Arvosta aikaasi ja toimi tehokkaasti

TEKSTI Pauliina Vallin

Joku viisas on joskus sanonut, että aika on maailman tasapuolisin valuutta: meillä on jokaisella sitä tasan 24 tuntia vuorokaudessa. Mihin sinun valuuttasi kuluu? Päätätkö itse vai onko sinulla tunne, että joku muu määrittelee, miten sen kulutat?

Joskus tekemistä tuntuu olevan niin paljon, että hetkellisesti tulee tunne, miten tästä selviää ja saa kaiken tehdyksi. Priorisoinnin taito on silloin avainasemassa. Listaamalla kaikki tehtävät työt, ne pienetkin, teet työt näkyväksi itsellesi ja saat purettua ne mielestäsi kaihertamasta. Sen jälkeen täytyy arvioida kiireellisyys- ja tärkeysjärjestys ja aloittaa tärkeimmistä ja kiireellisimmistä. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta ei aina olekaan niin helppoa.

Voi olla paikallaan käydä lista läpi jonkun kanssa ja selventää ajatuksia sitä kautta. Mikä työ pitäisi nyt saada tehdyksi ihan ensimmäiseksi? Voisiko joitakin listan asioita niputtaa, tehdä osittain päällekkäin? Joskus jonkun työn tekeminen edistää samalla toista työtä ja saat enemmän aikaiseksi samassa ajassa. Muista kuitenkin, että keskity täysillä yhteen asiaan kerrallaan, aivot eivät pysty tehokkaasti tekemään montaa asiaa samaan aikaan.

Keskeytykset nakertavat työtehoa. Jos jatkuvasti hypit asiasta toiseen, aivosi ylikuormittuvat ja asiat eivät etene. Mitä näille keskeytyksille voisi tehdä? Toki työelämässä emme voi niiltä täysin välttyä, mutta voimme yrittää vähentää niitä. Jos työssäsi on mahdollista tehdä välillä etätyötä, se yleensä vähentää

Pauliina Vallin, Kirjoittaja on FM, työyhteisö- ja esimiesvalmentaja, työnohjaaja STOry ja Certified Business Coach, Luotain Consulting Oy. keskeytyksiä, kun et ole muiden nähtävillä.

Samoin jos työpaikallasi on mahdollista varata neuvotteluhuone, sinne vetäytyminen voi antaa toivotun keskeytyksettömän hetken keskittyä käsillä olevaan asiaan. Lisäksi voi sanoa työkavereille, että et vastaa puheluihin tai sähköposteihin seuraavaan kahteen tuntiin, vaan keskityt tekemääsi asiaan ja pyytää heitä kunnioittamaan tätä aikaa. Sen jälkeen luet taas postit ja hoidat puhelut. Kunnioita myös itse muiden aikaa, kysy aina lupa keskeytykselle.

Aina syy keskeytyksiin ei ole muissa ihmisissä ympärilläsi, vaan keskeytät itse itsesi. Vilkuilet sähköpostia, puhelinta tai käyt kahvihuoneessa vähän väliä. Tauot ovat sallittuja ja erittäin tarpeellisia, mutta niitäkin voi yrittää aikatauluttaa. Sovi itsesi kanssa, että nyt keskityt esimerkiksi 25 minuuttia tähän tehtävään, sitten pidät tauon ja jatkat taas saman 25 minuuttia. Kokeilemalla löydät itsellesi parhaan rytmin.

Käytä hyväksesi omaa sisäistä prime time -aikaasi. Tiedätkö, koska olet tehokkaimmillasi; aamulla, iltapäivällä vai kenties illasta? Onko sinun mahdollista ajoittaa työsi ja varsinkin ne haastavimmat ja eniten keskittymistä vaativat tehtävät tuohon aikaan? Jos olet aamuihminen, voi olla tehokasta mennä työpaikalle aikaisemmin tai aloittaa työt jo kotona ennen työpaikalle saapumista. Tai jos olet iltaihminen, voisit aloittaa työt myöhemmin aamulla ja jatkaa illemmalla. Jokaisessa työpaikassa tämä ei toki ole mahdollista. Silloin työt on tehtävä niissä raameissa kuin on määritelty ja yrittää sen sisällä löytää itselle paras rytmi.

Keinoja on monia hallita omaa aikaansa. Listaaminen, priorisointi ja keskeytysten hallinta ovat esimerkkejä näistä, mutta muitakin on. Toki on tilanteita, joissa on toimittava muualta tulleiden aikataulujen ja sääntöjen mukaan, mutta tärkeää olisi hallinnan tunne. Minä itse olen tässä ohjaksissa, enkä vain kellu tai säntäile muiden ohjattavana. Kokeilemalla ja ottamalla oppia muilta voit löytää itsellesi toimivimmat tavat. Aika on arvokas valuutta, kuluta sitä viisaasti.

Asiakkaamme Milla Huutoniemi, kuvauspäällikkö, Kuvaverkko ja Fotoprofiili:

-Haasteena omassa työssäni ovat muun muassa jatkuvat keskeytykset, palaverien venyminen, sähköpostien ja puheluiden tulva sekä se, että kun aloittaa jonkun tehtävän, tuleekin joku kiireellisempi tehtävä, joka ajaa käsillä olevan tehtävän yli. Olen opetellut erilaisia keinoja, joilla jäsennän päivääni. Esimerkiksi olen ottanut tavaksi pitää päivän työlistaa avoinna. Kun tulee keskeytys, niin listaan jää ylimmäiseksi se asia, mikä jää kesken. Näin on helpompi seurata, että kaikki tulee tehtyä. Lisäksi rauhoitan työpäivästäni muutaman tunnin, niin etten ole muiden käytettävissä enkä lue sähköpostia jatkuvasti, vaan keskitetysti. Näin en pääse hyppimään asiasta toiseen, Milla Huutoniemi kuvailee. -Ollessani Luotaimen valmennuksessa, valmentaja tehosti työntekoani tuomalla esiin vahvuuksiani ja löytämään niiden avulla lisää voimavaroja ajankäytön hallintaan. Valmentaja korosti myös oman hyvinvointini tärkeyttä pohtiessamme ajanhallinnan haasteita työn ja vapaa-ajan välillä. Lisäksi hänen esittämänsä hyvät kysymykset saivat minut ajattelemaan työskentelytapojani ja omaa työtäni eri näkökulmista sekä pohtimaan, mitä voisin muuttaa tai parantaa, Huutoniemi tiivistää.