Grafico 1 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

4 RESUMEN

Desde un punto de vista general, se define el documento como «escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal». En esencia, la definición se resume en la combinación de un soporte y la información registrada en él. Su contenido puede consistir tanto en textos escritos, fotografías, dibujos, películas, como en los nuevos soportes multimedia (páginas web, archivos informáticos, etc.).

Un documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública, es decir: la forma externa de dichos actos. Esta definición del Manual de documentos administrativos, editado por el MAP, se completa con la definición que ofrece el art. 46 de la LRJ-PAC: «Tienen la consideración de documento público administrativo los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas».

Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados del acto que contienen (competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento jurídico) hay un requisito específico para la validez del documento administrativo: se trata de la formalización. Se entiende por formalización «la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos

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