7.1.1 DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO En si el significado de un archivo es el conjunto o la unión de uno o varios documentos independientemente de fechas soporte material, acumulados en un proceso natural etc. Es escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, entre otros. Estos archivos o documentos por lo general son manipulados o manejados por secretarias en las diversas administraciones públicas o privadas de manera independiente de las áreas operativas y técnicas de activación. De esta forma que los documentos con costo administrativo se quedan en las oficinas, y entonces ¿qué es lo cual se almacena en las bodegas?, puesto que esos documentos que se piensan de documento muerto, o sea, que por el momento no le sirven al líder de dicha oficina. El problema se muestra una vez que se transfiere la documentación, lo cual se hace por medio de paquetes formados por lo cual se denomina minutarios, dichos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán muchos minutarios como documentos se reciban o se remitan. En los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo, parte, serie y subsidie.
GRAFICO 3 DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN
QUE ES UN DOCUMENTO
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