Stiftsliv nr 4 2015 tema administrativ samverkan

4/2014

För dig som är förtroendevald, anställd eller ideellt engagerad inom Svenska kyrkan, Växjö stift.

Stort intresse

för administrativ samverkan 5-6

Servicefunktion inrättas på stiftskansliet

7

Tillgängligheten ökar

10-11

TEMA: ADMINISTRATIV SAMVERKAN

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

LEDAREN Administrativ samverkan – för församlingens skull Administration är knappast saliggörande. God och klok administration är dock nödvändig för att Svenska kyrkans pastorat ska kunna sköta stödfunktionerna för huvuduppdraget – gudstjänst, diakoni, undervisning och mission – på bästa sätt.

a) Det större pastoratet – som rimligen kommer förväntas bistå med den ökade kompetensen och kunskapen – måste i en samverkan inta en generös och lyssnande hållning gentemot det mindre. b) Support- och servicefrågorna är avgörande. Svaren på frågorna och lösningen på problemen måste komma lika snabbt – och helst snabbare – än i en lokalt skött administration. c) Kvaliteten i de tekniska lösningarna vid insteget i ett system av vidare samverkan måste vara bättre än den tidigare lokala lösningen. Få pastorat accepterar en försämring av något befintligt.

Samverkan är långt ifrån alltid självklar. Upptagenheten i det egna hindrar oss att lyfta blicken och se värden. Smidigast är att fixa själva. Värdet i att ha funktioner på nära håll – vad gäller ekonomi-, personal- och fastighetsfrågor – anses ofta högre än värdet av att gå in i en mer rationell hantering som sköts ”längre bort”.

Borta är hotfullt, hemma är tryggt.

Arbetet med gemensam IT-plattform och synkroniserade administrativa system pågår på nationell nivå. Växjö stiftsstyrelse har nyligen fattat beslut om att inrätta en servicebyrå som ska bistå pastoraten med administrativ hjälp. Återstår att reda ut om byrån i praktiken ska vara central eller regional. Support, service och upplevelse av tillräcklig närhet är oavsett vilket avgörande.

När kraven på kompetens och kunskap höjs, när den ekonomiska faktorn börjar spela roll kommer saker och ting i en annan dager.

Vi är klokare om vi förekommer, snarare än låter oss förekommas.

Då finns inom rimlig tid en möjlighet att bedriva administration med högre kompetens och kunskap samt förhoppningsvis slippa hamna i kritiska situationer.

Det är naturligt att tänka sig att Svenska kyrkans pastorat inom en 10–15-årsperiod av nödvändighet samverkar betydligt mer.

Lika rimligt är att vi då befinner oss under samma tak vad gäller de administrativa systemen. Vi har all anledning att se möjligheter snarare än bekymmer i den utvecklingen. Vi har skäl att tro att resurser och tid frigörs till huvuduppgifterna. Vi har likaså skäl att tro att samverkan begränsar oron att göra fel, likaså de faktiska felen. I bästa fall kommer samverkan inom administrativa områden också att öppna vägar för samarbeten inom gudstjänst, diakoni, undervisning och mission. Vad som inte kan göras på egen hand, möjliggörs i samverkan. Om inte annat är den möjligheten skäl nog att bedriva samarbete.

”Borta är hotfullt – hemma är tryggt”

Ett stort pastorat är oftast mer positivt till samverkan än ett mindre. I det större finns redan stödfunktioner av olika slag. Utmaningen i samverkan ligger främst i att bereda plats för det mindre pastoratet, att vara ”administrativt välkomnande”. Ett större pastorat tvingas inte avstå från egenmakt, medan oron i ett mindre pastorat kan vara att ”draken” ska sluka, styra och ställa.

Utmaningarna i en administrativ samverkan är flera och med säkerhet dessa:

Hans Boeryd, kyrkoherde Svenska kyrkan Jönköping

© Svenska kyrkan, Växjö stift 2014 Box 527, 351 06 Växjö, 0470-77 38 00 vx ANSVARIG UTGIVARE Katarina Toll Koril, kanslichef, 0470-77 38 87, katarina.toll.koril@svenskakyrkan.se REDAKTIONSRÅD Maria Kenstam, Katarina Toll Koril, Erik Sidenvall, Charlotte Granrot Frenberg, Carolina Mörstam, Malin Betnér.

PRENUMERATION Stiftsliv sänds till kostnadsfritt till alla anställda och förtroendevalda som finns registrerade i organisationsregistret Kyrksam. Övriga anmäler intresse till Stiftslivs adressregister, stiftsliv@svenskakyrkan.se, 0470-77 38 02 GRAFISK FORM OCH TRYCK Löwex Trycksaker AB OMSLAGSFOTO Maria Kenstam PAPPER Maxioffset 240/100 g UPPLAGA 5 750 ex www.svenskakyrkan.se/växjostift MILJÖ Stiftsliv är tryckt på svanenmärkt papper av svanenlicensierat tryckeri. Växjö stiftskansli är miljödiplomerat enligt svenska kyrkans miljödiplomering. Stiftets skogsbruk är miljömärkt enligt PEFC- och FSC®-systemen. internwww.svenskakyrkan.se/vaxjostift

2

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Stort intresse för samverkan

UR INNEHÅLLET:

5-6

8-9 Ju fler som ansluter sig – desto större fördelar

12-13 Hålla ihop – och hjälpas åt

19

Vår tillgänglighet har ökat

10-11

8-9

G-dagen – utmaningar och möjligheter

14-15 3

Viktigt samtal

16

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Visingsö Gränna - Visingsö Gränna

Skärstad - Ölmstad Skärstad - Ölmstad

Så här många har anslutit sig hittills:

Bankeryd Bankeryd Huskvarna Jönköpings Huskvarna Sofia - Järstorp Hakarp Jönköping Jönköpings Kristina - Ljungarum Norrahammar Norrahammar

Månsarp Månsarp

GEMENSAM TELEFONIST

Lekeryd Lekeryd

Rogberga Öggestorp Rogberga Öggestorp

Barnarp

Barkeryd Forserum

Barnarp Ödestugu Ödestugu

Nässjö Malmbäck

Byarum - Bondstorp

Nässjö Almesåkra Björkö

Byarum Bringetofta Norra Sandsjö

Svenarum

Åsenhöga Kävsjö

Ekonomiska enheter som nyttjar Gemensam telefonist på heltid

Vetlanda Nävelsjö

VrigstadHylletofta

Skillingaryd Skillingaryd

Alseda

Näsby Vetlanda

Alseda

Källeryd Gnosjö Gnosjö

Gislaved Gislaved Bosebo

Kävsjö

Våthult

Stockaryd Sävsjö

Anderstorp Anderstorp Kulltorp

Nydala-Fryele

Burseryd Burseryd

Nordöland

Bredaryd

Fågelfors Gällaryd

Västbo S:t Sigfrid Västbo S:t Sigfrid

Forshedabygden

Lammhult

Tånnö

Femsjö

Ekeberga

Virestad - Härlunda

Emmaboda Emmaboda

Oskar

och Gårdby

Linneryd

Södermöre Långasjö

Älmeboda

Tingsryd Urshult

Hallaryd

Vissefjärda

ResmoVickleby

Arby - Hagby

Karlslunda - Mortorp

Halltop - Voxtorp

Södra Sandsjö

Almundsryd

Räpplinge Högsrum

Åby

Förlösa Kläckeberga Gärdslösa, Långlöt Glömminge Förlösaoch Runsten Kläckeberga Två Systrar Sankta Birgitta Algutsrum Dörby Heliga korset Dörby - Kalmar Kalmar - domkyrko Ljungby Hossmo Sankt Hossmo Johannes Torslunda N Möckleby, Sandby

Nybro S:t Sigfrid

Örsjö

Ljuder

Väckelsång

Virestad

Härlunda

Markaryd Markaryd

Kristvalla Madesjö

Västra Torsås

Stenbrohult

Älmhult Älmhult

Ryssby Ryssby - Åby

Algutsboda

Kalvsvik

Skatelöv

Stenbrohult Pjätteryd

Göteryd Göteryd

Traryd

Nybro

Lessebo Hovmantorp Lessebo

Ingelstad

Hinneryd Traryd - Hinneryd

Borgholm Norra Öland Köpingsvik

Hälleberga

Hovmantorp

Tävelsås

Skatelöv

FöraAlböke-Löt

Bäckebo

Hemmesjö-Furuby

Vederslöv Dänningelanda

Vislanda

Agunnaryd

Södra Ljunga Södra Ljunga

Ålem Ålem Lenhovda-Herråkra

Växjö stadsoch domkyrko Gemla

Blädinge Vislanda - Blädinge

Ljungby Annerstad

Torpa

Kråksmåla

Växjö Gårdsby

Öjaby

Alvesta Alvesta

Tutaryd Ryssby

Långemåla Älghult

Ryssby Ljungby

Ljungby Maria

Vrå

Uppvidinge

Moheda

Dädesjö

Berga Angelstad

Odensjö Lidhult

Mönsterås - Fliseryd Mönsterås

Söraby

Rydaholm Rydaholm

Dörarp

Fliseryd

Sjösås

Slätthög Moheda

Vittaryd Bolmsö Tannåker Berga

Högsby Högsby

Nottebäck

Voxtorp

Mistelås Unnaryd

Fagerhult

Åseda

Voxtorp

Forshedabygden

Långaryd

Hyltebruks Färgaryd

Oskarshamn Oskarshamn

Korsberga

Hjälmseryd

Värnamo

Ekonomiska enheter som nyttjar Gemensam telefonist vid behov eller annan lösning som inte är heltid.

Döderhult Döderhult

Nye, Näshult och Stenberga

Bäckseda Korsberga

Lannaskede Lannaskede

Hultsjö

Värnamo

Bredaryd Villstad Villstad

Bäckseda

Sävsjö

Hulterstad Södra- Öland Stenåsa Mörbylånga Kastlösa

Tingsås Gullabo

Söderåkra Torsås Torsås

Sydöland

Visingsö Gränna - Visingsö Gränna

Skärstad - Ölmstad Skärstad - Ölmstad Bankeryd Bankeryd Huskvarna Jönköpings Sofia - Järstorp Huskvarna Hakarp Jönköping Jönköpings Kristina - Ljungarum Norrahammar Norrahammar Barnarp Månsarp Månsarp

GIP

Lekeryd Lekeryd

Rogberga Öggestorp Rogberga Öggestorp

Barkeryd Forserum

Barnarp Ödestugu Ödestugu

Nässjö Malmbäck

Byarum - Bondstorp

Nässjö Almesåkra Björkö

Byarum Bringetofta Norra Sandsjö

Svenarum

Åsenhöga Kävsjö

Vetlanda Nävelsjö

VrigstadHylletofta

Skillingaryd Skillingaryd

Näsby Vetlanda

Alseda

Ekonomiska enheter med i GIP

Alseda

Källeryd Gnosjö Gnosjö

Gislaved Gislaved Bosebo

Kävsjö

Våthult

Stockaryd Sävsjö

Anderstorp Anderstorp Kulltorp

Nydala-Fryele

Oskarshamn Oskarshamn

Korsberga

Hjälmseryd

Värnamo

Nordöland

Bredaryd

Burseryd Burseryd

Fågelfors Gällaryd

Västbo Västbo S:t Sigfrid S:t Sigfrid

Forshedabygden

Lammhult

Tånnö

Långaryd

Slätthög

Ljungby

Älmhult Älmhult

Ljungby Oskar

och Gårdby

Linneryd

Södermöre Långasjö

Älmeboda

Tingsryd Urshult

Härlunda

Vissefjärda

ResmoVickleby

Arby - Hagby

Karlslunda - Mortorp

Halltop - Voxtorp

Södra Sandsjö

Almundsryd

Gärdslösa, Långlöt och Runsten

Glömminge

Två Systrar Sankta Birgitta Algutsrum Dörby Heliga korset Kalmar Kalmar - domkyrko Dörby Hossmo Sankt Johannes Torslunda N Möckleby, Sandby

Nybro S:t Sigfrid

Örsjö Emmaboda Emmaboda

Väckelsång

Virestad - Härlunda

Hallaryd

Förlösa FörlösaKläckeberga Kläckeberga

Ljuder

Virestad

Göteryd Göteryd

Traryd

Räpplinge Högsrum

Åby

Madesjö

Västra Torsås

Hinneryd Traryd - Hinneryd

Markaryd Markaryd

Kristvalla

Kalvsvik

Skatelöv

Ryssby Ryssby - Åby

Algutsboda

Ingelstad

Stenbrohult

Nybro

Lessebo Lessebo Hovmantorp Hovmantorp

Tävelsås

Skatelöv

Stenbrohult Pjätteryd

Borgholm Norra Öland Köpingsvik

Hälleberga Ekeberga

Vederslöv Dänningelanda

Vislanda

Agunnaryd

Södra Ljunga Södra Ljunga Torpa

FöraAlböke-Löt

Bäckebo

Hemmesjö-Furuby

Gemla

Blädinge Vislanda - Blädinge

Annerstad

Ålem Ålem Lenhovda-Herråkra

Växjö stadsoch domkyrko

Ryssby

Kråksmåla

Växjö Gårdsby

Öjaby

Alvesta Alvesta

Tutaryd

Ljungby Maria

Långemåla Älghult

Dädesjö

Ryssby Ljungby

Lidhult

Vrå

Uppvidinge

Moheda

Rydaholm Rydaholm

Berga Angelstad

Mönsterås - Fliseryd Mönsterås

Söraby

Moheda

Odensjö

Fliseryd

Sjösås

Mistelås

Femsjö

Högsby Högsby

Nottebäck

Voxtorp

Dörarp

Vittaryd Bolmsö Tannåker Berga

Unnaryd

Fagerhult

Åseda

Voxtorp

Forshedabygden

Hyltebruks Färgaryd

Döderhult Döderhult

Nye, Näshult och Stenberga

Bäckseda Korsberga

Lannaskede Lannaskede

Hultsjö

Värnamo

Bredaryd Villstad Villstad

Bäckseda

Sävsjö

Hulterstad Södra- Öland Stenåsa Mörbylånga Kastlösa

Tingsås Gullabo

Söderåkra Torsås Torsås

Sydöland

Visingsö Gränna - Visingsö Gränna

Skärstad - Ölmstad Skärstad - Ölmstad Bankeryd Bankeryd Huskvarna Jönköpings Sofia - Järstorp Huskvarna Hakarp Jönköping Jönköpings Kristina - Ljungarum Norrahammar Norrahammar

TELEFONI

Lekeryd Lekeryd

Rogberga Öggestorp

Barnarp

Barkeryd Forserum

Öggestorp

Månsarp Månsarp

Barnarp Ödestugu Ödestugu

Nässjö Malmbäck

Byarum - Bondstorp

Nässjö Almesåkra Björkö

Byarum Bringetofta Norra Sandsjö

Svenarum

Åsenhöga Kävsjö

Vetlanda Nävelsjö

VrigstadHylletofta

Skillingaryd Skillingaryd

Alseda

Näsby Vetlanda

Alseda

Ekonomiska enheter med i GTP

Källeryd Gnosjö Gnosjö

Gislaved Gislaved Bosebo

Kävsjö

Våthult

Stockaryd Sävsjö

Anderstorp Anderstorp Kulltorp

Nydala-Fryele

Döderhult Döderhult

Nye, Näshult och Stenberga

Oskarshamn Oskarshamn

Korsberga

Hjälmseryd

Värnamo

Nordöland

Bredaryd

Fågelfors Gällaryd

Västbo S:t Sigfrid Västbo S:t Sigfrid

Forshedabygden

Lammhult

Tånnö

Ryssby

Blädinge Vislanda - Blädinge

Markaryd Markaryd

Göteryd Göteryd

Virestad - Härlunda

Emmaboda Emmaboda

Almundsryd

Oskar

och Gårdby

Linneryd

Södermöre Älmeboda

Tingsryd Urshult

Härlunda Hallaryd

Förlösa Kläckeberga Gärdslösa, Långlöt Glömminge Förlösaoch Runsten Kläckeberga Två Systrar Sankta Birgitta Algutsrum Dörby Heliga korset Dörby - Kalmar Kalmar - domkyrko Ljungby Hossmo Sankt Hossmo Johannes Torslunda N Möckleby, Sandby

Nybro S:t Sigfrid

Örsjö

Ljuder

Väckelsång

Räpplinge Högsrum

Åby

Madesjö Algutsboda

Västra Torsås Virestad

Ryssby Ryssby - Åby Kristvalla

Lessebo Hovmantorp Lessebo

Kalvsvik

Skatelöv

Stenbrohult

Älmhult Älmhult

Nybro

Hovmantorp

Tävelsås Ingelstad

Stenbrohult Pjätteryd

Traryd

Borgholm Norra Öland Köpingsvik

Hälleberga Ekeberga

Vederslöv Dänningelanda Skatelöv

FöraAlböke-Löt

Bäckebo

Hemmesjö-Furuby

Gemla

Vislanda

Hinneryd Traryd - Hinneryd

Ålem Ålem Lenhovda-Herråkra

Växjö stadsoch domkyrko

Agunnaryd

Södra Ljunga Södra Ljunga

Kråksmåla

Växjö Gårdsby

Öjaby

Alvesta Alvesta

Tutaryd

Ljungby Annerstad

Torpa

Långemåla Älghult

Dädesjö

Ryssby Ljungby

Ljungby Maria

Vrå

Uppvidinge

Moheda

Rydaholm Rydaholm

Berga Angelstad

Odensjö

Mönsterås - Fliseryd Mönsterås

Söraby

Moheda

Lidhult

Fliseryd

Sjösås

Slätthög

Mistelås

Femsjö

Högsby Högsby

Nottebäck

Voxtorp

Dörarp

Vittaryd Bolmsö Tannåker Berga

Unnaryd

Fagerhult

Åseda

Voxtorp

Forshedabygden

Långaryd

Hyltebruks Färgaryd

Bäckseda Korsberga

Lannaskede Lannaskede

Hultsjö

Värnamo

Bredaryd Villstad Villstad

Burseryd Burseryd

Bäckseda

Sävsjö

Långasjö

Vissefjärda

Karlslunda - Mortorp

Arby - Hagby

Halltop - Voxtorp

Södra Sandsjö Tingsås Gullabo

Söderåkra

ResmoVickleby

Hulterstad Södra- Öland Stenåsa Mörbylånga Kastlösa

Torsås Torsås

Sydöland

4

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Stort intresse för administrativ samverkan i Växjö stift I Växjö stift är intresset för administrativ samverkan stort och många enheter är anslutna eller på väg in i gemensamma system.

– Det finns många fördelar med att samverka. Den stora vinsten är att resurserna används på ett klokare sätt och omfördelas från stödfunktioner till kärnverksamhet, säger Carolina Mörstam, som är ansvarig för administrativa samverkansfrågor i Växjö stift.

administrativa system. En möjliggörare i arbetet har varit det riktade församlingsbidraget, som kunnat användas för att täcka stora delar av kostnaderna för omställningarna.

I OKTOBER I ÅR TOGS ETT NYTT stiftsstyrelsebeslut, om

att inrätta en servicefunktion till stiftets församlingar och pastorat. Denna kommer att erbjuda administrativa tjänster till självkostnadspris inom de områden som det finns efterfrågan kring. En webbenkät som skickats ut till stiftets ekonomiska enheter visar att det finns intresse av att en stiftets servicefunktion erbjuder administration inom ett antal områden, till exempel löneadministration, ekonomihantering och personalrekrytering.

– Stiftsstyrelsen har tillsatt en grupp som ska utarbeta en plan för vad som ska erbjudas och vilka områden vi ska prioritera, säger Carolina Mörstam.

Arbetet med administrativ samverkan inleddes i Växjö stift med en undersökning 2010, då församlingarna tillfrågades om vilka områden som man önskade samverka kring. Det resulterade i ett beslut i stiftsstyrelsen 2011 om att prioritera telefoni och tillgänglighet. Samma år påbörjades arbetet med införandet i GTP, den gemensamma telefoniplattformen.

Stiftsstyrelsen beslutade också att stiftskansliet ska stödja församlingarna i att ansluta sig till GIP, den gemensamma it-plattformen. Det arbetet påbörjades 2012. Året därpå beslutade stiftsstyrelsen att stiftskansliet även ska hjälpa församlingarna att börja arbeta enligt de gemensamma arbetssätten, processerna och nyttja gemensamma

DET FINNS FLERA SKÄL till att samverka

kring administrativa frågor, tycker Carolina Mörstam. Fram till 2019

Har du frågor om de gemensamma administrativa systemen? Ta kontakt med Carolina Mörstam, ansvarig för administrativa samverkansfrågor i Växjö stift.

Tel 0470-77 38 21, carolina.morstam@svenskakyrkan.se 5

�

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

� kommer omkring hälften av Svenska kyrkans administrativa personal att gå i pension, vilket innebär att en enorm kompetens försvinner. Att nyrekrytera kan vara svårt, av ekonomiska skäl eller av svårigheter att hitta rätt kompetens. Enligt prognoserna kommer Svenska kyrkan att ha cirka 1,6 miljarder kronor lägre intäkter 2019 än i dag.

– Alldeles oavsett hur framtiden ser ut så är det klokt att samverka. Genom att effektivisera de administrativa arbetsuppgifterna blir det både bättre och billigare, säger Carolina.

Mycket på G

FINNS DET NÅGRA NACKDELAR med administrativ samverkan? Carolina Mörstam ser bara fördelar, men är medveten om att det finns farhågor. Att det skulle bli för dyrt, till exempel.

– Med tanke på vad man får för pengarna så är det inte dyra lösningar. För de som redan har en bra IT-miljö ger kanske inte GIP som system något direkt mervärde, men det ger möjlighet att nyttja gemensamma arbetssätt och system i nästa steg, genom GAS. Det är också en del av att Svenska kyrkan är en och ju fler som är med desto fördelaktigare blir det, berättar Carolina.

En annan farhåga är att arbetet ska leda till uppsägningar – men det handlar inte om att säga upp personal utan om hur vi hanterar de stora pensionsavgångar vi står inför, menar Carolina. Det finns också en oro för att den lokala förankringen går förlorad.

Men är det verkligen farligt att tappa den lokala förankringen när det gäller hanteringen av löner, undrar Carolina Mörstam.

– Det är ju inte administrationen som är vårt uppdrag, utan att vara kyrka lokalt, säger hon.

GIP, GTP och GAS – vad betyder det egentligen?

GIP står för Gemensam IT-plattform. GIP innebär

en enhetlig IT-miljö för stift, pastorat och församlingar i Svenska kyrkan. Plattformen använder tunna klienter (enkla datorer), som ger längre livstid, lägre kostnader, minskad elförbrukning och minskad miljöpåverkan. I Växjö stift är 20 enheter anslutna i dagsläget och flera är på väg.

GTP står för Gemensam telefoniplattform. Denna

gemensamma telefonilösning syftar till att ge ökad tillgänglighet och minskade kostnader samt till att frigöra resurser för kyrkans grundläggande uppgift. I Växjö stift är 44 enheter ansluta i dagsläget och fler är på väg. Växjö stift tillhandahåller även en gemensam telefonist som under vissa tider eller heltid svarar på församlingarnas huvudnummer. I dag är 12 enheter ansluta till den gemensamma telefonisten på hel- eller deltid. Den gemensamma telefonisten får i genomsnitt 120 samtal per dag.

DET SOM VÄNTAR FRAMÖVER är att ett antal enheter i

Växjö stift ska anslutas till GTP och GIP. Vid årsskiftet påbörjas arbetet med att hjälpa församlingarna i införandet av GAS för ekonomi och personal.

– Vi ser också att fler församlingar kommer vara intresserade på sikt. Många har svarat i undersökningar vi gjort att frågan kommer bli aktuell om fem år, men inte i dag, säger Carolina Mörstam, som gläds över intresset: – Ju fler vi blir som arbetar tillsammans, desto större nytta får vi av samarbetet och desto större resurser kan istället läggas på kärnverksamheten: att möta människor med evangeliet om Jesus Kristus, i gudstjänst, genom undervisning, i diakoni och mission, säger Carolina Mörstam.

Charlotte Granrot Frenberg

GAS står för Gemensamt administrativt stöd.

Genom att arbeta på ett strukturerat och enhetligt sätt, med likformade verktyg och likformat IT-stöd kan vi minska mängden resurser som förbrukas på administration och förvaltning. GASprojektets första etapp handlar om ekonomi, lön och tid. I Växjö stift påbörjas införandet av de första enheterna den 1 januari 2016.

6

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Servicefunktion inrättas på stiftskansliet Stiftsstyrelsen har fattat ett historiskt beslut om att inrätta en servicefunktion till stiftets församlingar och pastorat. Servicefunktionen ska erbjuda administrativa tjänster till självkostnadspris.

som majoriteten av stiften i Svenska kyrkan. Redan i dag har t ex Luleå stift en servicebyrå som erbjuder församlingar och pastorat tjänster såsom löne- och ekonomihantering. Även Skara stift gör detsamma. Precis som Växjö stift kommer flera stift att påbörja arbetet med att inrätta servicebyråer/funktioner under verksamhetsåret 2015.

Hösten 2013 genomfördes, efter beslut i stiftsstyrelsen, en webbenkät i stiftets ekonomiska enheter. Denna avsåg att kartlägga intresset för hjälp med utförande av administrativa tjänster. Enkäten visade att det finns intresse för gemensamma processer arbetssätt och system. Utöver detta finns även intresse av att uppdra åt stiftskansliet att sköta administrationen inom ett antal områden till exempel lön, ekonomi och rekrytering.

I juni 2014 skickades en intresseförfrågan ut till alla enheter. Den visar på ett stort intresse för att nyttja de gemensamma arbetssätten, processerna och systemen och den visar också på ett stort intresse för hjälp med utförande inom de områden intresseförfrågan täcker.

för administrativ samverkan?

Sedan hösten 2012 erbjuds de ekonomiska enheter som är anslutna till den gemensamma telefoniplattformen möjligheten att låta stiftskansliets växelfunktion svara på deras huvudnummer. Detta gör stiftskansliet kostnadsfritt för de anslutna enheterna.

Andra servicefunktioner som redan idag utförs genom stiftskansliets personal är till exempel utbildningar i kyrkobokföring, Svenska kyrkans interna fakturasystem, intranät och webb, utbildning av kontaktpersoner IT för de ekonomiska enheter som är anslutna till GIP och arkivstöd.

Stiftsstyrelsen har utsett en referensgrupp bestående av tre ledamöter som tillsammans med personal från stiftskansliet kommer att arbeta fram en plan för hur och när administrativa tjänster kan erbjudas de ekonomiska enheterna. Arbetet av detta kommer att påbörjas tidigt 2015. För vidare information kring detta hänvisar vi till vårt intranät.

Katarina Toll Koril, kanslichef Carolina Mörstam, ansvarig för administrativa samverkansfrågor

HUR SER DET UT IDAG i Växjö stift vad gäller stiftets roll

MED UNDERLAG I DETTA RESONEMANG och dessa undersökningar, beslutade stiftsstyrelsen vid sitt sammanträde i oktober 2014 om att stiftskansliet ska inrymma en servicefunktion. Denna har som uppgift att erbjuda församlingarna administrativa tjänster till självkostnadspris.

Grunden för stiftsstyrelsens beslut kan sammanfattas enligt följande: – en professionell och kostnadseffektiv administration frigör resurser till den grundläggande uppgiften – stiftet ska, enligt kyrkoordningen 6 kap. 4 PG, främja en god förvaltning i stiftets församlingar och pastorat och ha tillsyn över förvaltningen – under 2010-talet går 50 procent av Svenska kyrkans administrativa personal i pension – minskad sårbarhet lokalt BESLUTET ÄR HISTORISKT. Även om stiftskansliet redan idag i vissa hänseenden fungerar som servicefunktion för församlingarna i Växjö stift innebär detta något nytt.

Beslutet är inte isolerat utan Växjö stift går samma väg

7

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Anders Granberg, chef för avdelningen Gemensamma funktioner på Kyrkokansliet i Uppsala, svarar på frågor om administrativ samverkan i Svenska kyrkan.

Billigare och Hur har resan med administrativ samverkan i Svenska kyrkan sett ut?

Administrativ samverkan har pågått länge i Svenska kyrkan – längre tid än många tror – genom gemensamt medlemsregister, valhantering, hantering av kyrkliga handlingar med mera. De flesta av oss använder sedan länge samma e-postadresser och svenskakyrkan.se används av många församlingar.

I början av 2000-talet kom en ”andra våg” av administrativ samverkan, då Luleå stift initierade det som blivit Svenska kyrkans gemensamma it-plattform, GIP, som nationell nivå och många andra stift nu hakat på. Vi insåg att en gemensam it-plattform var nyckeln till framtiden och en möjliggörare för samverkan även inom frågor som telefoni, lönehantering och ekonomiadministration.

Det riktade församlingsbidraget har varit viktigt för att understödja detta arbete, liksom stiftens främjande arbete. Kyrka stat-reformen har också varit en bidragande faktor. Vi betraktar idag Svenska kyrkan mer som en enhet än före relationsförändringen med staten.

Foto: Fredrik Petersson

Var står vi i dag?

I dag är alla stift utom Västerås stift, som har en egen, liknande, lösning, anslutna den gemensamma it-plattformen, kallad GIP. 50 procent av alla anställda är anslutna.

Ambitionen är såklart att alla som insett ett värde och behov ska vara med och önskemålet är att det ska gälla alla. Prognosen är att 10 000 personer kommer att vara anslutna vid årsskiftet 15/16, i dag är vi någonstans omkring 8 000 personer. Ännu fler är anslutna till den gemensamma telefoniplattformen, GTP, cirka 12 000 personer. GTP bygger på ett avtal med Telia som är väldigt bra. Det blir helt andra priser om vi upphandlar 12 000 abonnemang än 30.

8

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

bättre med samverkan GAS-projektet, Gemensamt administrativt stöd, har pågått ett par-tre år nu och syftar till att skapa en gemensam standard för ekonomi och lönehantering. I dag är 12 enheter med och testar olika systemlösningar och från och med årsskiftet går ytterligare 13 enheter in. Från och med nästa år kommer arbetet igång på riktigt. Det är lite olika karaktär på de enheter som ingår. Det är dels enheter som ska fungera som servicebyråer för församlingar i närheten, andra är kunder till sådana servicebyråer. Dessa servicebyråer minskar sårbarheten genom möjligheten för mindre församlingar att få hjälp vid exempelvis semestertider.

Ju fler som ansluter sig, ju större vi blir, desto större storleksfördelar får vi. Kostnaderna minskar när vi går samman och bildar en stor och kraftfull aktör istället för många, små.

Vi ser ett stort intresse för dessa frågor i Växjö stift, som till exempel är ett av de stift med flest enheter som just nu är på väg in i GIP.

Vad är på gång och hur tror du att det kommer att se ut om fem år?

Det vi fokuserar på just nu är ekonomi och lön. Nästa steg är it-stöd för fastighetsfrågor, ärendehantering och dokumenthantering. Detta arbete inleds under 2015.

Jag tror inte på någon revolution från en dag till den andra, men ser en tydlig riktning. Om fem år tror jag att vi kommer vara bättre på att utnyttja de gemensamma lösningarna, och att vi har fler och bättre ramavtal. Vi får allt fler system som hänger ihop med varandra, vilket gör att vi inte behöver registrera samma sak på flera ställen.

Jag tror att det finns fler servicebyråer så att församlingar som inte längre vill utföra vissa arbetsuppgifter kan lämna dem ifrån sig till en servicebyrå som verkligen kan Svenska kyrkans verksamhet, och inte behöver ”gå på stan” för att köpa kyrkligt stöd.

I exempelvis Finland har man valt en annan väg, då enheter beordrats att ansluta sig till liknande samverkan.

Vår utgångpunkt, åtminstone i närtid, är att det ska bygga på frivillighet och att motivera med riktigt bra lösningar.

Vid årsskiftet inrättades den nya avdelningen Gemensamma funktioner på Kyrkokansliet, vad var tanken med denna organisationsförändring?

Vi valde att samla den administrativa kompetens som finns på Kyrkokansliet till samma avdelning, för att tydliggöra att den nationella nivån tar ett samordningsansvar kring de här frågorna. Vi ville tydliggöra att detta är en kärnverksamhet och att det finns en vilja att stötta församlingarna i detta arbete. Det betyder inte att vi kan göra allt, önskelistan är väldigt lång och vi måste prioritera hårt. Det finns önskemål om allt från bokningssystem till kyrkogårdssystem, förbättrat intranät och utveckling av appar. Det finns många goda idéer, men resurserna är begränsade på alla nivåer.

Varför tycker du att det är viktigt att vi i Svenska kyrkan samverkar kring administrativa frågor?

Jag tror att det är nyckeln till hållbar verksamhet. Det är också att tillmötesgå medlemmarnas önskan om att pengarna ska gå till så mycket kyrklig verksamhet som möjligt.

Det kan låta motsägelsefullt, men genom att jobba med dessa frågor blir kostnaden för de administrativa uppgifterna mindre och därmed frigörs resurser till kärnverksamheten. Det blir både billigare och bättre.

Charlotte Granrot Frenberg

9

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Tillgänglig – Förut hade vi telefontid viss del av dagen.

Sen vi kopplade in oss på den gemensamma växeln har vi öppet från åtta till fyra varje dag med avbrott bara vid lunchtid.

– Det är lätt att konstatera att vår tillgänglighet har ökat.

Den som drar dessa slutsatser är Helen Hoof, administrativ chef i Gislaveds pastorat. Hon gillar att ha många bollar i luften, och det är tur det. För det blir mycket att göra framöver när man ska bli storpastorat i hela kommunen och det blir en mängd nya användare att administrera.

Då Helen började hade man gått med i den gemensamma telefoniplattformen (GTP), fast utan att vara med i den gemensamma växeln. I stället gick inkommande samtal till kanslisten Marie Lennartsson. Om inte hon kunde svara kopplades samtalet vidare, och vidare. Tills någon lyfte på luren och kunde få reda på vem som egentligen söktes. Det var tidsödande och opraktiskt.

– När jag kom började jag kolla på andra möjligheter, säger Helen. Och när det kom ett så fint erbjudande från stiftet att vi kunde ansluta oss till deras växel utan kostnad var det lätt att slå till.

Med några enkla knapptryckningar berättas för växeln när man är upptagen med annat och då man är nåbar igen.

NU HAR GISLAVEDS PASTORAT varit med i GTP i drygt ett

år. Alla tycker att det fungerar bra, men det går inte av sig självt. Ska den som ringer känna sig väl bemött och få den hjälp hen frågar efter måste de som sitter i växeln tio mil söderut veta vad de ska svara när folk ringer.

Därför finns listorna. Med namn, telefonnummer, mailadress, titel och arbetsuppgifter som underlättar för den som ska koppla till rätt person.

Det är Helen som ser till att dessa listor är aktuella.

– Om någon ringer och vill prata med den som har hand om den finska kören så ska det finnas där, så man blir kopplad till rätt kantor, säger hon. Annars får man ju börja ringa runt och då blir det som det var förr.

”Vår tillgänglighet har ökat mycket, säger Helen.

Men alla medarbetare har också ett ansvar...”

10

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

heten ökar – Vi har därför kartlagt vår verksamhet ganska noga, vilket har varit positivt i sig.

Administrativa chefen Helen Hoof och kamrer Nils Stenlund.

– Det kostade mycket att köpa in de nya telefonerna, säger han. Men det har blivit billigare att ringa nu tack vare de centrala avtalen.

DEN STORA SKILLNADEN fÖR DEN SOM RINGER är

att det inte längre bara finns en anvisad telefontid någon förmiddag i veckan. Plus att det inte längre blir några bekymmer vid semester eller tillfällig frånvaro. Växeln är alltid öppen.

– Vår tillgänglighet har ökat mycket, säger Helen. Men alla medarbetare har också ett ansvar att ställa sin telefon.

Det är så man säger, ställa sin telefon. Helen tar fram den smartphone som hon alltid har med sig och visar hur enkelt det är. Trycker med pekfingret på en app, väljer bland alternativen för sjuk, lunch, möte, semester eller annat, och knappar in när hon är anträffbar igen. Klickar okej och vips så vet man i Växjö allt man behöver veta när någon ringer via växeln och söker henne. Och om hon inte kunde svara kommer det strax ett mail där det står vem som ringt.

Helen Hoof poängterar vikten av det egna ansvaret.

– Jag måste se till att informationen alltid är uppdaterad. Vem som är tjänstgörande präst, vaktmästare och så vidare.

– Vid kortare sjukdom kan jag skriva in själv i telefonen, men vid längre behöver växeln veta.

Kanslisten Marie Lennartsson har fortfarande en växel för att kunna koppla på den egna slingan. – Ibland säger folk bara att de vill komma till Gislaved. Då kommer de till mig så får jag slussa vidare.

Text och foto: LarsErik Tobiasson 11

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Självklart att gå med i GIP

– funderar på nästa steg

Lars Lindström arbetade i bankvärlden och var van vid enhetliga system när han kom till Oskarshamns församling för att bli dess nye kyrkokamrer 2006.

Sedan dess har rutiner och teknik skiftat tills man i april 2014 gick med i GIP. – Det har faktiskt fungerat hundraprocentigt, säger han. tacksamma att man hade följt sina rutiner att säkerhetskopiera, så allt gick att återskapa.

2010 var det dags igen. Men då sökte man efter andra lösningar och hamnade hos ett kalmarföretag som hade servern hos sig och tog hand om övervakningen av alla sex enheterna i Oskarshamn, pastorsexpeditionen, kyrkogårdsförvaltningen, förskolan, församlingshemmet plus kyrkorna i Kristineberg och Kolberga.

SEDAN KOM DE GEMENSAMMA systemen i Svenska kyrkan.

– När vårt avtal gick ut siste mars i år passade vi på att gå med i GIP, säger Lars. Då drev jag att vi skulle vara med. En anledning var det riktade församlingsbidraget som gjorde att det inte blev någon extrakostnad för församlingen.

Servern flyttades, men det är ju inget man märker.

I slutet av 1980-talet jobbade Lars Lindström på Sparbanken Kronan i Kalmar län med att införa ny teknik och nya arbetssätt. Vi bankkunder märkte först att det infördes stådiskar. Sen märkte vi även att det blev färre personal, för nu skulle vi gå över till att göra våra bankärenden via nätet. Det var en stor omställning då, som konstigt nog känns rätt självklar några år senare.

När Lars Lindström kom till kyrkan låg den förstås långt efter den teknik som hade utvecklats i banker och storföretag.

– Alla församlingar låg på olika nivåer, minns han. Vi hade vårt system i Oskarshamn och grannförsamlingarna hade sina. Alla efter sitt eget datakunnande.

I Oskarshamn hade man då en egen server på pastorsexpeditionen. 2007 havererade den, men man var

12

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Enda skillnaden var att den fiberuppkoppling man hade mot kalmarföretaget nu blev koppartrådar till Telia.

– Men det är en försumbar skillnad i hastighet, säger han.

För man sitter ju ändå inte och redigerar stora filer med film och musik på en server, sådant görs i egna datorn.

Lars Lindström var med om att införa ny teknik i bankerna, nu har han gjort det i Oskarshamns församling.

I SAMBAND MED ATT GIP INFÖRDES upp-

täckte man att telefonerna inte fungerade, så de gick med i GTP ungefär samtidigt.

– Det blev mycket på en gång, säger Lars.

Församlingen fick köpa nya datorer för ungefär 60 000, inklusive de billiga små datorer som kallas tunna klienter, men det behövde ändå göras. Och alla användare fick en smartphone.

– I och med att det riktade församlingsbidraget står för installationskostnaden var det en självklarhet att gå med i detta, säger Lars.

Han beräknar att församlingens kostnader för telefon och IT kommer att minska med 175 000 kronor för år 2015. En minskning med ungefär 30 procent jämfört med 2014.

– Det har gått mycket smidigt, tycker han. Några gånger har jag behövt ringa till Malin eller Carolina på stiftskansliet, eller till kyrkokansliet. Men det är normalt.

– Att kyrkan bygger upp enhetliga rutiner ger både bättre mjukvaror och hårdvaror, tycker han. Och det blir ju andra priser med central upphandling.

– När man nu köper en ny dator via beställningssystemet kommer den förprogrammerad för GIP. Bara att koppla in i väggen, rena drömmen.

Nu funderar Lars Lindström på nästa steg i samarbetet.

– När många är med i GIP kan vi dra nytta av enhetliga system via GAS – gemensam administrativ samverkan.

bildhanteringen återstår att ta tag i. Varje GIP-konto i Oskarshamn har i snitt 3 GB lagringsutrymme (man kan förstås betala för att ha mer) och överför man mycket bilder från mobilen når man snart gränsen. När man lagrar hemma i den egna datorn märker man när det börjar bli fullt, men en server nånstans kan kännas som ett oändligt hav.

– Det behöver vi styra upp, det gäller bara att hitta egna rutiner.

HAR DÅ OSKARSHAMNS FÖRSAMLING nu tagit in bankernas försprång?

– Jag har fyllt pension så nu är jag under avveckling, säger Lars.

– Det var intressant att byta till kyrkan. Mitt mål var att se till att det fungerar när jag lämnar till min efterträdare. Och vi är på god väg!

Text och foto: LarsErik Tobiasson

FINNS DET DÅ INGA NACKDELAR? Lars Lindström

svarar enstavigt nej. Men kommer sedan på, att

�� – Tur att det gått framåt, säger Birgitta Engström, ekonomiassistent som loggar in sig i GIP varje morgon.

– Tänk vilken skillnad mot förr när man förde in allt i bok.

Ligger man bara ifatt med bokföringen går det snabbt och enkelt att få ut listor på hur ekonomin ligger till.

� Kyrkoherde Björn Leander är en hängiven fotograf som behöver mycket utrymme i datorn. Men bilderna lägger han hemma i den egna burken för att photoshoppa på fritiden.

� Annelie Johannesson är kyrkoassistent sen arton år med många skiftande uppgifter. Hon har varit med om att installera program via disketter, cd-skivor och via nätet.

Nu görs det direkt på servern. – Det är enklare och bättre.

Och när det är mer stabilt känns det också tryggare.

13

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Den 17 oktober samlades omkring 150 kyrkoherdar, förtroendevalda, kanslichefer, administratörer och kamrerer på S:t Sigfrids folkhögskola vid G-dagen – en dag om samverkan i Svenska kyrkan.

G-dagen ordnades av Växjö stift och Svenska kyrkans nationella nivå tillsammans. Syftet med dagen var att samtala om Svenska kyrkans utmaningar, visa på möjligheterna med administrativ samverkan och ge information om nya arbetssätt och system.

G-dagen Röster från G-dagen:

Olle Sandahl, vice ordförande i Växjö pastorats kyrkoråd och ledamot i stiftsstyrelsen

Ann-Charlotte Eskilsson, kamrer i Lessebo-Hovmantorps pastorat Jag är här för att sätta mig in lite mer i hur det fungerar och vilka möjligheter som finns med GAS, för att kunna ta ställning till om det är något för oss. Vi är i dag anslutna till både GTP och GIP och är intresserade av att gå in även i GAS. Det har varit en väldigt intressant dag och det verkar vara smarta lösningar. Med små enheter finns en stor sårbarhet och att samverka administrativt är både klokt och nödvändigt. Många i Svenska kyrkan arbetar med samma saker, och vi kan dra fördelar av att arbeta ihop.

”

Jag är här för att bidra till en god grund för utveckling av arbetet med administrativ samverkan och för att lära mig mer. Det gemensamma bästa gagnar alla. Något jag tar med mig är att det är viktigare att börja rätt än att komma igång snabbt.

Anna Hult, blivande kyrkoherde i Ryssby pastorat i Kronobergs län Det är en fantastisk möjlighet att samverka och jag tror att vi har mycket att vinna på att samverka istället för att sammanlägga. Jag tror på idén – det är så onödigt att vi lägger så mycket energi på att uppfinna våra egna små hjul. Vi finns med i både GTP och GIP i dag och vi för positiva diskussioner om att ta även nästa steg och gå in i GAS. I dag har jag fått veta mer och fått med mig gångbara argument hem.

Det har varit en jättebra och intressant dag med bra information och härlig gemenskap.

14

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Magnus Jonsson, kyrkokamrer i Södra Ölands pastorat

Stiftsliv – nummer 4 2014

”

Maria Blomdahl, personalchef i Jönköpings pastorat

Jag och ytterligare tre personer från Södra Ölands pastorat är här för att lära oss så mycket som möjligt och ta del av tänkesätten. Vi täcker in så många seminarier vi kan. Vi är med i GTP och har tecknat en avsiktsförklaring för att gå in i GIP. Det övriga är inte aktuellt för oss just nu, men om några år. Dagen har varit bra. Det mesta har jag hört förut, så det har inte varit så mycket nyheter men något som var nytt för mig var presentationen av personalprogrammet. Det var intressant att få ta del av det. Vi åker hem med mer kunskap och fortsätter diskussionen hemma.

Inger Martinsson, fastighetsansvarig i Södermöre pastorat Vi finns med i GTP sedan 1 oktober och i GIP sedan i eftermiddag (läs: 17 oktober). Framtiden får utvisa om vi även kommer att gå med i GAS. Det har varit bra att få veta lite mer om framtiden och vilka intentioner som finns. Pastoraten har så olika förutsättningar beroende på storlek och ekonomi. En del har möjlighet att ha egna lösningar, andra har inget annat alternativ än att samverka.

Jag tar med det jag lärt mig i dag in i arbetet framåt.

”

15

Jönköpings pastorat är anslutet till GTP och har ännu inte tagit ställning till att gå med i GIP, utan vi förhåller oss neutralt nyfikna. Det har varit bra att få möjlighet att knyta kontakter och få en djupare förståelse för vad det handlar om. Jag tar en fördjupad kunskap och bredare beslutsunderlag med mig hem.

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

KRÖNIKAN

Ett viktigt samtal en fredagseftermiddag I slutet av semestern ringer telefonen i växeln. Det är fredag eftermiddag, många av mina kollegor på kansliet har hunnit gå för dagen och dessutom har de flesta präster och diakoner i församlingarna fortfarande semester.

Samtalen på fredagar är relativt få under vanliga omständigheter men under sommaren slås nästan något rekord, det som kommer nu är det fjärde den eftermiddagen. Jag ser att samtalet är till ett av pastoraten vi på stiftskansliet svarar för.

Personen som ringer vill komma i kontakt med en präst. Hen är orolig för sin vän och det är därför hen nu har ringt till kyrkan. Jag föreslår Jourhavande präst som alltid finns tillgänglig via nätet om man behöver någon att prata med. Men personen behöver en präst som kan följa med hem till vännen som hen är orolig över, hen vågar inte gå ensam. För den som ringer spelar det ingen roll vem prästen är, hen vill bara ha hjälp med att hjälpa sin vän. Jag har jobbat här i ett par månader då och vid det här laget är det lätt att hitta en präst i min oändliga katalog av telefonnummer, snabbt kopplar jag vidare och vanligtvis slutar mitt jobb där.

Men bara en kort stund senare ringer telefonen igen, det är samma person som jag precis pratat med. Inget svar hos den prästen, finns det möjligtvis någon annan som kan svara? Nästa samma sak. Den tredje är på annat uppdrag. Flera samtal till kommer från samma person, till slut känner jag till och med igen numret och innan jag svarar hinner jag söka upp nästa person att koppla till. Då får jag, som många gånger tidigare, känslan av att själv vilja hjälpa, även om jag ju egentligen inte kan göra mer än att försöka hitta en präst eller diakon som kan ta emot samtalet. Några försök till och bara minuter innan det är tänkt att jag ska stänga växeln, så får vi tag i en präst som kan hjälpa. Äntligen.

”Personen som ringer vill komma i kontakt med en präst. Hen är orolig för sin vän...”

DE FLESTA SAMTALEN SOM KOMMER HIT är bara sekunder

långa, när samtalet kopplas vidare så slutar vanligtvis mitt jobb och någon annan tar över, men då och då kommer ett samtal som kan ge en tanke eller känsla som finns kvar betydligt längre. Vid tillfällen som det i somras så blir i alla fall jag glad över alla som arbetar inom kyrkan, som finns tillgängliga för och hjälper andra. Den hjälpen vet jag att vi i växeln också är en stor del av. Vad som hände sen med den som ringde samtalet i somras och vännen som behövde hjälp kommer jag antagligen aldrig få veta, men just då gjorde jag allt jag kunde för att hjälpa den som ringde och det fortsätter jag med glädje göra varje dag.

Jonna Svensson, växeltelefonist Växjö stiftskansli 16

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Samverkan blir lättare med Kyrksam – Kyrksam ska vara till nytta för verksamheten. Det är ett verksamhetssystem som ska göra arbetet enklare och billigare genom att vi lätt kan nå varandra inom alla delar av Svenska kyrkan.

– Utöver det finns det möjligheter att fylla i mycket annan frivillig information.

Sedan april i år är Kyrksam lanserat som ett sammanhängande system som ersätter verksamhetsregistret och organisationsregistret. Fredrik Sandberg ingår i arbetsgruppen som tagit fram och vidareutvecklar verksamhetssystemet.

Varifrån kom idén till Kyrksam?

– Organisationsregistret togs fram i början av 90-talet för att kunna hantera kyrkovalet. Redan omkring 2006-2007 kom de första tankarna på att göra ett ”nytt organisationsregister”. Gradvis hade det gamla systemet växt och blivit föråldrat och rörigt. Samtidigt fanns ungefär samma uppgifter i Verksamhetsregistret i Kbok, bara visade på ett annat sätt. Behoven var liknande med båda systemen och därför gjordes bedömningen att man skulle kunna lägga samman dem.

– Vi hade också sett att användarnas behov var annorlunda. Kommunikationsmönstren hade förändrats – med Kyrksam vill vi kunna kommunicera snabbt. Vi byggde därför in en del kommunikationsverktyg i systemet, som till exempel en sms-funktion.

Vad har en församling eller ett pastorat för nytta av Kyrksam?

– Med Kyrksam bygger vi upp en katalog över hela Svenska kyrkans verksamhet. Det är lätt att ta kontakt med alla delar av organisationen. Som verksamhetsledare kan du också hantera grupper med till exempel konfirmander eller körmedlemmar. Du har alltid en korrekt postadress till personerna i och med att Kyrksam är kopplat till folkbokföringen. Du kan också själv lägga in andra uppgifter för att kunna kommunicera direkt med medlemmarna i gruppen, som till exempel mobilnummer för att kunna skicka sms.

– Genom Kyrksam finns också möjlighet att söka fram olika typer av kontaktuppgifter, skicka meddelanden via e-post eller sms och också att ta ut uppgifter för utskrift, som till exempel närvarolistor och telefonlistor. Om man jämför med att samla alla kontaktuppgifter i ett exceldokument eller liknande, är Kyrksam en mycket säkrare lösning där all data sparas och görs tillgänglig för fler.

Används de nya funktionerna?

– Vi kan se att sms-funktionen används mycket, inte minst nu i början av terminen drar igång, då tusentals sms skickas.

Vilka kan använda Kyrksam?

– Största målgruppen är anställda. Det handlar ofta om kanslister som tenderar att bli spindeln i nätet och som sköter registreringar i systemet för både sig själv och andra.

Men även till exempel kyrkoherdar, församlingspedagoger, konfirmandledare och körledare har stor nytta av systemet.

Hur ser det ut framöver – kommer Kyrksam att utvecklas mer?

– Systemet är inte helt klart utan kommer fortlöpande att utvecklas. Vi vill göra Kyrksam till ett väldigt attraktivt system och försöker tillgodose så många önskemål vi kan.

Fler funktioner kommer att komma och har man några synpunkter eller önskemål kan man alltid kontakta Kanslistöd så tar vi med det i den fortsatta utvecklingen.

Maria Kenstam

Vilka uppgifter måste alla enheter fylla i?

– Vi har ju inte haft någon gemensam katalog på det här sättet tidigare. Nu börjar vi bygga upp informationen.

Det finns ett kyrkostyrelsebeslut som säger vad som måste registreras i Kyrksam, det är: • Enhetens kontaktuppgifter • Firmatecknare • Förtroendevalda • Anställda

Fyll i enhetens uppgifter För att Kyrksam ska fungera som det är tänkt, är det väldigt viktigt att alla enheters uppgifter stämmer. Kontrollera därför att era uppgifter är korrekta ifyllda.

17

foto: simon stanford/ikon

SMS:a LJUS till 72905 och ge 50 kr

Tebenguni Similane bor med sin mamma och lillebror i Matsapha, Swaziland. Familjen deltar i mentormammaprojektet Siphilile.

Varje år dör närmare 7 miljoner barn innan sin femte födelsedag. Tebenguni från Swaziland har fått möjligheten att fylla fem. Din gåva ger ännu fler barn en framtid.

SMS:a LJUS till 72905 och ge 50 kr!

pg 90 01 22-3 | bg 900-1223 Läs mer: svenskakyrkan.se/internationelltarbete

18

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

UTMANING

Hålla ihop och hjälpas åt…

När jag som ung präst och statsanställd tog plats vid skrivbordet på pastorsexpeditionen fanns inga moderna hjälpmedel till min hjälp. Inte för kyrkoskrivaren heller, om sanningen ska fram. Skillnaden mellan hennes och mitt bord var att det på hennes stod en elektrisk skrivmaskin medan jag fick hålla tillgodo med en helt vanlig skrivmaskin. Detta var 1985 och sedan dess har väldigt mycket skett! När folkbokföringen övergick till skattemyndigheten inleddes ett arbete med att datorisera hanteringen av arbetet på församlingsexpeditionen. Jag fick vara med på ett hörn när det gällde den så kallade kontorsautomatiseringen och det var spännande och se alla de olika tekniska och praktiska lösningar som togs fram. Inte sällan med hjälp av den lokala dataleverantören som hjälpte till med en lösning som man ofta uttryckte stor belåtenhet med! Var och en av alla de tusentals pastoraten och församlingarna samsades om program för kyrkobokföring men i övrigt var det fritt fram för lokala lösningar för hårdvara och andra program för administrationen. En bit in på 90-talet kom det gemensamma e-postsystemet i Kyrknätet som visat sig vara så användbart och som skapat en bra kommunikationsstruktur.

”...det är nödvändigt att tänka solidariskt och tänka gemensamt.”

NU STÅR VI INFÖR NYA UTMANINGAR, som jag tror kräver ett gemensamt tänk!

Ledord bör vara: -”Närhet och samverkan” och som i rubriken: -”Hålla ihop och hjälpas åt”. Vägen fram till nu har gett oss erfarenheter av hur viktigt det är att vi har bra it-stöd för de olika uppgifter vi står i. Att det handlar om stöd och inte om huvuduppgifter behöver väl inte sägas! Församlingarnas grundläggande uppgift är att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt att utöva diakoni och mission. För att få tid, kraft och resurser att göra detta på bästa sätt behövs bra och effektiva stödfunktioner. Den grundläggande uppgiften är alltid individuell för var församling – stödet för detta fördelas i ett pastorat eller av flera pastorat i samverkan.

Här görs för tillfället ett stort och viktigt arbete med den gemensamma IT-plattformen (GIP) som nu introduceras i allt fler pastorat. Dessutom upphandlas gemensamma programvaror som bäst kommer till sin rätt om de delas av så många som möjligt!

JAG TROR ATT DET ÄR NÖDVÄNDIGT att tänka solidariskt och tänka gemen-

samt. Vi behöver tänka på potentialen i samverkan och möjligheten att undvika alltför stor sårbarhet. Det kräver att vi tänker på det gemensamma bästa – och att vi tar del av utvecklingsarbetet och skickar med de synpunkter som är viktiga ur det egna perspektivet. Det kräver dessutom att vi inte bara tänker på vad som är enklast och billigast just för vårt pastorat. Den gemensamma lösningen är mycket värd och ska ställas i relation till egennyttan.

Det borde vara det naturliga förhållningssättet i en organisation som med rätta beskriver sig som en organism!

Peter Wänehag, prost och kyrkoherde i Kalmar 19

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Sammanträdesschema för 2015 Stiftsfullmäktige

Domkapitel

Egendomsnämnd

27 maj 25 november

23 januari 26 februari 26 mars 28 april 19 maj 12 juni 21 augusti 16 september 14 oktober 10 november 11 december

3 februari 14 april 9 juni 1-2 september 7 oktober 16 december

Stiftsstyrelsen 3 februari 27 mars 21-22 april 17 juni 3-4 september 15 oktober 16 december

Datumen är preliminära, med reservation för ändringar. Övriga sammanträdesdatum publiceras på stiftets intranätsida när de är beslutade i januari.

Stipendier och bidrag Stiftelsen JM Korenius testamentesfond

Ledigförklarande av stipendier och bidrag sker årligen med sista ansökningsdag kring månadsskiftet februari/ mars. Ansökan ställs till respektive stiftelses styrelse och skickas till stiftskansliet. Information angående ansökningstider samt kontaktpersoner ges nedan.

JM Korenius testamentesfond delar ut understöd till efterlevande maka/make och barn till präster i Växjö stift som i samband med pension eller dödsfall haft sin anställning inom Växjö stift.

Ansökan till 2015 år stipendier och bidrag skall vara stiftskansliet tillhanda senast den 6 mars 2015.

För vidare information: Katarina Toll Koril, 0470-77 38 87, katarina.toll.koril@svenskakyrkan.se

Utförligare information om fonderna samt de blanketter vi i vissa fall efterfrågar finns på Växjö stifts intranätsida samt hemsida fr o m den 15 januari 2015.

Stiftelsen Växjö stifts prästänkehem

Växjö stift ledigförklarar stipendier ur

För vidare information: Ulrika Karlsson, 0470-77 38 30, ulrika.u.karlsson@svenskakyrkan.se

• Växjö stifts samstiftelse för behövande • Stiftelsen Brita Östergrens donation Växjö stifts samstiftelse för behövande efterlevande till präster inom Växjö stift

Växjö stift präststudiestiftelse

• Stiftelsen kontraktsprosten Per Liljorstrands och hans maka Maria Birgitta Liljorstrands, född Transtedt, från Dädesjö donation

För vidare information: Katarina Hedqvist, 0470-77 38 11, katarina.e.hedqvist@svenskakyrkan.se

Stipendier för blivande präster i Växjö stift.

• Stiftelsen Konsul Nils Gustaf Lindows gåva • Växjö stifts samstiftelse för studerande • Stiftelsen Lektorn Oscar Sjöfors donation För vidare information: Bo Löfgren, 0470-77 38 04, bo.lofgren@svenskakyrkan.se

20

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Boktips

Stiftsliv – nummer 4 2014

Måste jag diarieföra det här?

Ewa Larsson

Skall du läsa någon bok om diariehantering, läs ”Måste jag diarieföra det här?”.

När jag nu läser ”Måste jag diarieföra det här?” än en gång, blir jag lika glad som förra gången. Rakt, enkelt förklaras komplicerade saker, en akt är ju en dossié, diariet betyder dagboken till exempel. Du får veta grunderna, hur det går till att registrera och vad diariet skall innehålla, att diarieplaner kan man använda om man vill, vad ärendehantering är, återsökningens fördelar, tips på hur man hanterar medier, hur man diarieför sekretesshandlingar, projekthandlingar och säkerhets tänk, att göra kravspecifikationer när man ska köpa eller byta diarieföringssystem, att man skall vara flera som kan öppna posten, mm.

Har du ont om tid, läs kapitel 1, som är en sammanfattning. Kapitlet ger mycket information, är bara 8 sidor, men efteråt vet du troligen mer än du visste innan om diariehantering.

Blev du nyfiken på mer? Läs hela boken, 109 lättlästa sidor som är informationsrika och hanterar ämnet på ett förvånansvärt lätt sätt. Vad mer kan man önska sig? Hänvisningar till olika delar finns i hela boken, så missar du nått kan du lätt hitta tillbaka. Vill du inte läsa ett kapitel, hoppa över och ta nästa.

Boken kan användas både som uppslagsbok och som lärobok om diariehantering.

Men . . . när det står myndighet, tänk Svenska Kyrkan istället.

Boken är ju skriven med tanke på kommuner, landsting och svenska myndigheter. Alltså tänk Svenska Kyrkan, pastoratet, församlingen, istället. Det funkar i 95% av fallen. Grunderna för svensk diariehantering är de samma faktiskt. Sedan har vissa myndigheter fått special regler. Svenska kyrkan har Kyrkoordningen och Svenska Kyrkans bestämmelser som vårt speciella regelverk.

Lite om arkiv kommer också med i boken, att det är församlingen, pastoratet som äger handlingarna, därför är akt rensningar viktiga, av den person som handlagt ärendet, samt om avställning av handlingar, bland annat.

Kort sagt: en bra och genomtänkt bok för hela processen diarie-arkiv!

Anna Karin Thuvesholmen Almer Arkivarie, AKTAarkiven

Har du egna boktips? Det kommer alltid att finnas en sida med boktips i Stiftsliv. Har du tips på någon bok som

du tycker att vi borde rekommendera? Maila ditt tips till stiftsliv@svenskakyrkan.se.

21

Kollekter 2015

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

Januari

Augusti

1 4 6 11 18 25

2 9

Nyårsdagen ____________ R Svenska kyrkans internationella arbete Sön efter nyår __________ F --Trettondedag jul_________ R Svenska kyrkans internationella arbete 1 sön e trettondedag ____ F --2 sön e trettondedag ____ R Svenska bibelsällskapet 3 sön e trettondedag ____ F ---

Februari 1 8 15 22

Septuagesima ___________ R Kyndelsmässodagen _____ S Fastlagssöndagen _______ R 1 sönd i fast ____________ S

Hela människan Växjö stifts kyrkosångsförbund Svenska kyrkans internationella arbete Tallnäs stiftsgård

Mars 1 8 15 22 29

2 sön i fast _____________ R Svenska kyrkans internationella arbete 3 sön i fast _____________ F --Midfastosöndagen_______ F --Jungfru Marie bebådelsed R Svenska kyrkans unga Palmsöndagen __________ R Svenska kyrkans internationella arbete

April

Långfredagen __________ F --Påskdagen ______________ F --Annandag påsk __________ R Svenska kyrkans internationella arbete 2 sön i påsktiden ________ F --3 sön i påsktiden ________ S Credo 50% Johannelunds teologiska högskola 50% 26 4 sön i påsktiden ________ R Sveriges Kristna Råd

3 5 6 12 19

Maj

3 5 sön i påsktiden ________ S S:t Sigfrids och Oskarshamns folkhögskolor 10 Bönsöndagen ___________ R Credo 50% Salt - barn och unga i EFS 50%

14 Kristi himmelfärds dag ___ F --17 Sön f pingst_____________ R Diakoniinstitutionerna

24 Pingstdagen ____________ F --25 Annandag pingst ________ F --31 Heliga trefaldighets dag __ R Svenska kyrkans internationella arbete

9 sön e trefaldighet ______ R Svenska kyrkans internationella arbete 10 sön e trefaldighet_____ S S:t Sigfrids folkhögskola 50% Oskarshamns folkhögskola 50% 16 11 sön e trefaldighet _____ R Svenska kyrkans internationella arbete 23 12 sön e trefaldighet _____ F --30 13 sön e trefaldighet _____ R Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

September

14 sön e trefaldighet _____ R Ekumeniskt arbete, Europeiska kyrkokonferensen (KEK) 13 15 sön e trefaldighet _____ F --20 16 sön e trefaldighet_____ R Svenska Kyrkans Unga 50%, Sveriges kyrkosångsförbund 50% 27 17 sön e trefaldighet _____ S Svenska kyrkan i utlandet

6

Oktober 4 11 18 25 31

Den helige Mikaels dag ___ R Svenska kyrkan i utlandet Tacksägelsedagen _______ R Sveriges kyrkosångsförbund 20 sön e trefaldighet ____ F --21 sön e trefaldighet ____ F --Alla helgons dag _________ R Svenska kyrkan i utlandet

November 1 8 15 22 29

Sön e alla helgons dag ____ S 23 sön e trefaldighet ____ R Sön f domssöndagen _____ F Domssöndagen _________ R 1 sön i advent ___________ R

Tallnäs stiftsgård Svenska kyrkans internationella arbete

---

Evangeliska fosterlandsstiftelsen Svenska kyrkans internationella arbete

December 6 13 20 25 26 27

2 sön i advent ___________ F --3 sön i advent ___________ R Svenska Kyrkans Unga 4 sön i advent ___________ F --Juldagen _______________ F --Annandag jul ____________ F --Sönd efter jul ___________ R Svenska kyrkans internationella arbete

Juni

7 1 sön e trefaldighet ______ S Svenska kyrkans unga i Växjö stift 14 2 sön e trefaldighet ______ F --20 Midsommardagen _______ F --21 Den helige Johannes döparens dag ___________ F --28 4 sön e trefaldighet ______ R Svenska kyrkans internationella arbete

Juli

5 Apostladagen ___________ S IM-individuell människohjälp 12 6 sön e trefaldighet ______ F --19 Kristi förklarings dag _____ R Svenska kyrkan i utlandet 26 8 sön e trefaldighet ______ F ---

R = Rikskollekt S = Stiftskollekt F = Kollektdag öppen för församling Insamlingsperioder (färgmarkering) Svenska kyrkan - internationellt arbete 30 nov 2014 – 6 jan 2015 Svenska kyrkan - internationellt arbete 15 februari – 29 mars 2015 Svenska kyrkan i utlandet 4 oktober – 31 okt 2015 Svenska kyrkan - internationellt arbete 29 november 2015 –6 jan 2016

Ansökan om stiftskollekt för 2016 ska ha inkommit till domkapitlet senast den 29 maj 2015. (Domkapitlet Växjö stift, Box 527, 351 06 Växjö) Ansökan om rikskollekt för 2016 ska vara Kyrkostyrelsen, 751 70 Uppsala, tillhanda före den 1 mars 2015.

Kollektvädjan publiceras på

22 internwwwsvenskakyrkan.se/vaxjostift

sid 1

ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Stiftsliv – nummer 4 2014

J

G N I N S L Ä H UL

jdefull jul ö r f n e a ll a Vi önskar er tt nytt år! o g t ig t ik r t och et

till r vi en gåva e k n ä k s rt o lk ska kyrkans n e Istället för ju v S m o n e ebola g kampen mot lla arbete. internatione ansli Växjö stiftsk

Den 3 december blev det klart att Växjö stifts nästa biskop heter Fredrik Modéus. I den andra valomgången i biskopsvalet fick han 58 procent av rösterna. Fredrik Modéus är i dag församlingsherde i Lunds domkyrkoförsamling och doktorand i systematisk teologi.

Den 6 april 2015 lägger biskop Jan-Olof ned staven vid en gudstjänst i Växjö domkyrka.

Fredrik Modéus vigs till biskop den 12 april 2015 i Uppsala domkyrka.

Biskop Jan-Olof hälsar sin efterträdare Fredrik Modéus välkommen till Växjö stift.

Fortbildningsveckan 2015 Årets fortbildningsvecka blev en succé med nästan 400 deltagare. Boka redan nu in datumen för nästa års vecka – 19-23 oktober. Under våren kommer vi fortlöpande att informera om programmet för fortbildningsveckan 2015.

23

Notiser

Växjö stift har valt en ny biskop

Avsändare:

Box 527, 351 06 Växjö

UTSIKT FRÅN ÖSTRABO

G som i glädje! Glädje för hela folket är ju mitt valspråk som biskop.

Det är inget mindre än ängelns förklarande ord till herdarna om vad det innebar att Jesus var född i Betlehem. Därmed säger det också vad vårt uppdrag är, det vill säga att sprida denna glädje, glädje för hela folket.

Vår kyrka är en episkopal kyrka. Det betyder att biskopar finns i ledningen och att församlingarna hör samman i en enhet och gemenskap. En församling kan inte vara sig själv nog. Vi är tillsammans kyrka som riktar sig utåt och alltid är till för fler. En gemenskap som har den andre som inriktning.

Samtidigt har vi sedan 2000 en kyrkoordning som betonar den lokala enhetens särställning och betydelse, det vill säga församlingens.

Ibland har den betoningen blivit så stark att det skett på bekostnad av den större gemenskapen.

Detta nummer av Stiftsliv handlar om G som i ”gemensamma”. Det är fråga om gemensamma administrativa och ekonomiska lösningar.

Vi behöver varandra också på detta praktiska och konkreta plan.

Detta är i och för sig inget märkvärdigt och unikt. Så gör man och har gjort länge i affärsvärlden och inom offentlig verksamhet.

Genom behovet av gemensamma praktiska lösningar har nu nya nätverk vuxit fram mellan stift och församlingar och mellan olika församlingar. Vi får därmed hjälp också av samverkans nödvändighet på administrativt plan med att se att vi som kyrka är en gemenskap och en enhet.

Allting behöver administreras. Organiseras och skötas väl. Även Ordets förkunnelse och sakramentens förvaltande behöver administreras. Diakoni, undervisning och mission likaså. Meningen med gemensamma system är att administrationen ska ske så effektivt och bra som möjligt och så ekonomiskt vettigt det bara går så att medel kan frigöras till vår egentliga uppgift.

Inte sällan är det människor som står ganska långt från kyrkan som ser oss som en enhet medan vi själva lätt kan hamna i ett slags motsatsförhållande till varandra – stift mot pastorat, pastorat mot församling, församling mot församling etcetera. Det är besynnerligt

när det blir så och långt ifrån de bilder som Nya testamentet målar av kyrkan, som en kropp och som ett träd med sina grenar.

Om vi nu förs närmare varandra av praktiska, ekonomiska och administrativa skäl så kanske det kan få det goda med sig att vi tänker till lite extra om att uppdraget är detsamma och målet gemensamt oavsett var vi är – att sprida glädje. Och det gäller HELA folket, inte bara i vår församling eller vårt pastorat eller ens stift utan just hela folket. Jag hoppas att detta ska ligga som ett grundackord när vi nu har inlett arbetet med hur vi praktiskt kan samverka. Ett G-ackord.

Stiftsstyrelsen har nu i höst beslutat att utveckla en gemensam servicefunktion i stiftet utifrån de lokala behov som finns och i den mån gemensamma administrativa system kommer att efterfrågas.

Detta är ett arbete som sker i gemenskap för gemenskapens skull.

Jan-Olof Johansson, biskop

I NÄSTA NUMMER AV

TEMA:

Projektet till tro i församlingen Tidningen kommer i mitten av februari.