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Virtuali e ibridi Virtuali e ibridi il nuovo presente degli eventi il nuovo presente degli eventi

Gli sponsor non disdegnano e le location si stanno attrezzando per ospitarli: è l’alba di una live communication che fa proprio il linguaggio e le tecniche televisive per emozionare e coinvolgere i partecipanti. Le travel management company con una business unit Mice mettono in pratica

d i Simona Parini V irtuali e ibridi. Se non è il futuro è sicuramente il presente degli eventi. O per lo meno, la maggior parte di essi. Le misure sanitarie per contrastare la diffusione del Covid-19 stanno cambiando il modo di organizzare congressi, meeting e corsi di formazione. A prendere sempre più piede saranno gli eventi ibridi, che uniscono l’organizzazione classica con il virtuale e mixano contenuti live e video: si svolgono in una location fisica con audience in presenza, coinvolgendo però anche partecipanti collegati da remoto. Il tutto con un ampio utilizzo di piattaforme ad hoc, tecnologia e applicazioni. Secondo la surveyrealizzata dalla società inglese Etc.Venues, il 73% dei planner sceglierà eventi ibridi nei prossimi mesi. Sarà un cambiamento radicale? Difficile dirlo non avendo sfere di cristallo. Quel che è certo è che nell’im medi ato, e succssivamente, prenderanno piede. Intendiamoci: nessuna tecnologia, nemmeno quella più raffinata e futuristica, potrà mai sostituire il networking e il coinvolgimento degli incontri in presenza. Ma continuare a immaginare di rimanere gli stessi event planner del pre-Covid significa non cogliere i vantaggi dei nuovi format.

Che cosa vogliono gli sponsor Per prima cosa sfatiamo il pregiudizio che gli sponsor vogliano solo

*Credit foto by Teemu Paananen on Unsplash

eventi in presenza. Secondo Sponsorizzare gli eventi in tempi di crisi Covid, una ricerca realizzata da Aim Group International, la maggior parte degli investitori – il 78% – è interessato a sponsorizzare appuntamenti completamente virtuali e il 72% è favorevole a soluzioni ibride. In base al sondaggio, gli sponsor vogliono un evento virtuale interattivo, fless ibile, 3 D e in realtà aumentata (diverso dalle usuali videochiamate o webinar). E in grado di mettere a disposizione i dati tracciati. A congresso terminato, il 99,5% ritiene utile che i contenuti siano disponibili su richiesta per garantire maggiore flessibilità ai partecipanti e maggiore visibilità agli sponsor. Il 72% vorrebbe realizzare

Quello che volevate sapere sugli eventi virtuali

Difficile trovare benchmark: il più recente e completo è quello svolto dalla piattaforma Bizzabo. La survey ha analizzato i dati di oltre 210 eventi virtuali e 799 sessioni, svolti tra marzo e giugno, cioè in piena emergenza Covid-19. Questi i principali risultati:

• Gratuità

Uno dei principali vantaggi degli eventi virtuali è la capacità di espandere la copertura d el pubblico. La maggior parte (80%) delle registrazioni di eventi virtuali nel 2020 si è svolta in forma gratuita, elemento che ha rimosso le barriere per i registranti che, altrimenti, non avrebbero partecipato a un evento virtuale.

• 254 dollari

La quota media di partecipazione a un evento virtuale a giugno è stata di 254 dollari. A maggio di 368 e ad aprile di 511. La diminuzione potrebbe a prima v ista stupire ma, molto probabilmente, è dovuta alla volontà dei promotori di ampliare il numero dei partecipanti.

• La soglia di attenzione

Nel caso di sessioni virtuali della durata di 20 minuti o più, il partecipante medio rimane sintonizzato per la maggior parte della durata della sessione, il 68%. Il numero medio di sessioni per evento virtuale è 12.

• Interattività

Più della metà delle sessioni v irtuali (58%) si svolge in un ambiente interattivo che consente ai partecipanti di “salire sul palco” e intervenire e ha circa 300 partecipanti. Sessioni con il format keynote e con un numero maggiore di partecipanti coprono solo il 14% del totale.

• Un giorno

Degli oltre 210 eventi virtuali analizzati, la maggior parte, 62%, ha la durata di un giorno. Considerando che l’evento virtuale medio prevede 12 s essioni, sembra dunque che molti organizzatori stiano investendo in appuntamenti di un giorno con sessioni multiple o simultanee. Al secondo posto, con una percentuale del 10,5%, si piazzano gli “incontri” di tre giorni.

un progetto di formazione a distanza collegato all’evento di gitale. Per quanto riguarda la disposizione a investire in eventi virtuali, il 56% vorrebbe impegnare budget ridotti r ispetto a quelli tradizionali, il 34% allo stesso modo e il 10% è disposto ad aumentarli se è garantita una maggiore visibilità.

New look per le location

Cambiano gli eventi e le location si attrezzano diventando hub tecnologici. Superstudio Più di Milano, per esempio, ha lanciato GoLive, nuov o progetto per eventi live, in s treaming e ibridi. Pensata per creare un’esperienza interattiva in collaborazione con Audio lux e wave&co, la formula combina l’evento classico con quello virtuale. Il risultato è che tutto il pubblico, da remoto e in loco, fruisce della stessa esperienza e dei medesimi contenuti. Il tutto si svolge in una location fisica, la sala Central point della location meneghi na in via T ortona, grazie all’utilizzo di tecnologia web, social network e piattaforme di trasmissione. La sala più

Ai planner piacciono

Secondo la survey realizzata dalla società inglese Etc.Venues, il 73% dei planner sceglierà eventi ibridi nei prossimi mesi.

Isabella Vallini, chief operating officer di Gattinoni&Co.

Interattività

Chiamato a spiegare con quali modalità organizzeranno i loro eventi virtuali, il 62% degli intervistati da Pcma ha dichiarato di voler far parlare i relatori in diretta streaming e il 69% di voler organizzare dei webinar. Inoltre, il 62% proporrà un programma in versione abbreviata, il 25% ingaggerà un presentatore e il 75% prevederà anche Q&A tramite chat e altri strumenti interattivi.

Il Web Marketing Festival al Palacongressi di Rimini

grande di Superstudio Più (2.600 metri quadrati) è stata allestita con un palco di 24 metri per 3, un grande schermo led e una postazione di regia. Le sedute, distanziate di un metro, permettono la presenza di 300 persone. Anche il Palacongressi di Rimini si è subito dimostrato reattivo alle nuove esigenze degli event planner. Con il progetto The Live to ooo h! sviluppato in partnership con Sound D-light, la d ivisione event & conference di Ieg

ha lanciato un format scalabile e adattabile che porta all’interno del mondo degli eventi uno studio televisivo. Lo spazio del Palacongressi ha trasformato il concetto di “sala plenaria” in quello di “studio principale”, dal quale partono collegamenti via streaming e via satellite nonché “messe in onda” in contemporanea da altre sale. Proprio da questo rinnovato Palacongressi, da 4 al 6 giugno si è s volto in forma ibrida il Web Marketing Festival. O gni giorno, dal main stage allestito nella sala del Tempio partivano i collegamenti in diretta per seguire gli interventi degli ospiti in studio. La parte formativa dell’evento si è svolta completamente online con collegamenti in streaming trasmessi da una decina di sale, dove si sono alternati circa 200 moderatori.

Le divisioni Mice delle Tmc

Le Tmc con una di visione dedicata al Mice non si sono fatte cogliere

impreparate. La business unit del Gruppo Gattinoni guidata da Isabella Vallini ha creato più di un concept. Mescolando con sapienza contenuto e forma, si riesce a tenere alto l’engagement tra giusti toni e ritmi. Spiega la direttrice: «Il brivido di quando in sala si spengono le luci non è replicabile, tuttavia abbiamo imparato che gli eventi ibridi possono g enerare u n forte ingaggio. Gli assi portanti sono un sapiente flusso narrativo, fatto di storytelling professionale, e una tecnologia capace di emozionare». Il gruppo Frigerio è andato in diretta streaming con “Emotional & Virtual” presentando i prodotti di Nexi per il business travel a 200 aziende. Tra protagonisti sul set, collegamenti esterni e palcoscenici virtuali, con una buona regia e strumenti pro fess ionali, il risultato finale è quello di una trasmissione televisiva. «In tanti si stanno focalizzando sulla tecnologia ma la sfida ulteriore è l’ingaggio con il pubblico, secondo noi è la parte che si vince con il fattore umanità», spiega Paola Frigerio, direttrice leisure & network del gruppo brianzolo. «Vogliamo trasmettere proprio questo messaggio, consci del fatto che l’incontro fisico del s aluto e del contatto rimane insostituibile, ma in questo momento è la formula che ci viene incontro», sottolinea Simone Frigerio, direttore commerciale. Per i 500 private banker di Monte dei Paschi di Sie

na, l’evento annuale della divisione di wealth management si è tenuto per la prima volta in modalità live. Ben quindici ore di diretta in 3 giorni, realizzati da Uevents – del Gruppo Uvet – per la reg ia tecnica e da The Story Group che si è occupata di strategia, naming, identità visiva, palinsesto, contenuti, videostrategy, ospiti e conduttori. Un dettaglio: la piattaforma di iscrizione aveva la possibilità di scegliere tra sette percorsi personalizzati per i partecipanti, che erano in tutta Italia. Perciò le troupe video erano distribuite sul territorio e in collegamento in diretta da Oxford c’era il professor Luciano Floridi, filosofo e docente di etica dell’informazione. Il suo ultimo libro auspica che in una società matura dell’informa

Il primo congresso scientifico virtuale

È stato il primo congresso di una società scientifica italiana completamente digitale. Parliamo dell’appuntamento annuale organizzato dall’Accademia italiana di odontoiatria protesicaAiop. Svoltosi dal 30 aprile al 2 maggio, in piena emergenza Covid-19, è stato realizzato da Aim Group International con il supporto tecnico di Tecnoconference-TC Group. Inizialmente pre visto a l Palacongressi di Riccione, si è invece svolto in una sede virtuale con un layout realistico e immersivo che ha riprodotto una sorta di studio televisivo con diversi set grafici a seconda delle varie tipologie di sessione. I relatori hanno compiuto le presentazioni arricchite di slide e filmati e risposto in diretta alle domande. Per quanto riguarda i delegati, tutto l’evento è stato fruibile da remot o c ollegandosi alla piattaforma dedicata. E gli espositori? Per loro un’articolata area dove seguire percorsi tematici live e on demand, consultare documenti e presentazioni aziendali, ma anche svolgere incontri one-to-one e one-to-many. I numeri del congresso? I partecipanti sono stati 1.850, ben il 130% in più rispetto all’edizione precedente. Al 97% è piaciuto il nuovo format e il 94,5% si è detto pronto a p artecipare nuovamente a un congresso virtuale.

zione, l’umanità debba procedere verso piani etici e unire politiche verdi (green, circolari, sharing) e politiche blu (digital) per favorire un modo di vivere insieme incentrato sulla qualità delle relazioni e dei processi, invece del consumo. l

Simone Frigerio, Paola Frigerio e Sonia Bazzoni sul set di “Emotional & Virtual”, evento organizzato per Nexi. Sopra, un momento del congresso virtuale dell’Aiop