Harrastajateatterin budjetin laatiminen Miksi yhdistystoiminnassa on tärkeää laatia budjetti? Yhdistyslaki velvoittaa, että hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä.
Budjetti antaa toiminnalle taloudelliset raamit Hyvin hoidettu talous vapauttaa myös taiteellisen työn tekijät oman osaamisalueensa pariin eli näyttämötaiteen tekemiseen ja luomiseen
Taloudenhoitajan ja hallituksen vastuut ja velvollisuudet budjetoinnissa Budjetin laativan henkilön on hyvä tuntea yhdistyksen toiminta ja toimintasuunnitelman sisältö. Valittaessa yhdistykselle taloudenhoitajaa on hyvä varmistaa, että valittava henkilö on sitoutunut työhön vähintään toimintavuoden ajaksi, mielellään useammaksi vuodeksi. Valittu uusi taloudenhoitaja on perehdytettävä tehtävään perusteellisesti. Perehdytys on välttämätöntä ja se selkeyttää taloudenhoitajalle tehtävät, jotka hänen odotetaan hoitavan oma-aloitteisesti ja itsenäisesti. Perehdytys on myös hallituksen etu, tällöin he voivat olettaa, että yhdistyksen taloudenhoitaja on tehtäviensä tasalla. Hallituksen ja operatiivisen johdon on sitouduttava noudattamaan vuosikokouksen hyväksymää budjettia. Yhdessä päätettyjä toimintasuunnitelman projekteja tai tehtäviä ei toimintavuoden aikana tule lisätä, jos erillistä realistista rahoitusta ei niille ole esittää. 24
Taloudenhoitajan on hyvä pitää hallitus ajan tasalla yhdistyksen taloustilanteesta. Parhaiten se onnistuu esittelemällä hallitukselle ajantasainen kirjanpitoon perustuva tuloslaskelma, jota laskelmassa verrataan hyväksyttyyn budjettiin. Taloustilanteesta on hyvä tiedottaa hallitusta säännöllisin väliajoin, koska näin hallitus saa aikaa ja mahdollisuuden reagoida budjetin poikkeamiin. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että kaikista taloudellisista sitoumuksista tai aikomuksista sitoutua tiedotetaan taloudenhoitajaa ja tiedonkulku on katkeamatonta ja ajantasaista. Yleensä yhdistyksissä laaditaan kahdenlaisia budjetteja, hakubudjetti avustuksen hakua varten sekä todennäköisiin tuloihin ja kuluihin perustuva varsinainen budjetti. Budjetin laadinta on aikaa vievää ja luovaa työtä. Se kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, rakentaa ajan kanssa ja täydentää tietoja, kun
osa-alueet pikkuhiljaa selkiytyy ja varmistuu. Budjetti laaditaan aina toimintasuunnitelmassa sovittujen asioiden pohjalta. Budjetoinnin suureksi avuksi on toimintavuoteen liittyvien kirjallisten sopimusten tarkastelu. Selkeät sopimukset helpottavat toimintaa ja kuluja sekä takaavat työrauhan molemmille osapuolille. Edellisten vuosien pöytäkirjoja ja tilinpäätöstietoja on hyvä lukea ja poimia sieltä mahdollisia riskitekijöitä, jotka vaarantavat talouden näkymät. Tulot, jotka perustuvat arvioon kannattaa pitää realistisina ja muihin kuluihin jättää ennalta-arvaamattomien kustannusten varalle rahaa, sillä niitä todennäköisesti tulee, vaikka kuinka huolellista työtä tekisikin. Huolella hoidettu talous ja realistinen budjetointi takaavat mielenrauhan ja hyvät yöunet niin taloudenhoitajalle kuin teatterin hallituksessa toimiville.
