Nyt patientjournalsystem i Region Syddanmark er kommet godt fra start

Grundig forberedelse og gradvis implementering har lagt grundstenene til en god overgang i klinikken, men vi er stadig ikke i mål.

Den elektroniske patientjournal er på et sygehus omdrejningspunktet for at sikre patienten en god behandling, ikke bare første gang, men også de kommende gange, hvor borgeren får brug for sygehusbehandling, udredning eller genoptræning.

Det kræver lang forberedelse at udskifte sit primære arbejdsredskab. Særligt når det er et komplekst it-system, som bruges af mange forskellige faggrupper, på mange forskellige afdelinger og i mange forskellige organisationer.

Derfor implementerer vi i etaper. Vi har delt Region Syddanmarks sygehuse, psykiatriske centre, botilbud og hospicer op i fire såkaldte implementeringsenheder. 1. etape af udrulningen foregik 3. oktober 2021 i Region Syddanmarks sønderjyske enheder, og vi har for kort tid siden afviklet anden etape, så EPJ SYD nu er kommet til Fyn.

Forud for det er dog gået fire år, hvis man medregner hele processen fra udbud til implementering. Men så lang tid tager det med så grundlæggende en ændring i vores arbejdsgange, og når vi skal sikre, at alle it-systemer spiller sammen. Vi brugte fx 6 måneder alene på at teste systemet for fejl – der opdagede vi ting, som så ikke driller os nu.

Samarbejdet med klinikken har været tæt hele vejen. Lige fra indspil til udbudskrav, men sidenhen især en masse dedikeret tid til, at ledere og medarbejdere både har fået undervisning og praktisk træning med EPJ SYD, inden det reelt gik i luften. Især undervisningsdelen er blevet godt modtaget og har understøttet et godt tværfagligt samarbejde. Hele uddannelseskonceptet omkring EPJ SYD har vi udviklet med ønske om fleksibilitet i forhold til afdelingernes øvrige opgaver og for at opfylde et ønske om at få adgang til et uddannelsesmiljø, hvor man som læge, sygeplejerske og sekretær har kunnet øve sig forud for idriftsættelse. Vores mål har været, at viden og kompetencer forankres i klinikken, og det synes vi at være lykkedes med gennem en kombination af elæring, klasserumsundervisning og læring i den enkelte afdeling.

Derudover har et tæt og vigtigt samarbejde internt i organisationen mellem flere af regionens it-parter været afgørende for, at vi er kommet godt i mål med selve løsningen og efterfølgende implementeringer.

Hands on-erfaring er vigtig. Man skifter ikke bare et arbejdsredskab uden også at gentænke konkrete arbejdsgange. Derfor er udskiftningen af så centralt et it-system for mange medarbejdere også en organisations- og kulturændring.

Dét er en af grundene til, at vi implementerer i etaper. Vi spiser elefanten i små bider, så vores it-supportere kan følge med både i forhold til oplæring og efterfølgende spørgsmål fra klinikken. Og dem kommer der mange af.

Det er sådan set den anden grund til, at vi implementerer i etaper: Alle bliver klogere af spørgsmålene, så vi kan gøre os erfaringer i første etape af implemente-

Anja Lund. Foto: Winnie Synia

FAKTABOKS

EPJ SYD erstatter det hidtidige patientjournalsystem COSMIC, som har været i brug i Region Syddanmark siden 2009. EPJ SYD implementeres af Region Syddanmarks programorganisation i samarbejde med Systematic A/S, der også har leveret EPJ-løsningen i Region Midtjylland. EPJ SYD bygger på det samme grundsystem som Region Midtjyllands løsning. EPJ SYD er en fuldt dækkende EPJ-løsning for regionens fem sygehuse; Odense Universitetshospital, Sygehus Lillebælt, Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Sønderjylland og Psykiatrien i Region Syddanmark samt for Friklinikken og hospice. EPJ SYD bliver det primære it-arbejdsredskab for mere end 20.000 læger, sygeplejersker, sekretærer og andre medarbejdere i regionen.

ringen, som vi så kan rette op på, inden vi implementerer i næste etape.

I det store hele var første udrulning rigtig vellykket, men vi lærte også noget. Fx på forhånd at have brugerrettigheder på plads til systemet for alle medarbejdere, så de fra start er klar til at bruge den nye elektroniske patientjournal. Det var væsentlig viden inden 2. etape, som var væsentligt mere omfattende end den første, fordi den involverede både flere medarbejdere, flere enheder og en betydeligt større anvendelse af talegenkendelse og dermed integration op mod andre systemer.

Og for at give medarbejderne lidt plads til at lære det nye at kende kører vi i de første 14 dage efter implementering med skærpet drift. Det betyder både, at vi planlægger med lidt færre patienter, men også at vi opmander på it-ressourcer, så vi har nok til at hjælpe, hvis der bliver brug for det. I de første uger i skærpet drift var der daglige møder i EPJ SYD-projektgruppen, og EPJ-forvaltningen holder fortsat møder med afdelingernes udpegede ressourcepersoner.

Jamen, så er alt jo fryd og gammen, ikke? Njah, ikke helt. Tilbagemeldinger fra medarbejderne er positive: • EPJ SYD er smart og har mange funktioner. • Det er ret intuitivt at bruge for de fleste, der kender Windows. • Systemet har gode hjælperedskaber, genvejstaster og sigende ikoner. Nok vigtigst at alt giver det bedre oversigtsbilleder over sygdomshistorik, hvilket styrker patientsikkerheden.

Men al begyndelse er svær, så der er stadig mange spørgsmål til vores it-supportere. Og ændringsønsker. Her må vi af og til konstatere, at det ER et andet system end COSMIC, så der er funktioner, der vil forblive anderledes.

Og så er der, hvad nogle ser som en negativ konsekvens ved vores gradvise implementering: Mange ændringsønsker bliver nødt til at afvente den endelige implementering i slutningen af maj, hvor alle regionens sygehuse er kommet på EPJ SYD for at sikre fælles løsninger med bred opbakning.

Tildelingen af brugerrettigheder vil kræve tilvænning. COSMIC blev skabt før en tid med GDPR, og mens EPJ SYD hjælper os med at overholde dé regler, udfordrer det vores arbejdsgange. Det er et eksempel på konfliktende hensyn, og vi arbejder stadig på at finde den ideelle opsætning af brugerrettigheder.

Flere ønsker også forbedringer af det nye medicinmodul. Nogle havde håbet på andre muligheder for visninger, og at endnu flere funktioner kan klares i EPJ SYD, så man ikke skal bruge fx FMK Online.

Så bør alle danske regioner skifte til samme patientjournalsystem? Ikke nødvendigvis. Der kan være en fordel ved, at der ikke er monopol på området. Det vigtigste er, at systemerne kan tale sammen på tværs af sygehuse, så vigtig information ikke går tabt. For os var det væsentligt at vælge et velfungerende og velafprøvet grundsystem, da vi i sin tid sendte vores patientjournalsystem i udbud, og det har vi ikke fortrudt.

FSTA – årskonference og fagnetværk

FSTA planlægger Årskonference 2022 fra 28. til 30. september

Vi håber, at medlemmer og leverandører glæder sig som os i bestyrelsen til igen at kunne mødes og udveksle erfaringer om sygehusdrift, teknik og arkitektur – reserver dagene. Brug vores fagnetværk

FSTA har fagnetværk inden for elinstallationer, medicinske gasser, ventilation, commissioning, kritisk forsyning og genbehandling af medicinsk udstyr.

Vi opfordrer alle medlemmer til at dele erfaringer og viden med hinanden. Tal med hinanden på telefon, på skrift og via onlinemøder på Teams – indtil det bliver muligt at mødes fysisk igen. Netværksmøderne genoptages igen, når FSTA’s bestyrelse vurderer, at det er forsvarligt at holde netværksmøderne fysisk.

Hold dig opdateret på: www.fsta.dk