Strategiskt inköp
Nils Mällroth Nick Rafiey
Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access. Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare. Studentlitteratur har både digital och traditionell bokutgivning. Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.
Art.nr 39279 ISBN 978-91-44-11313-5 Upplaga 1:1 © Författarna och Studentlitteratur 2016 www.studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagslayout: Jens Martin/Signalera Omslagsbild: Petter Lönegård Printed by Interak, Poland 2016
INNEHÅLL
Författarpresentation 9 Förord 11 1 Inledning 13
Inköpsroller 13 Arbetsuppgifterna 14 Inköpsterminologi 16 Instuderingsfrågor till kapitel 1 20 2 Inköpsavdelningens roll i företaget 21
Företagets omvärld 25 Initiala behovspåverkare 26 Söka och finna information 27 Producentprisindex 28 Export- och importprisindex 29 Instuderingsfrågor till kapitel 2 34 3 Målstyrning 35
Planera arbetet med att ta fram målen 35 Bryta ned affärsidén 36 Visionen 37 Instuderingsfrågor till kapitel 3 39 4 Planera 41
Inköpskalendern 41 Instuderingsfrågor till kapitel 4 45 © F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
3
Innehåll
5 Inköpsprocessen 47
Schematisk översikt av hela inköpsprocessen 49 Instuderingsfrågor till kapitel 5 50 6 Spendanalys 51
Instuderingsfrågor till kapitel 6 57 7 Kategoristyrning 59
Diversifiera 65 Instuderingsfrågor till kapitel 7 68 8 Offertförfrågan 69
Formalia kring offerthantering 69 Nyttan av att vara formell 70 Vem ska få förfrågan? 71 RFI – Request For Information 72 Instuderingsfrågor till kapitel 8 74 9 Förhandling 75
Vad är en förhandling? 75 Börja i rätt ände 76 Hitta alternativ 77 Förhandlingens faser 80 Planering 80 Informationsutbyte 80 Förhandling 81 Avslut 81 Förhandlingens psykologi 82 Inköpsförhandlingar specifikt 84 Förhandlingsprocessen, förberedelse 85 Mål med förhandlingen 86 Priser och rabatter – benchmarking 87 Öppning, eftergifter och avslut 88 Instuderingsfrågor till kapitel 9 90 4
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
Innehåll
10 Avtal 91
Standardavtal 92 Egna avtal 95 Övriga villkor 96 Ramavtal 96 Avtalstolkning 98 Avvikelser från avtal 99 Instuderingsfrågor till kapitel 10 100 11 Leveransvillkor 101
Incoterms grupper och regler 103 Incoterms Grupp C 112 Instuderingsfrågor till kapitel 11 118 12 Mäta och utvärdera 119
Nuläge 120 Möjligt resultat 120 Förhandlat resultat 120 Faktiskt resultat 120 Mätresultat 121 Instuderingsfrågor till kapitel 12 123 13 Rapportera och informera 125
Behov 125 Budget 127 Beslut 128 Rapportering 129 Instuderingsfrågor till kapitel 13 130 14 Köpa eller tillverka 131
Att köpa in en färdig produkt 132 Att tillverka själv 133 Kravspecifikation 135 Instuderingsfrågor till kapitel 14 138 © F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
5
Innehåll
15 Konkurrens 139
Jämför vi äpplen med apelsiner? 140 Leverantörens kunder 141 Instuderingsfrågor till kapitel 15 143 16 Leverantörsutveckling 145
Verktyg 146 Andra intressenter 148 Extern och intern påverkan 149 Långsiktighet 150 Processen 151 Sammanfattning leverantörsutveckling 152 Instuderingsfrågor till kapitel 16 152 17 Projektinköp 153
Instuderingsfrågor till kapitel 17 161 18 Att köpa varor och tjänster 163
Fysiska varor 164 Programvaror 167 Köpa tjänster 173 Instuderingsfrågor till kapitel 18 177 19 Lean och just-in-time 179
Instuderingsfrågor till kapitel 19 185 20 Inköpspolicy och inköpsinstruktioner 187
Instuderingsfrågor till kapitel 20 193
6
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
Innehåll
21 Kontraktstillverkning 195
Kostnader 196 Ritningar och tillverkningsunderlag 200 Verktyg och mallar 201 Instuderingsfrågor till kapitel 21 203 22 Forskning och utveckling 205
Träffa utvecklingspersonalen 208 Instuderingsfrågor till kapitel 22 210 23 Hållbarhet 213
Uppförandekod 214 Instuderingsfrågor till kapitel 23 215 24 Sammanfattning 217
Affärsmässighet 217 Rollbeskrivning 217 Verktyg 218 Förhandla avtal 219 Skilda uppgifter 220 Slutord 221 Referenser 223 Sakregister 225
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
7
KAPITEL 2
Inköpsavdelningens roll i företaget
Att arbeta som inköpare på ett företag betyder ofta att arbetsuppgifterna skiljer sig en hel del åt beroende på vad företaget arbetar med. Det går inte direkt att säga att en strategisk inköpare alltid arbetar på ett visst sätt. Det beror på vilken roll som inköp har för den vara eller tjänst som företaget säljer till sina kunder. En stor skillnad på arbetssätt inom inköp avgörs inom vilken bransch man arbetar. Om företaget är en tillverkande industri eller ett handelsföretag, kommer inköpets värde i förhållande till försäljningspriset att variera enligt den schematiska översikten i figur 2.1. Inom tillverkande industri består inköpen ofta av råmaterial, verktyg, komponenter och liknande. Slutanvändaren är ett annat företag, antingen som en del i en leveranskedja eller som distributör/återförsäljare av företagets varor. Inköpsvärdet på det som säljs är ofta lågt vilket gör förädlingsvärdet högt. Här är inköparens roll koncentrerad mot leverantörsmarknaden och att förstå tillverkningsprocesser. En teknisk förståelse kommer att underlätta arbetet om man arbetar inom industrin.
Eget arbete/förädling Försäljningspris Inköpt vara/tjänst
Industri
Handel
Figur 2.1 Inköpsvärde för olika branscher.
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
21
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
Om man däremot är inköpare på ett handelsföretag så har inköpen i sig större betydelse eftersom ett handelsföretag tar hem den inköpta varan och säljer den direkt vidare till sin kund utan att vidareförädla. Exempel på det är butikskedjor inom detaljhandeln som har som affärsidé att erbjuda varor i sina butiker där slutanvändarna ofta är konsumenter. Inköpsvärdet är i detta fall högt vilket gör att det egna förädlingsvärdet blir lågt. Inköparens roll i ett sådant företag är till stor del att säkerställa tillgången på produkter. För att kunna göra det krävs kunskap om varan man köper in och även en känsla för hur den ska säljas, till vilken kundgrupp m.m. Här krävs ett stort mått av affärsmannaskap som spänner över hela företaget från leverantör till slutanvändare. Inom tjänsteföretag är inköpsrollen ofta inriktad på inköp av indirekt material och tjänster som resor, kontorsnära tjänster, konsulter etc. Slutanvändaren är vanligen det egna företaget och de egna kollegorna. Inköparens roll är att förstå och förmedla behovet från den egna organisa tionen till leverantörerna. Inköpsvärdet på ett tjänsteföretag kan variera kraftigt, där några bara köper in de mest basala saker som resor och kontorsmateriel medan andra köper in avancerade tjänster och många konsulter. Ovanstående beskrivningar är övergripande exempel på hur arbetet som inköpare kan variera, beroende på inom vilken bransch före taget är verksamt. Skillnaderna mellan olika branscher kan beskrivas som att förstå affärsområdet som företaget befinner sig inom och därefter anpassa rollen utifrån behovet. Ett exempel på hur affärsområden kan klassificeras utifrån ett inköpsperspektiv är att titta på en typisk försörjningskedja för fordonsindustrin och dess olika aktörer (figur 2.2). • Råvaran till en bil består till stor del av metall, plast, gummi och
kemikalier. Dessa råvaror köps av fordonstillverkarnas underleverantörer, ofta till priser som bestäms på råvarubörserna runt om i världen. • Underleverantörerna till fordonsindustrin förädlar råvarorna till färdiga komponenter som de levererar enligt fordonstillverkarnas ritningar och underlag. • Fordonstillverkningen är oftast i dag en ren monteringsfabrik. Huvuduppgiften är att montera delar som man köper in från sina underleverantörer till en färdig produkt som är redo att skickas till kund. 22
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
• Distributionsföretaget är nästa steg i försörjningskedjan. Distributören
sammanställer alla order från de olika bilförsäljningsföretagen runt om i landet och levererar de beställda bilarna till försäljningsbolagen. Distributörernas uppgift kan liknas vid en grossistverksamhet och deras primära uppgift är att vara en länk mellan tillverkare och försäljare. • Slutanvändaren köper sin bil från en bilförsäljare som är ett handelsföretag. Handelsföretagets uppgift är att köpa in färdiga bilar och sälja dem vidare till slutkunden. Utöver det kan företaget erbjuda ett antal kringtjänster som service och reservdelar.
I exemplet med fordonsindustrin kan vi se prov på olika branscher där inköpare som arbetar för underleverantörerna styrs av att råvarorna som köps in oftast har ett fast pris som bestäms av en global råvaruhandel. Prismässigt finns alltså inte mycket att påverka, däremot hur materialet hanteras i form av beställningar, logistik, lagerhantering m.m. är områden som dessa inköpare kan påverka. Inköparna som arbetar hos fordonstillverkaren har större möjligheter att verka strategiskt över många områden. Ofta arbetar dessa inköpare tätt ihop med utvecklingsavdelningen för att kunna påverka kostnadsbilden i materialval och tillverkningsprocesser långt innan bilen ska börja tillverkas. De inköpare som arbetar i den sista delen av försörjningskedjan kan ofta inte påverka priset på bilarna de köper in, men kan arbeta med allt runtomkring som säljs i form av reservdelar, lokaler, marknads föring, service m.m. Beroende på var företaget befinner sig i en försörjningskedja kommer alltså inköparens möjlighet att påverka skilja sig åt. Genom att förstå detta fenomen kan vi anpassa vårt arbete till områden där vi kan påverka och
Råvara
Förädling
Montering
Distribution
Försäljning
Slutanvändare
Figur 2.2 Schematisk bild över en försörjningskedja.
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
23
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
därmed också kunna nå de mål som vi vill uppnå. Att arbeta efter dessa principer kan kallas att ha en affärsmässig förståelse och i denna bok kommer vi ofta att återkomma till just de affärsmässiga val som inköparen kan göra och hur det påverkas av verksamheten. Om vi tittar på försörjningskedjan inuti det egna företaget så kan vi använda den värdekedja som Michael Porter (Porter 1985) beskriver där inköp har en supporterande roll internt i företaget. Det som Porters modell behöver kompletteras med för att förstå inköpets roll är alltså var i försörjningskedjan företaget befinner sig gentemot sina kunder och leverantörer. Alternativet till att ha leverantörer är att göra allting själv. Varför gör företagen inte det? Jo det finns en uppenbar risk att man inte har den yttersta spetskompetensen inom alla områden och att det kan bli svårt att hålla ihop ett företag som ska vara ledande inom många skilda områden. Fordons industrin är ett bra exempel på en bransch där man tidigt insett värdet av att det finns innovativa underleverantörer som kan bidra med den spetskunskap som krävs för att fordonstillverkarna själva ska kunna vara ledande inom sitt område. Där har man ett utbrett tekniksamarbete och leverantörerna agerar tillsammans med fordonstillverkarens egen utvecklingsavdelning på ett sätt som gynnar utvecklingen på bästa sätt. Inköpsverksamheten för strategiska inköpare inom fordonsindustrin ser därför annorlunda ut jämfört med hur en liknande tjänst ser ut inom andra branscher, t.ex. mode. Beroende på var företaget befinner sig i försörjningskedjan och vilken bransch man tillhör så är alltså behovet av inköpstjänsterna olika. Som en tumregel kan man säga att ca 1–2 % av personalen i ett företag består av personer som aktivt arbetar med inköp. Den procentuella andelen ökar något i företag verksamma inom handel, och minskar något för råvaruproducerande företag. Att inköp är en relativt liten grupp av de anställda gör att det är få som vet vilka som arbetar med det och ännu färre som faktiskt vet vad inköpsarbetet innebär, inte minst när det gäller strategiskt inköp. Övrig personal på företaget vet inte vilka verktyg och metoder som finns och de inser inte vilken skada de gör när de själva plockar in leverantörer utan att tänka efter. Det finns attestregler på de flesta företag som visar hur stor summa pengar som chefer på olika avdelningar får ansvara för,. Men dessa regler har oftast ingen begränsning över vilka leverantörer som får användas och därmed kan attestregeln missförstås och att cheferna tror att de gör rätt så länge de håller sig inom sina beloppsgränser. En av uppgifterna för strategiskt inköp 24
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
blir alltså att se till att verksamheten är känd inom företaget och att det finns en förståelse för vad strategiskt inköp kan bidra med. Detta arbete kan liknas vid att arbeta med intern marknadsföring och det kan kännas ovant och främmande från den egentliga uppgiften, men den är i sanning lika viktig som allt annat.
Företagets omvärld Arbetet inom strategiskt inköp är beroende av en bra omvärldsuppfattning. Strategiska inköpare behöver känna till hur leverantörsmarknaden utvecklas samtidigt som man har kunskap om vad som driver de egna behoven och vilka som påverkar och fattar beslut, för att kunna bidra med den egna kunskapen i denna process. Det finns några olika steg i en förändringsprocess som strategiskt inköp behöver känna till och det är vad som driver det initiala behovet till förändring, vem som påverkar beslut och slutligen vem/vilka som är beslutsfattare. Några exempel kan ses i figur 2.3. När vi kommer till påverkan och beslut beror det mycket på hur företagets processer ser ut, men figur 2.3 är ett exempel på hur det ofta ser ut inom industrin. Inköp är som synes endast påverkare och inte de som fattar beslut. Orsaken till det är att inköp vanligen inte har någon egen budget utan agerar åt någon annan avdelning på företaget. Det inköp kan bidra med i detta fall är att hålla koll på vår omvärld och förstå vad det är som driver det initiala behovet.
Figur 2.3 Exempel på beslutspåverkare i en behovsprocess.
Initialt behov Kundönskemål Ny teknologi Innovationer Uppgradering Lagkrav Marknadsföring
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
Påverkare Produktägare Utv.ingenjörer Säljare VD Leverantörer Marknadsförare Inköpare
Beslutsfattare VD Ledningsgrupp Utv.ingenjörer Projektledare Produktägare
25
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
Initiala behovspåverkare Kundönskemål – de önskemål som kunderna har på ett företag och som på ett eller annat sätt behöver föras vidare till företagets leverantörer. Om kunden kräver lägre pris för att stanna kvar som kund är inköps uppgift att kommunicera detta vidare till sina leverantörer med samma budskap. Om inköp inte gör något så riskerar man att ensidigt tvingas sänka priset till kunden medan inköpspriset kvarstår på samma nivå. Då är det företaget som får ta en minskad marginal vilket i längden urholkar förmågan att vara konkurrenskraftigt. Det är en bra strategi för inköp att prata mycket med säljare och produktägare för att öka förståelsen för kundernas behov. Ny teknologi – när en beprövad metod ersätts med nya moderna metoder finns alltid en risk att det kommer att påverka inköpen på ett eller annat sätt. Omvärlden är i ständig förändring och det beror till stor del på att vi befinner oss i en teknologisk revolution där svårigheten ligger i att förstå vilka förändringar som företaget kan tänka sig vara i behov av. Återigen är det inköps kollegor på sälj- och marknadssidan som kan vidarebefordra kundernas behov och önskemål, men här kommer också utvecklingsavdelningen att driva förändringar som vi behöver förstå. Innovationer – här gäller till viss del samma strategi som vid ny teknologi, men innovationer är betydligt bredare och behöver inte nödvändigtvis bestå av ny teknologi. Här kan det vara så att företaget har en innovativ lösning på ett problem där det krävs nya leverantörer och lösningar för att kunna leverera, det kan också vara så att en viss leverantör har en unik vara/tjänst som företaget vill ta del av. Innovationer spänner över hela företaget och driver ofta behov av nya affärsuppgörelser där strategiskt inköp är inblandade. Uppgradering – ett mycket vanligt område för förändring av leveranskedjan. Behovet uppstår då den produkt företaget normalt levererar behöver förnyas av någon anledning. Ofta är det fråga om delkomponenter som inte längre tillverkas eller att produkten behöver anpassas till kringliggande produkter. Produkter som innehåller någon form av datorer är ofta utsatta för uppgradering. 26
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
Lagkrav – med jämna mellanrum förändras omvärlden gällande de yttre krav som företaget måste förhålla oss till. Det kan vara nya restriktioner för miljöpåverkan, säkerhet, handelsrestriktioner etc. Orsakerna är många och det händer ibland att företagen missar viktiga krav och tvingas betala böter och/eller avbryta försäljning av vissa produkter. Strategiskt inköp har här en roll att hjälpa till att bevaka att leverantörerna informeras om företaget omfattas av förändringar av lagkrav. Marknadsföring – en helt annan pådrivare av behov till förändring av före tagets produkter är när (och hur) konkurrenterna marknadsför sina produkter och lösningar. När konkurrenterna marknadsför nya tekniska lösningar, innovationer eller att de förbättrar sina produkter miljömässigt eller kanske sänker priset, brukar det inte dröja länge förrän ett behov uppstår att följa strömmen. Det kan löna sig att hålla sig uppdaterad på vad konkurrenterna hittar på. Det mesta av den information som behövs finns ju på internet så det är inga svårigheter att följa nyhetsflödet. Det handlar mest om att ta sig den tiden.
Söka och finna information En uppgift för strategiskt inköp är att vara uppdaterad med relevant information om vad som händer på marknaden inom de områden som man arbetar inom. Det är viktigt att förstå att man behöver jämföra utvecklingen över tid så det gäller att hitta informationskällor som är stabila och pålitliga. Problemet med internet är att det finns för mycket information, så uppgiften är att sila ut precis det som behövs. Det finns några riktigt bra källor att börja hämta information från som fyller kriterierna för stabilitet och pålitlighet. Ett exempel på en källa till statistik med information av allmän karaktär är Statistiska centralbyrån (SCB) där man kan finna information om olika branscher, arbetsstatistik, regional statistik m.m. Är man i behov av mer specifik statistik för t.ex. råvarumarknadspriser, kan man endera använda sig av råvarubörsernas egna forum, t.ex. London Metal Exchange (LME) där alla metallpriser finns samlade. LME kostar en del att använda vilket kan vara en god investering för den som arbetar mycket med råvaruinköp men som ett alternativ för den som klarar sig med en generell råvarustatistik © F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
27
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
kan dagstidningarna vara ett alternativ, t.ex. Dagens Industri som med jämna mellanrum presenterar statistik över råvaror, om än i begränsad omfattning. Statistik som visar hur det står till med allt ifrån internationella råvaru priser till lokala löneförhandlingar är alltid intressant. Många inköpare kan vittna om hur det känns när det dimper ned ett brev från en leverantör som säger att ”vi måste tyvärr höja priset med 4 % från nästa månadsskifte p.g.a. stigande råmaterialpriser”. Ett sådant brev ger upphov till ett antal frågor, t.ex.: hur stor är ökningen på själva råvaran i sig? Hur stor del av det vi köper innehåller den specifika råvaran? Har leverantören själv gjort något för att minimera skadan?. Här hjälper det att ha kännedom om hur det ser ut i omvärlden så att man slipper bli överraskad när man får denna typ av leverantörsbrev. Genom att veta hur det ser ut i dag och hur det har sett ut, kan man göra prognoser och antaganden över hur framtiden kommer att se ut. Vi börjar med att tipsa om några bra ställen att hämta sin statistik ifrån och titta på vad vi inköpare kan använda informationen till. Först och främst så behöver du själv bestämma dig för vad det är du vill hålla koll på. Är det marknadsstatistik rent allmänt så kan vi rekommendera Statistiska centralbyrån där det finns en uppsjö med information att plocka fram. Ett exempel på det kan vara att titta på producentprisindex (PPI) vilket mäter prisutvecklingen för varor producerade av svenska företag och ger en bild av hur det ser ut på en övergripande nivå här hemma i Sverige. Som vi kan se på exemplet i figur 2.4 för perioden 2005–2014 så var PPI kraftigt stigande det sista året i perioden. Genom att titta på ett långt tidsspann som 10 år kan vi dock se att den kommer från en onormalt låg nivå. PPI i slutet på perioden var därmed i stort sett på samma nivå som en snittnivå för perioden.
Producentprisindex Om vi tittar på lutningen på kurvan i figur 2.4 2013–2014 kan vi se ett tydligt trendbrott från tidigare år, men frågan vi måste ställa oss är om vi fått kompensation tidigare då PPI sjunkit kraftigt året innan (2012–2013)? Har vi inte blivit kompenserade förut, då priset gått ned så är det inte rimligt att vi ska tvingas acceptera en höjning nu. För oss som arbetar med strategiska inköpsfrågor och har ett ansvar för den totala kostnadsbilden är detta något 28
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
2 Inköpsavdelningens roll i företaget 14 PPI
12 10 8 6 4 2 0 -2 -4 -6
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Data t.o.m. november 2015
Figur 2.4 Producentprisindex PPI. Förändring i procent jämfört med motsvarande månad föregående år. Källa: SCB.
vi behöver se upp med. Det finns mycket information att hämta från SCB, som t.ex. export- och importpriser. Samma period som i förra exemplet ser ut som i figur 2.5.
Export- och importprisindex Exportprisindex (EXPI) mäter prisutvecklingen för exporterade varor producerade av svenska företag, totalt och för olika varugrupper. Importprisindex (IMPI) mäter prisutvecklingen för till Sverige importerade varor, totalt och för olika varugrupper. Även här ser vi att index har en starkt uppåtgående trend. Tittar man på slutet av intervallet ser vi att lutningen på såväl import- som exportkurvorna tyder på att prisläget i allmänhet är på väg att sticka uppåt. Trendmässigt så styr efterfrågan och tillgång prisnivåerna på en fri marknad. Inköparnas bästa förhandlingsperiod är när tillgången är större än efterfrågan, något som normalt inträffar under en lågkonjunktur. © F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
29
2 Inköpsavdelningens roll i företaget 20 EXPI IMPI
15 10 5 0 -5 -10
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Data t.o.m. november 2015
Figur 2.5 Export-, och importpriser. Förändring i procent jämfört med motsvarande månad föregående år. Källa: SCB.
Enligt SCB:s statistik i figur 2.5 kan den snabba ökningen tyda på en snabb återgång till ett normalläge eller möjligen en försiktig högkonjunktur. I bästa fall har inte leverantörsmarknaden hunnit med att reagera ännu och då kan det kanske gå att förhandla bra, men förhandlingar när efterfrågan är större än tillgången brukar behöva inriktas primärt på att få köpa den volym man vill ha vilket inte alltid kan garanteras. Då får man ofta acceptera leverantörens villkor – ingen önskvärd situation men en nödvändig del av arbetet med inköp. London Metal Exchange (LME) är mycket användbar om man köper mycket metall. Figur 2.6 visar hur t.ex. priset på bly (lead) utvecklats under 2014. Webbtjänsten för LME kostar dock ganska mycket pengar att använda, så om dina behov sträcker sig till de vanligaste metallerna så kan man hitta fullt acceptabel statistik på flera av våra Svenska dagstidningar som t.ex. Dagens Industris hemsida, se figur 2.7. Vi kan i exemplen i figur 2.6 och 2.7 se att om priset på en metall går upp kan samtidigt priset på en annan vara på väg ned. Om du är inköpare av elektriska kretskort som innehåller metallerna silver och bly och följer priserna, blir det kanske så när du ska göra inköpet att fluktuationerna i 30
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
2 Inköpsavdelningens roll i företaget 2350 2300 2250 2200 2150 2100 2050 2000 Feb 3 2014
Mars 17 2014
Maj 2 2014
Juni 17 2014
Juli 31 2014
Figur 2.6 Prisutveckling på bly (lead). Källa: London Metal Exchange (LME).
råvarupriser tar ut varandra. Åtminstone kan du använda det i en förhandling med din säljare. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att det finns gott om möjligheter att finna statistik och trender på nätet, det gäller bara att veta var man ska leta. 24,5 24,0 23,5 23,0 22,5 22,0 21,5 21,0 20,5 20,0 19,5 19,0 18,5
Sep 13
Nov 13
Jan 14
Mars 14
Maj 14
Juni 14
+20 +18 +16 +14 +12 +10 +8 +6 +4 +2 0 -2 -4 -6 -8
Figur 2.7 Prisutveckling på silver angivet i USD per uns. Källa: Dagens Industri, di.trader.se 2015.
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
31
2 Inköpsavdelningens roll i företaget
När du har skaffat dig information om prisutveckling i allmänhet, blir nästa utmaning att ta reda på hur detta påverkar dig och det du köper. Du vill ju gärna veta hur mycket av en vara eller tjänst som påverkas av yttre faktorer som du har svårt att påverka som råmaterial, löner, hyror och inte minst valutor. Hur kommer det att påverka slutpriset på dina inköp? Du vill alltså inte bara acceptera brevet från leverantören utan vidare! Att finna en modell och mätpunkter för detta är nyckeln till om du kommer att ha användning för statistiken eller inte. Det man behöver känna till, förutom prisutvecklingen som ju är central, är alltså hur dessa råvaror fördelar sig på de produkter som du köper. Att kunna bryta ned kostnaden på en vara eller tjänst är alltså vad som behövs, men det är inte alltid som leverantören vill dela med sig av denna information. Några väljer att spela med öppna kort medan andra sluter sig som musslor. Köper man bara tjänster, t.ex. hantverkare, så är lönestatistik relativt lätt att finna i Sverige och man kan därmed räkna ut vad som är den direkta lönekostnaden. Men om tjänsten man köper också är bunden till maskiner, verktyg m.m. då blir det inte lika enkelt att räkna ut. Om vi går tillbaka till exemplet att ditt företag fått ett brev gällande höjning av produktpris p.g.a. stigande kostnader bör din första åtgärd vara att begära in information från leverantören om orsaken till höjningen, vad leverantören gjort på sitt håll för att hålla ditt företag skadeslöst, hur stor påverkan som den allmänna höjningen har på just de produkter/tjänster som du köper – dvs. att tvinga av leverantören en kostnadsnedbrytning i och med deras önskan att höja priset. Även om dessa händelser ofta ändå slutar i en höjning av priset så för det med sig en möjlighet att för just denna leverantörs produkter få reda på det exakta förhållandet mellan insatsvaror och det pris som vi betalar. Det kan annars vara svårt att veta hur stor påverkan råvaror har på det vi köper, men i dessa fall så är det helt självklart att få en kostnadsnedbrytning från leverantören. Om man redan från början har en klausul i kontraktet gällande specifika råvaror har man direkt en fördelningsnyckel som talar om hur stort värdet är av råvaran i förhållande till det slutpris man betalar. Oavsett hur stor den föreslagna höjningen är så är det en bra idé att förhandla och ställa krav på sin underleverantör för att försöka minska påverkan så gott de kan i sin hantering. Be dem att visa vad de har gjort resp. vad som stått helt utanför deras kontroll. Acceptera aldrig en direkt 32
© F ö r fa t t a r na oc h S t ud e n t li t t e r a t u r
Nils Mällroth är diplomerad inköpsekonom med 25 års erfarenhet av inköp. Han arbetar som organisationskonsult och utbildare med inriktning mot inköp och supply chain management. Han är lärare på flera av landets yrkeshögskolor och har tidigare skrivit bland annat Lilla inköpshandboken. Nick Rafiey är inköpschef och affärskonsult och har en fil.mag. i datavetenskap samt en MBA med inriktning på entreprenörskap och affärsutveckling. Han har tidigare arbetat som projektledare, sälj- och marknadschef, inköpschef och VD inom olika affärsområden.
Strategiskt inköp Strategiskt inköpsarbete är en balansgång mellan olika roller i ett företag. Förutom kunnighet inom inköp, avtal, förhandling, lager och logistik behöver man förstå sig på det egna företagets affärsidé, vision, produkter/tjänster, teknik, företagets kunder, leverantörer och inte minst omvärldens påverkan på företaget. Strategiskt inköp beskriver på ett lättillgängligt sätt hur en inköpsavdelning arbetar och vad som skiljer det strategiska inköpsarbetet från övriga inköp. Den strategiska inköpsprocessen beskrivs i detalj och en stor mängd användbara inköpsmetoder och verktyg som behövs för att kunna arbeta som framgångsrik strategisk inköpare presenteras. Författarna ger en mängd exempel som hjälper läsaren att förstå hur dessa metoder och verktyg kan användas i praktiken. Målet är att ge läsaren handfasta och praktiska exempel från industrin i syfte att koppla teori till verklighet. Strategiskt inköp följer inledningsvis den strategiska inköpsprocessen för att därefter belysa ett antal tillämpningar som visar hur en inköpsstrategi kan användas. Boken ger därmed en samlad bild av en strategisk inköpares vardag och passar utmärkt både för dig som studerar och för dig som redan arbetar med inköp.
Art.nr 39279
www.studentlitteratur.se