Kpedun laadunhallinnan kuulumisia
T
oimintavuosi 2021 oli laadunhallinnan osalta Kpedussa jälleen vilkas. Alkuvuonna laatutyössä keskityttiin erityisesti laadunhallintajärjestelmän itsearviointiin ja sen läpiviemiseen. Myös muita teema-arviointeja toteutettiin vuoden aikana. Vuonna 2021 käynnistettiin uuden henkilöstöintran rakentaminen. Kpedun palautejärjestelmää uudistettiin paitsi teknisesti, myös laajentamalla säännöllisesti toteutettavia palautekyselyjä uusiin kohderyhmiin. Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen (Karvi) toimeksiannosta vuonna 2021 arvioitiin laadunhallintajärjestelmän lisäksi erityisen tuen järjestämistä, oppimisen haasteita äkillisissä rakennemuutostilanteissa ja yksilöllisiä opintopolkuja. Karvin arviointien lisäksi erilaisia itsearviointeja toteutettiin myös osana hanketoimintaa. Esimerkiksi Vertaansa vailla -nimisessä projektissa arvioitiin yksityiskohtaisesti henkilökohtaistamisprosessia ja sen eri vaiheita. Opetus- ja kulttuuriministeriön pyynnöstä arvioitiin kattavasti myös Kpedun digiosaamista toimintaympäristön digitalisoituessa. Kaikkiin toteutettuihin teema-arviointeihin saimme kattavasti osallistettua opettajia ja muuta henkilöstöä, opiskelijoita, työelämäkumppaneita ja sidosryhmiä, minkä ansiosta itsearvioinneista saadut tulokset ja arviointitieto täydentävät laadunhallintajärjestelmästä saatavaa määrällistä tilastotietoa merkittävällä tavalla ja ovat tärkeältä osaltaan ohjaamassa tuleviin kehityskohteisiin ja -hankkeisiin liittyvää päätöksentekoa. Kpedun uusi henkilöstöintra Wihtori rakennettiin kevään ja kesän aikana sekä avattiin kaikkien saataville opintovuoden alussa elokuussa. Wihtorin perusajatuksena on koota etusivulle päivittäisessä käytössä olevat linkit, uutiset ja toiminnot. Etusivulta on pääsy taustalle rakennettuun, vahvasti prosessilähtöiseen ajatteluun perustuvaan toimintakäsikirjaan, jonne on tuotettu ja tuotetaan edelleen kuvauksia Kpedun keskeisistä toiminnoista. Toimintakäsikirjaan sisällytetään mukaan
74
myös henkilöstön työssään tarvitsemat erilaiset ohjeet ja muut asiakirjat. Palautejärjestelmää uudistettiin ja automatisoitiin merkittävästi vuoden 2021 aikana. Opiskelijapalautteiden osalta siirryttiin maaliskuussa automaattiseen vastauslinkkien lähettämiseen aloitus- ja päättökyselyssä. Edellä mainittu tarkoitti käytännössä sitä, että kun tietyt ehdot opiskelijan opintopolun varrella toteutuvat ja nämä tiedot on tallennettu sähköisen opintohallintojärjestelmän Primus/Wilma-ympäristöön, kullekin opiskelijalle muodostuu yksilöllinen vastauslinkki palautekyselyyn. Muutos oli aiempaan toimintatapaan verrattuna suuri vaatien siksi henkilöstöltä perehtymistä ja uuden opettelua. Kesällä otettiin käyttöön kokonaan uusi, työpaikkaohjaajille tarkoitettu palautekysely. Tämänkin kyselyn lähettäminen työpaikkaohjaajalle tapahtuu automatiikan avulla, koulutus- ja oppisopimustietoihin kirjattujen tietojen perusteella. Opiskelija- ja työelämäpalautteiden keruu on lakisääteinen tehtävä ja osa kansallista palautejärjestelmää vaikuttaen osaltaan Kpedun rahoitukseen. Palautejärjestelmään haluttiin mukaan myös alaikäisten opiskelijoiden huoltajat, joten siksi loppuvuodesta pilotoitiin ja otettiin käyttöön yhdessä oppilaitoskumppaniemme kanssa kehitetty huoltajakysely. Laadunhallintajärjestelmän kehittämistyö Kpedussa jatkuu myös vuonna 2022. Keskeisimpiä toimenpiteitä ovat laadunhallintajärjestelmän ja sen eri toimintojen uudistaminen kohti ISO 9000 -standardin mukaista ajattelutapaa. Uudistamistyöllä varmistetaan, että Kpedulla on toimiva johtamis- ja laatujärjestelmä ja järjestelmän toimivuudesta on myös selkeää näyttöä. Laadunhallintajärjestelmän tuottamaa määrällistä tulostietoa ja sen raportointia kehitetään edelleen, jotta se palvelisi eri käyttäjäryhmiä paremmin. Tätä kehittämistyötä tukevat opetushallinnon tieto-osaamisen parantamiseen tähtäävät kehittämisavustukset ja niiden avulla tehtävä uudistamistyö.
