GRAFÍCO 7 ARCHIVO COMPUTARIZADO

11.1 MOBILIARIO Y MATERIAL DE ARCHIVO

Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales, verticales, según su posición que tiene las pestañas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.

En la actualidad están de moda aquellos con desplazamiento lateral que requieren que los fólderes sean de estilo cartapacio. Luego tendremos como material de apoyo, el teléfono, aguzador, engrapadora, sacapuntas, perforadora, calendario, libro diario, cinta adhesiva, sellos, tijeras, índices plásticos para fólderes, un estilete, un cortapapeles, fólderes para archivar, de acuerdo al tipo de documentos que se utilicen, portalápices, porta sellos, bandejas para los documentos, pueden ser de dos o tres servicios, uno para los documentos de entrada, otro para los de salida y otro para los de archivo y/o pendientes, etc...

11.2 NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL ARCHIVO

En nuestro entorno hoy en día existen un sin número de equipos que facilitan el mejor desenvolvimiento de las actividades secretariales, tales como: computadoras, reproductoras, copiadoras, etc., de disponer de todos ellos ubiquen de manera que no se vean como un amontonamiento de máquinas subutilizadas. todo este gran equipo de ayuda, es indispensable, contar con un escritorio, su respectiva silla, archivadores tamaño oficio y carta con material fuerte por su durabilidad; estanterías y armarios para formularios, publicaciones y útiles de oficina, se preferirán cerrados para evitar la acumulación de polvo.

11.2.1 NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL ARCHIVO

Con la modernidad de la actualidad todo va cambiando para aceptar y aprovechar la tecnología de la información cuyo principal protagonista es la computadora, mediante el diseño de sistemas de información en todas las áreas de la empresa se facilita la toma de decisiones y las operaciones, tanto dentro de cada área como de la empresa en conjunto.

Los avances tecnológicos que han evolucionado todo a su paso de la actividad humana, también han sé a involucrado en forma positiva en el campo de la archivología. Hoy en día se utilizan con relativa profusión los medios ópticos y, sobre todo, los informáticos en todo tipo de organización.

23

GRAFICO 6NUEVAS TECNOLOGÍAS

El Archivo Y El Microfilm. -El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su

producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los

materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes.

Ahorro de espacio: se estima que puede ahorrarse hasta un 96% del espacio que será necesario para unos archivos normales.

Mayor rapidez en el tratamiento de la información: La velocidad de procesamiento (VP) o rapidez de procesamiento es uno de los principales elementos del proceso cognitivo, por lo que resulta un elemento clave en el aprendizaje y rendimiento académico, en desarrollo intelectual, razonamiento y la experiencia.

La velocidad de procesamiento es una habilidad cognitiva que se puede definir como el tiempo que le lleva a una persona hacer una tarea mental. Tiene que ver con la velocidad en la que una persona capta y reacciona a la información que recibe, ya sea por vía visual (letras y números), auditiva (lenguaje) o del movimiento. Es decir, la velocidad de procesamiento es el tiempo que se tarda entre que se recibe el estímulo y se emite una respuesta.

24

Mejor protección de la información: el microfilme se puede duplicar con mucha facilidad y tener las copias en lugares distintos a los originales en el caso de que estos se destruyan accidentalmente, y permiten guardarse cómodamente en armarios anti fuego para prevenir su destrucción o pérdida.

Facilidad de transporte y de reproducción, para ser distribuida la información: con el microfilme es fácil trasladar documentos de un lugar a otro, permitiendo así distribuir la información a bajo costo

ARCHIVO COMPUTARIZADO

Este es un proceso común que se da en la actualidad ya con la intervención de la tecnología como es un computador en si la maquinaria y las funciones que ofrece.

El disco óptico. - Es un disco que sirve para almacenar y conservar ladocumentación, previa reproducción directa y total mediante un rayo láser, el mismo que es utilizado para la exploración o lectura.

GRAFÍCO 7 ARCHIVO COMPUTARIZADO

25

Bibliografías:

https://prezi.com/mshb8tpaqusk/sistema-de-archivo-alfabetico/

https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-89159_recurso_4.pdf

http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/gestion_doc/contenido_u3.pdf

FIN

TÉC NI CAS D E

26

DO CUM EN TAC IÓN Y A RCH IVO

27