PROFESSIONE EVENT MANAGER

L’eterna mission (im)possible

L’organizzazione di un evento può essere una missione impossibile, che prende vita da un’idea fino a trasformarsi in realtà. Ne parla Luca Corsi, event manager della divisione Folletto di Vorwerk Italia

di Anna Fraschini A ma i film adrenalinici, coinvolgenti e sorprendenti. E per parlare a ruota libera del settore eventi di ieri, di oggi e di domani, Luca Corsi cita un classico dei film d’azione: Mission Impossible. «È ricco di colpi di scena inaspettati, esattamente come dovrebbe essere un evento visto con gli occhi del pubblico. Spesso l’organizzazione che abbiamo in testa è una missione impossibile, che alla fine un a bile event manager trova il modo di rendere realtà».

Ma è sempre stato così? Oppure è grazie ai social media che il settore ha vissuto in questo ultimo decennio una trasformazione veramente radicale?

«Dal 2008 in poi abbiamo assistito anche in Italia alla diffusione di massa dei social network e delle riprese in diretta: questo ha cambiato gli eventi imponendo un format che resiste ancora. Facebook, Twitter e il web streaming sono diventati in breve tem po, con un’accelerazione t ra il 2012 e il 2015, i vettori principali di un modo nuovo di creare engagement anche attraverso gli eventi. Grazie a un second screen che permette non soltanto di assistere in tempo reale a kermesse lontane migliaia di chilometri, ma di parteciparvi commentando, inviando contributi, rilanciando il momento all’attenzione della propria community ed esplodendone espon enzialmente la risonanza. Si è trattato di un toccasana per chi interpreta la communication by event come uno s trumento al servizio delle persone:

Gli eventi secondo Vorwerk Italia

La divisione Folletto di Vorwerk organizza eventi di diverso tipo e dimensioni, dai meeting, alle convention, fino agli incentive trip. La platea varia da 30 a 5.000 persone.

gli eventi di quegli anni, infatti, pur ampiamente “virtuali”, hanno avuto il pregio di rimettere l’uomo al centro della live communication. Umanizzare i contenuti è diventato “il must”, in una commistione di target (interni ed esterni) e di obiettivi (brand awareness, promotions, engagement, recruiting) che ha fatto saltare, una volta e per tutte, la dis tinzione tra Atl e Btl (above the line e below the line, ndr)».

Che ruolo giocano oggi i media o network sociali?

«Il ruolo che hanno sempre giocato tutte le innovazioni nel mondo degli eventi: trasferire il concetto dello stare al passo, dell’essere precorritori, dell’essere sempre all’avanguardia. Ma “cum grano salis”. Scaricare tutto l’arsenale della comunicazione dentro uno strumento è una se mplificazione sbagliata: è l’evento in sé che deve essere prec orritore e attuale, ergendosi a simbolo della contemporaneità e della tensione verso il futuro. Poi, da un punto di vista più pragmatico, il second screen permette anche una maggiore divulgazione e una partecipazione in remoto che raggiunge una platea molto più vasta. Ma si tratta di un “accessorio” hi-tech, che non può – e non deve – dive nt are centrale. Altrimenti parliamo di webinar e non di evento».

Quali sono gli ingredienti vincenti per “fare squadra” tra i partecipanti?

«Coinvolgimento, condivisione degli obiettivi e messaggi aziendali chiari, coerentemente rilanciati dall’evento. Ma su tutto occorre quel quid distintivo che è l’unicità dell’esperienza. Ogni fibra dell’evento deve essere trasferita sul piano emozionale ed esperi enziale, così da far vivere a tutti i partecipanti il senso di appartenenza all’azienda, al concetto, al percorso, alla strategia... insomma, a qualunque messaggio sottenda l’evento stesso, aff inché l’esperienza venga interiorizzata dai destinatari».

Qual è il profilo ideale di un event manager?

«L’event manager è il centro strategico e organizzativo, con ampi poteri decisionali, dei processi di “ communication by events” verso l’intern o e l’esterno e coordina la pianificazione in tutte le sue fasi. Inoltre, oltre a essere responsabile dei lati tecnici, creativi e audio-visuali, deve avere competenze che spaziano dalla logistica alla comunicazione, dal design al copywriting, fino al marketing vero e proprio».

Come si sta evolvendo il settore?

«Il futuro è nel ventre di Giove, soprattutto oggi che è difficile immaginare quali restrizioni verranno i mposte all’event industry dalle istituzioni o in ogni caso adottate spontaneamente dalle aziende per tutelare la sicurezza e la salute di

Molteplici competenze

Oltre a essere responsabile dei lati tecnici, creativi e audio-visuali, l’event manager deve avere competenze che spaziano dalla logistica alla comunicazione, dal design al copywriting, fino al marketing vero e proprio.

Covid-19, grave impatto sul Mice

Secondo Federcongressi &Eventi, la perdita economica per le imprese del settore dei congressi ed eventi nel primo mese di lockdown è stata pari a oltre un miliardo e mezzo di euro.

partecipanti. Ma prevedo che tornerà presto a essere roseo. Lo stile di vita imperante, che ci vede più connessi e sempre più isolati – vieppiù adesso dal Covid-19 – accresce con urgenza il bisogno naturale degli esseri umani di momenti di socializzazione e di networking vis-àvis, che solo gli eventi possono assicurarci. Con le dovute cautele, che c erto non mancheranno, ma che altrettanto di sicuro sapremo rendere compatibili con i nuovi format degli incontri aggregativi».

Quale impatto sta avendo l’emergenza sanitaria sul settore?

«L’impatto l’ha già avuto: il blocco per tutto l’anno in corso fa del nostro comparto economico quello più danneggiato in assoluto da questa crisi. Adesso, quindi, serve esperire immediatamente tutti i tentativi di ri presa possibili e immaginabili, perché non potendo le aziende prescindere dagli eventi live è chiaro c he una via per la ripresa va identificata e percorsa. Immagino una diffusione degli eventi ibridi, con platea ridimensionata nello spazio fisico della kermesse e collegamenti virtuali in remoto, verso una normalizzazione che auspico già nel corso del 2021, per poi tornare a situazioni più tradizionali». Veniamo alla divisione Folletto di

Vorwerk. Che ruolo giocano gli eventi nelle strategie business dell’azienda?

«Un ruolo primario: siamo un’azienda di vendita diretta a domicilio con oltre 4.000 vend itori s ul campo: motivazione, coinvolgimento, senso di appartenenza, condivisione di obiettivi e strategie e riconoscimento del grande lavoro svolto sono il cuore della comunicazione verso la forza vendita. Nessuno strumento può assolvere questo compito così sfaccettato e strategico meglio di un evento altamente targettizzato e personalizzato. La tipologia varia dal meeting alla convention all ’incentive trip. La platea c oinvolta va da 30 a 5.000 persone, con la formula del roadshow che raggiunge tutta la forza vendita. E

«SIAMO UN’AZIENDA DI VENDITA DIRETTA A DOMICILIO CON OLTRE 4.000 VENDITORI SUL CAMPO: MOTIVAZIONE, COINVOLGIMENTO, SENSO DI APPARTENENZA SONO IL CUORE DELLA COMUNICAZIONE VERSO LA FORZA VENDITA».

complessivamente organizziamo da 5 a 10 eventi l’anno di vario tipo e dimensioni».

Com’è composto il suo team?

«Da figure interne all’azienda preposte alla supervisione generale e da consulenti esterni con alta specializzazione in ciascun campo di competenza, così da toccare base su tutti i segmenti operativi, dalla logistica al public speaking, al copywriting».

C ome viene scelta la location?

«La location viene selezionata sulla base delle specifiche esigenze, ovvero le best practices classiche (numero di partecipanti, pernottamenti, tipologia di palco e scenografia, fruizione logistica, posizione geografica, servizi, appeal collaterali della struttura, contesto). Ovviame nte parliamo sempre di strutture di alto livello 5 stelle/5 stelle lusso».

Qual è l’attenzione che viene pos ta alla tematica del basso impatto ambientale?

«I nostri eventi sono caratterizzati da una impronta ambientale contenuta e possono diventare un’occasione di responsabilità e di azione in tal senso. Ogni incontro, infatti, può essere progettato e gestito minimizzando l’impatto, diventando occas ione di coinvolgimento degli stakeholder nelle attenzioni e negli impegni socio-ambientali dell ’evento stesso».

Che suggerimenti darebbe a chi aspira a diventare event manager?

«Suggerirei di affrontare questa professione senza sottovalutarla. È un lavoro a 360 gradi, non è un gioco e non è nemmeno un’occasione per viaggiare o per godersi la vita. Si tratta di un impegno che necessita di molta competenza e che va affrontato con estrema umiltà, con volontà di apprendimento e aggiornamento continuo, con capacità di ascolto e con grande sangue freddo. Specie di fronte agli imprevisti dell’ultimo minuto, che sovente sono la regola. Insomma, serve una lunghissima gavetta, che praticamente non finisce mai: event manager non si nasce, ma si diventa». l