Projekt- og driftsfolkene mangler forståelse for hinandens udfordringer

Dermed risikerer vigtig driftsviden at gå tabt i designet af projekterne, men det er langsomt ved at blive bedre, da der er et bredt ønske om en mere bæredygtig drift i både det eksisterende byggeri og i nye projekter, vurderer videns- og udviklingschef Helle Lohmann Rasmussen, der har forsket i dilemmaerne mellem design og drift

Arkitektens løsslupne designbegejstring presser ofte maskinmesterens måske lidt kedelige, men solide driftserfaring ud på sidelinjen i byggeprojekter. Resultat er, at mange arkitektoniske mesterværker set med driftsøjne lader meget tilbage at ønske for at sikre effektiv drift og vedligehold bagefter.

Der opstår en række dilemmaer mellem at slippe kreativiteten fri i designet af projekter og at lade den begrænse af mange årtiers indhøstet, solid driftsekspertise. For megen krævementalitet fra driften kan også kvæle al kreativiteten.

Driftsfolk klager over at blive overhørt i projekter, mens arkitekter klager over alt for høje krav fra driften. Det går begge veje. Hvis driftsfolk stiller mange krav, lytter arkitekterne ikke. I det spil kommer driften ofte til kort, fordi den inddrages for lidt og for sent. Resultatet bliver flotte bygninger, som er svære at drifte.

Byggeriets parter har vidt forskellige fokus, interesser, prioriteringer og fordomme også om hinanden. Der mangler åbenlyst gensidig forståelse af fagenes udfordringer. Der er typisk ikke den store entusiasme forbundet med at lytte til driftsfolk, når arkitekter har projekter i støbeskeen.

Det konkluderer videns- og udviklingschef Helle Lohmann Rasmussen fra Dansk Facilities Management, der har forsket og skrevet en Ph.D. om problemstillingen og har en Master i byggeri. De fleste byggeprojekter oplever dette faglige og psykologisk spændingsfyldte dilemma.

Derfor prioriterer mange FM-organisationer inddragelse af driftsviden i udvikling og projektering af byggeprojekter højt, da det er i de tidlige byggefaser, en effektiv og bæredygtig drift grundlægges, men i praksis har inddragelsen vist sig at være overraskende vanskelig og konfliktfyldt at virkeliggøre, konstaterer hun.

Maskinmestre bør i højere grad involveres fra den spæde start i nye projekter som sygehusbyggerier, viser undersøgelserne, som er finansieret af Maskinmesterskolen København, DTU, SWECO og den Danske Maritime Fond. Maskinmesterskolen ønsker mere viden for at ruste nye kandidater bedre i fremtiden.

Et paradoks det er så svært, når vi alle er enige

”Det har altid undret mig, at vi alle vil bygge bygninger, der fungerer rigtigt godt, er nemme at drifte og bruger meget lidt energi. Jeg har aldrig mødt nogen, der ikke var interesseret i det. Der er ingen modsatrettede interesser, vi vil det samme, men hvorfor er det så helt enormt svært?”

Helle Lohmann Rasmussen peger på, at FM-organisationer skal afbalancere mange hensyn i et byggeri. Store driftskrav kan ødelægge arkitekturen og gøre indretningen stiv, så det rammer brugeroplevelsen og fleksibiliteten. Omvendt ryger brugeroplevelsen, hvis driftskravene er små, så der ikke kan gøres ordentligt rent eller indeklimaet opleves ubehageligt. ”Mens arkitekter og ingeniører typisk fokuserer på brugeroplevelse og funktionalitet, vægter driftsfolk energiforbrug, rengøring, vedligehold m.m. Problemerne opstår, når der skal indgås en lang række kompromiser der sætter begrænsninger og som kan påvirke de andre områders funktion. Det er helt essentielt, at projektledelsen holder øje med alle fokusområder, prioriterer, vægter og balancerer dem indbyrdes indenfor projektøkonomien ud fra formålet med bygningen.”

Helle Lohmann Rasmussen har undersøgt, hvem der balancerer krav og behov, men fik sjældent klare svar. Nogle peger på projektlederen, andre på styregrupper. Der forhandles ofte om dem, og ”der er jo altid nogen der er bedre til at få sin vilje end andre”, lød svaret under et af hendes interviews.

Der er sjældent enighed om, hvilke parametre der er fatale i et projekt. Derfor stiller alle parter inklusiv driften de krav, der er optimale for deres eget ansvarsområde, hvilket gør det sværere at opnå kompromisser. Uklarheden har konsekvenser, påpeger hun: ”Arkitekter og ingeniører oplever, at driften kommer med krav, der ikke kan imødekommes eller er i konflikt med andre krav. På den anden side oplever driftsfolk, at deres krav bliver ignoreret uden at de helt forstår grunden eller prioriteringen. Maskinmestrene er rigtig tit driftschefer og er oftest dem, der bokser med problemer,

Der er en voksende gensidig interesse for hinandens fagområder mellem driftsfolk som maskinmestre og projektdesignere som arkitekter og ingeniører, fastslår Ph.D. videns- og udviklingschef Helle Lohmann Rasmussen og har bemærket, at FSTA selv har åbnet for involvering og gensidig relation med faggrupper som arkitekter, så de kan få indblik i driften og maskinmestrene i arkitekternes udfordringer.

når bygningerne er opført og dem, der først inddrages undervejs i byggerierne.” ”Det er i virkeligheden vidt forskellige fag og mennesketyper, der skal samarbejde. Af mange årsager kommer maskinmestrene måske lidt skævt ind i samarbejdet. Maskinmestrenes problem og udfordring kan også være, at de i virkeligheden ikke kender branchen, spillereglerne og sproget i byggeriet ret godt, så hvornår beder man om hvad i et byggeprojekt? ”

Det handler om, hvilket job man har

”Der sker typisk det i et byggeprojekt, at man udpeger nogen til at være ekstra involveret i projektet. De tilegner sig viden og ved alt, der sker i byggeriet, men der mangler stadig forståelse mellem projekt- og driftsfolkene. Der er stor forskel på at designe og drifte et byggeri og udfordringerne skifter fra projekt til projekt.

Projektfolkene måles på udformning. Et sygehusbyggeri kan blive præmieret som det bedste og er så en stor succes for dem. Maskinmestrene måles på driften, om der spares energi, er rent, logistikken fungerer, så behandlingen kører osv. De går ind i projekterne med et helt andet fokus og udgangspunkt.

Det er vigtigt at være bevidst om. Man kan spørge, om det er driftsfolkene, der skal ændre fokus over mod projektfolkene eller modsat. Løsningen er nok at række ud mod hinanden. Begge grupper ønsker det bedste byggeri set fra deres synsvinkel.

I uddannelsen som arkitekt og maskinmester bør man nok lære de studerende at se problemerne fra andre faggruppers synsvinkel. Det er ikke mit indtryk, at maskinmestrene ved ret meget om byggeprojekter eller arkitekter og ingeniører specielt meget om drift og vedligehold som nyuddannede.

Min hovedkonklusion er, at problemerne skyldes, at det hele er mega komplekst og sammensat. Vi kan ikke bare lige kan finde en god løsning. Det er derfor, vi ikke har fikset det endnu. Der er ikke noget, man bare lige kan pege på og sige sådan der,” siger Helle Lohmann. Fantasien stopper når driften involveres

”Det ligger arkitekter på sinde at involvere brugerne, de tager kurser i det, synes det er sjovt og der er altid megen hype om det. De ved, at brugerne ikke ved ret meget om byggeri, ikke kan finde ud af at stille krav eller er klare over, hvad de har brug for, så det skaber pionerånd over involveringen.

Alle brugere bestiller det, de har i forvejen, bare lidt større, når de ikke inddrages rigtigt. Derfor griber man brugerprocessen som en chance for at forbedre arbejdsgange, samarbejdet og optimere. Det er en kæmpe motor for forandring.

Men når arkitekter inddrager driften, er det som om fantasien fuldstændig slipper op og kun rækker til at sende et excelark og tegninger og alenlange kommentarer. I bedste fald mødes man for at gennemgå kommentarerne, men slet ikke med samme entusiasme. Det skyldes nok vaner, sådan plejer de at gøre, men også, at driften ikke er novicer som mange brugere”, siger

Designbegejstring og sikker, velkørende drift kan være hinandens modsætninger, hvis dialogen ikke indfinder sig blandt et byggeprojekts aktører, men det behøver langtfra være sådan. Større interesse i bæredygtighed og voksende nysgerrighed i andres fagområder, som blandt andet FSTA har åbnet op for, har skabt ekstra fokus om driften som er vital for sygehusenes drift og klimaaftryk mange årtier frem. Det bidrager til større gensidig forståelse, viser forskningsresultater. Her et vue over en travl byggeplads med mange medspillere, der skal blive det nye OUH i Odense. Foto: OUH.

Helle Rasmussen, som ser en faldgrube i selve processen: ”Når arkitekterne går direkte til stålet ved at bede driften på forhånd at liste deres krav op eller meget konkret bede dem godkende eller afvise konkrete løsninger, mistes nytænkning og udvikling. Det ville være en oplagt chance for at gentænke mange processer og måder at drifte et byggeri, hvis samme entusiasme blev brugt på at inddrage driften, men det gør man ikke.

Så frit tænker man slet ikke, man er ikke særlig opmærksom på at bruge det i en driftshåndtering. Jeg tror måske også driften vil blive lidt fornærmet på at blive inddraget på et forfra-plan, men måske kan vi inddrage driften i en fase uden konkrete krav, hvor vi skaber rum for udvikling og innovation af både projektet og driften.”

Undgå stopfordring og skab bedre relationer

Helle Rasmussen blev overrasket over, at nogle projekter brugte mange metoder og redskaber for at sikre driftsvenlighed uden at den fremtidige drift blev prioriteret ret højt. Driftskravene blev ofte glemt eller overhørt. I andre projekter var kravene korte og løseligt beskrevet, men anderledes i fokus hos projektlederne og løbende justeret. Projektledere med svag driftstilknytning, allokerede flest ressourcer til at sikre, at driften blev tænkt ind i designet, men havde alligevel svært ved at balancere drifthensyn og andre interesser i projekterne.

Risikoen ved at udpege en projektleder med stærk tilknytning til driften er, at brugeroplevelse, æstetik og andre parametre bliver overset. Projektlederens -og holdets engagement og interesse for drift synes at afgøre, om driften tænkes ind og bliver tillagt vægt. Projektledelsens interesse i driften ser ud til at være vigtigere end at formulere detaljerede krav, beskrivelser og granskninger, påpeger hun.

Kan mange af de omfattende, detaljerede driftskrav og dokumentation udelades, spares ressourcer og giver plads til innovation og nytænkning ved projektstart. Der er ingen garanti for, at flere oplistede driftskrav, dokumentationer og beskrivelser bliver tænkt ind og anvendt i designfasen. I et byggeprojekt er der i forvejen masser af beskrivelser, krav, dokumentation, kontrakter, rapporter, modeller etc., påpeger hun.

Risikoen er, at de ansvarlige bliver stopfordret med informationer. Det kan være en bedre løsning, understreger Helle Lohmann Rasmussen, at nøglepersoner har engagement og tilknytning til driften. Mange bygherrer arbejder med at skabe relationer mellem drifts- og projektfolk, så projektholdene kan få ”driftsfornemmelser” og drift naturligt finder vej ind i projekterne.

Stigende gensidig nysgerrighed og indsigt

Helle Lohmann Rasmussen ser lyst på fremtiden: ”Et succeskriterie er, om man er nysgerrige på hinandens arbejde og udfordringer. Det tror jeg er det, der sker, når drift- og projektfolk arbejder sammen på kontoret eller på samme etage. De får en indbyrdes, personlig relation og fortæller over frokosten i kantinen om deres erfaringer og udfordringer.

Tidligere forskning har afdækket manglende fokus på driften. Der er en meget stærk fortælling om, at det står helt håbløst til mellem projekt- og driftsfolk, men så håbløst synes jeg ikke det er. Jeg er slet ikke så pessimistisk, faktisk lidt optimistisk og tror ikke, vi altid er så dårlige, som vi selv tror.

Når jeg ser projekterne og snakker med folk, er det hele ved at blive mere nuanceret. Der er en spirende opmærksomhed og nysgerrighed på hinandens fagområder, så jeg tænker det kommer til at blive bedre. Jeg tror det bæres frem af ønsket om større bæredygtighed.

På arkitektskolen er der spirende interesse for drift, fordi man interesserer sig mere for, hvordan både nyt og eksisterende byggeri kan blive mere bæredygtigt. Så begynder driften at være interessant for en arkitekt. Nogle organisationer har arbejdet målrettet på det i årevis, udviklet omfangsrige processer og værktøjer for at få det gjort rigtigt.

Det gælder blandt andet nogle af hospitalerne. Så vi er blevet bedre til det og der er nu et voksende fokus på det derude. Der er selvfølgelig desværre også projekter, hvor inddragelse af driftsviden er meget begrænset, og det kan resultere i helt nye bygninger, der er lige så svære og dyre at drifte og vedligeholde som gamle bygninger.

Besøg

Ferieboliger i Provence

www.cotedor.dk