te optimaliseren en efficiënter in te richten. Directeur Ron Kleinsmit legt uit op welke wijze het bedrijf dat doet. Pas afgelopen zomer ging Bas Group de digitale vrachtbrief écht gebruiken. Waarom moest dat zo lang duren?

ICT & LOGISTIEK Door Annelies van Stijn

BAS GROUP ZET VOL IN OP GEBRUIK DIGITALE VRACHTBRIEF IN BENELUX

‘AFTEKENMETHODE VERSCHILT PER TRAJECT’

Bas Group hecht sinds jaar en dag veel waarde aan de digitalisering van haar processen. Zo verloopt de verloning van chauffeurs al sinds 1993 via de boordcomputer. Begin deze zomer schaalde het bedrijf het gebruik van de digitale vrachtbrief op voor zijn activiteiten in de Benelux. Dat had het graag eerder gedaan, maar technisch was dat een behoorlijke uitdaging.

Zoals in deze tijd veel vaker gebeurt bij bijeenkomsten en overleggen, spreken Aron Vermeulen, logistic engineer bij Bas Group in Etten-Leur, en ondergetekende elkaar ook voor dit interview online. Terwijl we het er nog even hebben over hoe handig een Teams toch is dezer dagen, deelt hij in het beeldscherm een powerpointpresentatie

over het hoe en waarom van het gebruik van de digitale vrachtbrief bij Bas Group – de aanleiding voor dit interview.

VOORDELEN

Bas Group, opgericht in 1986, presenteert zich als een allround logistiek dienstverlener en telt momenteel ruim tweehonderd medewerkers. Zij houden zich verspreid over vestigingen in EttenLeur, Breda, Roosendaal, Cambiago (Italië) en Bratislava (Slowakije) bezig met forwarding, railvervoer, warehousing en distributie. De distributie in de Benelux voert Bas Group nog steeds uit onder de naam Hereijgers, het transportbedrijf dat Bas Group in 2007 overnam. Die distributie voert het bedrijf, dat ook deel uitmaakt van het DistriXL-netwerk, uit met 45 eigen voertuigen. “Voor ons vervoer in de Benelux gaat het om vijfhonderd tot zevenhonderd vrachtbrieven per dag”, vertelt Vermeulen. “Als je al die CMR’s iedere dag handmatig moet verwerken, zoals wij dat grotendeels tot de zomer deden, dan heb je je handen aardig vol. Die vrachtbrieven moet je immers iedere dag weer in drievoud printen, op postcode leggen, er rittenlijsten van maken, ze getekend weer innemen van de chauffeurs, ze controleren, verwerken voor de administratie enzovoorts. Veel werk dus waarvoor we ‘s avonds 2,5 fte inzetten. Sinds maart 2018 is de digitale vrachtbrief toegestaan in de Benelux. Wij zijn toen gestart met een pilot, waarvoor minister Cora van Nieuwenhuizen hier nog de officiële aftrap is komen doen.” Het werken met een digitale vrachtbrief biedt Bas Group de nodige voordelen. Vermeulen: “In het kader van mvo printen we minder en verbruiken we dus minder papier. De doorlooptijd is verkort, omdat de getekende

‘WE WERKEN VOOR VEEL RITTEN SAMEN MET GELIJKWAARDIGE PARTNERS. HELAAS WERKEN DIE NIET MET TRANSFOLLOW’

exemplaren direct online beschikbaar zijn voor klanten, opdrachtgevers en onszelf. Er is nu nog slechts een halve fte ‘s avonds hiermee aan de slag en chauffeurs hebben minder papierwerk. Bovendien is de palletregistratie geautomatiseerd en is er geen kans meer op het zoekraken van CMR’s.”

COMPLEX

Een logische vraag is waarom Bas Group pas afgelopen zomer het gebruik van de digitale CMR is gaan opschalen terwijl daarvoor al in 2018 groen licht was in de Benelux. “Dat heeft alles te maken met de aard van onze activiteiten”, zegt Vermeulen. “In tegenstelling tot veel Nederlandse logistiek dienstverleners voeren wij 70 procent van onze ritten uit in de Benelux. Dit als gevolg van onze geografisch verdere liggingen. Daarbij komt dat we lokaal gespecialiseerd zijn en voor veel ritten samenwerken met gelijkwaardige partners. Helaas werken die niet met TransFollow. Dat

maakt het allemaal een stuk ingewikkelder. Zouden we namelijk zelf alle internationale ritten uitvoeren van bijvoorbeeld Antwerpen naar Groningen, dan maak je een CMR aan bij TransFollow, betaal je daarvoor een afgesproken bedrag en kun je die CMR op verschillende momenten in je proces oproepen. Echter, bij ons wordt vaak een van de deeltrajecten van een opdracht uitbesteed. Op het moment dat een partner het uitleveren in TransFollow niet ondersteunt kan deze logischerwijs niet aftekenen. Dit maakt TransFollow als enige oplossing voor ons gehele proces ongeschikt. In het kader van de digitalisering hebben we echter niet willen opgeven en gekeken hoe we ondanks onze situatie de digitale vrachtbrief toch konden gaan gebruiken.” De oplossing die Bas Group daarvoor heeft gevonden is de methode van aftekenen te bepalen per traject. “Voor eigen ritten in Nederland gebruiken we Sign On Glass (SOG) van Trimble, waarbij er wordt afgetekend op een tablet die de chauffeur bij zich heeft. En voor eigen ritten in België of Luxemburg gebruiken we TransFollow en voor ritten uitgevoerd door derden ontvangen wij de SOG via EDI.”

RISICO’S

De keuze om voor binnenlandse ritten te werken met een digitale handtekening via SOG is de reden dat Bas Group ‘pas’ sinds begin deze zomer het gebruik van de digitale vrachtbrief heeft kunnen opschalen. Vermeulen legt uit: “De TransFollow CMR is geaccrediteerd en dus van overheidswege officieel veilig en betrouwbaar bevonden voor alle partijen. Die veiligheid en betrouwbaarheid wilden wij natuurlijk ook kunnen garanderen voor onze eigen CMR. We wilden daarvoor, net zoals de CMR van

Lessons learned Natuurlijk heeft Bas Group in de pilotfase ook het nodige geleerd. Een voorbeeld dat Aron Vermeulen noemt, is dat er voor de chauffeurs al snel speciale tassen zijn aangeschaft waarin ze de tablet, waarop digitale handtekeningen kunnen worden gezet, kunnen opbergen. “Die tablets zijn fors en het is niet de bedoeling dat onze chauffeurs tijd verliezen na het lossen door steeds hun tablets uit de cabine te moeten halen. Die moeten ze gewoon bij zich kunnen dragen vanaf het moment dat ze uit hun cabine stappen om te gaan lossen. Met deze tassen die ze aan hun broek kunnen klippen, is dat mogelijk.” Ook hebben ze bij Bas Group geleerd dat niet het bedrijf, maar mentorchauffeurs chauffeurs moeten meenemen in ontwikkelingen/veranderingen van bijvoorbeeld boordcomputers. “Het in de praktijk leren van je collega’s blijkt perfect te werken.”

TransFollow dat heeft, een samenvatting aan de digitale vrachtbrief hangen, zodat degene die de vrachtbrief tekent bij ontvangst van een zending precies ziet en weet waarvoor hij of zij tekent. Dit om mogelijke risico’s voor claims en dergelijke voor alle partijen af te dekken. Nu dit project sinds begin deze zomer met succes is afgerond, zijn we gaan opschalen. We wilden gewoon zeker weten dat ons eindproduct goed zou zijn.”

1. Dankzij de digitale nieuwsbrief hebben chauffeurs minder papierwerk. 2. Aron Vermeulen: “Voor ons is TransFollow als enige oplossing niet geschikt.”