Hvad er et beredskab på et universitetshospital?

Når OUH – Odense Universitetshospital og Svendborg Sygehus er i beredskab, er det de færreste uden for murene, der opdager det, selv om det handler om systemer og funktioner, der er vitale for patientsikkerheden.

Som arbejdsplads for over 10.000 mennesker og som universitetshospital kan man nemt tro, at når OUH er i beredskab, så er det noget. som patienter, pårørende og omverdenen vil opdage. Men det er langt fra virkeligheden. Et hospital er en kompleks arbejdsplads med vitale systemer, der i samspil sikrer patienternes sikkerhed og korrekt behandling. De fleste systemer lever et stille liv i baggrunden, men det at opretholde deres funktion er alligevel vitalt. Beredskabet er aktiveret flere gange årligt på OUH. Hver gang nedsættes en beredskabsledelse, som har til opgave at styre det ofte komplekse samspil mellem systemer og patienter. Beredskabsledelsen består af en trænet gruppe OUH ansatte, som på skift har beredskabsvagten og står klar til at varetage og sikre patientsikkerheden – både ved nedbrud på diverse IT-systemer og ved hændelser som togulykken på Storebæltsbroen 2. januar 2019.

Beredskabshændelser er altså ikke unormale på OUH. Beredskabshændelser er situationer, hvor de normalt tilgængelige ressourcer på OUH ikke længere er tilstrækkelige. Det kan dreje sig om såvel tekniske, som personalemæssige ressourcer. Fælles for dem er det at de kan sætte sikkerheden for patienter, pårørende og medarbejder under pres.

Beredskabsledelsens opgave er at lede sygehuset igennem hændelsen, så den påvirker så få som muligt og så den højeste mulige grad af sikkerhed og kvalitet i patient behandlingen sikres.

I april 2022 træder en ny beredskabsplan i kraft på OUH. Hensigten med planen er, ligesom med den tidligere plan, at imødegå beredskabshændelser, men på baggrund af udvikling og erfaring har det været muligt at skærpe planen.

Principper og organisering af hospitalets beredskab

Den nye beredskabsplan for OUH bygger, som den tidligere plan også gjorde, på nationale retningsliner og principper for krisestyring og beredskabsplanlægning fra Beredskabsstyrelsen. Det er principper som lighed- og handlingsprincipperne, som sikrer at håndteringen sker tættest muligt på dagligdagen, eller som efterstræbes altid at være på omgangshøjde og bedst muligt foran hændelsen, for blot at nævne nogle.

Som en del af sundhedsberedskabet i Region Syddanmark spiller OUH naturligvis også en rolle i forhold til den regionale sundhedsberedskabsplan. Derfor er både Region Syddanmarks og OUH’s nye beredskabsplaner tænkt og skrevet ud fra de samme principper og er derved nøje afstemt i forhold til hinanden.

Steen Reinholdt Sørensen Jakob Kjersgaard Johansen Michael Dall I det daglige

De overordnede retningslinjer og drøftelser om beredskabet på OUH varetages af OUH’s Beredskabsråd. Rådet rådgiver og orienteres ved et antal årlige møder, og herimellem arbejder driftsorganisationen på de pågældende opgaver. Rådet er rådgivende, og større beslutninger træffes af direktionen på OUH.

Beredskabets driftsorganisation består af tre beredskabschefer og tre beredskabskoordinatorer samt en sekretær. Medarbejderne i driftsorganisationen er fagpersoner inden for tre respektive områder, sundhed, teknik og direktion. De kender hvert deres område fra deres daglige arbejde.

På afdelingsniveau er der på hver afdeling en kontaktperson for beredskabet. Kontaktpersonen er bindeleddet mellem beredskabets driftsorganisation og sin afdeling.

Beredskabets tre søljer: Sundhed, teknik og direktion

Disse tre søljer dækker helt overordnet set samtlige godt 50 afdelinger på OUH. Delingen af søljerne afspejler samfundets beredskab, hvor det dog er sundhed, redningsberedskabet og politiet, som udgør treenigheden.

Sundhedssøjlen og dens otte overlæger er uddannede indsatsledere ved Beredskabsstyrelsen og har løbende vagter i det præhospitale område. Det betyder, at de er med på skadesteder i lægebil eller lægehelikopter. På den måde eksponeres og trænes de løbende i håndteringen af beredskabssituationer, og har kendskab til arbejdet i og med samfundets beredskab.

Tekniksøljen har seks beredskabsledere med enten teknisk eller håndværksmæssig

baggrund. De kender bygninger, installationer og fysikken på OUH.

Direktionssøljen er repræsenteret ved direktionen på OUH. De er vant til at træffe beslutninger, har mandat til at tilføre ressourcer og har en trænet bevidsthed for det overordnede perspektiv.

Disse beredskabsledere deltager på skift i øvelser, deltager ved årlig undervisning og trænes også ved de faktiske hændelser, som løbende sker på eller omkring OUH.

Når beredskabet er aktiveret

Ved en hændelse indkaldes en beredskabsleder fra hver sølje. Det betyder, at beredskabshændelser på OUH altid ledes af de trænede medarbejdere, der er vant til at samarbejde og tage beslutninger.

Hvis en beredskabshændelse er omfangsrig, og beredskabsledelsen finder behov, nedsættes en krisestab, som hjælper beredskabsledelsen med mere strategiske eller udadvendte opgaver, så som pressehåndtering m.m. Krisestaben består af en beredskabsleder fra hver sølje, men fokus for den pågældende opgave er lidt anderledes og defineres i samråd og efter beredskabsledelsens ønsker. Krisestaben nedsættes sjældent på OUH.

Lokale delplaner

OUH’s beredskabsplan består af flere delplaner, som hver dækker et bestemt område eller funktion. Der findes derfor planer specifikt for matriklen i Svendborg og planer for Odense matriklen. Yderligere har hver afdeling på OUH en lokal beredskabsplan. Den lokale plan sikrer, at afdelingernes funktioner også kan varetages ved beredskabshændelser. Det betyder i sagens natur, at de lokale beredskabsplaner er meget forskellige fra afdeling til afdeling, men de er alle opbygget efter samme skabelon og principper som de overordnede beredskabsplaner for OUH.

Planerne har ikke til hensigt at beskrive procedure for enhver tænkelig situation. Det er ganske simpelt for omfattende og ville skabe en uoverskuelig mængde materiale. Planerne sikrer en parathed, så hospitalet kan imødegå forskellige situationer med samme organisatoriske og ledelsesmæssige setup. Beredskabet har dog en række beskrevne nødprocedurer for fx nedbrud af elektroniske patientjournaler, strømsvigt eller lignende.

Interne og eksterne hændelser

Beredskabshændelser kategoriseres i to typer; interne og eksterne.

Interne hændelser er kendetegnet ved at være situationer, som kan true patienter eller medarbejderes sikkerhed. Det kan være nedbrud i kritiske IT-systemer, telefoni eller nedbrud af kritiske leverancer, fx strøm eller vand. Disse hændelser meldes ind, så snart de opdages, og en beredskabsleder overtager ledelsen.

Ekstern beredskabshændelse er situationer, hvor patientindtaget er større, end den normal bufferkapacitet kan klare. Det kan være trafikuheld eller ulykker, hvor flere mennesker er kommet alvorligt til skade.”

De to matrikler er ikke ens, hvorfor der er en intern og ekstern plan for begge matrikler. Opbygningen er dog ens, hvilket hjælper det personale, som arbejder på begge matrikler.

Evaluering sikrer, at nye planer bygger på erfaringer

De nye planer, fra de overordnede til de lokale på afdelingsniveau, er faseopdelt. Faserne er: varsling, aktivering, drift, afmelding og evaluering. Faserne indeholder forskellige trin, alt efter om det er i Svendborg eller i Odense, interne eller eksterne, men fælles for dem alle er, at en trænet beredskabsledelse altid har ledelsen af hændelsen og principielt hele det resterende hospital.

Hver hændelse afsluttes med en evaluering, som sikrer erfaringsopsamling fra gang til gang. Denne erfaringsopsamling sker altså løbende og varetages af driftsorganisationen. Det betyder samtidig, at den nye plan ikke kan ses som et endeligt dokument, men som et styringsværktøj i konstant udvikling og tilpasning. Samtidig er den et samlende dokument for de mange lokale beredskabsplaner på afdelingsniveau på OUH.

Det betyder altså, at de nye planer bygger ovenpå tidligere planer. Sammen med erfaringer fra beredskabshændelser, øvelser og driftssituationer på OUH har dette givet viden og erfaring, som kan bruges til at sikre den bedst mulige krisestyring.

Covid-19 pandemien og beredskabet på OUH

Siden marts 2020 har sundhedsvæsenet været dækket dagligt i medierne, og ordet ”beredskab” er blevet dagligdag i Danmark og resten af verden.

Men tidligt i pandemien og før de første patienter blev indlagt på OUH, valgte direktionen på OUH i samråd med beredskabets tre søljer ikke at aktivere beredskabet på OUH som følge af Covid-19. Dette er gjort anderledes på andre hospitaler i Danmark, og beslutningen er genovervejet og analyseret mange gange efterfølgende. Grundene til dette valg var flere, men overordnet valgte OUH ikke at aktivere beredskabet for at have det som et ”ekstra gear”, hvis situationen pludselig udviklede sig hurtigt, eller andre hændelser ville ramme OUH. Yderligere blev det vurderet, at pandemien ville være længevarende, og at der derfor ville være behov for, så hurtigt som muligt, at bringe opgaven ind i det system, som hospitalet normalt opererer i. På den måde kunne de mange forskellige faglige ressourcer, der kræves for at styre hospitalet gennem opgaven, ligeledes komme i spil fra starten. Derfor valgte OUH ikke at aktivere en snæver beredskabsledelse, men tilføjede normalorganiseringen en række ekstra udvalg og mødefora.

Det betød ikke, at beredskabet og dets kapaciteter har ligget stille gennem pandemien. Erfaringer, faglighed og kendskab til beredskabsarbejde er brugt, men pandemien blev på OUH ikke kategoriseret som en beredskabshændelse og derved ikke ledet som en sådan.