TABLA 7 PRÉSTAMOS

documental poseemos una etapa por medio de la cual vamos a decidir el destino final de los documentos, a ésta le denominamos etapa de expurgo que luego da paso a la depuración. Aun cuando hay autores que manejan el expurgo y a la depuración como sinónimos hay diferencias específicas entre ellos, debido a que una es efecto,de otra, por consiguiente, es fundamental destacar sus diferentes puntos. Expurgo. - Es la labor que se hace, después de un estudio de la documentación y se basa en la selección de documentos que han concluido el plazo de que instituye la legislación, la reglamentación o los métodos administrativos, sin embargo, que ello no involucra precisamente su devastación.

Depuración. - Es la etapa en la que desde los criterios de conservación se plantean los de la supresión. Esta etapa contempla la operación de elegir los documentos que reúnan las superiores condiciones de testimonios e información según los criterios de valoración anteriormente expuestos, para que alcancen el destino final (transferencia secundaria), o sea el documento histórico o bien sean dados de baja.

TRANSFERENCIA Y CICLO DE VIDA

La transferencia es el paso de los documentos de documento corriente al de,concentración y de éste, al histórico. Tiene sitio luego de un plazo más o menos extenso, una vez concluida la vigencia administrativa según aquellas etapas, activa, semiactiva, y luego de haber sido valorados y seleccionados. De allí que hablemos de transferencia primaria y transferencia secundaria.

PUNTOS DE RELEVANCIA O CLAVES:

Una señala que el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una institución y por tanto unidos por el vínculo de procedencia, y que la eliminación de alguna parte de ese conjunto, resulta un hecho anti archivístico.

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Otra postura sostiene que, ante la producción actual de la masa documental, se plantea la necesidad de valorar la documentación con vistas a la selección, en la que prevalece la consideración de los costos y almacenamiento y conservación. Transferencia Primaria. - es el grupo de métodos por los cuales la documentación pasa a la unidad de documento de trámite a la unidad de documento de concentración, previa valoración de los documentos.

Transferencia Secundaria. - es el grupo de métodos por los cuales la documentación pasa a la unidad de documento de concentración a la unidad de documento histórico, previa selección documental.

CICLO VITAL

Es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es decir el proceso que sigue la documentación desde su producción hasta su conservación o eliminación.

Fases Activa. - La fase activa de la documentación es aquella que comprende el período durante el cual la documentación resulta indispensable para el desarrollo de una actividad o función de la cual deriva, es propiamente el período de trámite de ésta. Fase Semiactiva. -Esta etapa empieza al término del tema administrativo por el cuál ha sido engendrado la documentación, ésta empieza una vez que la vigencia primaria ha concluido. Pero con tres parámetros esenciales como: Documentos en circulación, tramitación o gestión. Documentos de uso poco frecuente en cuanto a su gestión. Documentos sin circulación administrativa con funciones de investigación o Netamente cultural.

EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO. Generalmente la mayor parte de las pérdidas de documentos del documento obedecen a la carencia de un control preciso de los documentos que salen temporalmente de su sitio original

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dentro del documento. Las secuelas y contratiempos por dichos motivos molestan y dañan a la organización o organización en forma incalculable. Ejemplificando, si se traspapelan o pierden documentos de valores contables de contratos, de proyectos, etcétera., aparte de mantener el control del préstamo de cualquier archivo, papel o carpeta completa de un documento, va a ser más simple para su custodio si se mantiene en un espacio particular para situar la información que se ha sacado, aun cuando sea por corto tiempo y peor todavía si esta es temporal.

Se indica hacer confeccionar un cajón o destinar un cartón particular DE PRESTAMOS, con un color atractivo, para hacer notoria la carencia de documentos, este cartón especialmente tendrá que contener las papeletas o cartones de préstamo con la siguiente información:

TABLA 7 PRÉSTAMOS

Este formulario generalmente es de un tamaño un poco más grande que la medida general de los documentos que se hallan dentro del fólder permitiendo una rápida ubicación de cualquier papel que no esté en su lugar. Si por necesidad se presta una carpeta completa en el cartón se colocará un fólder vació con una carpeta temporal en la cual se irán insertando los demás documentos que pertenezcan a esta (la que está prestada), para después de ser devuelta colocarla en el lugar que corresponda, agregando la correspondencia que ha sido ingresada a lo largo del préstamo. Para prestar un documento:

- Cerciórese de que el interesado está autorizado para usar el archivo.

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