Etänä on melkein kuin läsnä

mieluisa kokemus. Olimme aiemmin tavanneet työnohjaajani kanssa kasvotusten. Sain työnohjaajani kanssa käsiteltyä työrooliini liittyviä kysymyksiä, kokemuksia ja tunteiden jäsentämistä luottamuksellisesti Teamsin kautta. Koin, että työnohjaajani kuunteli minua ja tuntui siltä kuin olisimme olleet samassa tilassa, vaikka olimme yhteydessä videon välityksellä. Vuorovaikutuksemme toimi etänä yhtä hyvin kuin kasvotusten, sanoo Tanja-Lotta Jokiaho, Palveluvastaava, Suuhygienisti Kuusiolinnan Terveys Oy:stä.

Teams sopii erittäin hyvin yksilötyönohjaukseen, olemmehan siinäkin kasvokkain ja näemme toistemme reaktiot aivan kuten kasvokkain tapahtuvassa ohjauksessa. Näissä ohjauksissa on hyvä muistaa, että vuorovaikutuksesta valtaosa tapahtuu kehonkielen kautta, joten on tärkeää olla kamerayhteydessä. -Etätyönohjaus toimi kohdallani hyvin. Tutun työnohjaajan, jonka kanssa yhteistyö sujuu, pystyi myös etäyhteyden kautta käsittelemään itselle tärkeitä asioita luottamuksellisessa hengessä. Rauhallinen tila ja toimivat yhteydet mahdollistivat onneksi myös poikkeuksellisena aikana työnohjauksen järjestymisen, kuvailee etäohjausta depressiohoitaja Henna Ala-Knuuttila Kuusiolinnan Terveys Oy:stä.

Ryhmätyönohjauksissa omiin ryhmiini osallistui 4-6 henkilöä, jolloin kaikki näkyivät ruudulla, vaikka olivatkin samassa tilassa ja yhdellä koneella. Toki olisi ollut parempi ratkaisu, että heillä olisi ollut useampi kone käytössä, mutta tämä ei nopealla aikataululla onnistunut. Konferenssimikki takasi äänenlaadun tämän kokoisessa ryhmässä. Oman kokemukseni mukaan pidän yli 4 henkilön ryhmät mieluiten kasvokkain, jolloin parhaiten havainnoin heidän keskinäisen kommunikaationsa istunnon aikana. Ajattelen myös, että ryhmäläisten on tärkeää olla samassa tilassa, vaikka koneita olisi useampiakin. Silloin nekin, jotka helposti vetäytyvät ryhmäohjauksen aikana, ovat joustavammin ohjattavissa mukaan keskusteluun.

Joka tapauksessa olemme pitkään tässä tilanteessa ja tarvitsemme kehittämistä. Me Luotaimen työnohjaajat kuulemme herkällä korvalla esimiehiä ja työryhmäläisiä heidän kokemuksistaan ja yhdessä kehitymme parhaiten.

Markus Pusa, Kirjoittaja on IT-asiantuntija ja etätyövälineiden käytön kouluttaja, Luotain Consulting Oy.

Etävalmennus sujuu hienosti ja palautteet niistä ovat olleet hyviä. Luotaimen valmentajat koulutettiin etätyövälineiden käyttöön jo talvella 2019-20 eli siirtyminen lähivalmennuksista kokonaan etävalmennuksiin sujui poikkeuksellisena aikana.

Valmentajat käyttävät etävälineinä pääosin Teamsia ja Zoomia. Suurimmissa Teamsilla pidetyissä valmennuksissa on ollut yli 200 osallistujaa ja kaikki sujui ongelmitta. Räätälöimme aina valmennuksen ja asiakkaan tarpeiden mukaan, joten asiakas saa päättää, kumpaa etätyökalua valmennuksessa tai ohjauksessa käytetään.

Vuoden 2020 kevään ja syksyn aikana suurin osa töistä tehtiin etänä, mikä lisäsi kaikkien luottamusta ja osaamista. Koska Luotaimessa oltiin jo pitkällä etävälineiden käytössä, saimmekin rutkasti hyvää palautetta asiakkailta. Valmennusten interaktiivisuus yllätti myönteisesti. Pystyimme reagoimaan nopeasti ja osasimme toimia muuttuneessa tilanteessa. Asiakkaat saattoivat luottaa siihen, että meiltä sai apua ja tukea, esimerkiksi havainnolliset ohjeet kuvineen, miten liittyä Teamsiin tai Zoomiin suoraan verkon kautta. -Kaksipäiväinen henkilöstöjohtamisen opetus sujui Teamsilla hyvin. Osallistujat keskustelivat ja vuorovaikutus toimi. Olin osallistujien palautteista tosi iloinen, kuvailee etävalmennusta vetänyt valmennuspäällikkö Päivi Seppälä.

Verkon yli tuotettaviin valmennus- ja koulutustarpeisiin olemme tuottaneet paljon muun muassa video- ja ääniharjoitteita, joita voi tehdä etänä missä ja milloin vain. Kuvaaminen ja yhdessä tekeminen työkavereiden kanssa on ollut hauskaa. Luotaimessa ovat sisältönsä osaavat asiantuntijat.

Minun oma tehtäväni Luotaimessa on auttaa teknisissä ratkaisuissa, jotta asiakkaan kokemus palveluistamme olisi mahdollisimman hyvä ja asiakas saa sen avun tai tuen omaan kehittymiseensä, jota kaipaa.

Järjestämme myös valmennusta etätyökaluista ja sekä niiden käytöstä. Asiakkaan tarpeiden mukaan räätälöidyissä valmennuksissa voidaan käsitellä esimerkiksi etätyöskentelyn valmistelua, laitehankintoja, tarvittavien ohjelmistojen opastettua asennusta, etäkokouksen luomista, järjestämistä ja liittymistä ja etäkokouksessa toimimista. Moni kaipaa tukea Teamsin käyttämiseen myös yrityksen muussa viestinnässä, tiedonhallinnassa, pilvipalvelujen käytössä ja tietoturvassa. Koulutuksesta voidaan tehdä myös tallenne, joka on myös niiden työntekijöiden käytössä, jotka eivät päässeet paikalle.

Käytössä olevat alustat

- Moodle-pohjainen Luotain Akatemia toimii verkko oppimisympäristönä pääasiallisesti isommissa koulutuksissa ja kokonaisuuksissa. -Kattava valikoima verkkokursseja Campwire-alustalla muutaman tunnin kurssista 8 viikon mittaisiin kokonaisuuksiin. -Palauttaviin taukoihin Cockoo Workout-taukojumpat energisoimaan hauskalla tavalla koulutuksia ja työpäiviä. -Palautteiden sähköinen kerääminen Questback-alustalla. - Asiakkaan tarpeiden mukaan räätälöidyt henkilöstötutkimukset, erilaiset orientoivat kyselyt, osaamiskartoitukset, kehityskyselyt sekä esimiesarvioinnit. -Yrityksen strategiatyökalu Luotaimen Stratool-pilvipalvelussa kehitetään verkossa strategiaa yhdessä liiketoimintaohjaajan kanssa.