Curso de Microsoft Excel Nivel básico
2
RUTA DE TRABAJO CLASE 03
1
Opciones de formato en Excel.
2
Trabajando con Celdas.
3
Datos en Excel.
4
Introducción rápida de datos.
OPCIONES DE FORMATO EN EXCEL. Dentro de las opciones de formato que nos permite realizar Excel y que trabajaremos en este curso, se encuentran: Insertar/eliminar hojas. Mostrar la cuadrícula. Mostrar/ocultar barra de fórmulas. Insertar y eliminar columnas/filas. Ajustar tamaño de columnas/filas. Modificar la visibilidad de una columna/fila. Agregar filtros a las columnas.
¿Cómo insertar hojas de trabajo? Para insertar una nueva hoja de trabajo, tenemos dos rutas:
Seleccionando el icono más “+” situado en la parte inferior de la pantalla.
O desde el menú: Inicio > Insertar > Insertar hoja.
¿Cómo eliminar hojas de trabajo? Para eliminar una hoja de trabajo, tenemos dos rutas:
Desde el menú: Inicio > Eliminar > Eliminar hoja.
Haciendo clic derecho en la pestaña Hoja y seleccionando la opción "Eliminar"
Insertar y eliminar columnas/filas. La primera forma es haciendo clic derecho sobre el encabezado de la fila/columna y seleccionar la opción INSERTAR
NOTA: La nueva fila/columna se insertará antes de la seleccionada. Por ejemplo: Si quiero agregar una columna entre A y B, debo seleccionar el encabezado de la columna B
Insertar y eliminar columnas/filas. La segunda forma es desde: Menú de Inicio > submenú Celdas > INSERTAR
Para insertar varias filas debemos seleccionar la misma cantidad de filas que vamos a insertar, y luego ejecutar el comando "Insertar". NOTA: Para eliminar filas/columnas debemos realizar los mismos pasos anteriormente aprendidos, pero esta vez seleccionando la opción ELIMINAR
Mostrar/ocultar la cuadrícula de trabajo y barra de fórmulas. De forma predeterminada Excel nos mostrará estas opciones dentro de nuestra hoja de trabajo, pero podemos aplicar el formato que deseemos desde el menú Vista > Mostrar
NOTA: Seleccionando la opción "Encabezados" podemos ocultar los encabezados (nombres) de las columnas y filas de nuestra hoja de trabajo.
Modificar la visibilidad de una columna/fila. Debemos seleccionar cualquier celda dentro de ella e ir al menú Inicio > Celdas > Formato, y seleccionar Ocultar.
También podemos hacer clic derecho sobre el encabezado de la fila/columna y seleccionar la opción Ocultar.
Modificar la visibilidad de una columna/fila. Para mostrar las columnas ocultas se debe seleccionar una columna a la derecha y una a la izquierda de la columna oculta.
Si es fila oculta, entonces debemos seleccionar una fila por arriba y una fila por debajo de la fila oculta.
Ajustar tamaño de columnas/filas. Si necesitamos expandir o reducir los anchos de fila y los altos de columna de Excel, hay varias formas de ajustarlos: Seleccione las columnas o filas que desee cambiar. En el menú Inicio > Celdas > Formato. Allí se encuentran disponibles las dos opciones: ALTO DE FILA ANCHO DE COLUMNA
Agregar filtros a las columnas. Los filtros dentro de la hoja de cálculo nos permite encontrar valores rápidamente. Podemos filtrar por una o más columnas de datos, logrando así controlar no solo lo que se quiere ver, sino también lo que se desea excluir. Para aplicar filtros, lo primero que debemos hacer es seleccionar toda la tabla a la que queremos aplicar dicho filtro, luego, podemos encontrar esta opción desde dos rutas:
Desde la ruta: Inicio > Modificar > Ordenar y Filtrar
Desde la ruta: Datos > Ordenar y Filtrar > Filtro
TRABAJANDO CON CELDAS Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda tiene su propia dirección, definida mediante la combinación de la letra de la columna y el número de la fila. EJEMPLO: La celda activa en la imagen es la B2
En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos.
Si introducimos un dato de tipo texto, se alineará a la izquierda de la celda
Mientras que si introducimos datos tipo numéricos se alinearán a la derecha.
Insertar/eliminar celdas Para agregar una celda en blanco, se debe ir al menú Inicio > Celdas > Insertar > INSERTAR CELDAS NOTA: Se puede elegir si desea desplazar las otras celdas hacia abajo o hacia la derecha para dar cabida a las nuevas celdas.
Insertar/eliminar celdas La segunda forma es situándonos en alguna celda y haciendo clic derecho, se nos desplegará el siguiente menú donde seleccionaremos la opción "Insertar ..."
NOTA: Para eliminar celdas debemos realizar los mismos pasos anteriormente aprendidos, pero esta vez seleccionando la opción ELIMINAR
Aplicar formato de las celdas Las herramientas para aplicar formato en Excel las podemos encontrar de dos formas: DESDE LA CINTA DE OPCIONES
Menú de Inicio > Número
AL HACER CLIC DERECHO SOBRE UNA CELDA
Aplicar estilos de las celdas Un estilo de celda es un conjunto definido de características de formato, como fuentes, tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para aplicar algún estilo se debe seleccionar las celdas y dirigirse al menú Inicio> Estilos > Estilos de Celda. NOTA: Se puede crear un estilo de celda personalizado, seleccionando la opción "Nuevo estilo de celda..."
Quitar estilos de las celdas Excel nos permite quitar un estilo aplicado en una o varias celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de celda creado o seleccionado. Para ello debemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione las celdas que tienen formato con el estilo de celda que desea quitar. 2. En el menú Inicio > Estilos > Estilo de celdas, seleccione la opción "Normal" Con estos pasos, la celda volverá al estilo predefinido que tiene Excel.
Insertar contenido en una celda Para insertar o editar información de una celda, lo podemos hacer desde dos vías: HACIENDO DOBLE CLIC EN LA CELDA A TRABAJAR
DESDE LA BARRA DE FÓRMULAS. En este caso, debemos situarnos en la celda que queremos editar y luego hacer clic en la barra de fórmulas
¿Qué son los rangos de celdas? Son un conjunto de celdas contiguas seleccionadas para llevar a cabo la misma acción en una hoja de cálculo de Excel
EJEMPLO: Vemos que de la celda A2 a la celda A5, están escritos los puntos cardinales, al seleccionar todas estas celdas contiguas Excel lo lee como el rango de celdas A2:A5
Introducir los mismos datos en un rango de celdas Existen tres maneras de llenar rangos de forma rápida: 1. Seleccione las celdas en las que desee introducir los mismos datos. 2. En la celda activa, escriba los datos 3. Presione las teclas Ctrl+Enter.
También puede introducir los mismos datos en varias celdas consecutivas usando el controlador de relleno para rellenar de forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo.
Introducir los mismos datos en un rango de celdas Existen tres maneras de llenar rangos de forma rápida: Desde el menú Inicio > Modificar > Rellenar
Al hacer clic se desplegará una lista de opciones para rellenar nuestro rango de celdas
Introducción de fechas y horas Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes de la fecha. Por ejemplo, 12/07/2021 o 12-jul-2021
Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora.
En caso de no definir a o p, Excel escribirá la hora como a.m.
PARA INTRO DUCIR UNA FECHA O UN A HORA Y QU E PERMANEZ CAN ACTUALIZA DAS CUAND O VUELVA A A BRIR UNA H OJA DE CÁLCUL O, PUEDE U SAR LAS FUNCIO NES HOY Y AHORA.
DATOS EN EXCEL La palabra "dato" en Excel hace referencia a la información que se encuentra en cada una de las celdas. Cada celda tiene únicamente un dato y estos pueden ser de tres diferentes tipos: DATOS NUMÉRICOS Representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha.
DATOS DE TEXTO Formados por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar una celda con dato tipo texto es porque el valor se alineará a la izquierda.
FÓRMULAS Conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o de texto y nos devolverán un resultado.
Introducción de fórmulas: Las fórmulas en Excel siempre deben comenzar con un signo igual (=). Las fórmulas simples van seguido de constantes, variables, operadores de cálculo, como el signo de suma (+), resta (-), multiplicación (*) o división(/) y funciones. EJEMPLO: CONSTANTES
VARIABLES
FUNCIONES
=5/2*3
=A2*B2
=SUMA(5;B2)
Valores númerico
Referencia a celdas
Referencia a celdas
Jerarquía de operadores en Excel. Excel realiza los cálculos dentro de las fórmulas de izquierda a derecha, según el orden específico y la prioridad de cada operador de la fórmula, ya que en algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto. PRIORIDAD DE OPERADORES: Si se combinan varios operadores en una misma fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el siguiente orden:
Jerarquía de operadores en Excel. En caso de que en una fórmula se combinen operadores con la misma prioridad; por ejemplo, multiplicación y división, Excel los evaluará de izquierda a derecha. EJEMPLO:
=5*2/3
Esta fórmula multiplica 5 por 2, y el resultado de esta operación lo divide entre 3, obteniendo así 3,33.
Pero, si cambiamos el orden de los operadores:
=5/2*3
entonces Excel dividirá 5 entre 2, y este resultado lo multiplicará por 3, obteniendo entonces 7,5
Jerarquía de operadores en Excel. También se puede cambiar el orden de evaluación, escribiendo entre paréntesis la parte de la fórmula que se quiere calcular en primer lugar. EJEMPLO:
=5+2*3
Esta fórmula multiplica 2 por 3 y después suma 5 al resultado, obteniendo 11.
=(5+2)*3
Por el contrario, si se usan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y después multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
«A quien teme preguntar le da vergüenza aprender». PROVERBIO DANÉS