9789147127825

POPULÄR BOK – I NY UPPDATERAD UPPLAGA!

ANDRA UPPLAGAN

Om författarna

Lena Sobel är civilingenjör och certifierad

coach. Sedan många år arbetar hon med att utveckla ledare, team och arbetsflöden.

CHEFEN SOM COACH

Boken utkom första gången 2013 och har i denna upplaga uppdaterats mot den senaste utvecklingen inom coachning och ledarskap.

SOBEL OCH HOLM

Den här boken innehåller allt du som chef behöver veta för att coacha dina medarbetare. Du får konkreta råd, modeller och verktyg som hjälper dig att bli en bättre chef genom att skapa tillit och hjälpa dina medarbetare att utvecklas. Här finns också ett unikt träningsprogram där du steg för steg kan öva upp din coachningsförmåga.

CHEFEN SOM COACH Coachande ledarskap i praktiken

Søren Holm är beteendevetare och certifierad

coach. Som en av Sveriges första coacher har han lång erfarenhet av att utveckla team samt utbilda chefer i coachande ledarskap.

Best.nr 47-12782-5 Tryck.nr 47-12782-5

9789147127825c1c.indd All Pages

LENA SOBEL OCH SØREN HOLM

14/05/19 12:13 PM

ISBN 978-91-47-12782-5 © 2019 Søren Holm, Lena Sobel och Liber AB Förläggare: Helga Laurin Projektledare: Kajsa Lindroth Redaktör: Lena Öhrström Formgivning: Nette Lövgren Produktion: Lars Wallin Andra upplagan 1 Repro: OKS Prepress Services, Indien Tryck: People Printing, Kina 2019

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet.

Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se.

Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se

9789147127825b1-208c.indd 2

15/05/19 9:24 AM

INLEDNING .............................................................................................. 7 Därför ska du coacha .................................................................................... 9 Om boken.................................................................................................... 13 Bruksanvisning ........................................................................................... 14 Coachingrelationen .................................................................................... 16

1. BÖRJA SÅ HÄR ................................................................................. 19 Tillräckligt bra räcker långt ........................................................................ 21 Efter dina första samtal ..............................................................................24

2. HUR MAN COACHAR .......................................................................25 Vad är coaching? ........................................................................................ 27 Grundstenar................................................................................................29 Färdigheter ................................................................................................. 35 Samtalets gång ............................................................................................44 Hjälpmedel ................................................................................................. 65 Coaching i praktiken................................................................................... 72

3. FÖRBERED DIG................................................................................ 79 Förbereda på kort sikt ................................................................................ 81 Förbereda på längre sikt .............................................................................82

4. COACHA: NÄR, VAR OCH PÅ VAD? ...............................................85 Vad är coachande ledarskap? ..................................................................... 87 När kan man coacha? ................................................................................. 87 Tre chefsroller.............................................................................................90 Situationer för coachande samtal ..............................................................94 När ska man inte coacha?......................................................................... 102 Coacha själv eller ta in professionell coach.............................................. 102 Samtalsämnen .......................................................................................... 103 Platser ....................................................................................................... 104

9789147127825b1-208c.indd 3

15/05/19 9:24 AM

5. FALLGROPAR .................................................................................. 105 TFL-fällan ................................................................................................. 107 Leda medarbetaren till en viss lösning .................................................... 108 Ställa flera frågor i taget ........................................................................... 108 Prata för mycket ....................................................................................... 108 Coacha på någon som inte är i rummet ................................................... 109 Fokus på problemet i stället för på medarbetaren................................... 109 Medarbetaren vill inte ...............................................................................110 ”Coaching är inte min stil” ........................................................................110 Jag coachar och coachar men inget händer .............................................. 111 Det måste väl handla om jobbet? ..............................................................112 Coacha jämt ...............................................................................................112

6. TRÄNING ..........................................................................................115 Övningar och program .............................................................................. 117 Övningar ....................................................................................................118 Färdiga program ....................................................................................... 139

7. VANLIGA FRÅGOR .......................................................................... 153 Vad är egentligen grundtankarna?............................................................155 Varför coachar chefer? ..............................................................................157 Vilka är de vanligaste svårigheterna? ...................................................... 160 Vad skiljer coaching från …? .................................................................... 163 Hur ska jag hinna?.................................................................................... 166 Ska jag berätta för medarbetaren att jag coachar? .................................. 166 Hur vet jag om jag är bra på att coacha mina medarbetare? ...................167 Var och hur kan jag lära mer? ...................................................................167 Kan medarbetaren vara öppen med sin chef? ......................................... 168 Får jag ge råd när jag coachar?................................................................. 168 Om medarbetaren vill att jag ska ge svar ................................................. 169 Hur gör jag om min kollegas medarbetare kommer till mig? ................. 169 Förlorar jag inte prestige eller makt? ....................................................... 170 Vad gör jag om medarbetaren inte vill bli coachad? ............................... 170 Hur gör jag om jag vill att medarbetaren fattar ett visst beslut?.............. 171

9789147127825b1-208c.indd 4

15/05/19 9:24 AM

Jag har inget eget rum – vi kan inte prata ostört ..................................... 171 Får man inte ställa krav? ........................................................................... 171 Hur är det med konfidentialitet?...............................................................172 Kan jag coacha under ett lönesamtal? ......................................................173

8. FÖRDJUPNING ............................................................................... 175 Feedback ....................................................................................................177 Coacha sig själv ......................................................................................... 182 Coacha i familjen ...................................................................................... 183 Coachande förhållningssätt på möten ..................................................... 183 Coachande förhållningssätt i organisationen .......................................... 187 Gå från från-mål till till-mål ..................................................................... 187 Samcoaching ..............................................................................................191 Motivation .................................................................................................191

9. SAMMANFATTNING ........................................................................ 195 Samtalsstrukturen .....................................................................................197

AVSLUTNING........................................................................................ 198 För dig som vill läsa mer ......................................................................... 199 Författarnas tack ...................................................................................... 201 Författarna ...............................................................................................202 Detaljerad innehållsförteckning...............................................................204

9789147127825b1-208c.indd 5

15/05/19 9:24 AM

9789147127825b1-208c.indd 6

15/05/19 9:24 AM

INLEDNING Coachande ledarskap har blivit populärt av en anledning: det tillgodoser viktiga behov på arbetsplatsen. När komplexiteten och osäkerheten i arbetslivet ökar blir fortlöpande lärande och utveckling allt viktigare. Och coaching är chefens verktyg för att hjälpa sina medarbetare att lära och utvecklas.

Vi – Lena Sobel och Søren Holm – brinner för coaching.

Under många år har vi sett dess kraft och med den här boken vill vi ge chefer den handbok de behöver för att bli mer coachande. Syftet är inte att du ska bli ”coach” utan en bättre chef med coaching som ett av dina verktyg. Därmed vill vi bidra till en långsiktig, djupgående förändring av ledarskapet i svenska företag och organisationer.

I denna reviderade upplaga har vi lagt till mer om vad coaching är, fler referenser till forskning och ett kapitel om hur du kan förbereda dig på kort och lång sikt. Träningskapitlet är väsentligt utökat, liksom fördjupningen, och vi har efter samtal med läsare utvecklat bokens struktur så att den förhoppningsvis ska bli ännu mer användbar för dig.

INLEDNING

9789147127825b1-208c.indd 7

7

15/05/19 9:24 AM

8 CHEFEN SOM COACH

9789147127825b1-208c.indd 8

15/05/19 9:24 AM

Därför ska du coacha Det finns enorma vinster och möjligheter med att bli bra på att coacha dina medarbetare. I grunden handlar det om bättre resultat för verksamheten – chefer använder helt enkelt coaching för att lyckas.

Mer utförligt är de viktigaste positiva effekterna av ett coachande ledarskap: Coaching utvecklar medarbetarna. Ansvaret för att utveckla medarbe-

tarna flyttas mer och mer från HR till linjecheferna. Med coachande ledarskap växer medarbetarna, de lär sig nya saker, blir mer självständiga, får ökat självförtroende, kommunicerar bättre och tar mer ansvar.

Coaching förädlar helt enkelt företagets mest betydelsefulla resurs.

Medarbetarna förväntar sig det. Många medarbetare i dag förväntar sig

att utvecklas, att få ta eget ansvar och att ta initiativ. I samtal med oss anger de att de upplever direktiv som något gammalmodigt och instängt och förväntar sig i stället att få ta aktiv del i sin egen och organisationens utveckling. Det coachande ledarskapet är helt enkelt ett modernt ledarskap som yngre medarbetare efterfrågar.

Coaching utvecklar chefen. Hur blir man en bättre chef? På samma

sätt som man blir bättre på vad som helst: genom att träna. Det är lätt hänt att bara ha fokus på verksamhetens resultat och glömma att ledarskapet är en färdighet i sig. När du tränar dig i att coacha dina medarbetare så utvecklar du ditt ledarskap.

Coaching frigör chefen. Ett coachande ledarskap är en investering i tid.

Du satsar tid och engagemang här och nu, och får igen det på – ganska kort – sikt. När medarbetarna utvecklas och tar ansvar, frigörs tid för chefen. Alla chefer vi har coachat kämpar med att lyfta blicken bortom det mest akuta för dagen och få tid till att tänka långsiktigt, skaffa sig överblick och formulera strategi. Ett coachande ledarskap kan hjälpa dig att bli mera proaktiv och mindre reaktiv.

INLEDNING

9789147127825b1-208c.indd 9

9

15/05/19 9:24 AM

Coaching tränar fokus och närvaro. Vardagen blir alltmer splittrad och

många chefer kämpar med stress. Coaching kräver att man är närvarande i stunden, tillsammans med sin medarbetare. Den coachande chefen blir bättre på att lägga störningar åt sidan och vara fokuserad här och nu. En färdighet som ger många vinster, inte bara när man coachar.

Coaching utvecklar klimatet på arbetsplatsen. Coaching handlar om kom-

munikation. Ju öppnare och ärligare kommunikation, desto bättre resultat. När chefen coachar sina medarbetare fördjupas kommunikationen och tilliten ökar. Detta klimat sprids på arbetsplatsen och kommunikationen blir öppnare, rakare och mera förtroendefull.

EFFEKTER AV COACHING Aktuell forskning visar att coachande ledarskap kan leda till • • • • • • • • • • • • • • • •

bättre prestationer högre lönsamhet ökad motivation mer lojala medarbetare bättre gruppsammanhållning lägre personalomsättning effektivare konfliktlösning ökat självförtroende bättre kommunikation ökad tillfredsställelse och engagemang i arbetet effektivare introduktion på ny tjänst minskad stress bättre samarbete mer lärande bättre upprätthållande av rutiner och processer bättre tillämpning av färdigheter från utbildning.

10 CHEFEN SOM COACH

9789147127825b1-208c.indd 10

15/05/19 9:24 AM

Google undersökte i en stor intern studie vad deras mest framgångsrika ledare faktiskt gjorde. De kom fram till åtta punkter och de tre viktigaste handlade om det vi beskriver som coaching i den här boken (coacha, delegera, visa intresse för dina medarbetare).1 Studier visar också en påtagligt ökad förmåga att ta till sig lärdomar från ett kurstillfälle då det kombineras med coaching efter kursen.

För den som vill läsa mer om forskningen finns det tips i slutet av boken.

ERFARENHETER AV COACHING Från forskning till vardagen – här är några röster från chefer som coachar sina medarbetare, en del är namngivna, andra har velat vara anonyma: ”Med coaching kan jag få alla att driva, i stället för att driva allt själv.” ”Att coacha sina medarbetare är det mest verksamma, och på sikt ett av de mest kostnadseffektiva sätten att utveckla dina medarbetare till att bli mer självgående, initiativtagande och mer med-ledande. Att coacha är däremot inget för dem som vill se resultat på dagen, utan ett verktyg för den chef som tror att investeringen (tiden till att coacha) är ett kapital som arbetar och förräntas på sikt.”

CAROLINE WIDEWÅNG

”Coaching av mina medarbetare innebär att jag slipper onödiga, upprepade frågor. Om jag bara säger ’Gör så här!’ – eller ännu värre: gör ÅT medarbetaren, så har hon inte lärt sig hur hon ska tackla problemet själv nästa gång det dyker upp. I förlängningen ger coaching medarbetaren en större medvetenhet om att man får börja hos sig själv. Medarbetaren växer med ansvaret och uppmuntras att tänka

1

Hall, B., Google’s Project Oxygen Pumps Fresh Air Into Management, The Street, 11 februari, 2014.

INLEDNING

9789147127825b1-208c.indd 11

11

15/05/19 9:24 AM

mer själv innan hon frågar. Det ger större självförtroende och uppmuntrar till att medarbetaren förstår att ansvaret ligger mycket hos den egna personen. Jag upplever också att det blir mindre av att man kastar tillbaka något på ledningen då medarbetaren själv har sagt/ lovat hur det ska bli.” ”Det blir roligare att vara chef med coaching (om än kanske inte lättare)! Det är roligt att se medarbetare växa! Det synes som att det i en kunskapsindustri som biomedicinsk forskning bara är med coaching som man kan frigöra den kreativitet och det driv hos medarbetarna som är nödvändigt för att framgångsrikt kunna konkurrera på den globala arenan. Det har visat sig att coaching för mig har lett till att tid som tidigare gick åt till att styra och peta i detaljer har frigjorts för mer strategiska (och mer spännande) frågor.”

HÅKAN HEDMAN

”När chefer coachar, börjar de lyssna på sina medarbetare och vågar därmed se vilka bra synpunkter som faktiskt finns framför näsan på dem.” ”Man får mer motiverade och självgående medarbetare. En stor vinst av det är ju inte minst tidsbesparingen, förutom välmåendet förstås av att ha nöjda medarbetare.”

AGNETA WÄNDELL

”Om människor kommer på en lösning själva tenderar de att faktiskt genomföra den.” ”Beslut fattas där frågorna uppstår och kompetensen finns.” ”Coaching är väldigt utvecklande för en som chef och människa, att få ta del av alla medarbetares olika tankesätt och perspektiv – sann mångfald. För att inte tala om vad man lär sig om organisationens värderingar, attityder, driv- och bromskrafter, övertygelser och så vidare.”

12 CHEFEN SOM COACH

9789147127825b1-208c.indd 12

15/05/19 9:24 AM

Alla dessa positiva resultat innebär inte att coaching är svaret på allt.

Ledare behöver många metoder för att lyckas och coaching är en av dem. Dessutom – smakar det så kostar det. De flesta chefer får arbeta för att bli bra på att coacha sina medarbetare. Det är nya färdigheter som kan ta tid att anamma och som i början känns ovana och kanske lite besvärliga. I den här boken hittar du allt du behöver för att komma igång.

Om boken Förväntningar ökar på att chefer ska coacha och forskning och erfarenheter i vardagen visar att coachande ledarskap ger många positiva resultat. Unga medarbetare vill ha feedback oftare än andra generationer och framför allt feedback från chefen2, och de förväntar sig ofta att chefen coachar. Företag ser att coachande ledarskap ger resultat och blir allt viktigare för att rekrytera och behålla duktiga medarbetare. Men samtidigt som företag och organisationer kräver att cheferna ska coacha ges de sällan möjlighet att lära sig coaching3 eller stöd för att kunna utöva coaching i vardagen. Det är därför den här boken finns och kan här vara den viktigaste, mest användbara chefsboken någonsin för dig.

Det finns många böcker om coaching, men vi saknade en bra bok som var skriven speciellt för chefer. En bok som tydligt och enkelt visar hur du som chef kan använda metoder och förhållningssätt från coaching för att nå bättre resultat. Detta är den boken – skriven för chefer som vill veta vad ett coachande förhållningssätt är och framför allt hur man gör.

2 3

Willyerd, K., Millennials want to be coached at work, Harvard Business Review, februari 2015.

Annual Survey Report. Learning & Development 2015, CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development).

INLEDNING

9789147127825b1-208c.indd 13

13

15/05/19 9:24 AM

Med ”chefer” menar vi i första hand de som har personalansvar, som arbetar med andra som rapporterar till en. Coaching är dock ett förhållningssätt som också kan användas utanför jobbet. När du blir bättre på att coacha dina medarbetare kan du få utdelning på det även med kollegor, i familjen, i föreningen och i andra situationer.

Coaching är en praktisk färdighet som man lär sig genom övning och därför är detta en praktisk bok. Vi beskriver vad coaching är och hur du blir bra på det och ger också många konkreta förslag på hur du kan träna upp din coachande förmåga. Det är en handbok, tänkt att läsas, bläddras i, gå tillbaka till och verkligen användas. Vi skriver om ett renodlat coachande ledarskap så att det ska bli tydligt, men i din dagliga verksamhet som chef kommer du säkert att använda coaching på olika sätt som passar just dig och din situation.

När det gäller språket har vi velat undvika det klumpiga ”han/hon”.

Vi vill heller inte att chefen alltid ska vara endera ”han” eller ”hon”.

Därför växlar vi friskt, så att chefen ibland är ”hon” och medarbetaren ”han” och vice versa.

Och så en fråga för dig: Vad skulle du vilja få ut av att läsa den här boken?

Det är en bra coachingfråga och du kommer att få mer ut av boken om du ger dig själv en stund att fundera över det. Skriv gärna ned ditt svar.

Bruksanvisning Kan man lära sig att coacha genom en bok? Ja. Och nej. Att bara läsa boken gör dig inte till en coachande chef. Men om du övar och prövar, använder det du läser och reflekterar, så kommer du långt.

Du kan använda boken på olika sätt: läsa från början till slut eller dyka ned där du är särskilt intresserad. Vi har alla olika sätt att lära oss saker. Om du är en person som gärna prövar direkt passar det 14 CHEFEN SOM COACH

9789147127825b1-208c.indd 14

15/05/19 9:24 AM

bra att börja med kapitel 1 ”Börja så här”. Där står det allra viktigaste för att komma igång.

Kapitel 2 ”Hur man coachar” är bokens hjärta. Där går vi igenom hur man faktiskt gör när man coachar: grunderna, den coachande chefens färdigheter, hur samtalet kan struktureras och några verktyg du kan använda och hur coaching kan se ut i vardagen för en coachande chef.

I kapitel 3 ”Förbered dig” skriver vi om det djupare utvecklingsarbete som behövs för den enskilda chefen och organisationen för att coaching ska ha bästa chans att lyckas och utvecklas på sikt.

Kapitel 4 ”Coacha: när, var och på vad?” beskriver ramarna kring det coachande ledarskapet. Olika roller en chef kan ha, när man coachar, lämpliga samtalsämnen, situationer för coaching med mera.

I kapitel 5 ”Fallgropar” beskriver vi några möjliga svårigheter och ger dig tips på hur du kan undvika eller bemöta dem.

Det mest praktiska kapitlet är nummer 6, ”Träning”. Här får du konkreta övningar för att träna grundstenar, färdigheter samt strukturen i coachande samtal. Vi har kallat dem uppvärmning, kondition och teknikträning. Du kan arbeta igenom dem steg för steg eller gå in på det som verkar mest intressant, välja någon övning och pröva direkt. Om du inte bara vill plocka övningar efter eget huvud finns det tre färdiga program som du kan jobba med, på grund-, medeloch avancerad nivå.

I kapitel 7 ”Vanliga frågor” besvarar vi de vanligaste frågor vi möter när vi utbildar chefer i coaching. Till exempel ”Hur ska jag hinna?” och ”Hur gör jag med en medarbetare som inte vill bli coachad?”

Kapitel 8 ”Fördjupning” tar upp ämnen som kan ge din coaching och din egen utveckling mera kraft och djup. Där kan du läsa om feedback, coachande möten, motivation med mera.

Slutligen kommer ”Sammanfattning” där bokens viktigaste punkter sammanfattas. Den kan du kopiera och använda som stöd i din process att bli en coachande chef.

INLEDNING

9789147127825b1-208c.indd 15

15

15/05/19 9:24 AM

I ”Avslutning” avrundar vi det hela och tackar för oss. Där har vi en lista på forskning om coachande ledarskap och en annan med litteratur som vi själva gillar för vidare läsning. Allra sist finns en detaljerad innehållsförteckning. Den vanliga innehållsförteckningen i början av boken ger dig en överblick över innehållet. Den detaljerade i slutet är i stället för ett index och hjälper dig att hitta precis den fråga eller det avsnitt du söker.

Om du vill …

• få svar på en specifik fråga om coachande ledarskap: kolla i kapitel 7, ”Vanliga frågor” • öva upp din coachande förmåga: gå till kapitel 6, ”Träning” • komma igång så snabbt som möjligt: gå direkt till kapitel 1, ”Börja så här” • förstå ett bredare sammanhang för ett coachande ledarskap, läs kapitel 4, ”Coacha: när, var och på vad?”

• ta till dig så mycket praktisk kunskap om coachande ledarskap som möjligt: börja med kapitel 2, ”Hur man coachar”.

Coachingrelationen Till slut är det viktigt att vi skriver om relationen mellan chef och medarbetare när man coachar, eftersom relationen som chef i grunden är annorlunda än relationen när man coachar.

Relationen mellan chef och medarbetare är hierarkisk, du har mer makt än din medarbetare. Det behöver inte vara negativt, tvärtom är det som regel helt nödvändigt för att verksamheten ska fungera.

Men när du coachar är du och medarbetaren på samma nivå. Du bestämmer inte, utan hjälper henne att hitta egna lösningar och ta ansvar för dem.

16 CHEFEN SOM COACH

9789147127825b1-208c.indd 16

15/05/19 9:24 AM

Här finns stora risker för förvirring och manipulation. Förvirring om ni inte förstår att det är annorlunda i coachingsituationen. Och manipulation om du försöker bestämma eller på annat sätt använda makt, fast det är ett coachsamtal. Du måste ha detta klart för dig, och kanske måste du också göra det klart för medarbetaren för att skapa trygghet nog för att coachingen ska kunna fungera.

Samtidigt är du ju alltid chef. Även om du hjälper din medarbetare att hitta egna lösningar, så har du alltid det slutliga ansvaret för verksamheten. Det innebär att dina coachande samtal med medarbetare alltid görs inom vissa givna ramar som medarbetaren inte kan ändra. Det kan vara budget, säljmål, tidplaner, reglementen, policyer med mera. Det är inom dessa ramar som ni kan ha coachande samtal.

Till exempel om hur medarbetaren ska hålla sin budget, nå sitt säljmål eller leverera i tid. Ramarna anger alltså vad och det coachande samtalet handlar om hur. Det är din uppgift att göra ramarna tydliga för medarbetaren. Och det är en av förutsättningarna för att ni överhuvudtaget ska kunna ha coachande samtal.

Som chef har du ansvar för verksamhetens resultat, och när du coachar har du ansvar för samtalsprocessen.

INLEDNING

9789147127825b1-208c.indd 17

17

15/05/19 9:24 AM

POPULÄR BOK – I NY UPPDATERAD UPPLAGA!

ANDRA UPPLAGAN

Om författarna

Lena Sobel är civilingenjör och certifierad

coach. Sedan många år arbetar hon med att utveckla ledare, team och arbetsflöden.

CHEFEN SOM COACH

Boken utkom första gången 2013 och har i denna upplaga uppdaterats mot den senaste utvecklingen inom coachning och ledarskap.

SOBEL OCH HOLM

Den här boken innehåller allt du som chef behöver veta för att coacha dina medarbetare. Du får konkreta råd, modeller och verktyg som hjälper dig att bli en bättre chef genom att skapa tillit och hjälpa dina medarbetare att utvecklas. Här finns också ett unikt träningsprogram där du steg för steg kan öva upp din coachningsförmåga.

CHEFEN SOM COACH Coachande ledarskap i praktiken

Søren Holm är beteendevetare och certifierad

coach. Som en av Sveriges första coacher har han lång erfarenhet av att utveckla team samt utbilda chefer i coachande ledarskap.

Best.nr 47-12782-5 Tryck.nr 47-12782-5

9789147127825c1c.indd All Pages

LENA SOBEL OCH SØREN HOLM

14/05/19 12:13 PM