Curso de Microsoft Excel Nivel básico
3
RUTA DE TRABAJO CLASE 04
1
Formatos de datos en Excel.
2
Trabajando con rangos.
3
Tipos de referencias en Excel.
4
Funciones en Excel
FORMATOS DE DATOS EN EXCEL. Las celdas de una hoja de cálculo están compuestas por su contenido, que son los datos introducidos y por el formato que se le aplica al contenido para mostrarlo en la hoja. Por defecto Excel aplica a todas las celdas el llamado ‘Formato General’, que según el tipo de dato del que se trate lo muestra de una manera predeterminada siendo: NUMÉRICOS Muestra los datos alineados a la derecha de la celda sin separador de miles, con los decimales sin redondeo y sin parte decimal si los decimales son ceros.
ALFANUMÉRICO Presenta los datos alineados a la izquierda de la celda, ocupando las celdas que tiene a su derecha siempre y cuando no tengan contenido.
¿Cómo aplicar formatos de los datos? Para aplicar formatos de datos a las celdas seleccionadas, tenemos la opción "Número" dentro del menú de inicio. En el grupo de opciones ‘Número’ tenemos una lista de opciones donde podremos seleccionar otros formatos según el tipo de dato a presentar, en esta guía trabajaremos los siguientes: Formato de moneda Formato de fecha Formato de porcentaje Formato de fracción
Formato de moneda. Este formato se aplica a un dato de tipo número, y añade el símbolo monetario del país definido en el sistema, permite agregar separador de miles y dos decimales con redondeo.
Formato de fecha. Luego de introducir la fecha en la celda, podemos seleccionar formato dentro de dos formatos predeterminado que tiene Excel dentro de sus opciones: Fecha corta: Equivale a la forma general de presentación de fechas utilizando 2 dígitos para el día, 2 dígitos para el mes y 4 dígitos para el año y como separador el carácter ‘/’. Fecha larga: Hace una presentación larga de las fechas, mostrando el nombre del día de la semana seguido del número de día, nombre completo del mes y termina con el año utilizando los 4 dígitos.
Formato de fecha. También se puede hacer clic derecho en la celda que contiene la fecha y, seleccionar la opción “Formato de celdas…”. En el cuadro de diálogo, haz clic en la categoría “Fecha”, situada en la columna de la izquierda, y seleccionar otro tipo de formato. NOTA:
Al elegir un formato de fecha, se verá una vista previa de su formato en el cuadro Muestra.
Formato de porcentaje. Aplicado a un dato de tipo número, muestra el valor como un porcentaje. NOTA:
Este formato primero multiplicará por 100 el valor y luego mostrará el porcentaje, es decir, si en la celda tenemos escrito el valor 10 el resultado del formato será 1000%. Si lo que queremos mostrar es 10%, entonces el contenido de la celda tendría que ser el número 0,10.
Formato de fracción. Las fracciones son una forma de expresar las partes de un número entero. Este formato se usa para mostrar o escribir números como fracciones reales, en lugar de decimales.
Formato de fracción. Las fracciones son una forma de expresar las partes de un número entero. Este formato se usa para mostrar o escribir números como fracciones reales, en lugar de decimales. Para ingresar en una celda un número entero y una fracción debemos dejar un espacio entre la parte entera y la parte fraccionaria. Por ejemplo, podemos ingresar el valor 1 1/2 y presionar Enter
NOTA: Cuando seleccionamos la celda se mostrará 1,5 en la barra de fórmulas pero la celda se mostrará como una fracción.
Formato de fracción. Si solamente se quiere ingresar la parte fraccionaria entonces debemos colocar primero el número cero, es decir: 0 1/4, de lo contrario Excel lo interpretaría como una fecha.
Para ver todos los formatos de fracciones disponibles para las fracciones, consulte el cuadro de diálogo Formato de celdas.
TRABAJANDO CON RANGOS. Conocemos como RANGOS DE CELDAS a un conjunto de celdas contiguas seleccionadas para llevar a cabo la misma acción dentro de una hoja de cálculo.
EJEMPLO: Vemos que de la celda A2 a la celda A5, están escritos los puntos cardinales, al seleccionar todas estas celdas contiguas Excel lo lee como el rango de celdas A2:A5
Veamos como trabajar con rangos:
Tipos de rangos en Excel En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos: UNIDIMENSIONAL: Hace referencia a una sola celda. BIDIMENSIONAL: Hace referencia a un grupo de celdas contiguas o no, de la hoja actual.
TRIDIMENSIONAL: Hace referencia a una celda o a un grupo de celdas que comienzan en una hoja y terminan en otra hoja.
En todos los casos, al realizar la selección de varias celdas Excel nos deja marcado en blanco la celda a partir de la cual hemos comenzado la selección.
Seleccionar varios rangos de celdas Para aplicar algún formato especial a celdas o a rangos de celdas que no están contiguos debemos hacer uso de la tecla CTRL EJEMPLO:
Realizamos la selección del primer rango. Luego pulsamos la tecla Ctrl y la mantenemos pulsada mientras hacemos la selección de otros rangos con el mouse. Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.
Seleccionar un rango en varias hojas El rango tridimensional es aquel que nos permite hacer referencia a las mismas celdas de varias hojas.
SOLO SE PUE DE HACER LA SELECCIÓN DEL MISMO RAN GO DENTRO DE LAS HOJAS INDI CADAS.
EJEMPLO: Debemos seleccionar el rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en la etiqueta de la hoja que deseamos incluir en la selección.
Vemos así como se resalta la etiqueta de las hojas que seleccionamos, y cualquier comando que ejecutemos se aplicará sobre todos los rangos de las hojas señaladas.
TIPOS DE REFERENCIAS EN EXCEL. Una referencia indica donde buscar los valores que se desean utilizar en una fórmula. En Excel podemos especificar tres tipos de referencias: RELATIVAS Guardan relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Es decir, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.
ABSOLUTAS Es una referencia en la fórmula, que no cambia cuando se copia a otra celda. Para crear una referencia absoluta se debe colocar el signo $ antes de la columna o fila que no queremos que cambie.
MIXTAS Este tipo de referencias tiene la peculiaridad de que sólo se mantiene fija una parte de la referencia, es decir, solo la columna $A1 (mixta de columna) o solo la fila A$1 (mixta de fila).
Al utilizar el tipo de referencia adecuado nos aseguramos de que al copiar la fórmula a una nueva ubicación seguirá funcionando adecuadamente.
¿Cómo crear referencias relativas, absolutas y mixtas? Para crear una referencia absoluta debemos hacer uso del signo $ con la tecla Debemos editar la fórmula y posicionar el cursor sobre la referencia relativa que deseamos convertir en referencia absoluta y presionar la tecla F4, en este ejemplo será sobre la referencia A2
Al presionar F4 vemos como Excel agrega el signo $ tanto para la columna como para el número de fila.
¿Cómo crear referencias relativas, absolutas y mixtas? NOTA: Si se pulsa dos veces la tecla F4 Excel solamente inserta el signo $ para la fila. Si se pulsas la tecla F4 tres veces solamente inserta el signo $ para la columna. Al pulsar una cuarta vez la tecla F4 se eliminan todos los signos $ y tendremos de nuevo una referencia relativa.
FUNCIONES EN EXCEL Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Cada función tiene una sintaxis o un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es: Insertar un signo igual (=). Seleccionar una función (por ejemplo SUMA es el nombre de la función para la adición). Introducir los argumentos de la fórmula o los datos que se usarán para hacer el cálculo.
Insertar funciones en Excel Para facilitar la introducción de fórmulas que contengan funciones. Excel nos ofrece una herramienta que es el asistente para funciones al que se accede desde el botón 'Insertar función' de la barra de fórmulas.
Tipos de funciones en Excel Las funciones de Excel vienen agrupadas por categorías de funciones para facilitar su localización y uso. Entre las principales categorías encontramos: Funciones Financieras Funciones de Fecha y Hora Funciones Matemáticas y trigonométricas Funciones Estadísticas Funciones de búsqueda y referencia Funciones de Base de datos Funciones de Texto Funciones Lógicas Todas las funciones estan disponibles en la Funciones de información biblioteca de funciones desde el menú Fórmulas.
Funciones básicas en Excel Las operaciones básicas de suma, resta, multiplicación y división se pueden realizar con los operadores matemáticos tradicionales, formulandose sobre las celdas de Excel o por medio de funciones que facilitan las operaciones cuando el número de elementos en el cálculo es masivo. Por ejemplo la suma de un rango de valores, sino existieran funciones tendríamos que realizar la suma una a una, en cambio, al usar la función suma podemos obtener el resultado de dicha sumatoria y la operación se realizaría de manera sencilla quedando así:
=SUMA(A1:C10)
Función Suma Esta función nos permite sumar los valores de un grupo de celdas, o incluso filas y columnas enteras. En el siguiente ejemplo, se presentan las ventas totales para cada una de líneas de galletas. Usaremos esta función para hallar el ingreso total del año 2020.
: A T O N Al momento de introducir la función, Excel nos indica los criterios que se necesitan para realizar el cálculo.
Función Promedio Esta función nos devuelve el valor promedio (media aritmética) de una serie de valores o rangos que introduzcas en los argumentos de dicha función En el ejemplo planteado, se presenta el gasto por alimento realizado por una familia durante el año 2020, y se pide calcular el gasto promedio para este elemento.
Función Máximo y Mínimo Estas funciones nos permiten hallar el valor máximo y mínimo dentro de un conjunto de valores. En este ejemplo se presentan los diferentes gastos incurridos por una familia durante el año 2020, y se pide hallar el gasto máximo y mínimo. Las funciones a usar son =MAX y =MIN
CONSIDERA N ÚMEROS NEGATIVOS Y EL CERO. POR LO CUAL, DE N T R O DE U NA LISTA DE N Ú M E R OS NEGATIVOS E L V A LOR M Á X I M O P OD RÍA SER EL CE RO.
Función Máximo y Mínimo Estas funciones nos permiten hallar el valor máximo y mínimo dentro de un conjunto de valores.
Función Concatenar Es una de las funciones de texto, y sirve para unir dos o más cadenas de texto en una sola. Tenemos la siguiente tabla de datos con los nombres y apellidos de cada empleado, supongamos que necesitamos unir ambos datos en una sola columna. Para ello usaremos la función =Concatenar
Agregamos doble comillas con un espacio en blanco, para separar los dos textos a unir.
OTRA FORMA DE U NIR CONTENIDO DE D IFERENTES CELDAS EN UNA S OLA SIN USAR LA FUNCIÓN CONC ATENAR ES UTILIZANDO EL C ARÁCTER «&»
Función Extrae La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Supongamos que queremos extraer solo el nombre de los autores.
Para que esta función pueda operar, debemos indicar el punto de inicio dentro de la cadena de texto, y el número de caracteres que deseamos extraer.
Función BuscarV Se usa cuando se dabe encontrar elementos en una tabla o un rango por fila. Hay cuatro partes de la información que necesita para crear la sintaxis de BUSCARV: El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Siempre debe ser un número. Opcionalmente, puede especificar si desea una coincidencia aproximada o si desea una coincidencia exacta del valor devuelto.
EL VALOR DE BÚSQU EDA DEBE EST AR SIEMP RE EN LA PRIME RA COLUM NA DEL RANGO PA RA QUE LA FUNCIÓN BUSCARV FUNCION E CORRECT AMENTE.
Función BuscarV Supongamos que queremos saber el precio del libro cuyo código es 235680.
La función quedaría de la siguiente manera:
«Siempre parece imposible hasta que se hace». NELSON MANDELA