Young R&D

Kirsten Schellekens, productontwikkelaar bij Vivera Hoe houd je andere afdelingen aangesloten bij R&D-projecten?

In de rubriek Young QA stellen jonge kwaliteitsmanagers vragen aan ervaren vakgenoten. In 2021 worden zij afgewisseld met mensen in een R&D-functie: Young R&D. Dit keer vraagt Kirsten Schellekens van Vivera: “Hoe houd je in een groter groeiend bedrijf de andere afdelingen (productmanagement, verkoop, inkoop, QA) goed aangesloten op de status van je R&D-projecten en hoe zorg je dat ze zich ook betrokken voelen?” Simon Kloos, manager Productontwikkeling bij Heemskerk fresh & easy, geeft antwoord.

“Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het eigenaarschap van de projecten niet alleen bij de afdeling productontwikkeling ligt. Dit doen wij bij Heemskerk fresh & easy door bij ieder R&D-project voor aanvang van het project een projectteam samen te stellen bestaande uit collega’s van diverse afdelingen. Die projectleden leveren de input die voor hun afdeling van belang is en zijn verantwoordelijk voor het opvolgen van de acties. Daarnaast verwachten we ook dat de projectleden alle ins en outs van het project kennen. Zij moeten ervoor zorgen dat die informatie bij de overige collega’s op zijn of haar afdeling terechtkomt. De projectleden moeten natuurlijk wel de tijd en mogelijkheden krijgen om deel te nemen aan het projectteam. Het moet dus goed ingepland kunnen worden naast hun reguliere werkzaamheden. Het is belangrijk dat projectleden het gevoel hebben dat de input die ze leveren ook echt serieus opgepakt wordt. Op die manier creëer je een verantwoordelijkheidsgevoel bij de projectleden en de afdelingen waar ze werkzaam zijn.

Projectleiderschap

Dit vergt wel een goed projectleiderschap op de afdeling productontwikkeling. De projectleider stelt in samenwerking met de projectleden een projectplanning op, zorgt dat alle acties concreet worden vastgelegd en opgevolgd en zit de projectmeetings voor. Ook zorgt de projectleider ervoor dat de afdelingen die geen inbreng hebben in het projectteam in de vorm van een projectlid, wel aangesloten blijven en op de hoogte zijn van het project. De belangrijkste rol van de projectleider is om de samenhang tussen de verschillende afdelingen en de timing te bewaken. Naast de projectteams die inhoudelijk met de projecten bezig zijn, is het ook belangrijk om de managers van de verschillende afdelingen aangesloten te houden. Dit doen wij bij Heemskerk fresh & easy door middel van een structureel projectoverleg op managementniveau. In dat overleg worden nieuwe projecten en de timing ervan besproken en wordt de impact bepaald. Dit is cruciaal als er investeringen nodig zijn of als het project op een andere manier veel impact heeft op de medewerkers of de processen. Vervolgens kan het projectteam aan de slag om zaken verder in detail uit te werken. Let op dat je blijft optimaliseren. In groeiende bedrijven kan vandaag iets goed werken, wat volgend jaar volledig achterhaald kan zijn. Verandering is daarom een belangrijk aandachtspunt. Zorg dat je niet achter de feiten aanloopt, maar juist proactief het proces blijft optimaliseren.” •

Simon Kloos

Manager Productontwikkeling bij Heemskerk fresh & easy