El método japonés de las “5S” para mejorar en los Centros de Servicio

Hace años que existe el método japonés de las “5S”, un compendio de sabiduría milenaria creado a raíz de las necesidades empresariales que aquejaron al Japón después de la Segunda Guerra Mundial. Se llaman las “5S”, ya que esas son las iniciales de sus cinco pilares en japonés: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina).

SEIRI (Clasificación)

SEITON (Orden)

SEISOU (Limpieza)

La metodología 5S consiste en la observación, el análisis y el trabajo en equipo para mantener un ambiente laboral eficiente, seguro y ordenado. Además, contempla la búsqueda y eliminación de los residuos para logar un ambiente de trabajo limpio, que no desperdicie espacio valioso.

Es una herramienta aplicable en cualquier empresa que esté iniciando su camino en la cultura de mejora continua, y que busca la evolución constante de la calidad de un sistema determinado.

Seiri (Clasificación). Implica elaborar una clasificación a partir de características como utilidad, tamaño o forma de los materiales, posicionándolas a una distancia inmediata donde solo las

SEIKETSU (Estandarización)

SHITSUKE (Disciplina) herramientas básicas son necesarias para realizar el trabajo. Se sugiere hacer un mapeo de revisión en el área laboral que permita determinar qué tan prescindibles pueden ser las herramientas de un entorno determinado. Eliminar aquello que no se uso en el último año.

Seiton (Orden). Asegúrese que todos los elementos estén organizados y cada elemento tenga un lugar designado. Organizar todos los elementos a la izquierda del lugar de trabajo en una forma lógica facilita las tareas de los trabajadores puesto que la mayoría son diestros, por lo que no suelen ocupar con mucha frecuencia su lado izquierdo. Se apoya en la técnica “first in, first out” (lo primero que entra es lo primero que sale) para evitar que los productos caduquen.

Seiso (Limpieza). Eliminar la suciedad, la limpieza es fundamental y en una empresa, eso facilita la inspección “controlar que las máquinas no tengan desperfectos, no estén rotas o estén desenchufadas”. Limpiar y estandarizar te ayuda a prevenir el desorden, accidentes, un piso mojado es sinónimo de resbalón y empleado lastimado, y pérdida de tiempo. “Se trata de conseguir que la limpieza sea un hábito y cada colaborador debe ser responsable de mantener limpio su lugar de trabajo.

Seiketsu (Estandarización). Si bien las 5S fueron creadas pensando en el trabajo y para evitar cosas como el gasto por sobreproducción, puedes trasladarlo a la oficina o a casa: como cuando compras dos veces un insumo.

Se trata de tener todo en la cantidad justa, en el momento indicado y el lugar adecuado. Esto nos da menor necesidad de calcular el stock, evite la compra de insumos innecesarios. Limpiar y organizar evita la pérdida de tiempo y también gasto por movimiento. Tener todo a mano previene distracciones en el Centro de Servicio.

Durante el año 1960, el método de las 5S fue implementado por Toyota para lograr un lugar de trabajo más ordenado, eficiente e higiénico. La empresa buscaba aumentar su productividad laboral, siendo una de las herramientas más empleadas al igual que el método Kaizen. Encuentra un artículo relacionado en la edición de septiembre 2022, de la Revista Andellac.

El método 5S promueve un cambio cultural relacionado a los hábitos de organización y limpieza, en el que a través de la disciplina se pueden generar espacios óptimos de trabajo y convivencia. Enlistamos a continuación sus beneficios:

Organización

Sistematización

Categorización

Mejoras en la gestión del tiempo

Optimización de tareas

Mejoras en la productividad

Mayor espacio en el Centro de Servicio

Reducción de gastos de energía

Mayor trabajo en equipo y cooperación

Mejora de seguridad en el patio de servicio

Mejora en la eficiencia de la empresa

Para aplicar el método 5S en el Centro de Servicio Llantero, es importante:

Informar y dar a conocer la metodología. Ya sea a través de capacitaciones, cursos o dentro del sistema de calidad. Se debe compartir y fomentar en las dinámicas de trabajo, reconociendo las principales ventajas de su aplicación.

Se puede asociar la metodología con los valores de la empresa para conocer cada concepto a fondo y facilitar su aplicación creando una experiencia motivadora para el equipo de trabajo.

Asignar una comisión de seguimiento. Para evaluar la aplicación de la metodología 5S se aconseja contar con un grupo de personas que se encarguen de realizar un control de calidad y apoyar a su equipo. Este grupo deberá ser capacitado previamente para realizar una evaluación adecuada y colaborar con otros en el desarrollo de las estrategias.

Identificar necesidades. El equipo de seguimiento será el responsable de precisar cuáles son los principales problemas de la organización para construir una visión amplia sobre las necesidades del Centro de Servicio y determinar los factores a evaluar para establecer de manera precisa los aspectos que deben mejorarse.

Observar la aplicación. Una vez asignado el equipo de aplicación y evaluación se comienza a fomentar los principios. La mejor manera de hacerlo es uno por uno, procurando que toda la organización los reconozca y aplique de forma habitual. Se puede comenzar con tareas sencillas como evaluar qué es útil en el día a día, la higiene y el orden de los espacios, para paso a paso ir desarrollando la metodología de forma práctica y mejorar la cultura de la empresa.

El método requiere de un compromiso personal y duradero cuando se aplica en el centro de trabajo, los resultados de crecimiento, orden y productividad son una realidad que beneficia de manera interna y externa.

Establecer valores de evaluación. Es esencial fomentar un cambio en la filosofía de trabajo.

Para lograrlo es importante que se establezcan sistemas de evaluación a través del cual se conozcan los resultados de la aplicación de la metodología y buscar medidas para que pueda seguir creciendo, favoreciendo tanto la dinámica laboral como personal del equipo.

El método requiere de un compromiso personal y duradero cuando se aplica en el centro de trabajo, los resultados de crecimiento, orden y productividad son una realidad que beneficia de manera interna y externa, ya que la imagen que proyectan es determinante para la toma de decisiones de un cliente.