La vendita dei servizi congressuali è un processo che fonde insieme un ragionamento e il racconto delle emozioni che si vogliono suscitare. Per poter presentare al meglio la propria offerta il responsabile marketing della struttura deve ricordare i meccanismi classici del processo d’acquisto del cliente: a) percezione del bisogno, b) valutazione delle priorità, c) analisi delle informazioni, d) valutazione delle alternative e delle difficoltà, e) decisione finale, f) valutazione post-acquisto. Per poter chiudere positivamente un contratto, un buon negoziatore nel presentare al meglio la sua proposta deve far sì che essa aderisca al processo d’acquisto, fase dopo fase. Specialmente se il cliente è venuto a ispezionare il Centro Congressi e si appresta ad essere accompagnato in una visita della struttura. Perché la visita e le spiegazioni siano efficaci, il venditore deve capire il vero bisogno della Compagnia o dell’Associazione che si appresta a organizzare l’evento, a cosa attribuisca valore, per poi verificare se tale valore sia percepito come prioritario. Quindi, la cosa migliore è intrattenere il caffè al bar o in ufficio per farlo parlare e conoscere il più possibile di chi è l’organizzatore, il pubblico e gli obiettivi che si augura di raggiungere. Solo dopo, si potrà presentare nel modo più giusto gli spazi e i servizi a disposizione, tralasciando quelli che potrebbero confondergli le idee. Lo stesso vale per i materiali informativi da consegnargli alla fine della ispezione. Evidentemente stiamo parlando di un reality tour del Centro Congressi e dell’Albergo, in cui la visita avviene di persona e bisogna essere prnt a rispondere alle tante possibili domande del cliente. Nel caso invece ci si limitasse a un visual tour, prospettato direttamente negli uffici del Cliente attraverso fotografie o filmati e virtual tour digitali, l’importante è essere concisi e non dispersivi, focalizzandosi sulla vendita di una soluzione o di un pro-
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Chi sceglie una sede congressuale segue un percorso mentale che non può essere ignorato
Una visita in persona o un tour virtuale della struttura devono essere guidati con professionalità, passione ed esperienza attraverso una narrazione che affascina il cliente
gramma personalizzato. Il raggiungimento di questo obiettivo dipende esclusivamente dalle capacità della persona che guida il cliente all’interno di uno spazio virtuale che gli va raccontato in modo da suscitare le emozioni che il responsabile dell’organizzazione vorrebbe che i suoi ospiti provassero. Parliamo per esempio della reception che potrà essere organizzata a fine lavori sulla terrazza panoramica che si affaccia su un panorama che al tramonto, con il sole che cala, diventamozzafiato. È tour fatto di parole, di suggestioni, di quadri policromatici che devono abbagliare chi ascolta e che affascinano molto più dell’elencazione dei servizi e delle attrezzature tecniche a disposizione, il cui elenco - peraltro - fa già parte del materiale che verrà consegnato. La narrazione è lo strumento che esalta le attitudini relazionali del venditore che pur non erogando le prestazioni deve conoscerle a menadito. Nel suo lavoro deve mostrare abilità, professionalità e passione ma soprattutto esperienza e sicurezza. Non è poi male se in un reality tour vengono coinvolti alte figure che svolgeranno un ruolo fondamentale nell’evento, dal direttore dell’albergo allo chef, dal maitre all’addetto alle tecnologie e alle sale, ognuno dei quali racconterà in cosa potrà portare uno specifico valore aggiunto all’evento. Per concludere con successo un processo di vendita bisogna essere allenati ad argomentare con parole specifiche a seconda del tipo di cliente, le soluzioni più in linea con le sue aspettative, essere preparati a completare le informazioni chiave inclusi nella scheda prestampata. La personalizzazione della visita, che non deve essere mai affrettata, e susciterà maggiore interesse se si applicheranno correttamente anche i principi di base della comunicazione non verbale e della comunicazione telefonica. In conclusione non basta avere una bella struttura se non la si riesce a presentare con le suggestioni migliori. 9 Area Congressi
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