POLIS
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΔΗΜΟΤΙΚΑ ΣΥΜΒΟΥΛΙΑ
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Διαχείριση Δημοτικών Συμβουλίων & Επιτροπών
Web Base Application
Functional Design
Συστήματα Λογισμικού & Υπηρεσίες Κύπρου 2 & Σωκράτους. 151 27. Μελίσσια (+30) 210 613 2150. email: info@publico.gr http://www.publico.gr
Alarm System
Advanced Security
Multi Device implamentation
Scan for demostration request
POLIS
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΔΗΜΟΤΙΚΑ ΣΥΜΒΟΥΛΙΑ & ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για την καταγραφή, παρακολούθηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και των Δημοτικών επιτροπών. Αυτοματοποιεί την τήρηση των πρακτικών και των αποφάσεων και ομαδοποιεί θεματικά την ύλη, συντηρώντας πλήρες ιστορικό θεμάτων σε ψηφιακή μορφή, για εύκολη επεξεργασία και αναζήτηση. Συντηρεί αρχείο θεμάτων υπό ένταξη και ιεραρχεί με κριτήρια τις προτεραιότητες του Δήμου. Για την αντιμετώπιση δυσλειτουργιών στη μεθοδική παρακολούθηση της πορείας των αποφάσεων, συνδέει την ροή της υλοποίησης των αποφάσεων με χρονοπρογραμματισμένα «βήματα», ενώ ενημερώνει τις αρμόδιες υπηρεσίες για χρονικές αποκλίσεις.
Οφέλη λειτουργίας Συστήματος Παραγωγικότητα Οργάνωση Ταχύτητα Εξοικονόμηση Ενίσχυση Εικόνας
ΔΥΝΑΜΙΚΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ Η αναζήτηση περιεχομένου εμφανίζει το σύνολο των αποτελεσμάτων σε πραγματικό χρόνο, ενώ η επιλογή πολλαπλών κριτηρίων μπορεί να λειτουργεί συνδυαστικά. Με την χρήση συνδυαστικών φίλτρων, ο χρήστης μπορεί να εξειδικεύσει την αναζήτησή του, προσδιορίζοντας εύρος ημερομηνιών, θεματική κατηγορία, τομείς ευθύνης του Δήμου κλπ. Με την χρήση λέξεων κλειδιών, ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει σχετικό περιεχόμενο σε χιλιάδες έγγραφα από το ιστορικό αρχείο.
ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗ ΠΡΟΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (TEMPLATES) Για την επιτάχυνση των διαδικασιών, αλλά και την αποφυγή λαθών και παραλήψεων, το σύστημα υποστηρίζει την αυτοματοποιημένη παραγωγή εγγράφων, σύμφωνα με τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε Δήμου: Προσκλήσεις, αποδεικτικά επίδοσης, τοιχοκόλλησης, δημοσίευσης, διαβιβαστικά αποφάσεων, αποσπάσματα κλπ. Παράλληλα παρέχεται απόλυτη συμβατότητα με όλες τις μορφές αρχείων κειμένου, ενώ υποστηρίζεται κάθε δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής αρχείων του Microsoft Office.
ΔΥΝΑΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ Για την εξυπηρέτηση τακτικών αναγκών, όπως παρουσιολόγια συνεδριάσεων ανά σύμβουλο, αποφάσεις ανά συνεδρία, πορεία υλοποίησης απόφασης κλπ, παρέχονται στατικές αναφορές, οι οποίες μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες κάθε Δήμου. Παράλληλα το σύστημα παρέχει την δυνατότητα παραγωγής δυναμικών αναφορών, που δημιουργούνται και προσαρμόζονται από τους χρήστες. Οι δυναμικές αναφορές αντλούν τα δεδομένα τους σε πραγματικό χρόνο από την βάση δεδομένων, κάνοντας χρήση συνδυαστικών φίλτρων που ορίζει ο χρήστης, για την εξειδίκευση της ζητούμενης πληροφορίας.
Καταγραφή - παρακολούθηση - διαχείριση συνεδριάσεων & Θεμάτων Η εισαγωγή των δεδομένων στο σύστημα γίνεται από τους ορισμένους διαχειριστές του, μέσω ειδικά διαμορφωμένων οθονών, με εύκολο και κατανοητό τρόπο. Για την ταχύτητα στην εισαγωγή δεδομένων παρέχονται τυποποιημένα σχέδια εισαγωγής (default entry schemes & default values), ενώ υποστηρίζεται η επισύναψη αρχείων κάθε τύπου με τα αναλυτικά πρακτικά σε ηλεκτρονική μορφή. Το σύστημα παρέχει ιεραρχικά ελεγχόμενη πρόσβαση στους χρήστες του, οι οποίοι μπορούν να διαχειρίζονται μόνο το περιεχόμενο της αρμοδιότητάς τους. Σύμφωνα με τα δικαιώματα των χρηστών, παρέχεται επίσης ολοκληρωμένη μηχανογραφική υποστήριξη, με προτυποποιημένες φόρμες, αυτοματισμούς κοινοποιήσεων κλπ, ενώ υποστη-
ρίζεται η ομαδοποίηση χρηστών και η απευθείας ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων. Η παρακολούθηση των εγγραφών υποστηρίζεται από το υποσύστημα παραγωγής στατικών ή δυναμικών αναφορών, ενώ δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να εξάγει τις αναφορές του σε ειδικά διαμορφωμένες οθόνες, να τις εκτυπώσει ή να τις εξάγει σε αρχεία Excel, HTML, XML κλπ. Για την πληρέστερη ενημέρωση των δημοτικών συμβούλων σε θέματα που εισάγονται προς ψήφιση , παρέχεται θεματική βιβλιοθήκη με αναλυτικό ιστορικό ανά θέμα και κατηγορία ενδιαφέροντος. Η αναζήτηση των πληροφοριών πραγματοποιείται σε όλο το εύρος των εγγραφών, υποστηρίζοντας την εσωτερική αναζήτηση λέξεων στα επισυναπτόμενα έγγραφα κειμένου.
Ορισμός βημάτων υλοποίησης αποφάσεων Η διαδικασία υλοποίησης κάθε απόφασης, με την παράλληλη εκπλήρωση των προαπαιτούμενων, που σε πολλές περιπτώσεις δημιουργούν γραφειοκρατικές αγκυλώσεις και αργοπορία, αποτελεί ένα από τα πιο σύνθετα προβλήματα που καλείται να αντιμετωπίσει κάθε Δήμος. Για τον έλεγχο της συνολικής διαδικασίας υλοποίησης των αποφάσεων του δημοτικού συμβουλίου, γίνεται χρήση
ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου με τον ορισμό «βημάτων», που προσδιορίζουν το στάδιο εξέλιξης μίας απόφασης, μέχρι την τελική υλοποίησή της. Τα βήματα προσδιορίζονται στην βάση δεδομένων από τους διαχειριστές του συστήματος, έτσι ώστε να επιλέγονται εύκολα από τους χρήστες, αλλά και να λειτουργούν ως φίλτρα αναζήτησης και ταξινόμησης της πληροφορίας.
Παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας υλοποίησης των αποφάσεων Μέσα από μια σειρά εργαλείων αναζήτησης και αναφορών, οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες του συστήματος, μπορούν να ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο για την πορεία υλοποίησης κάθε απόφασης. Τα οριζόμενα βήματα υλοποίησης κάθε απόφασης, μπορούν να τροποποιούνται αλλά και να χρονοπροσδιορίζονται από τον Δήμο, έτσι ώστε να κινητοποιείται η αρμόδια υπηρεσία για την
επιτάχυνση της διαδικασίας. Για την ενημέρωση χρονικών καθυστερήσεων ενός βήματος, το σύστημα παράγει επαναλαμβανόμενα alarms στους αρμόδιους χρήστες, οι οποίοι αναπροσαρμόζουν το χρονικό περιθώριο, αιτιολογώντας την καθυστέρηση αλλά και σημειώνοντας τις δικές τους ενέργειες.
POLIS
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Created by
(+30) 210 61 32 150
info@publico.gr
www.publico.gr
https://www.linkedin.com/company/publico-greece