologico nel territorio di riferimento, in coerenza con la circolare del Ministero della salute del 29 aprile 2020 e con la circolare interministeriale del 4 settembre 2020.

Il medico competente collabora con il datore di lavoro, il RSPP e le RLS/RLST nell’identificazione ed attuazione delle misure volte al contenimento del rischio di contagio da virus SARS-CoV-2/COVID19.

Il medico competente, ove presente, attua la sorveglianza sanitaria eccezionale ai sensi dell’articolo 83 del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 luglio 2020, n. 77, ai fini della tutela dei lavoratori fragili secondo le definizioni e modalità di cui alla circolare congiunta del Ministero della salute e del Ministero del lavoro e delle politiche sociali del 4 settembre 2020, nel rispetto della riservatezza.

Il medico competente, in considerazione del suo ruolo nella valutazione dei rischi e nella sorveglianza sanitaria, potrà suggerire l’adozione di strategie di testing/screening qualora ritenute utili al fine del contenimento della diffusione del virus e della salute dei lavoratori, anche tenuto conto dell’andamento epidemiologico nel territorio di riferimento e di quanto stabilito nella circolare del Ministero della salute dell’8 gennaio 2021.

Il medico competente collabora con l’Autorità sanitaria, in particolare per l’identificazione degli eventuali “contatti stretti” di un lavoratore riscontrato positivo al tampone COVID-19 al fine di permettere alle Autorità di applicare le necessarie e opportune misure di quarantena. In merito ai “contatti stretti”, così come definiti dalla circolare del Ministero della salute del 29 maggio 2020, è opportuno che la loro identificazione tenga conto delle misure di prevenzione e protezione individuate ed effettivamente attuate in azienda, ai fini del contenimento del rischio da SARS-CoV2/COVID-19.

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La riammissione al lavoro dopo infezione da virus SARS-CoV-2/COVID-19 avverrà in osservanza della normativa di riferimento. Per il reintegro progressivo dei lavoratori già risultati positivi al tampone con ricovero ospedaliero, il Medico Competente effettuerà la visita medica prevista dall’articolo 41, comma 2, lett. e-ter del d.lgs. n. 81/2008 e successive modificazioni (visita medica precedente alla ripresa del lavoro a seguito di assenza per motivi di salute di durata superiore ai sessanta giorni continuativi), al fine di verificare l’idoneità alla mansione - anche per valutare profili specifici di rischiosità - indipendentemente dalla durata dell’assenza per malattia.

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12 Vigilanza sulla corretta applicazione del Protocollo In attuazione del Protocollo di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus COVID-19, ogni Responsabile di unità, in qualità di PREPOSTO “di fatto”, è tenuto alla vigilanza della corretta applicazione da parte dei lavoratori, ed in caso di inosservanza, alla immediata segnalazione a missafety@mis.mediobanca.com, in quanto ufficio tecnico competente alla gestione della problematica (con funzione di raccolta delle criticità ed osservazioni nonché di collettamento con il Comitato COVID-19 oltre al Comitato di Crisi per il tramite del Responsabile del Group Safety, Physical Security & Facility Management di Gruppo).

Group Safety & Physical Security, Group Audit e Compliance hanno definito controlli sulla corretta applicazione del Protocollo.

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Allegati Tabella scenari COVID Protocollo anticontagio di Filiale Regolamento personale esterno Autodichiarazione Covid –19 Informativa per trasferte cliente controparte Casistiche emergenza Covid – 19 Linee Guida Formazione interna Linee Guida Gestione Eventi Linee guida utilizzo sale riunioni – meeting Disposizioni sull’impiego di certificazioni verdi in ambito lavorativo privato

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