een nieuwe dienst in Amersfoort en Utrecht. Portena gebruikt data om processen

PORTENA GAAT DATAGEDREVEN OPEREREN

‘DATA MAKEN DE KETEN BETER BEHEERSBAAR’

Logistiek dienstverlener Portena uit Heerenveen stak de laatste jaren veel energie in het vernieuwen van de ICT-systemen. De data die hierdoor beschikbaar komen, worden inmiddels ook gebruikt om processen te optimaliseren en efficiënter in te richten. Directeur Ron Kleinsmit legt uit op welke wijze het bedrijf dat doet.

De installatie van nieuwe boordcomputers, de implementatie van een nieuw TMS en het upgraden van de planningssoftware, het WMS en de customer portal. Dat zijn de grote ICT-projecten die logistiek dienstverlener Portena de laatste jaren uitvoerde. Directeur Ron Kleinsmit vertelt dat het bedrijf hier zo’n drie jaar geleden mee startte. “De ontwikkelingen op ICT-gebied gaan snel en we merkten dat het langzamerhand tijd werd voor een modernisering van onze systemen. Enerzijds om de efficiency van onze logistieke en administratieve processen te vergroten, anderzijds om de klanten meer mogelijkheden te bieden op het gebied van performance en visibility. We lieten ons daarom goed informeren over alle mogelijkheden op ICTgebied en tegelijkertijd adviseren door Menno Lambooij van Lambooij Logistiek, een bureau in advies en projectmanagement op het gebied van transport en automatisering. Want we vonden het belangrijk dat ook een externe deskundige eens goed naar onze systemen zou kijken. Samen met Lambooij stippelden we een strategie uit voor een stapsgewijze vernieuwing van de ICT.”

OPERATIONEEL RENDEMENT

Inmiddels is dit moderniseringstraject vrijwel afgerond. De nieuwe boordcomputers en het TMS zijn alweer enige tijd operationeel en de planningssoftware is geüpgraded. Daarnaast zal over korte tijd ook de upgrade

2

van het WMS volledig zijn geïmplementeerd. “Daarom kijken we nu ook naar mogelijkheden om processen datagedreven in te richten”, aldus Kleinsmit. “Want de modernisering van de ICT-systemen levert veel nieuwe gegevens op die heel geschikt zijn voor het optimaliseren en efficiënter inrichten van allerlei operationele processen.” Daarvoor heeft Portena recentelijk TLN ORM (Operationeel Rendement Monitor) aangeschaft, een dashboard dat realtime inzicht geeft in het rendement van de operatie per afdeling. Er wordt gekeken naar het aantal dagelijkse ingezette auto’s, het aantal ritten, de opbrengsten per opdracht en het werkelijke aantal uren en kilometers waarmee de kosten worden bepaald. Kleinsmit: “Met ORM kun je ook snel bepalen wat de invloed is van een verandering van een van de uitgangsparameters op het rendement van een bepaalde rit, groep ritten of opdracht. Wat gebeurt daarmee als bijvoorbeeld de planning gewijzigd wordt of als de brandstof duurder wordt? Vroeger konden we dat alleen handmatig uitrekenen, maar dat was ingewikkeld en tijdrovend.”

MEER GRIP

Portena voerde kortgeleden een onderzoek uit naar het effect van een kleine verandering in de routes op het rendement van een plangroep van vijftien vrachtwagens die worden ingezet voor stedelijke distributie. Door de aanpassing werd er per voertuig 10 kilometer minder gereden en werd iedere vrachtwagen één uur korter ingezet. “Dit resultaat was vrijwel onmiddellijk bekend. Op dit soort manieren kijken we momenteel waar we verspilling uit ritten kunnen halen en besparingen kunnen realiseren. We hebben nu dus veel meer grip op onze keten.” Ook de rijstijl van chauffeurs wordt verbeterd met behulp van data. “Per vrachtwagen zijn we op de hoogte van allerlei gegevens van een rit, zoals het brandstofverbruik en hoe vaak een voertuig optrekt, afremt en uitrolt. We kunnen zien of er bij voertuigen met een hoog brandstofverbruik sprake is van een wat agressievere rijstijl. In zo’n geval kunnen we dat met de betreffende chauffeur bespreken. Dit soort adviezen kunnen we met data onderbouwen.” En ook op allerlei andere gebieden verwacht Kleinsmit verbeteringen te kunnen realiseren op basis van operationele data. “Van het verhogen van beladingsgraden tot het verminderen van slijtage aan voertuigen en van het efficiënter inzetten van personeel tot het beter verstrekken van nauwkeurigere track-and-trace-informatie met zendingstatus en relevante informatie en documenten voor onze klanten. Er zijn heel

Over Portena Logistiek dienstverlener Portena is een familiebedrijf dat in 1932 werd opgericht. De hoofdvestiging is gesitueerd in Heerenveen en het bedrijf heeft daarnaast een aantal steunpuntvestigingen, onder andere in Assen. Portena houdt zich bezig met transport en opslag en aanverwante activiteiten voor zo’n 1.500 verschillende klanten, van groot tot klein. De logistiek dienstverlener beschikt over een fleet van 150 vrachtwagens en 180 trailers en een warehouse met een oppervlakte van 65.000 m2. Daarnaast is het bedrijf deelnemer in diverse distributienetwerken waaronder Teamtrans. Bij Portena werken ongeveer 250 mensen.

‘BETREK MEDEWERKERS BIJ DE OMSCHAKELING NAAR NIEUWE MANIEREN VAN WERKEN’

veel mogelijkheden. Data maken de keten transparant en zorgen ervoor dat deze veel beter beheersbaar is.”

FEEDBACK EN EVALUATIESESSIES

Kleinsmit benadrukt dat de omslag naar datagedreven opereren wel een flinke omslag is voor een organisatie. Hij vindt het belangrijk dat de medewerkers in dit proces worden meegenomen en dat het ze niet wordt ‘opgelegd’. Dan worden weerstanden voorkomen. “Daarom moet je als management goed communiceren over datagedreven opereren. Leg uit waarom er veranderingen nodig zijn en maak de voordelen duidelijk. Werk niet te veel topdown, maar betrek medewerkers bij de omschakeling naar nieuwe manieren van werken. En neem niet meteen hele grote stappen, maar start met kleine deelprojecten en bouw die geleidelijk aan steeds verder uit. Vraag ook feedback aan je medewerkers en organiseer evaluatiesessies, want er zijn altijd zaken die beter kunnen worden ingericht. Tot slot kan het ook verstandig zijn om iemand van buiten naar je organisatie te laten kijken. Zo zijn wij heel tevreden over onze samenwerking met Lambooij. Dat houdt ons scherp en fris waardoor we dit traject op een goede wijze kunnen uitvoeren. We hebben er veel vertrouwen in dat we de komende tijd veel meer processen met behulp van data kunnen verbeteren.”

1. Ron Kleinsmit: “We hebben veel meer grip op onze keten.” 2. De hoofdvestiging van Portena in Heerenveen.