E-Dossier – we dit it

Mit dem Einsatz neuer Technologien ergeben sich für unser Unternehmen viele Möglichkeiten, besser zu werden – besser für unsere Kunden, aber auch für unsere Mitarbeitenden. Grund genug also, die sich bietenden Chancen zu nutzen und die Digitalisierung voranzutreiben. Es wurde Zeit, dass unsere vielen Mieterdossiers digitalisiert werden und wir jederzeit und von überall Zugang zu den relevanten Mieterdaten haben.

Ziel dieses Projekts war es unter anderem, keine Bewirtschaftungsdaten mehr auf Papier zu haben, die Erhöhung der Durchgängigkeit, das Eliminieren von Redundanzen sowie eine einheitliche Ablagestruktur.

Die Herausforderung bestand darin, die rund 5100 Mieterdossiers der Hauptobjekte und die rund 6000 Mieterdossiers der Nebenobjekte nebst dem Tagesgeschäft auseinanderzunehmen, zu sortieren, zu bereinigen und einzuscannen. Das Gleiche galt für sämtliche Liegenschaftenakten, die darin enthaltenen Pläne, Serviceverträge, Grundbuchauszüge und alle weiteren spezifischen Dokumente. Ob spät nachts oder an den Wochenenden, während rund vier Monaten war das gesamte Bewirtschaftungsteam mit der Umsetzung dieses aufwändigen Projekts beschäftigt. Einige Mieterdossiers beinhalteten über 100 Blätter, andere Dokumente waren über 100 Jahre alt und hatten beinahe einen Antiquitäten-Status erreicht. Jedes einzelne Blatt musste geprüft werden, was einen erheblichen Mehraufwand mit sich brachte. Das «Ausmisten» führte zu einer beeindruckend grossen Menge Papierakten, die kontrolliert entsorgt und vernichtet werden mussten.

Dieser Einsatz hat sich mehr als gelohnt. Jetzt haben wir ein modernes Ablagesystem und können jederzeit auf sämtliche Daten unserer Mieterschaften zurückgreifen. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung und einer Verbesserung der Kundenbetreuung. Ausserdem haben wir nun in unserem OpenSpace-Büro mehr Platz für nützliche Einrichtungen, welche die Räumlichkeit modern und attraktiv für unseren Arbeitsalltag gestalten. Zu guter Letzt wird der Papierverbrauch durch das E-Dossier markant sinken, was einen positiven Nebeneffekt auf unsere Umwelt hat.

Vorher: Aktenschränke mit Papierdossiers

Nachher: gewonnene Freifläche für Meetings