GRAFICO 5 TIPOS DE ARCHIVOS

7.1.1 DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO

En si el significado de un archivo es el conjunto o la unión de uno o varios documentos independientemente de fechas soporte material, acumulados en un proceso natural etc.

Es escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, entre otros.

Estos archivos o documentos por lo general son manipulados o manejados por secretarias en las diversas administraciones públicas o privadas de manera independiente de las áreas operativas y técnicas de activación.

De esta forma que los documentos con costo administrativo se quedan en las oficinas, y entonces ¿qué es lo cual se almacena en las bodegas?, puesto que esos documentos que se piensan de documento muerto, o sea, que por el momento no le sirven al líder de dicha oficina.

El problema se muestra una vez que se transfiere la documentación, lo cual se hace por medio de paquetes formados por lo cual se denomina minutarios, dichos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán muchos minutarios como documentos se reciban o se remitan. En los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo, parte, serie y subsidie.

GRAFICO 3 DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN

QUE ES UN DOCUMENTO

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Aquel círculo interminable no permitió la mayor parte de veces que los documentos provocados en la gestión se encuentren resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que se conocen como de trámite, los que podrían ser las instancias legales para ofrecer un servicio archivístico a las zonas generadoras de esa documentación, y continúen, a lo largo de toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin expedientación ni orden.

Por consiguiente, se debería entender que una vez que los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al documento es pues el sector operativo ya los ha considerado obsoletos, empero solicita sean guardados de hecho tiempo, sin darles un costo administrativo, sólo por evadir un problema archivístico con las autoridades que corresponden.

De esta forma, el archivista que obtiene centenares y centenares de paquetes para su protección no desempeña la actividad archivística en su funcionalidad en la gestión pública, debido a que al no existir control de los minutarios la labor de expedientación se realizaría interminable, y con motivo en los listados, que no tienen dentro información, ponen los paquetes en un lugar físico dentro del salón o cuarto al que llaman documento, sin embargo que su costo administrativo haya culminado en realidad.

GRAFICO 4 QUE ES UN DOCUMENTO

8 TIPOS DE ARCHIVO Más adecuado parece clasificar los archivos según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo

productor de los fondos documentales. De esta forma podemos distinguir:

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