Γραφείο Δημότη

POLIS

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΟΤΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Διαχείριση Αιτημάτων Καθημερινότητας του Πολίτη

Web Base Application

Functional Design

Συστήματα Λογισμικού & Υπηρεσίες Κύπρου 2 & Σωκράτους. 151 27. Μελίσσια (+30) 210 613 2150. email: info@publico.gr http://www.publico.gr

Workflow Process

Advanced Reports

Multi Device implamentation

Scan for demostration request

POLIS

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΟΤΗ Ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης των Αιτημάτων καθημερινότητας των Δημοτών. Λαμβάνει, ομαδοποιεί και προωθεί το σύνολο των αιτημάτων στις αρμόδιες εσωτερικές υπηρεσίες του Δήμου, ενώ παρακολουθεί την πορεία εξέλιξής τους. Υποστηρίζεται η online αποστολή αιτημάτων των Δημοτών, αλλά και η μηχανογραφημένη εισαγωγή των τηλεφωνικών τους κλήσεων. Ο Δήμος εποπτεύει και αξιολογεί τη λειτουργία των μηχανισμών του, περιορίζοντας τις δαπάνες διαχείρισης και μειώνονται σημαντικά τον χρόνο ανταπόκρισης για την επίλυση των αιτημάτων. Παράλληλα αξιολογεί την παραγωγικότητα των υπηρεσιών του, ενώ λαμβάνει καθαρή και ολοκληρωμένη εικόνα για τις ανάγκες των Δημοτών, που μπορούν να οδηγήσουν σε αναδιοργάνωση των υπηρεσιών του και καλύτερη διαχείριση των πόρων του.

Οφέλη λειτουργίας Συστήματος Παραγωγικότητα Οργάνωση Ταχύτητα Εξοικονόμιση Ενίσχυση Εικόνας

ΔΥΝΑΜΙΚΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ Η αναζήτηση περιεχομένου εμφανίζει το σύνολο των αποτελεσμάτων σε πραγματικό χρόνο, ενώ η επιλογή πολλαπλών κριτηρίων μπορεί να λειτουργεί συνδυαστικά. Με την χρήση συνδυαστικών φίλτρων, ο χρήστης μπορεί να εξειδικεύσει την αναζήτησή του προσδιορίζοντας, εύρος ημερομηνιών, κατάσταση αιτημάτων, κατηγορία, διευθύνσεις του Δήμου κλπ. Εμβαθύνοντας στην αναζήτησή του, ο χρήστης εμφανίζει στον πίνακα αποτελεσμάτων μόνο τις εγγραφές που επιθυμεί.

ΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗ ΣΤΟΝ ΧΑΡΤΗ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΤΙΓΜΑΤΟΣ Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα αναζήτησης της ακριβής διεύθυνσης του συμβάντος σε ψηφιακό χάρτη και της απεικόνισης το σημείου με στίγμα πάνω σε αυτόν. Κατά την διαδικασία αναζήτησης μπορεί να επιλέξει την διεύθυνση μεταξύ πολλαπλών αποτελεσμάτων που εμφανίζονται στην οθόνη του. Μπορεί επίσης να οδηγηθεί στο σημείο ενδιαφέροντος, προσδιορίζοντας μόνο την πόλη/περιοχή και τοποθετώντας το στίγμα στον χάρτη σύροντας (drag and drop) το εικονίδιο του στίγματος στο σημείο.

ΣΥΝΘΕΤΑ ΔΙΑΔΡΑΣΤΙΚΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ Με την χρήση διαδραστικών γραφημάτων, ο χρήστης απεικονίζει άμεσα και γρήγορα κάθε πληροφορία που χρειάζεται για να έχει μία ολοκληρωμένη εικόνα για τα αιτήματα των πολιτών και τη διαχείρισή τους από τον Δήμο. Τα διαδραστικά γραφήματα, αντλούν τα δεδομένα τους σε πραγματικό χρόνο, από την βάση δεδομένων την στιγμή της φόρτωσης τους. Τα παραγόμενα διαγράμματα περιέχουν στοιχεία για τα αιτήματα, την κατάσταση τους, την διαβάθμισή τους και μπορούν να παρουσιάζουν τα αποτελέσματά τους ανά τμήματα, τομείς ευθύνης αιρετών, τοπικές κοινότητες στις οποίες υπάγονται, κλπ.

Εισαγωγή Αιτημάτων πολιτών Το Σύστημα διαχείρισης των Αιτημάτων καθημερινότητας των Δημοτών, δεν απαιτεί οποιαδήποτε εγκατάσταση στον χώρο του Δήμου ή οποιαδήποτε προμήθεια νέου εξοπλισμού. Η πρόσβαση των Δημοτών σε αυτό μπορεί να γίνεται σε 24ωρη βάση από κάθε υπολογιστή με σύνδεση στο διαδίκτυο, ή από κάθε φορητή συσκευή (mobile phone, tablet κλπ) Μέσω του Πληροφοριακού συστήματος, οι Δημότες μπορούν να αποστέλλουν εύκολα και γρήγορα τα αιτήματά τους στον Δήμο, ενώ παράλληλα μπορούν να ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο για την εξέλιξης της διεκπεραίωσης τους.

Εκτός της ηλεκτρονικής υποβολής, το γραφείο Δημότη υποστηρίζει την μηχανογραφημένη εισαγωγή αιτημάτων, από το προσωπικό του δήμου. Μέσω της ειδικά διαμορφωμένης φόρμας των διαχειριστών, μπορούν να καταγράφονται αιτήματα που προέρχονται από τηλεφωνικές κλήσεις των δημοτών αλλά και από την φυσική τους παρουσία στον χώρο του Δήμου. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται σημαντικός περιορισμός των μετακινήσεων των Δημοτών προς τον Δήμο, καθώς διασφαλίζεται η συνεχής και αμφίδρομη επικοινωνία και αλληλεπίδραση, ενώ οι δημότες απολαμβάνουν ποιοτικότερες και υψηλότερου επιπέδου υπηρεσίες.

Διαχείριση Αιτημάτων με ενσωματωμένο Workflow Εργασιών Το σύστημα παρέχει απλή και αυτοματοποιημένη λειτουργία στις υπηρεσίες του Δήμου για την καταγραφή, παρακολούθηση/διεκπεραίωση και απάντηση των αιτημάτων που προέρχονται από τους δημότες. Για την μεθοδική υποστήριξη αυτών των λειτουργιών και την αποφυγή λαθών, γίνεται χρήση μίας ενσωματωμένης ροής εργασιών. Αναλυτικότερα οι λειτουργίες διαχείρισης αιτημάτων περιλαμβάνουν:

= Δρομολόγηση υποδοχής και έλεγχο αιτήματος = Εσωτερική ανάθεση υλοποίησης = Παρακολούθηση εργασιών υλοποίησης/εξυπηρέτησης = Έγγραφη (φυσική αλληλογραφία, email) ή τηλεφωνική = Ενημέρωση δημότη Αρχειοθέτηση αιτήματος

Αξιολόγηση και βελτίωση παρεχόμενων υπηρεσιών Μέσω του πληροφορικού συστήματος, ο Δήμος μπορεί να συγκεντρώνει, να απεικονίζει και να διαχειρίζεται πληροφορίες και δεδομένα που αφορούν στα αιτήματα των πολιτών, διευκολύνοντας και συμβάλλοντας στην αρτιότερη λειτουργία των υπηρεσιών του. Παρέχεται η δυνατότητα εποπτείας και αξιολόγησης των μηχανισμών διεκπεραίωσης αιτημάτων, ενώ μέσα από την απλοποίηση των γραφειοκρατικών μηχανισμών περιορί-

ζονται οι δαπάνες διαχείρισης και μειώνονται σημαντικά οι χρόνοι ανταπόκρισης για την επίλυση των αιτημάτων. Παράλληλα ο Δήμος μπορεί να αξιολογεί την παραγωγικότητα του προσωπικού και των υπηρεσιών του, ενώ λαμβάνει καθαρή και ολοκληρωμένη εικόνα για τις ανάγκες των Δημοτών που μπορούν να οδηγήσουν σε αναδιοργάνωση των υπηρεσιών του και καλύτερη διαχείριση των πόρων του.

POLIS

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Created by

R

(+30) 210 6132 150

info@publico.gr

www.publico.gr

https://www.linkedin.com/company/publico-greece