LA RETROALIMENTACIÓN EN EL SISTEMA / INGENIERÍA INVERSA

continuación, en la figura 32 se puede observar un ejemplo del funcionamiento de un sistema de una empresa comercializadora de productos perecibles.

ENTRADAS INSUMOS

•Productos perecibles (Papa, Yuca, Brócoli) directamente de las sementeras agrícolas del sector. •Pedidos de los grandes supermercados con especificaciones concretas de calidad, tamaño y peso de los productos. •Informes sobre la demanda de estos productos en los mercados tanto mayoristas como minoristas.

RETROALIMENTACIÓN

PROCESO DE TRANSFORMACION

Una vez concretado el proceso se procede a una evaluación del nivel de aceptación y ventas de cada producto; con el fin de conocer datos que ayudaran a incrementar el volumen de ventas •Ingreso de los productos perecibles a las instalaciones de la empresa •Lavado y clasificacion de los productos que cumplan con los estandares de calidad •Empacado de acuerdo a las diferentes especificaciones (tamaño, peso, tipo) •Etiquetado y control de calidad •Salida del producto para su distribucion y comercializacion

PRODUCTOS A SER COMERCIALIZADOS

•Productos perecibles (Papa, Yuca y Brócoli) de calidad, empaquetados y etiquetados acorde a las preferencias de cada cliente (tamaño, tipo, peso)

Figura 32. Ejemplo de Sistema Abierto empacadora de productos perecibles Fuente: Elaborado por la Autora

Otro ejemplo más sencillo de Sistema abierto se puede observar en la siguiente figura (33) de una fábrica de aceite de oliva y sus derivados.

Figura 33. Ejemplo de Sistema Abierto fábrica aceite Fuente: Elaborado por la Autora

LA RETROALIMENTACIÓN EN EL SISTEMA / INGENIERÍA INVERSA

Se debe tomar en cuenta que no todas las organizaciones son iguales, por lo que no es posible ayudarlas de la misma manera. Es factible utilizar herramientas genéricas como el Diagnóstico Situacional, o métodos tradicionales para el levantamiento de información primaria y secundaria como observación, entrevistas, encuestas, test, análisis de documentos como instrumentos técnicos, instructivos, manuales, balances financieros u otras herramientas más específicas que deberán acoplarse a las necesidades y tipo de organización. A continuación, en la figura 34 expongo una propuesta genérica bastante sencilla que he implementado en varias organizaciones para retroalimentar sus sistemas.

También puede ser catalogado como ingeniería inversa ya que para que se produzca la mejora no se analiza la entrada al sistema, sino que parte de la salida.

Este estudio de retroalimentación inicia en la etapa de salida del sistema analizado, después de obtener los resultados del mismo.

SALIDA DEL SISTEMA

Levantamiento de información de fuentes primarias y secundarias

Estudio de las estructuras y procesos organizacionales Estudio de los entornos de la Organización: Diagnóstico Situacional

Propuesta de mejora con fases y tiempos

Socialización de la propuesta y metodología de trabajo Implementación de la propuesta

ENTRADA DEL SISTEMA

Al final del estudio de retroalimentación es necesario implementar la propuesta en la etapa de entrada del sistema.

Figura 34. Retroalimentación para Sistema Abierto / Ingeniería Inversa Fuente: Elaborado por la Autora

Esta herramienta jugará un rol importante dentro del Desarrollo Organizacional, ya que al implementarla se pretende solucionar problemas que surjan principalmente por el no cumplimiento de las metas organizacionales; pero, a lo largo de su estudio se identificarán y corregirán las falencias de todas las áreas de trabajo, incluso pudiendo llegar al nivel de clima laboral; para entender mejor la ingeniería inversa a continuación se explica cada fase:

• Levantamiento de información de fuentes primarias y secundarias

Para la ingeniería inversa la principal información se encuentra en la salida del sistema, en donde se determina que fallas tubo el proceso; talvez en ese momento no se pueda saber el porqué de las mismas o talvez se tenga una ligera noción; pero lo importante es analizar que sucedió recopilando la información; primero de fuentes primarias por medio de entrevistas o encuestas aplicadas a los colaboradores que estuvieron inmersos en el sistema y pueden dotar información del problema, sus causas y sus efectos; a sus clientes que pueden explicar su experiencia con el servicio recibido e incluso plantear mejoras, a los

proveedores quienes proveerán de información relacionada a los pedidos, cumplimientos, requerimientos y expectativas.

En esta fase también se puede recopilar información de fuentes secundarias o documentales de la organización, como estados financieros, ordenes de producción, suscripción de contratos, campañas publicitarias, servicios de post venta, buzón de sugerencias, etc.

• Estudio de las estructuras y procesos organizacionales

En el capítulo 5 de este libro se explica cómo realizar, reformar o analizar tanto estructuras como procesos organizacionales; por lo que se recomienda consultar el tema.

• Estudio de los entornos de la Organización: Diagnóstico Situacional

Para realizar un Diagnóstico Situacional del ambiente interno no se debe analizar únicamente cuestiones macros, como el análisis de los instrumentos técnicos con los que cuenta la organización, sino que se debe bajar de nivel y analizar la estructura organizacional y finalmente llegar a analizar cuestiones como: medición de carga laboral, sistema de incentivos, evaluación de desempeño, sistema de remuneraciones, plan de capacitaciones, clima laboral, satisfacción de clientes internos, lo cual se puede apreciar de manera agrupada en la figura 35.

Según el enfoque de ingeniería inversa la organización puede ser diagnosticada internamente desde tres niveles:

Nivel Alto

•El nivel más alto de la organización en donde se debe analizar: Misión y Visión, Macro procesos y Cadena de Valor. (Esta información está disponible en los instrumentos técnicos, manuales y normativa interna y externa que regula su funcionar).

Nivel Intermedio

•El nivel intermedio que involucra los productos primarios y secundarios generados en las unidades o departamentos.

Nivel Inferior

•El nivel inferior que incluye a las clases de puestos de la organización y finalmente, al individuo que va a ocupar cada clase de puesto. (Para realizar el levantamiento de esta información es necesario entrevistarse con los involucrados en los procesos).

Figura 35. Niveles internos para el análisis Institucional Fuente: Elaborado por la Autora