Det færdige hospitalsbyggeri er klar til drift – nej, sådan er det desværre langtfra altid

De færreste gør sig forestillinger om, hvor kompleks en opgave det er at overtage et nyt hospital med alle dets installationer, der har været mange år undervejs. Det lægger ekstra pres på driftsafdelingerne, der også skal holde de eksisterende byggerier kørende

At sætte de store, komplekse superhospitaler i drift kræver tæt samarbejde og support på næsten alle felter og et stort organisatorisk set up. Det belaster driften ekstremt, berettede programchef Helle Eiberg Thorup og projektleder Michelle Runge Christensen fra Region Hovedstadens Center for Ejendomme (CEJ) om kunsten, at overtage megaprojekter. ”Det er virkelig komplekst, og en opgave, hvor der i høj grad er brug for både varme og kolde hænder,” fastslog de. CEJ skal i de kommende år overtage hele 5 store hospitalsprojekter, hvor de er bygherre på dem alle, og derudover forberede at tage sig af driften, sikre de fysiske rammer til hospitalets brugere, transport og logistik, samt indtænke den grønne omstilling og bæredygtigheden.

Region Hovedstaden og CEJ har forsøgt at standardisere og finde den bedste måde at udføre den komplekse opgave at sikre overgangen fra byggeri frem til ibrugtagning på baggrund af erfaringerne fra de første store ibrugtagninger. Regionen har allerede taget 140-150.000 kvm. i brug på Rigshospitalet (Nordfløjen), Nyt Hospital Herlev, Steno Diabetes Center Copenhagen og Ny Retspsykiatri Sct. Hans.

Samlet bygger Region Hovedstaden en halv million kvm. i de nærmeste år med en projektportefølje på 15 mia. kr. og er dermed en af Danmarks største bygherrer. Det forpligter til at blive bedre til alle processerne og lære af erfaringerne. Der er tidligere set en del kritiske problemer, som skulle løses før de første byggerierne kunne tages i brug:

”Bygningerne har været ramt af alle typer problemer som tæringer, bakterier og forkert eller manglende udskylning af vandrør, fejldimensionerede eltavler, dårligt fastgjorte faldstammer, hvor nogle blev utætte, og spjæld der ikke fungerede som de skulle. Driftsmæssigt har de meget kritiske funktioner som CTS-anlæg, test og indregulering af ventilation, køl og varme fyldt meget med mange fejl og mangler under idriftsættelsen.”

Også emner, som er kritiske for hospitalets kliniske arbejde i bygningerne, har fyldt meget. Det kan være adgangskontrol og låsesystemer eller behov for afskærmning på de nye store vinduespartier som har ført til, at der er investeret mange penge og ressourcer i efterfølgende at opsætte solafskærmning og ’diskretions-folie’ på store vinduespartier, så personalet ikke får hedeslag eller så uvedkommende ikke kan kikke ind under det kliniske arbejde. Der har manglet depotplads, og logistik- og vareflow har ikke altid fungeret som det var forventet. ”Det er nødvendigt at sikre en samlet planlægning med deltagelse af alle aktører, så alt fungerer fra første dag bygningerne tages i brug, når personale og patienter flytter ind, ” fastslog de.

Det kræver alle ressourcer og en sikkert styret planlægning at sikre, at de store supersygehuse kan leve op til det ønskede behov efter aflevering til læger, sygeplejersker, maskinmestre og anden personale, der skal arbejde i den nye bygning, fastslog projektchef Helle Eiberg Thorup og projektleder Michelle Runge Christensen. Mange skuffede forventninger

”Der opleves et ret stort GAP mellem driftsafdelingernes og klinikernes forventninger til de nye bygninger og det, der afleveres,” fastslog Helle Eiberg Thorup og Michelle Runge Christensen og pegede på, at de store hospitaler typisk er 10-12 år undervejs, så brugerne, der var inddraget i starten, kan være flyttet til andre opgaver i mellemtiden. Derudover har byggeprojekterne måske gennemført besparelser undervejs. Den kliniske drift og tekniske

Region Hovedstaden Center for Ejendomme

Udfordringer og forebyggelse

• KS kan forebygge at lægge driften ned efter ibrugtagning. • KS af bygning før ibrugtagning er ikke kun hospitalets opgave, men er også vigtig for teknisk drift. • KS kan forebygge utilfredse brugere ved ibrugtagning.

Sideløbende med alle andre aktiviteter.

”TOP 10” i Region Hovedstaden

• Dørautomatik og låse • Stikkontakter og PDS udtag (data) • Afsætningsplads til klinisk udstyr i flugtveje • Kulde/varme • Wayfinding • Etablering af diskretion (folie) • Flere arb.pladser og funktionsændringer udfordrer brandgodkendelser • Solafskærmning • Kaffemaskiner, vandautomater og køleskabe • Ændringsønsker !

17

Det er ikke unormalt, at megastore projekter også har et højt antal fejl og mangler, men for  at undgå at vælte den tekniske driftsorganisation efter at hospitalerne er taget i brug, arbejder Center for Ejendomme aktivt på at kvalitetssikre nybyggerierne inden indfl ytningen, så  alle fejl og mangler forhåbentlig er identifi ceret og udbedret inden byggeriet afl everes til  brugerne. 

udvikling har samtidig ændret sig, så der er andre og højere forventninger end i starten. Snitfl ader mellem aktørerne giver mange udfordringer, men også nye krav til hygiejne, arbejdsmiljø, GDPR og behov for ændring af rumfunktioner og antallet af personer i dem, ekstra forsyninger og ønsker om ændret arbejdsfl ow, presser projekterne i slutfasen. ”Der er fejl og mangler i ethvert byggeri, men er det reelt en fejl eller en mangel eller er det bare en skuffet forventning, noget man synes burde have været der, men ikke var en del af projektet. Det ser vi mange gange.

De nævnte forklaringer, mener vi, er nogle af årsagerne til det forventnings GAP vi ser, men en anden er også, at der er stor forskel på byggeprojektets baggrund og ønsker contra hospitalets og driftens ønsker. Vi har bare meget forskellige kulturer og forståelse af, hvornår et projekt er afsluttet og klar til ibrugtagning. Så opstår dette GAP. Og det skal vi naturligvis arbejde med at gøre mindre”

Aktivering af det nye byggeri

I Region hovedstaden er det et trekløver bestående af Center for Ejendomme, Center for IT og Medicoteknologi (CIMT) samt hospitalerne, som skal sikre aktiveringen, altså den samlede klargøring, af det nye byggeri.

Aktiveringsfasen starter som regel omkring byggeprojektets afl evering, og strækker sig frem til indfl ytningen og ibrugtagningen. I denne periode skal rigtig mange aktører udføre mange forskellige aktiviteter inde i den nye bygning, som i sidste ende skal sikre, at alt er klar til klinisk brug. Byggeprojektet skal teste og indregulere, udføre udskudte arbejder og færdiggøre mangeludbedringer. Bygherreleverancerne skal på plads, og der skal gøres rent. CEJ skal drifte og sikre nye anlæg i de fysiske rammer. CIMT skal etablere og teste it, medicoudstyr, telefoni og Sundhedsplatformen. Hospitalet skal ind og træne nye arbejdsgange og lære huset at kende samt fylde depoterne op. Det kræver en sikker styring og koordinering, og at alle aktører arbejder dedikeret sammen mod det fælles mål: At kunne fl ytte ind i et nyt hospital, som kan behandle vores patienter på den bedste måde. ”Hele afl everingsprocessen bliver altså ekstra kompleks, fordi der er så mange aktører om at færdiggøre projektet. Det giver et enormt behov for at koordinere alt, hvad der foregår i bygningen.”

Transparens og måling af parathed

CEJ igangsætter parathedsmålinger, når indfl ytningen nærmer sig, hvor man måler på de kritiske punkter, der er blevet identifi ceret af hospitalerne, CEJ, CIMT og af selve byggeprojektet. Dermed kan alle parter være med til at udpege det, der kan forhindre en ibrugtagning til planlagt tid. ”Vi lægger stor vægt på transparens i planlægningen, så alle hele tiden kender status, hvis noget hænger og måske ikke er så langt, som man kunne ønske. Vi har udarbejdet en ekstra kvalitetssikringsgennemgang op til indfl ytning, der forhåbentlig fanger det meste.”

Bygherretilsynet og driften under CEJ bidrager med at fi nde fejl og mangler i byggeprojektet og fremskynde klargøringen. Entrepriseafl everinger, overdragelse og indfl ytning kan forsinkes i fl ere måneder, hvis entreprenøren ikke er helt færdig.

En god information til alle, og et tydeligt overblik over projektindhold og byggeriets og byggeprojektets leverancer, skal sikre bedre planlægning og klargørelse. Det er også vigtigt, at hospitalerne får udarbejdet udstyrslister over alt det, der skal fl yttes ind i de nye bygninger. ”Vi kan se nu, at byggeprojekterne i den sidste fase skal være aktive tværfagligt i en grad, som de ikke havde forventet at de skulle være. Ofte er projekternes bemanding reduceret kraftigt og rådgiverne er også på vej ud af projektet i den afsluttende bygningsfase, men der er behov for dem hele vejen frem til indfl ytningen,” fastslår de.

Driften bliver presset ekstra

Der er en række opmærksomhedspunkter, den tekniske drift er nødt til at gå ind i allerede under byggefasen, men ikke mindst i aktiveringsfasen, skal der være fokus på en lang række punkter for at forberede og klargøre alle installationer, påpegede de. Granskning af tegninger, materialevalg og komponenter, tjek af installationer, kvalitetssikring og drift og vedligeholdelsesdokumentation er byggeprojektets ansvar, men når de nye installationer tilsluttes de eksisterende systemer, og når styringer skal testes osv., skal den tekniske drift være med.

CEJ har samlet en top-10-liste, med emner de har set rigtig mange gange. Det handler om at forebygge fejl og mangler i god tid før ibrugtagning og sikre den høje kvalitet, som er krævet på et hospital, så den tekniske driftsorganisation ikke overbebyrdes med et stort antal sager efter ibrugtagning. Det kan omfatte alt fra kritiske fejl, døre, der ikke kan lukke, almindelige driftsopgaver og ønsker fra brugerne, som har behov for tilpasninger og nyt inventar efter ibrugtagningen, hvor de begynder at lære huset at kende.

Driftsafdelingerne kommer under dobbelt krydsild, når byggerierne går ind i slutfasen, var det advarende budskab fra programchef Helle Eiberg Thorup og projektleder Michelle Runge Christensen fra Region hovedstadens Center for Ejendomme til FSTA’s mange maskinmestre: ”Samtidig med, at driften skal lære en ny bygning at kende, skal de stadig drifte et eksisterende hospital, så hele ibrugtagning og idriftsættelse presser vores tekniske drift helt enormt meget. Mange deltager i planlægningen og håndteringen, og nærmest hele organisationen er engageret i aktiviteterne.”