Page 1

POLIS

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΑΡΧΟΥ

ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Γραφείου Δημάρχου, Τύπου & Δημοσίων Σχέσεων

Client - Server Application

Ιntelligent Μanagement

Συστήματα Λογισμικού & Υπηρεσίες Κύπρου 2 & Σωκράτους. 151 27. Μελίσσια (+30) 210 613 2150. email: info@publico.gr http://www.publico.gr

Alarm System

Advanced Reports

Advanced Security

Scan for demostration request


POLIS

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΑΡΧΟΥ - ΤΥΠΟΥ & ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Διαχειρίζεται και οργανώνει τον κατάλογο Δηµοτολογίου. Ομαδοποιεί πληθυσμιακές ομάδες µε πολλαπλά κριτήρια και συντηρεί ιστορικό αρχείο επαφών. Χρονοπρογραµµατίζει τις καθημερινές εργασίες του Δηµάρχου, διεκπεραιώνει την προσωπική του αλληλογραφία και οργανώνει το ηµερολόγιο συνατήσεών του. Αποστέλλει μαζική αλληλογραφία, email και sms, ενώ οργανώνει και συντονίζει στοχευμένες καμπάνιες επικοινωνίας. Παράλληλα καταγράφει και διαχειρίζεται όλα τα μέσα μαζικής ενημέρωσης και παρέχει ολοκληρωμένη υπηρεσία αποδελτίωσης. Αποστέλλει περιοδικά δελτία τύπου σε κατηγορίες παραληπτών και αρχειοθετεί θεματικά κάθε έντυπο ή ψηφιακό υλικό (κείµενο, εικόνα, video, ήχος).

Οφέλη λειτουργίας Συστήματος Παραγωγικότητα Οργάνωση Ταχύτητα Εξοικονόμηση Ενίσχυση Εικόνας

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΛΗΘΥΣΜΙΑΚΩΝ ΟΜΑΔΩΝ ΜΕ ΚΡΙΤΗΡΙΑ Με την επιλογή πολλαπλών κριτηρίων που μπορούν να λειτουργούν συνδυαστικά, το σύστημα μπορεί να δημιουργεί δυναμικές λίστες πληθυσμιακών ομάδων με κοινά χαρακτηριστικά. Οι ομάδες αυτές αποθηκεύονται στην βάση και μπορούν εύκολα και γρήγορα να ανακαλούνται από τους διαχειριστές του συστήματος κάθε στιγμή. Τα φίλτρα που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των ομάδων μπορούν να προσδιορίζουν χαρακτηριστικά, όπως το όνομα για την αποστολή ευχών, την ηλικία, το φύλο, το επάγγελμα, την συμμετοχή στα όργανα του Δήμου, κλπ.

ΜΑΖΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ EMAILS & SMS Για την εύκολη και έγκαιρη ενημέρωση των δημοτών ή των συνεργατών του Δημάρχου, δίνεται η δυνατότητα μαζικής αποστολής emails και sms. Οι λίστες αποδεκτών δημιουργούνται δυναμικά από τους χρήστες του συστήματος, επιλέγοντας συνδυαστικά φίλτρα ή επιλέγονται από τις αποθηκευμένες λίστες πληθυσμιακών ομάδων, σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε επικοινωνίας. Για τον έλεγχο και την παρακολούθηση των αποστολών, το σύστημα υποστηρίζει σύστημα επαναληπτικών αποστολών, ενώ παράγει αναλυτικές αναφορές βεβαιωμένων ληπτών.

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΣΤΑΤΙΚΩΝ & ΔΥΝΑΜΙΚΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ Για την εξυπηρέτηση τακτικών αναγκών, όπως ημερήσιο πρόγραμμα Δημάρχου, εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις, λίστες ΜΜΕ, καταλόγους συνεργατών ανά τομέα δραστηριότητας κλπ, παρέχονται στατικές αναφορές, οι οποίες μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες κάθε γραφείου. Παράλληλα για την εξειδίκευση της ζητούμενης πληροφορίας, το σύστημα παρέχει την δυνατότητα παραγωγής δυναμικών αναφορών που δημιουργούνται και προσαρμόζονται από τους χρήστες, ενώ παρέχεται η δυνατότητα εξαγωγής των πληροφοριών σε αρχεία πολλαπλών format (microsoft xls,, HTML, CSV, XML PDF, κλπ).


Σύστημα διαχείρισης επαφών και ημερήσιου προγράμματος Δημάρχου Για την διευκόλυνση των εγγραφών και την αποφυγή λαθών, η εφαρμογή διαχείρισης του γραφείου Δημάρχου ενσωματώνει στην βάση δεδομένων το σύνολο των εγγραφών δημοτολογίου. Οι εγγραφές αυτές ενεργοποιούνται κατ’ επιλογή των διαχειριστών, με πλήρη δυνατότητα διαχείρισης και επικαιροποίησης. Παράλληλα δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής νέων εγγραφών, αλλά και προσδιορισμού σχέσεων μεταξύ των μελών καταλόγου. Το πλέγμα σχέσεων μπορεί να ιεραρχείται και να δομείται σε πολλά επίπεδα.

Για την εισαγωγή και την διαχείριση φορέων και επιχειρήσεων παρέχονται ειδικά διαμορφωμένες φόρμες, που εκτός των πληροφοριακών στοιχείων, συνδέουν τους φορείς με τις συσχετισμένες επαφές καταλόγου. Για την ημερήσια παρακολούθηση του προγράμματος του Δημάρχου, παρέχεται ένα οργανωμένο περιβάλλον εργασίας με ημερολόγιο συναντήσεων, ημερήσιων συμβάντων, εκδηλώσεων και προσωπικών σημειώσεων. Παρέχεται επίσης δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού επαναλαμβανόμενων ενεργειών και μηχανισμός υπενθυμίσεων.

Για τον προσδιορισμό πεδίων με κοινά χαρακτηριστικά γίνεται χρήση προτυποποιημένων φορμών εισαγωγής, που ενημερώνονται από δυναμικούς πίνακες δεδομένων. Τα στοιχεία αυτά βοηθούν στην ομαδοποίηση της πληροφορίας και την εύκολη δημιουργία λιστών. Με την επιλογή σύνθετων κριτηρίων, μπορούν να δημιουργηθούν ομάδες με κοινά χαρακτηριστικά ή άλλες ομάδες ειδικού ενδιαφέροντος που βοηθούν το γραφείο Δημάρχου στην στοχευμένη επικοινωνία.

Για την διαχείριση των αιτημάτων των Δημοτών, διατίθεται ένα ολοκληρωμένο σύστημα καταγραφής και παρακολούθησής τους, ενσωματώνοντας κάθε ενέργεια από την εισαγωγή μέχρι την τελική έκβασή τους και την ενημέρωση του πολίτη. Το σύνολο των ενεργειών συνδέεται με τις επαφές στην βάση δεδομένων, δημιουργώντας ένα πλήρες ιστορικό κινήσεων για κάθε επαφή ξεχωριστά.

Οργάνωση και διαχείριση Γραφείου Τύπου

Το σύστημα παρέχει ολοκληρωμένη διαχείριση έντυπων και ψηφιακών Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης, με ενσωματωμένη υπηρεσία αποδελτίωσης και δημιουργία ιστορικού αρχείου. Η αποδελτίωση περιλαμβάνει έντυπο και ψηφιακό υλικό (κείμενο, εικόνα, video & ήχο) που αρχειοθετείται θεματικά για εύκολη και γρήγορη αναζήτηση. Η εισαγωγή του υλικού αποδελτίωσης στο σύστημα γίνεται από τους ορισμένους διαχειριστές του, μέσω ειδικά διαμορφωμένων οθονών, με εύκολο και κατανοητό τρόπο. Για την ταχύτητα στην εισαγωγή δεδομένων παρέχονται τυποποιημένα σχέδια εισαγωγής (default entry schemes & default values), ενώ υποστηρίζεται η επισύναψη αρχείων πολλαπλού format όπως jpg, gif, doc, xls, avi, mpg, mp3 κλπ.

Παράλληλα παρέχεται ολοκληρωμένη διαχείριση των δελτίων τύπου του Δήμου, τα οποία αποστέλλονται αυτόματα μέσω email και fax σε επιλεγμένες ομάδες παραληπτών. Η παρακολούθηση του μηχανισμού αποστολής υποστηρίζεται από ένα σύστημα αναφορών, ενώ δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να εξάγει τις αναφορές του σε ειδικά διαμορφωμένες οθόνες και αρχεία. Το σύστημα παρέχει ιεραρχικά ελεγχόμενη πρόσβαση στους χρήστες του, οι οποίοι μπορούν να διαχειρίζονται μόνο το περιεχόμενο της αρμοδιότητάς τους. Σύμφωνα με τα δικαιώματα των χρηστών, παρέχεται επίσης ολοκληρωμένη μηχανογραφική υποστήριξη, με προτυποποιημένες φόρμες, αυτοματισμούς κοινοποιήσεων κλπ, ενώ υποστηρίζεται η ομαδοποίηση χρηστών και η απευθείας ηλεκτρονική αποστολή υλικού επικοινωνίας.


POLIS

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Created by

(+30) 210 61 32 150

info@publico.gr

www.publico.gr

https://www.linkedin.com/company/publico-greece

Γραφείο Δημάρχου  

Διαχειρίζεται και οργανώνει τον κατάλογο Δηµοτολογίου. Ομαδοποιεί πληθυσμιακές ομάδες µε πολλαπλά κριτήρια και συντηρεί ιστορικό αρχείο επα...