También se puede decir que los documentos se crean y nacen en si de una oficina o dependen de la creación de una persona que pertenezca a una entidad pública o privada para tener una buena administración. En los documentos está reflejado todas las actividades realizadas independientemente de las actividades realizadas como: jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas que de manera espontánea estos dan vida a la formación de los archivos. 7.1 EL ARCHIVO Y SU MANEJO. Esto pertenece en si a la forma en que vamos a conocer, usar y ocupar las diversas técnicas de categorización para el documento, lo que incidirá en la averiguación y localización conveniente. En la funcionalidad secretarial, el concepto documento se usa de forma indiscriminada, sin darle sentido ya que muchas de las veces se lo consideran como un estante, ropero, caja, cajón o librero más con archivadores que guardan hojas de papel.
Grafico 2 EL ARCHIVO Y SU MANEJO.
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