PROCESADOR DE TEXT

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS

Descripción breve

La información te ayuda a ver que no estás solo. Por eso la biblioteca te ayuda a ver no solamente que no estás solo, sino que tu situación no es muy distinta a la del resto

AUTORES  EVELYN ALVARADO  EVELYN ANDRADE  ANGÉLICA SÁNCHEZ www.tecnicas de archivo .con

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI FACULTAD DE CIENCIA ADMINISTRATIVAS CARRERA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GERENCIAL

INTEGRANTES:  EVELYN ALVARADO  EVELYN ANDRADE.  ANGÉLICA SÁNCHEZ.

ASIGNATURA: PROCESADOR DE TEXTO

CURSO Y PARALELO: SEGUNDO “A”

DOCENTE: MS.C. GALO FLORES

1

ÍNDICE DE CONTENIDO

1

ÍNDICE DE CONTENIDO ------------------------------------------------------------------------------------------------------ I

2

ÍNDICE DE GRÁFICOS--------------------------------------------------------------------------------------------------------III

3

ÍNDICE DE TABLAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- IV

4

RESUMEN ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- V

5

INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- VI 5.1.1

CAPITULO 1 ........................................................................................................ 7

6

TEMA: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ----------------------------------------------------------------------------------- 7

7

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL--------------------------------------------------------------------- 7 7.1

EL ARCHIVO Y SU MANEJO.----------------------------------------------------------------------------------------- 8

7.1.1 7.1.1.1 8

DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO ...................................................... 9 QUE ES UN DOCUMENTO --------------------------------------------------------------------------------- 9

TIPOS DE ARCHIVO --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 8.1

ARCHIVO DE TRÁMITE. --------------------------------------------------------------------------------------------- 11

8.2

ARCHIVO DE ÁREA O DEPARTAMENTAL. ---------------------------------------------------------------------- 11

8.2.1 8.2.1.1 9

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. .........................................................................11 ARCHIVO HISTÓRICO. ------------------------------------------------------------------------------------- 11

SISTEMAS DE ARCHIVO---------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 9.1

ALFABÉTICO. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

9.2

POR ASUNTO O MATERIAS. --------------------------------------------------------------------------------------- 12

9.3

GEOGRÁFICOS. -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

9.3.1

10

NUMÉRICO SIMPLE............................................................................................12

9.3.1.1

TOPOGRÁFICOS. -------------------------------------------------------------------------------------------- 12

9.3.1.2

CONVENCIONALES. ---------------------------------------------------------------------------------------- 12

9.3.1.3

CLASIFICACIÓN MIXTA. ----------------------------------------------------------------------------------- 12

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ---------------------------------------------------------------------------------- 16

10.1

VALORACIÓN DOCUMENTAL ------------------------------------------------------------------------------------- 17

10.1.1

PUNTOS A TOMAR EN CUENTA ..........................................................................17 I

10.1.2

11

EXPURGO Y DEPURACIÓN ..................................................................................18

10.1.2.1

TRANSFERENCIA Y CICLO DE VIDA ------------------------------------------------------------------ 19

10.1.2.2

PUNTOS DE RELEVANCIA O CLAVES: --------------------------------------------------------------- 19

10.1.2.3

CICLO VITAL ----------------------------------------------------------------------------------------------- 20

10.1.2.4

EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO. ----------------------------------------------- 20

PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS ------------------------------------------------------------------------------------- 22

11.1

MOBILIARIO Y MATERIAL DE ARCHIVO ------------------------------------------------------------------------ 23

11.2

NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL ARCHIVO ------------------------------------------------------------------- 23

11.2.1

NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL ARCHIVO .........................................................23

11.2.1.1

ARCHIVO COMPUTARIZADO ------------------------------------------------------------------------- 25

II

2

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Grafico 1 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................7 Grafico 2 EL ARCHIVO Y SU MANEJO. ........................................................................................................................8 GRAFICO 3 DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN ..............................................................................................................9 GRAFICO 4 QUE ES UN DOCUMENTO ...................................................................................................................... 10 GRAFICO 5 TIPOS DE ARCHIVOS .............................................................................................................................. 11 GRAFICO 6NUEVAS TECNOLOGÍAS .......................................................................................................................... 24 GRAFÍCO 7 ARCHIVO COMPUTARIZADO .................................................................................................................. 25

III

3

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1 ORDEN ALFABETICO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 13 TABLA 2 ORDEN NUMÉRICO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 TABLA 3 POR ASUNTO --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 TABLA 4 CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 15 TABLA 5 CLASIFICACIÓN MIXTA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 TABLA 6 VALORES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 TABLA 7 PRÉSTAMOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

IV

4

RESUMEN

Desde un punto de vista general, se define el documento como «escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal». En esencia, la definición se resume en la combinación de un soporte y la información registrada en él. Su contenido puede consistir tanto en textos escritos, fotografías, dibujos, películas, como en los nuevos soportes multimedia (páginas web, archivos informáticos, etc.).

Un documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública, es decir: la forma externa de dichos actos. Esta definición del Manual de documentos administrativos, editado por el MAP, se completa con la definición que ofrece el art.

46 de la LRJ-PAC: «Tienen la consideración de documento público administrativo los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas».

Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados del acto que contienen (competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento jurídico) hay un requisito específico para la validez del documento administrativo: se trata de la formalización. Se entiende por formalización «la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos

V

5

INTRODUCCIÓN Organización de archivos y estanterías de archivo en Normadat. La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada.

Normadat ha desarrollado a lo largo de más de 15 años, una sólida experiencia al haber participado en diferentes proyectos en el campo de la organización de archivos, tanto en la empresa privada como en la Administración Pública.

En los organismos oficiales, y dado que la documentación generada pertenece al patrimonio público, cobra especial importancia el cumplimiento de las premisas anteriores.

Los procesos que se derivan de la organización de un archivo se pueden realizar tanto en las oficinas de Normadat como en las dependencias del cliente.

Para conseguir la eficiencia en las estanterías de archivo es necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de documento almacenado.

El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expediente e incluso al terminar ésta, si las necesidades de consulta por la propia unidad son continuas. El documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo. Lo que cambia a lo largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del mismo. La organización que se le dé en esta primera etapa determinará, dado el volumen de los documentos que se genera en la Universidad, las posibilidades de tratamiento que reciba más tarde

VI

5.1.1 CAPITULO 1 6

TEMA: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

7 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Es una funcionalidad archivística cuyo objeto es el de minimizar la cantidad de los documentos que se albergan, al núcleo que mejor se encarga de las necesidades de los estudiosos o la aplicación de la gestión científica a la difusión de los escritos administrativos con objetivos de eficiencia y economía, siendo aventajados de cierta forma los nuevos indagadores a futuro.

En la administración de los documentos se clave conocer estos cuatro puntos de relevancia: Grafico 1 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. La necesidad de prestar constante atención al ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su eliminación final o asignación al archivo.

2. El método de programa permanente para mejorar el trámite de escritos mediante pautas, reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas.

3. El control constante de procedimientos que utilizan escritos, para prevenir la creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o ineficientes.

4. El valor de la especialización en cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una aplicación amplia o universal a las diversas funciones de oficina.

7

También se puede decir que los documentos se crean y nacen en si de una oficina o dependen de la creación de una persona que pertenezca a una entidad pública o privada para tener una buena administración.

En los documentos está reflejado todas las actividades realizadas independientemente de las actividades realizadas como: jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas que de manera espontánea estos dan vida a la formación de los archivos.

7.1 EL ARCHIVO Y SU MANEJO. Esto pertenece en si a la forma en que vamos a conocer, usar y ocupar las diversas técnicas de categorización para el documento, lo que incidirá en la averiguación y localización conveniente.

En la funcionalidad secretarial, el concepto documento se usa de forma indiscriminada, sin darle sentido ya que muchas de las veces se lo consideran como un estante, ropero, caja, cajón o librero más con archivadores que guardan hojas de papel.

Grafico 2 EL ARCHIVO Y SU MANEJO.

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7.1.1 DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO En si el significado de un archivo es el conjunto o la unión de uno o varios documentos independientemente de fechas soporte material, acumulados en un proceso natural etc.

Es escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, entre otros.

Estos archivos o documentos por lo general son manipulados o manejados por secretarias en las diversas administraciones públicas o privadas de manera independiente de las áreas operativas y técnicas de activación.

De esta forma que los documentos con costo administrativo se quedan en las oficinas, y entonces ¿qué es lo cual se almacena en las bodegas?, puesto que esos documentos que se piensan de documento muerto, o sea, que por el momento no le sirven al líder de dicha oficina.

El problema se muestra una vez que se transfiere la documentación, lo cual se hace por medio de paquetes formados por lo cual se denomina minutarios, dichos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán muchos minutarios como documentos se reciban o se remitan.

En los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo, parte, serie y subsidie.

GRAFICO 3 DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN

QUE ES UN DOCUMENTO

9

Aquel círculo interminable no permitió la mayor parte de veces que los documentos provocados en la gestión se encuentren resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que se conocen como de trámite, los que podrían ser las instancias legales para ofrecer un servicio archivístico a las zonas generadoras de esa documentación, y continúen, a lo largo de toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin expedientación ni orden.

Por consiguiente, se debería entender que una vez que los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al documento es pues el sector operativo ya los ha considerado obsoletos, empero solicita sean guardados de hecho tiempo, sin darles un costo administrativo, sólo por evadir un problema archivístico con las autoridades que corresponden.

De esta forma, el archivista que obtiene centenares y centenares de paquetes para su protección no desempeña la actividad archivística en su funcionalidad en la gestión pública, debido a que al no existir control de los minutarios la labor de expedientación se realizaría interminable, y con motivo en los listados, que no tienen dentro información, ponen los paquetes en un lugar físico dentro del salón o cuarto al que llaman documento, sin embargo que su costo administrativo haya culminado en realidad.

GRAFICO 4 QUE ES UN DOCUMENTO

8

TIPOS DE ARCHIVO

Más adecuado parece clasificar los archivos según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales. De esta forma podemos distinguir:

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8.1

ARCHIVO DE TRÁMITE.

Es la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.

8.2 ARCHIVO DE ÁREA O DEPARTAMENTAL. . Se forma en la unidad productora de los documentos, que corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos donde deben permanecer mientras la formación de expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta

8.2.1 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Se define como el que tiene expedientes de asientos terminados o de escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su guarda hasta que venza su plazo de conservación.

ARCHIVO HISTÓRICO. Es de carácter público que poseen como finalidad salvar, clasificar, atesorar, mantener, gestionar, clasificar, custodiar y situar a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística, patrimonio documental.

GRAFICO 5 TIPOS DE ARCHIVOS

9

SISTEMAS DE ARCHIVO

9.1 ALFABÉTICO. Es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

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9.2

POR ASUNTO O MATERIAS.

El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares.

9.3

GEOGRÁFICOS.

Son los encargados archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.

9.3.1 NUMÉRICO SIMPLE. Es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos. Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.

TOPOGRÁFICOS. Es un código alfanumérico que se coloca de manera visible, normalmente en el lomo del libro, y permite su localización física en la estantería de la biblioteca. Signatura topográfica. Señal de números y letras que se coloca a un libro o a un documento para indicar su colocación dentro de una biblioteca o un archivo.

CONVENCIONALES. Los convencionales, pueden organizarse como archivos secuenciales o archivos directos. Sin embargo, el almacenamiento de información a través de archivos convencionales presenta una serie de limitaciones que restringen de manera importante la versatilidad de los programas de aplicación que se desarrollan.

CLASIFICACIÓN MIXTA. Son archivos descentralizados con control central. Cuando la organización posee un archivo central y varios descentralizados controlados y/o coordinados bajo las instrucciones y normativa del central.

Orden alfabético simple:

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TABLA 1 ORDEN ALFABETICO

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Orden numérico:

TABLA 2 ORDEN NUMÉRICO

14

TABLA 3 POR ASUNTO

TABLA 4 CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

Clasificación Mixta:

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TABLA 5 CLASIFICACIÓN MIXTA

10 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Se clasifican en dos muy elementales: 1. La mental, que significa pensar en el lugar en que debe archivarse una comunicación; 2. La manual, que significa anotar el nombre del fólder en el que irá el documento, dentro de la clasificación del sistema que se utiliza, y la acción misma de archivar, dentro del fólder o cartapacio.

Principios básicos de la archivología constan de tres importantes: 1. El primero es el principio del ORDEN, o sea la forma como se llevan los documentos al archivo y de qué se trata.

2. El segundo es el principio del ARREGLO, o sea la forma de mantener ordenados los documentos dentro del archivo, y 3. El tercero el principio de la REFERENCIA, significa que todo archivo se organiza porque hay que utilizarlo alguna vez.

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10.1 VALORACIÓN DOCUMENTAL La valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

Siendo un poco más específicos debemos indicar que los documentos poseen diferentes valores según La funcionalidad por la que han sido creados. Para detectar exactamente aquellos valores que se desprenden de los documentos se hace primordial hacer un análisis de las series documentales que conforman el corpus documental que produce y/o mantiene una organización. Dichos valores tienen la posibilidad de estar asociado a su uso inmediato o a su utilidad significativa en la era, más allá del mismo trámite. Los documentos tienen la posibilidad de tener un costo legal, jurídico, fiscal, histórico, científico o cultural y, según con éstos, se debería determinarla conservación persistente en su integridad, la conservación persistente parcial, la conservación temporal o la supresión de los documentos. Esta disposición debería permanecer reflejada en la Tabla de Retención Documental (TRD) que tiene un método especial para su construcción que se explica en archivo complementario a este.

10.1.1 PUNTOS A TOMAR EN CUENTA Existen dos enfoques con valoración perfectamente distinguibles: a) Por un lado el que concibe a la valoración como un mecanismo para la eliminación de documentos: valoración primaria. b) Y el que considera a la valoración como un medio para seleccionar los documentos que merecen conservarse permanentemente en razón de su carácter histórico: valoración secundaria.

Es necesario tomar en cuenta las formas de evaluación con normas exactas: Desarrollar principios generales.Usar criterios diferentes al evaluar los documentos de distintos períodos.

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El primer principio sugiere que se pongan fechas límite, determinado la conservación de la documentación.

El segundo, consiste en que el valor de los documentos sea determinado por los funcionarios que los usan.

El tercer lugar, los documentos deben ser evaluados en relación con la información que contienen.

TABLA 6 VALORES

10.1.2 EXPURGO Y DEPURACIÓN Como se comentó antes hay documentos que por su propia naturaleza son imperecederos, sin embargo, además hay otros, los cuales sólo testimonian actos que una vez cumplidos pierden sus valores fundamentales para su roductor, basándonos en lo previamente expuesto, en la valoración 18

documental poseemos una etapa por medio de la cual vamos a decidir el destino final de los documentos, a ésta le denominamos etapa de expurgo que luego da paso a la depuración.

Aun cuando hay autores que manejan el expurgo y a la depuración como sinónimos hay diferencias específicas entre ellos, debido a que una es efecto,de otra, por consiguiente, es fundamental destacar sus diferentes puntos.

Expurgo. - Es la labor que se hace, después de un estudio de la documentación y se basa en la selección de documentos que han concluido el plazo de que instituye la legislación, la reglamentación o los métodos administrativos, sin embargo, que ello no involucra precisamente su devastación.

Depuración. - Es la etapa en la que desde los criterios de conservación se plantean los de la supresión. Esta etapa contempla la operación de elegir los documentos que reúnan las superiores condiciones de testimonios e información según los criterios de valoración anteriormente expuestos, para que alcancen el destino final (transferencia secundaria), o sea el documento histórico o bien sean dados de baja.

TRANSFERENCIA Y CICLO DE VIDA La transferencia es el paso de los documentos de documento corriente al de,concentración y de éste, al histórico. Tiene sitio luego de un plazo más o menos extenso, una vez concluida la vigencia administrativa según aquellas etapas, activa, semiactiva, y luego de haber sido valorados y seleccionados. De allí que hablemos de transferencia primaria y transferencia secundaria.

PUNTOS DE RELEVANCIA O CLAVES: Una señala que el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una institución y por tanto unidos por el vínculo de procedencia, y que la eliminación de alguna parte de ese conjunto, resulta un hecho anti archivístico.

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Otra postura sostiene que, ante la producción actual de la masa documental, se plantea la necesidad de valorar la documentación con vistas a la selección, en la que prevalece la consideración de los costos y almacenamiento y conservación.

Transferencia Primaria. - es el grupo de métodos por los cuales la documentación pasa a la unidad de documento de trámite a la unidad de documento de concentración, previa valoración de los documentos.

Transferencia Secundaria. - es el grupo de métodos por los cuales la documentación pasa a la unidad de documento de concentración a la unidad de documento histórico, previa selección documental.

CICLO VITAL Es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es decir el proceso que sigue la documentación desde su producción hasta su conservación o eliminación.

Fases Activa. - La fase activa de la documentación es aquella que comprende el período durante el cual la documentación resulta indispensable para el desarrollo de una actividad o función de la cual deriva, es propiamente el período de trámite de ésta.

Fase Semiactiva. -Esta etapa empieza al término del tema administrativo por el cuál ha sido engendrado la documentación, ésta empieza una vez que la vigencia primaria ha concluido. Pero con tres parámetros esenciales como: Documentos en circulación, tramitación o gestión.

Documentos de uso poco frecuente en cuanto a su gestión.

Documentos sin circulación administrativa con funciones de investigación o Netamente cultural.

EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO. Generalmente la mayor parte de las pérdidas de documentos del documento obedecen a la carencia de un control preciso de los documentos que salen temporalmente de su sitio original 20

dentro del documento. Las secuelas y contratiempos por dichos motivos molestan y dañan a la organización o organización en forma incalculable.

Ejemplificando, si se traspapelan o pierden documentos de valores contables de contratos, de proyectos, etcétera., aparte de mantener el control del préstamo de cualquier archivo, papel o carpeta completa de un documento, va a ser más simple para su custodio si se mantiene en un espacio particular para situar la información que se ha sacado, aun cuando sea por corto tiempo y peor todavía si esta es temporal.

Se indica hacer confeccionar un cajón o destinar un cartón particular DE PRESTAMOS, con un color atractivo, para hacer notoria la carencia de documentos, este cartón especialmente tendrá que contener las papeletas o cartones de préstamo con la siguiente información:

TABLA 7 PRÉSTAMOS

Este formulario generalmente es de un tamaño un poco más grande que la medida general de los documentos que se hallan dentro del fólder permitiendo una rápida ubicación de cualquier papel que no esté en su lugar. Si por necesidad se presta una carpeta completa en el cartón se colocará un fólder vació con una carpeta temporal en la cual se irán insertando los demás documentos que pertenezcan a esta (la que está prestada), para después de ser devuelta colocarla en el lugar que corresponda, agregando la correspondencia que ha sido ingresada a lo largo del préstamo. Para prestar un documento: - Cerciórese de que el interesado está autorizado para usar el archivo.

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-Localice el documento dentro del fólder correspondiente.

- Anote los datos del préstamo en el cartón.

- Obtenga la firma de responsabilidad del prestatario; y, - Ponga el cartón en el sitio previamente ocupado por el documento.

Cuando Regresa El Documento Prestado -Revise lo devuelto.

- Ponga el documento en su sitio de archivo. Tache las informaciones del préstamo -Ponga sus iniciales en el casillero de Vto. Devolución.

Cerciórese de que la carpeta devuelta contenga todos los documentos que ha prestado; guarde en una gaveta los cartones de préstamo para futuros controles.

11 PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS La documentación de los archivos es guardada para que logre ser consultada o exhibida una vez que sea primordial, por lo cual se necesita asegurarse de que va a estar en perfectas condiciones: Hay ciertos peligros que tienen la posibilidad de correr los documentos archivados: Destrucción o deterioro por estar mal archivado (polvo, humedad, desgastes por su manejo, descomposición de la tinta, etc.)

Riesgos de incendios o inundaciones por tuberías en mal estado.

Uso indebido de los datos conseguidos en los archivos.

Robo de información, considerada como secreto de la empresa, con perjuicio para la misma.

Espionaje de tipo industrial o comercial.

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11.1 MOBILIARIO Y MATERIAL DE ARCHIVO Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales, verticales, según su posición que tiene las pestañas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.

En la actualidad están de moda aquellos con desplazamiento lateral que requieren que los fólderes sean de estilo cartapacio. Luego tendremos como material de apoyo, el teléfono, aguzador, engrapadora, sacapuntas, perforadora, calendario, libro diario, cinta adhesiva, sellos, tijeras, índices plásticos para fólderes, un estilete, un cortapapeles, fólderes para archivar, de acuerdo al tipo de documentos que se utilicen, portalápices, porta sellos, bandejas para los documentos, pueden ser de dos o tres servicios, uno para los documentos de entrada, otro para los de salida y otro para los de archivo y/o pendientes, etc...

11.2 NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL ARCHIVO En nuestro entorno hoy en día existen un sin número de equipos que facilitan el mejor desenvolvimiento de las actividades secretariales, tales como: computadoras, reproductoras, copiadoras, etc., de disponer de todos ellos ubiquen de manera que no se vean como un amontonamiento de máquinas subutilizadas. todo este gran equipo de ayuda, es indispensable, contar con un escritorio, su respectiva silla, archivadores tamaño oficio y carta con material fuerte por su durabilidad; estanterías y armarios para formularios, publicaciones y útiles de oficina, se preferirán cerrados para evitar la acumulación de polvo.

11.2.1 NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL ARCHIVO Con la modernidad de la actualidad todo va cambiando para aceptar y aprovechar la tecnología de la información cuyo principal protagonista es la computadora, mediante el diseño de sistemas de información en todas las áreas de la empresa se facilita la toma de decisiones y las operaciones, tanto dentro de cada área como de la empresa en conjunto.

Los avances tecnológicos que han evolucionado todo a su paso de la actividad humana, también han sé a involucrado en forma positiva en el campo de la archivología. Hoy en día se utilizan con relativa profusión los medios ópticos y, sobre todo, los informáticos en todo tipo de organización.

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GRAFICO 6NUEVAS TECNOLOGÍAS

El Archivo Y El Microfilm. -El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes.

Ahorro de espacio: se estima que puede ahorrarse hasta un 96% del espacio que será necesario para unos archivos normales.

Mayor rapidez en el tratamiento de la información: La velocidad de procesamiento (VP) o rapidez de procesamiento es uno de los principales elementos del proceso cognitivo, por lo que resulta un elemento clave en el aprendizaje y rendimiento académico, en desarrollo intelectual, razonamiento y la experiencia.

La velocidad de procesamiento es una habilidad cognitiva que se puede definir como el tiempo que le lleva a una persona hacer una tarea mental. Tiene que ver con la velocidad en la que una persona capta y reacciona a la información que recibe, ya sea por vía visual (letras y números), auditiva (lenguaje) o del movimiento. Es decir, la velocidad de procesamiento es el tiempo que se tarda entre que se recibe el estímulo y se emite una respuesta.

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Mejor protección de la información: el microfilme se puede duplicar con mucha facilidad y tener las copias en lugares distintos a los originales en el caso de que estos se destruyan accidentalmente, y permiten guardarse cómodamente en armarios anti fuego para prevenir su destrucción o pérdida.

Facilidad de transporte y de reproducción, para ser distribuida la información: con el microfilme es fácil trasladar documentos de un lugar a otro, permitiendo así distribuir la información a bajo costo ARCHIVO COMPUTARIZADO Este es un proceso común que se da en la actualidad ya con la intervención de la tecnología como es un computador en si la maquinaria y las funciones que ofrece.

El disco óptico. - Es un disco que sirve para almacenar y conservar ladocumentación, previa reproducción directa y total mediante un rayo láser, el mismo que es utilizado para la exploración o lectura.

GRAFÍCO 7 ARCHIVO COMPUTARIZADO

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Bibliografías: https://prezi.com/mshb8tpaqusk/sistema-de-archivo-alfabetico/ https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-89159_recurso_4.pdf http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/gestion_doc/contenido_u3.pdf

FIN

TÉCNICAS DE 26

DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

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