Co čeká moderní kanceláře v roce 2022

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Koncept tradiční kanceláře je překonaný. Poslední dva roky ukázaly, že home office je nový standard a že éra tradičních kanceláří, kde se pracuje od pondělí do pátku od devíti do pěti, skončila. Všem došlo, že lidé mohou být produktivní, dělat svou práci svědomitě a dobře i bez nutnosti obývat papundeklovou kóji v kancelářském komplexu. Ukázalo se, že lidé zvládají svou práci vykonávat prakticky odkudkoli.

Situace spojená se stále novými vlnami koronaviru už nějakou dobu oddaluje masivní návrat do kanceláří. A trend ve světě i na tuzemské scéně je následující: velké firmy adaptovaly home office, některé v plném rozsahu, jiné se přiklánějí k něčemu, co se označuje jako hybridní model. Ten spočívá v tom, že zaměstnanci pracují některé dny v kanceláři a zbytek týdne odkudkoliv. Objevuje se také „novota“ ve formě absence pevného pracovního místa, tedy zaměstnanci nemají v kanceláři své fixní místo, ale podle potřeby se střídají/dělí o stůl se svými kolegy. Stále jsou však kanceláře místem, kde se lidé socializují, osobně se také lépe brainstormuje, zaučuje, tvoří.

Ale klasické kanceláře jako takové už prakticky nejsou potřeba. To je spolu se změnou myšlení v oblasti digitální transformace a udržitelnosti hlavní hnací silou toho, jak bude vypadat pracoviště v roce 2022.

Se změnami pracovních návyků se prolínají i změny, které probíhají v kancelářském prostředí. Modely využití a obsazenosti vytvářejí na nemovitosti různé tlaky. Hlavní otázkou je, zda je prostředí kanceláře dostatečně atraktivní, aby se do něj lidé chtěli vracet.

V důsledku toho jsme nyní svědky nástupu inteligentních kanceláří, pracovišť, která kombinují digitálně podporované služby a řešení s cílem zlepšit zkušenosti a efektivitu zaměstnanců, dosáhnout úspory nákladů a energie a přidat kanceláři hodnotu.

Technologická kancelář: Využití technologie internetu věcí (IoT)

V kancelářských prostorách vybavených zařízeními internetu věcí (IoT) je možné měřit, sledovat a řídit mnoho aspektů kancelářského prostředí.

Zařízení internetu věcí obvykle obsahují senzory nebo detektory, které mohou monitorovat, zpracovávat a autonomně přenášet data o prostředí přes internet na server.

Po shromáždění dat je pak možné je zpracovat a provést příslušné akce, například inzerovat, že zasedací místnost je volná, zhasnout světla poté, co někdo opustí místnost, nebo poslat SMS s upozorněním, že došlo k nějaké havárii (uniká plyn, někde teče voda…).

Informace poskytované senzory IoT lze využít k optimalizaci designu kanceláří prostřednictvím poznávání pracovních návyků zaměstnanců, zajištění příjemného a pohodlného prostředí v kanceláři prostřednictvím monitorování teploty a okolních podmínek. Pomoci mohou také se snížením spotřeby energie optimalizací vytápění, klimatizace, osvětlení, úklidu a dalších oblastí provozu. Nespornou výhodou je také podpora zdraví a pohody zaměstnanců prostřednictvím monitorování životního prostředí, sledování vody, účinnějšího úklidu atd.

Pokročilá komunikace

S přechodem na flexibilní pracovní dobu, využíváním nástrojů pro spolupráci a nárůstem videokonferencí se všichni mnohem více spoléhají na síťovou komunikaci a očekávají od ní, že bude spolehlivě a bezchybně sloužit.

Ať už jde o komunikaci mezi domovem a kanceláří, mezi kancelářemi, nebo v samotné chytré kanceláři, hlavní komunikační trendy budou vyžadovat rozsáhlé nasazení optických vláken podnikové třídy pro přístup k internetu, protože nabízejí větší šířku pásma, lepší zabezpečení a flexibilitu.

Hodně se očekává také od rozšíření technologie 5G – poskytovatelé služeb zvyšují své geografické pokrytí (v našich končinách jako tradičně zrovna mílovými kroky nepostupují). To je důležité zejména pro vzdálené lokality, kde 5G nabídne vyšší rychlost připojení a vyšší spolehlivost ve srovnání se staršími řešeními.

Flexibilní pracovní prostory

Společné/flexibilní pracovní prostory jsou pro rok 2022 nutností. Vzhledem k tomu, že se výrazně mění mobilita a umístění pracovníků, je nezbytné, aby byly kancelářské prostory navrženy s ohledem na zaměstnance. Musejí být atraktivní, bezpečné a pohodlné, aby pracovníky motivovaly k návratu do kanceláře.

Nedávné studie potvrdily, že 70 % lidí pracuje alespoň jednou týdně z domova, a podle společnosti Gartner bude po dobu pandemie (pandemií?) covidu-19 pravděpodobně alespoň část času pracovat na dálku 48 % zaměstnanců oproti 30 % před pandemií.

Přechod na hybridní práci bude mít zásadní dopad na množství využívaných nemovitostí a jejich účel.

Automatizace je tady

Senzory lze použít k automatickému sledování, shromažďování a přenosu dat, která dříve musel shromažďovat člověk, což šetří peníze i čas a umožňuje zaměstnancům věnovat se jiným, produktivnějším činnostem.

Mezi nejčastěji automatizované úlohy patří sledování teploty na místech, v místnostech, u strojů, potrubí atd. s automatickým zasíláním upozornění při zjištění anomálií nebo teplot mimo rozsah. Sledování obsazenosti pracovních stolů s cílem určit, kolik volného místa je k dispozici. Monitorování míst, aby se optimální plány úklidu uplatňovaly pouze na pracovištích, která byla využívána. Detekce havárií, takže správa budov může dostávat předběžná varování o únicích vody dříve, než se stanou kritickými.

Své uplatnění nachází také pro optimální využití zasedacích místností sledováním obsazenosti, aby se zjistilo, zda se schůzky skutečně konají nebo zda skončily dříve. Tato data lze vložit do systému pro rezervaci místností, a získat tak informace o stavu využití a dostupnosti téměř v reálném čase.

Automatizované procesy se používají rovněž pro zlepšení bezpečnosti sledováním otevírání a zavírání dveří nebo oken, což může umožnit odeslání zprávy ostraze, kdykoli dojde k narušení bezpečnosti.

Kanceláře pro lidi

Po pandemii je nejkritičtějším trendem hybridní práce, kdy většina pracovníků sdílí čas mezi domovem, kanceláří nebo jiným místem, odkud pracuje.

Pro většinu organizací bude proto rozhodující mít k dispozici prostředí přívětivé pro zaměstnance, aby se pracovníci chtěli do kanceláře vracet a pracovat.

Bude nezbytné, aby společnosti rozuměly využití/ obsazenosti svých kanceláří, stolů a zasedacích místností, aby minimalizovaly frustraci zaměstnanců z nedostupnosti zdrojů a zároveň maximalizovaly využití drahých nemovitostí.

Snímače teploty lze použít ke shromažďování informací o přítomnosti lidí v zasedací místnosti v reálném čase, přičemž zvýšení teploty indikuje přítomnost, zatímco snímače blízkosti lze použít k určení, kdy někdo sedí u stolu.

Chytrá aplikace může zpracovávat data a poskytovat aktuální informace o stavu konkrétního místa, což pomáhá maximalizovat jeho využití a zároveň snižovat stres zaměstnanců.

Udržitelnost aneb ekologická kancelář

S rostoucím povědomím a významem, který se přikládá změně klimatu a otázkám souvisejícím s klimatem, se stále více prosazuje také přechod k udržitelným kancelářským budovám.

Lidé nyní požadují, aby místa, kde pracují, byla efektivní a šetrná k životnímu prostředí. Kanceláře budou využívat technologie a inteligentní práci, aby byly udržitelnější například efektivním řízením spotřeby energie a zvyšováním energetické účinnosti. Analýzu údajů získaných ze snímačů teploty lze využít k identifikaci starých a neúčinných okenních těsnění, vysoce neúčinných tepelných čerpadel, problémů s izolací budov i identifikaci míst, kde lze pro řízení teploty nasadit účinné termostaty. Je také vhodné vytipovat místa, kde by bylo nejlepší využívat inteligentní osvětlení.

To vše by mělo vést ke snížení emisí CO2 – odhaduje se, že přibližně 40 % emisí CO2 pochází z budov. Jakékoli snížení spotřeby energie, jak bylo uvedeno výše, má za následek významné snížení emisí CO2.

Zdravé budovy

Spojení „zdravá budova“ se začíná prosazovat v podnikovém životě a používá se pro fyzické, psychické a sociální zdraví a pohodu lidí v budovách a zastavěném prostředí.

Všeobecně se uznává, že klíčové základy zdravé budovy zahrnují oblasti, kam spadají: větrání, kvalitu vzduchu, tepelné zdraví, vlhkost, prach a škůdce, bezpečnost a zabezpečení, kvalitu vody, hluk a osvětlení a výhled. Předpokládá se, že řešením těchto otázek může zdravá budova přilákat zaměstnance, pomoci snížit absenci a zlepšit výkonnost jednotlivce i organizace.

Technologie lze využít k tomu, aby se budova stala „zdravější“. Jak? Například zajištěním dodržování zdravotních a bezpečnostních předpisů a standardů. Jde o aktivity, jako jsou používání teplotních čidel, identifikace potrubí, kde stojí voda a je třeba je propláchnout.

Důležitá je také kontrola hladiny CO2 v místnosti pomocí čidel teploty a CO2, která určí, kdy se místnost používá. Při používání lze aktivovat ventilátory pro zlepšení kvality vzduchu. Systém lze vypnout, když místnost není obsazena. Pohoda zaměstnanců díky efektivnímu hybridnímu pracovnímu prostředí souvisí také s řízením okolní teploty v kanceláři pomocí teplotních čidel, ovládání osvětlení v případě, že je identifikována přítomnost člověka či monitorování vlhkosti vzduchu.

Digitální kancelář

Digitální transformace našich kanceláří, kterou urychlila pandemie covidu-19, je v plném proudu a v letošním roce se ještě zrychlí. Účelem kanceláří je nyní chránit zdraví a pohodu lidí a poskytovat optimalizované a pohodlné pracovní podmínky.

Lidé se cítí lépe, když mají informace o prostředí, ve kterém žijí a pracují. Využití chytrých technologií tak pomůže k vytvoření digitální konverzace mezi prostředím kanceláře a každým, kdo budovou prochází.

V roce 2022 budou společnosti využívat technologie k dalšímu zlepšování kancelářského prostředí, k jeho větší udržitelnosti díky snižování spotřeby energie, k úsporám peněz díky efektivnímu využívání zdrojů a k zajištění toho, aby blahobyt a pohoda zaměstnanců byly v centru pozornosti podniku. Kancelář tak může získat výhodu oproti práci z domova a nadále být centrem týmové spolupráce a kreativity. Smutnou pravdou ale zůstává, že někdejší lesk a sláva kancelářského života jsou ty tam.