Reseller Magazine ADVERTORIAL
CANON
BEZPEČNOSTNÍ ŠTÍT PRO FIRMY Flexibilita, online komunikace, sdílené dokumenty. To jsou některá ze specifik kanceláře v roce 2022. Situace, kdy mají firmy část svých zaměstnanců fyzicky v kanceláři a část mimo ni, s sebou nese nové bezpečnostní výzvy a potřebu upravit kancelářské vybavení a IT ekosystém. Řešení je přitom pohodlnější a dosažitelnější, než by se mohlo zdát.
Vytěžování faktur a správa tisku
S rozpadem klasického pracovního prostoru a zvyšujícím se množstvím kybernetických útoků by otázka zabezpečení firemních procesů a dat měla být na špičce priorit. Z průzkumu, který si nechala společnost Canon vypracovat na reprezentativním vzorku českých firem, vyplývá, že zabezpečení dokumentů považuje za vrcholně důležité 87 % z nich. Praxe ale často pokulhává. „Jsme překvapeni, jak málo firmy dělají pro ochranu svých dat a jak nízká míra kontroly z jejich strany je. Přitom k proniknutí do firemního prostředí někdy stačí opravdu málo, třeba otevření přílohy v nevyžádaném mailu nebo nedostatečně zabezpečená stolní multifunkce. Firma pak může přijít o veškerá data,“ uvedl produktový specialista společnosti Canon Petr Hnilička.
Díky systémům založeným na cloudu navíc mohou firmy centrálně spravovat svůj firemní tisk a skenování i v situaci, kdy mají část zaměstnanců v kanceláři a část mimo ni. Osvícenější firmy využívají možnosti cloudu i pro celkové zlepšení svého fungování a využívání kapacit. Výsledkem pokročilejší digitalizace je zvýšení efektivity práce. Lidem díky automatizaci odpadá manuální činnost spojená s kopírováním a tiskem a mohou se více soustředit na přidanou hodnotu. UniFLOW Online, cloudová tisková fronta Universal Print nebo nástroj na zpracovávání dokumentů Therefore Online umožňují vytěžit a automaticky roztřídit potřebná data. Každý naskenovaný dokument je opatřen neodstranitelným certifikátem, který zajistí, že v dokumentu v průběhu jeho cesty firmou nedojde k nechtěným změnám. Což by třeba v případě čísla bankovního účtu mohlo mít fatální následky. Lze také udělit oprávnění, kdo s dokumentem může dále nakládat. Nestane se tak, že by se pracovní smlouvy dostaly k nezvaným očím, což je velké riziko (ne)stárnoucích kanceláří s regály plnými šanonů. Bezpečnost UniFLOW Online ještě zvyšuje fakt, že díky napojení na Microsoft Azure není třeba, aby dokument během celé cesty firmou opustil prostředí aplikací od Microsoftu. „Dříve se dokument poslal mailem nebo se uložil na lokální disk, pak se smazal. Oba přístupy přitom s sebou nesou velká rizika zneužití dat. Cloudové služby (Sharepoint, OneDrive, Teams atd.), které dnes využíváme při flexibilní práci, nám šetří čas i starosti s bezpečností. Žádný dokument se nikde nepovaluje a neodejde od nás nezašifrován,“ upřesnil produktový manažer Canonu Aleš Dvorák. Canon je navíc, co se týče sdíleného tisku, pro Microsoft partnerem už při vývoji. Jeho řešení jsou tak nejdříve a nejpečlivěji testována, chyby se odhalí ještě v laboratoři.
Vlastní zabezpečení nestačí
Firmy, které spoléhají na „roky prověřenou“ bezpečnost vlastními silami vybudované IT infrastruktury, na čím dál sofistikovanější vnější útoky už zpravidla nestačí. Výsledkem pak často bývá zašifrování veškerých dat na firemních discích a požadování vysokého výkupného, tzv. ransomwarové útoky. Nejlepší obranou je digitalizace a přenesení většiny firemních dokumentů a procesů do prostředí cloudu. V případě útoku na firemní infrastrukturu jsou cloudové dokumenty často to jediné, co firmě zbude. K nezaplacení je, když se firmy mohou spolehnout na osvědčená řešení. Třeba řešení společnosti Canon pro správu firemního tisku uniFLOW Online fungující na platformě Microsoft Azure. Ta podléhá pravidelnému testování a neustálému vylepšování zabezpečení, do nějž společnost Microsoft investuje miliony dolarů. „Takové úrovně zabezpečení není ve firmě svépomocí možné vůbec dosáhnout,“ řekl odborník Canonu. Azure je robustní infrastrukturou obsahující datová úložiště, servery, antivirové programy, šifrování, poradí si proto se všemi známými druhy hackerských útoků. „Jde o štít, za který se nemusí bát schovat svá firemní či klientská data jakákoli firma,“ řekl Hnilička.
Skartace
Kancelář založená na cloudu oproti „klasické“ kanceláři nabízí zásadní posun, co se týče skartace dokumentů.
červenec/srpen 2022 | www.rmol.cz
42
