Reseller Magazine MARKETING
JANA MICHLOVÁ
JAK SPRÁVNĚ PSÁT PRACOVNÍ E-MAILY ANEB E-MAILOVÁ ETIKETA V 15 BODECH Prostřednictvím e-mailů komunikujeme tak často, že si už ani neuvědomujeme, že vlastně píšeme obchodní dopisy. A na správné vedení obchodní korespondence přece existovaly celé výukové kurzy! S e-maily by to vlastně mělo být stejné – dobře napsaný obchodní dopis (nebo tedy e-mail) vám může ušetřit spoustu času a poskytnout i informace o autorovi.
Možná se to moc neví, ale opravdu existuje něco jako e-mailová etiketa – tedy souhrn základních pravidel, jak efektivně komunikovat prostřednictvím elektronické pošty. E-mail poskytuje ve srovnání s papírovým dopisem spousty výhod, zejména tedy co se týká uchovávání pošty odeslané i přijaté, ale určitě největší výhodou je možnost v elektronické komunikaci snadno najít to, co hledáte. Někdy se to ale úplně nedaří – a obvykle je to proto, že autor nedodržel některé ze základních pravidel e-mailové etikety. Než začnete psát e-mail, určitě si předem proberte, komu a co hodláte sdělit, z jaké pozice jednáte, jaký máte vztah k adresátovi zprávy, zda je obsah na nějaké úrovni důvěrný, zda bude přikládat přílohy a podobně, abyste třeba nepsali nadřízenému příliš familiárně, podřízenému nezapomněli přidat přílohu nutnou ke splnění úkolu nebo se neuklikli a neposlali zprávu někomu jinému. A jaká že je tedy základní e-mailová etiketa? 1. Dodržuje formální strukturu e-mailu. Stejně jako u papírového obchodního dopisu je důležité, aby elektronický dopis měl předmět, pozdrav, obsah a podpis. Adresáta slušně pozdravte a podle okolností vašeho vztahu oslovte, nejlépe i jménem/ příjmením. Skloňujte. Při rozloučení také pozdravte, podepište se a ideálně uveďte svou pozici, firmu, případně kontaktní telefon. Ideální je nastavit si automatický podpis, v němž budou veškeré důležité informace a kontaktní údaje uvedeny – smazat je můžete vždycky. 2. Používejte předmět e-mailu. Správně napsaný předmět může být klíčový, podle něj se totiž adresát často rozhoduje, zda poštu bude číst hned nebo ji odloží na později. Nezapomeňte tedy předmět vždy vyplnit a dělejte to tak, aby bylo jasné, o co ve vašem e-mailu jde. Váš potenciální obchodní partner jistě
3.
4.
5.
6.
7.
8.
otevře dříve e-mail nadepsaný „Informace k obchodní nabídce firmy XYZ z 1.1.“ než email s nadpisem „info“, nebo snad dokonce úplně bez předmětu. Zkontrolujte si, zda máte správně jméno příjemce, a přečtěte si po sobě svůj text. Některým trapasům způsobeným překlepy se opravdu dá vyhnout a jasně postavená věta eliminuje možnost nepochopení, chyby nebo několik telefonátů. Nereagujte na e-maily, pokud nejste emocionálně vyrovnaní. Možná vám někdo dluží peníze a napsal vám nevybíravý e-mail nebo po vás chce další práci, aniž zaplatil za předchozí – to se může stát a máte právo být naštvaní. Přesto počkejte, až vás přejde to nejhorší, a reagujte později, v klidu. E-mail by měl být stručný, ale současně musí obsahovat všechny důležité informace. Důkladně všechno vysvětlete. Vyhněte se také nadměrnému používání zkratek – ty se hodí spíše pro vaše osobní zápisy z jednání. Odpovídejte přiměřeně situaci. Pokud vám dorazí e-mail s podrobně vypsaným problémem a několika otázkami, reagujte adekvátně. To jest návodem na řešení, odpověďmi nebo aspoň stručným návrhem postupu či informací o tom, že se budete problému věnovat později. Odpovědět na stránkový e-mail pouze například „Znamenám si“ je nevhodné a druhá strana může získat dojem, že vás její problémy nezajímají. Nepoužívejte smajlíky. Možná máte s adresátem dobré vztahy a víte, že by je bez problémů snesl, ale pracovní korespondence není chat. Pište zásadně v neutrálním tónu. Nenadužívejte vykřičníky, vyhýbejte se slovům psaným kapitálkami a úplně zapomeňte na sarkasmus nebo ironii. Při osobním setkání si můžete dovolit mnohem více,
únor 2022 | www.rmol.cz
60
