Weiterentwicklung Controlling-Werkzeuge

Ausgangslage

Im Zuge der Einführung von Abacus (ERP-Lösung für Finanzen und HR) und des Controlling-Konzepts wurde von der Geschäftsleitung ein Planungs- und Reporting-System gewünscht, das durchgängig die Bereichszahlen transparent darstellt. Die bisherige Excel-Budgetierung war zu umständlich, intransparent und aufwändig.

Zielsetzungen

Als übergeordnete Zielsetzung stand die Optimierung der finanziellen Unternehmensführung an. Als Teilziele wurden definiert:

1. Modernisierung der Finanzplanung (Forecast, Budget, Mittelfristplanung) und des Reportings durch automatisierten Datenaustausch mittels Import und Export zwischen Finanz-ERP Abacus und Planyourbusiness

2. Berechtigungskonzept mit Zugriffsrechten der Benutzer: Mandatsleiter, Controller, HR und Geschäftsleitung

3. Schaffung von transparenten Teilplänen, Umsatz und Fremdleistungen, Personalaufwand, IT-Aufwand, Verwaltungsaufwand sowie Kostenstellenumlagen mit klaren Zuständigkeiten

4. Führung des Anlageinventars mit Investitionen und entsprechender Berechnung der Abschreibungen pro Kostenstelle sowie der Bilanzwerte

5. Integrierte und automatisierte Darstellung von Bilanz, Erfolgsrechnung, Kostenstellen- und Profitcenterrechnung, Geldflussrechnung für Ist, Forecast, Budget und Mittelfristplan

6. Rechnen und Darstellen von verschiedenen Planungsszenarien

Rollout Abacus Data Analyzer im Sommer 2022

Abacus Data Analyzer ist das Business-Intelligence-AnalyseTool zur Auswertung und grafischen Aufbereitung diverser Daten direkt aus der Abacus-Business-Software. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche benötigt kaum Schulung. Über einfache Filter und simple Klicks kann auf jene Bereiche verfeinert eingeschränkt werden, die spezielle Aufmerksamkeit verlangen. So können die Verantwortlichen sehr schnell Projekte, Erfolgsrechnungen, Kostenstellen und Finanzkontoauszüge analysieren und bei Bedarf den Originalbeleg einsehen. Das Debitorenmanagement zeigt grafisch und tabellarisch die offenen Posten nach Fälligkeiten. Dadurch können mit einfachen Klicks überfällige Forderungen aufgerufen und ebenfalls die Originalbelege eingesehen oder als PDF heruntergeladen werden.

Rollout Planyourbusiness im Frühling 2022

Nachdem bereits Ende 2021 die Finanzplanung (Forecast 2021 und Budget 2022) auf Planyourbusiness gemacht wurde, erfolgte im Frühling 2022 die Einführung des automatisierten Berichtswesens. Die Ist-Zahlen werden nach erfolgtem Quartalsabschluss aus Abacus ins Planyourbusiness importiert. Nun sind alle relevanten Datensätze für das Reporting vorhanden und können tabellarisch in ein Word-Dokument ausgegeben werden. Das Reporting beinhaltet Soll-Ist-Vergleiche auf Unternehmens- und Bereichsebene: Unternehmenserfolgsrechnung, Bilanz und Geldflussrechnung für die Auwiesen

Plandaten (Forecast und Budget)

Ist-Daten

Teilbereiche und Verantwortlichkeiten

Personalkosten

Projekte = Mandate

Kostenstellen/Bereichskosten

Informatik-Kosten

Abschreibung

Umlagen

Darstellung von Forecast und Budget

Export der Plandaten

Import Ist-Daten

Analyse von Abweichungen

Automatisierte Ausgabe QuartalReporting

Automatisierte Ausgabe BudgetBericht

Stufengerechte Auswertung

Projekte (Mandate)

Erfolgsrechnung

Profitcentererfolgsrechnung

Kostenstellenrechnung

Finanzkontoauszüge

Offene Posten –Debitorenmanagement

Originalbelege

Import der Plandaten

Export Ist-Daten

Import der Ist-Daten aus Abacus

Analyse von Abweichungen

Aufruf von Originalbelegen

Immobilien AG und die Tochtergesellschaft WIN Elektro AG. Für die Auwiesen Immobilien AG wird zudem die Bereichserfolgsrechnung ausgegeben. Planyourbusiness funktioniert auch als Business-Intelligence-Analyse-Tool. So können Bereichsleiter und Controlling Berichte interaktiv mit einer Drilldown-Funktion im Webbrowser analysieren. Dies hilft beim Verständnis von Soll-Ist-Abweichungen und der Kommentierung der Bereichsergebnisse.

Highlights

Planyourbusiness und Abacus Data Analyzer sind für die finanzielle Unternehmensführung wichtige Applikationen und

Internes Kontrollsystem (IKS)

Die Auwiesen Immobilien AG untersteht einer eingeschränkten Revision und ist deshalb nicht zu einer IKS-Prüfung verpflichtet. Der Verwaltungsrat hat jedoch entschieden, die Gesellschaft einer freiwilligen jährlichen Prüfung zu unterziehen. Dazu wurde in Absprache mit der Prüfungsgesellschaft PwC ein Rotationsplan für die Jahre 2021 bis 2023 erstellt und eingeführt. Die Revisionsgesellschaft konzentriert sich dabei zuerst auf eine IKS-Existenzprüfung. Diese Arbeiten sind darauf ausgelegt, eine Einschätzung zur Ausgestaltung und Implementierung des internen Kontrollsystems (IKS) zu machen. Das IKS wird dann ab 2024 auch auf seine Wirksamkeit von Schlüsselkontrollen geprüft. Dieses Jahr standen im Prüfungszentrum die finanzielle Abschlusserstellung, der Forecast und das Budget sowie die generellen IT-Kontrollen..

IT@Auwiesen

Die Auwiesen Immobilien AG hat in den letzten sechs Jahren sehr viel in die IT investiert und zahlreiche neue Applikationen eingeführt. Zudem haben wir von einem Hosting in ein Housing gewechselt und grosse Schritte in eine digitalisierte Welt unternommen. Wir haben uns entschieden, über unsere IT ein Management-Handbuch zu erstellen, das bei Bedarf, mindestens jedoch jährlich, überarbeitet und angepasst werden soll. Wir haben darin unsere ICT-Dienstleister aufgeführt und die Zusammenarbeit, die Prozesse und technischen Dokumenta- tionen wie auch die Security und Compliance beschrieben. Da die IT bei Auwiesen ein grosser Kostentreiber ist, sind auch das Finance Management, das IT-Projektmanagement, das interne Kontrollsystem und das Risk Management beschrieben. Zum Schluss sind noch die ICT Business Continuity und die IT-Strategie dokumentiert.

Projekte der IT-Roadmap sowie Teil der der Digitalisierungsstrategie der Auwiesen Immobilien AG. Die eingangs erwähnten Ziele wurden vollständig erreicht. Ausserdem funktionieren Planyourbusiness und Abacus automatisch «end-to-end», und wir können mobiler, das heisst orts- und zeitungebunden, auf alle Daten über sämtliche Entitäten zugreifen. Wir haben klarere Datenstrukturen geschaffen und die Datenqualität verbessert. Wir konnten zudem eine Effizienzsteigerung erzielen und den Managementaufwand bei der Planung, den Analysen und der Kommentierungen reduzieren. Es wurden Ressourcen frei, die wir für strategische und operative Führungsaufgaben einsetzen werden.

Netzwerkerneuerung

Mit der Ende 2022 umgesetzten Netzwerkerneuerung wurden folgende Ziele erreicht:

Homogenisierung der eingesetzten Hardware- und Softwareversion

Ersetzen veralteter Hardware-Komponenten

Erhöhung der Sicherheit im Netzwerk durch strikte virtuelle Trennung

Erhöhung der Verwaltbarkeit des Netzwerkes und schliesslich Sicherstellung der Servererreichbarkeit via VPN im Rahmen der Notfallplanung Winter 2022/2023 bei Szenario Stromausfall auf dem Auwiesen-Areal