TABLA 6 VALORES

TABLA 5 CLASIFICACIÓN MIXTA 10 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Se clasifican en dos muy elementales:

1. La mental, que significa pensar en el lugar en que debe archivarse una comunicación;

2. La manual, que significa anotar el nombre del fólder en el que irá el documento, dentro de la clasificación del sistema que se utiliza, y la acción misma de archivar, dentro del fólder o cartapacio.

Principios básicos de la archivología constan de tres importantes:

1. El primero es el principio del ORDEN, o sea la forma como se llevan los documentos al archivo y de qué se trata.

2. El segundo es el principio del ARREGLO, o sea la forma de mantener ordenados los documentos dentro del archivo, y

3. El tercero el principio de la REFERENCIA, significa que todo archivo se organiza porque hay que utilizarlo alguna vez.

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10.1 VALORACIÓN DOCUMENTAL

La valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

Siendo un poco más específicos debemos indicar que los documentos poseen diferentes valores según

La funcionalidad por la que han sido creados. Para detectar exactamente aquellos valores que se desprenden de los documentos se hace primordial hacer un análisis de las series documentales que conforman el corpus documental que produce y/o mantiene una organización. Dichos valores tienen la posibilidad de estar asociado a su uso inmediato o a su utilidad significativa en la era, más allá del mismo trámite. Los documentos tienen la posibilidad de tener un costo legal, jurídico, fiscal, histórico, científico o cultural y, según con éstos, se debería determinarla conservación persistente en su integridad, la conservación persistente parcial, la conservación temporal o la supresión de los documentos. Esta disposición debería permanecer reflejada en la Tabla de Retención Documental (TRD) que tiene un método especial para su construcción que se explica en archivo complementario a este.

10.1.1 PUNTOS A TOMAR EN CUENTA

Existen dos enfoques con valoración perfectamente distinguibles:

a) Por un lado el que concibe a la valoración como un mecanismo para la eliminación de documentos: valoración primaria.

b) Y el que considera a la valoración como un medio para seleccionar los documentos que merecen conservarse permanentemente en razón de su carácter histórico: valoración secundaria.

Es necesario tomar en cuenta las formas de evaluación con normas exactas:

Desarrollar principios generales.Usar criterios diferentes al evaluar los documentos de distintos períodos.

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El primer principio sugiere que se pongan fechas límite, determinado la conservación de la documentación.

El segundo, consiste en que el valor de los documentos sea determinado por los funcionarios que los usan. El tercer lugar, los documentos deben ser evaluados en relación con la información que contienen.

TABLA 6 VALORES

10.1.2 EXPURGO Y DEPURACIÓN

Como se comentó antes hay documentos que por su propia naturaleza son imperecederos, sin embargo, además hay otros, los cuales sólo testimonian actos que una vez cumplidos pierden sus valores fundamentales para su roductor, basándonos en lo previamente expuesto, en la valoración

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